Vodič Mokapen

Microsoft Outlook kontakti

Povežite svoje Microsoft Outlook kontakti adresar vašoj organizaciji kontakti u Mokapenu. Uvezite klijente i potencijalne klijente koji su već u Outlooku, održavajte podatke usklađenima ili izvezite kontakte stvorene u CRM-u u Outlook — prema pravilima koja odaberete.

Opći pregled: Integracije.

Zahtjevi

• Microsoftov račun s adresarom kontakata.
• Dopuštenje za autorizaciju Mokapena za čitanje i pisanje kontakata u programu Outlook.
• Mokapen dopuštenja za kontakte u organizaciji (pogledajte Uloge i dopuštenja).

Povežite Outlook kontakte

1. Korisnički izbornik → Integracije → Microsoft Outlook kontakti.
2. Klik Sinkronizirajte Microsoft Outlook kontakte.
3. Odaberite svoj Microsoft račun (može se razlikovati od vaše Mokapen e-pošte).
4. Prihvatite dozvole za adresar kontakata.
5. Povratak u Mokapen: potvrdite Povezani račun i konfigurirajte opcije ispod.

Ako ne prihvatite, kontakti se neće uvoziti niti izvoziti. Stranica će ostati bez aktivne sinkronizacije.

Što Mokapen traži od Microsofta

Profil (ime, e-mail) i puni pristup adresar kontakata: pročitajte postojeće kontakte, stvorite nove, ažurirajte ih. Potrebno za dvosmjernu sinkronizaciju ili skupni uvoz.

Postavke za konfiguraciju

Smjer sinkronizacije

• Samo u Mokapen — Outlook → CRM.
• Samo za Outlook — CRM → Outlook.
• Oba — poravnanje u oba smjera.

Ako koristite zajedničku vezu u određenim načinima rada, Mokapen može ograničiti smjer: slijedite ono što vidite na stranici.

Popisi kontakata

• Glavna lista — prema zadanim postavkama «Kontakti» (nije moguće uređivati: Microsoft API ne izlaže drugi glavni popis).
• Ostali popisi — dodatne mape ili popise kontakata stvorene u programu Outlook; odaberite one koje želite uključiti u sinkronizaciju.

Vidljivost

• Svi članovi — uvezeni kontakti vidljivi u organizaciji (dijeljeni CRM).
• Samo ja — uvezeni adresar ograničen na vaš pristup (osobni kontakti).

Duplikati i sukobi

• Usporedba e-pošte — u Outlook kontaktima jest uvijek aktivan (potvrdni okvir ne može se onemogućiti): izbjegava stvaranje drugog kontakta ako e-pošta već postoji u Mokapenu.
• Rješavanje sukoba — kada se podaci razlikuju, odaberite hoće li Mokapen ili Outlook kontakti ima prednost.

Kartiranje terena

Povežite Outlook polja (ime, telefon, adresa…) s Mokapen stupcima. Primarna adresa e-pošte ostaje u polju kontakt adrese e-pošte.

Svaki Mokapen stupac se može koristiti samo jednom: nemojte dodijeliti isto Mokapen polje u dva različita Outlook stupca.

Automatska ili ručna sinkronizacija

Odaberite hoće li se sinkronizacija pokrenuti automatski kada promijenite podatke ili samo kada kliknete Sinkronizacija (ručna sinkronizacija).

Dijeli sinkronizaciju

Uz odgovarajući plan, drugi članovi mogu koristiti vašu vezu bez ponovnog prijavljivanja u Microsoft.

Obavezna autorizacija

Označite "Ovlašćujem Mokapen da stvori kopiju..." — bez tog potvrdnog okvira, Uštedjeti i Sinkronizacija gumbi ostaju onemogućeni.

Zatim kliknite Sinkronizacija. Sinkronizacija može potrajati na velikim adresarima.

Ponašanje u Mokapenu

• S popisa kontakata možete ponovno pokrenuti sinkronizaciju iz izbornika (ako je dopušteno).
• S aktivnim izvozom, stvaranje ili uređivanje kontakta u Mokapenu može ažurirati Outlook.
• Prilikom spajanja duplikata u adresaru, Mokapen može ažurirati ili ukloniti kontakt u Outlooku — prvo testirajte s oglednim podacima.

Uobičajeni problemi

• Previše duplikata — omogućiti usporedbu e-pošte; upotrijebite alat Duplikati nakon prvog uvoza.
• Sinkronizacija blokirana — provjerite potvrdni okvir za autorizaciju; odspojite i ponovno spojite.
• Kontakti nisu vidljivi timu — «samo ja» vidljivost ili dopuštenja uloga.

Prekini vezu

Klik Prekini vezu: otvara se prozor za potvrdu s Zadržati odjeljak. Tamo odlučujete što ćete s ovom sinkronizacijom učiniti s podacima koji su već uvezeni u Mokapen.

Mogućnosti u Mokapenu (označeni okviri = zadržati, zadano):

• Kontakti — ako ostavite okvir označen, kontakti uvezeni iz Outlooka ostaju u Mokapenu ali više nije sinkronizirano. ako ti odznači to, Mokapen uklanja iz org kontakti povezani s ovom integracijom Outlook kontakata.
• Tvrtke — ista logika za zapise poduzeća uvezene putem sinkronizacije (zadrži ili ukloni iz Mokapena).

U oba slučaja, prekidanje veze ne briše automatski kontakti u Outlook kontaktima: oni ostaju u adresaru programa Outlook osim ako ih tamo ne izbrišete.

Nakon odabira upišite potvrdnu riječ i potvrdite Prekini vezu. Uklanjanje velikog broja kontakata može potrajati nekoliko minuta.

Saznajte više: Vodič za kontakte.