Ghidul Mokapen

Microsoft Outlook Contacts

Conectați agenda Microsoft Outlook Contacts la contactele organizației dvs. Mokapen. Importați clienți și lead-uri deja în Outlook, mențineți datele aliniate sau exportați în Outlook contactele create în CRM — conform regulilor pe care le alegeți.

Prezentare generală: Integrări.

Cerințe

• Cont Microsoft cu agendă de contacte.
• Permisiune de a autoriza Mokapen să citească și să scrie contacte în Outlook.
• Permisiuni Mokapen pentru contacte în org (consultați Roluri și permisiuni).

Conectarea Outlook Contacts

1. Meniu utilizator → Integrări → Microsoft Outlook Contacts.
2. Apăsați Sincronizează Microsoft Outlook Contacts.
3. Alegeți contul Microsoft (poate fi diferit de emailul Mokapen).
4. Acceptați permisiunile pentru agenda de contacte.
5. Reveniți în Mokapen: verificați Cont conectat și configurați opțiunile de mai jos.

Dacă nu acceptați, niciun contact nu va fi importat sau exportat. Pagina va rămâne fără sincronizare activă.

Ce solicită Mokapen de la Microsoft

Profil (nume, email) și acces complet la agenda de contacte: citire contacte existente, creare de noi, actualizare. Necesar pentru sincronizare bidirecțională sau import în masă.

Setări de configurat

Direcția sincronizării

• Doar către Mokapen — Outlook → CRM.
• Doar către Outlook — CRM → Outlook.
• Ambele — aliniere în ambele sensuri.

Dacă folosiți o conexiune partajată în anumite moduri, Mokapen poate limita direcția: urmați ce vedeți pe pagină.

Liste de contacte

• Lista principală — implicit «Contacte» (nemodificabil: API-ul Microsoft nu expune o listă principală diferită).
• Alte liste — foldere sau liste de contacte suplimentare create în Outlook; selectați pe cele de inclus în sincronizare.

Vizibilitate

• Toți membrii — contacte importate vizibile în org (CRM partajat).
• Doar eu — agenda importată limitată la accesul dvs. (contacte personale).

Duplicate și conflicte

• Comparare email — în Outlook Contacts este mereu activă (caseta nu poate fi dezactivată): evită crearea unui al doilea contact dacă emailul există deja în Mokapen.
• Gestionare conflicte — în caz de date divergente, alegeți dacă prevalează Mokapen sau Outlook Contacts.

Mapare câmpuri

Leagă câmpurile Outlook (nume, telefon, adresă…) de coloanele Mokapen. Emailul principal rămâne pe câmpul email al contactului.

Fiecare coloană Mokapen poate fi folosită o singură dată: nu atribuiți același câmp Mokapen la două coloane Outlook diferite.

Sincronizare automată sau manuală

Alegeți dacă sincronizarea pornește automat când modificați date, sau doar când apăsați Sincronizează (sincronizare manuală).

Partajare sincronizare

Cu un plan adecvat, alți membri pot folosi conexiunea dvs. fără a se reconecta la Microsoft.

Autorizare obligatorie

Bifați «Autorizez Mokapen să creeze o copie…» — fără acea casetă, butoanele Salvează și Sincronizează rămân dezactivate.

Apoi apăsați Sincronizează. Sincronizarea poate dura mult pe agende mari.

Comportament în Mokapen

• Din lista de contacte puteți relansa sincronizarea din meniu (dacă este permis).
• Cu export activ, crearea sau editarea unui contact în Mokapen poate actualiza Outlook.
• La unirea duplicatelor în agendă, Mokapen poate actualiza sau elimina contactul din Outlook — testați mai întâi cu date de test.

Probleme frecvente

• Prea multe duplicate — activați compararea email; folosiți instrumentul Duplicate după prima importare.
• Sincronizare blocată — verificați caseta de autorizare; deconectați și reconectați.
• Contacte nevizibile echipei — vizibilitate «doar eu» sau permisiuni de rol.

Deconectare

Apăsați Deconectează: se deschide o fereastră de confirmare cu secțiunea Păstrează. Acolo decideți ce se face cu datele deja importate în Mokapen cu această sincronizare.

Opțiuni în Mokapen (casete bifate = păstrează, implicit):

• Contacte — dacă lăsați caseta bifată, contactele importate din Outlook rămân în Mokapen dar nu se mai sincronizează. Dacă o debifați, Mokapen elimină din org contactele legate de această integrare Outlook Contacts.
• Companii — aceeași logică pentru fișele de companie importate prin sincronizare (păstrează sau elimină din Mokapen).

În ambele cazuri, deconectarea nu șterge automat contactele din Outlook Contacts: rămân în agenda Outlook dacă nu le ștergeți acolo.

După alegere, tastați cuvântul de confirmare și confirmați Deconectează. Eliminarea multor contacte poate dura câteva minute.

Detalii suplimentare: ghid Contacte.