Vodič Mokapen

Vodič za dokumente

The Dokumenti područje je Mokapenov prostor za tekstove i izglede stranica (A4 stil) koje pripremate, pohranjujete i povezujete sa CRM-om: propratna pisma, profili klijenata, zapisnici sa sastanaka, operativni postupci, opisni prijedlozi. Svaki dokument ima naslov, formatirano tijelo (s izbornim zaglavljem i podnožjem), privatnost, suradnike, veze s drugim entitetima i može se preuzeti kao PDF ili Word (DOCX).

Pristupite mu iz Listovi → Dokumenti Jelovnik. Ako se ista struktura često ponavlja - isto slovo, iste minute, isti postupak - nemojte je prepisivati ​​rukom: stvorite Predložak tipa dokumenta s varijable (kontakt, prilika, tvrtka...) i generirajte dokument iz povezanog zapisa. Mokapen učitava izgled i zamjenjuje varijable podacima tog zapisa.

Modul zahtijeva aktivnu aplikaciju Dokumenti, ispravna dopuštenja u organizaciji i a odgovarajući Premium plan. Provjerite dostupnost na svom planu: bez Premiuma popis može prikazati stranicu za nadogradnju; s višim planovima arhiva i smeće također postaju dostupni.

Čemu služe dokumenti u CRM-u

Mokapenov dokument nije brza bilješka ili komercijalni citat: on je strukturirani list koji ostaje u povijesti klijenta i tima.

• Dugačka, formatirana dokumentacija — naslovi, popisi, tablice, slike i veze u izgledu stranice, a ne polje kratkog opisa.
• Automatska personalizacija — iz predloška povezanog s entitetom, polja se popunjavaju sama (pogledajte Predlošci → Dokument vodič).
• CRM povijest — dokument ostaje povezan s kontaktom, mogućnošću, kartom, projektom, sastankom… i ponovno ga možete pronaći iz povijesti tih zapisa.
• Izvoz za vanjsku upotrebu — pregled i PDF/DOCX preuzimanje za arhiviranje, izvanmrežno potpisivanje ili slanje putem kanala e-pošte organizacije. Ne postoji namjenski tijek «Pošalji dokument» kao kod ponuda i narudžbi: obično preuzimate i prilažete.
• Timski rad — privatnost, suradnici, oznake, privici, komentari i vremenska traka ažuriranja, kao na drugim Mokapen entitetima.

Praktično pravilo: svaki dokument namijenjen klijentu ili potencijalnom klijentu zaslužuje barem jedan veza kontaktu, tvrtki ili prilici — tako da povijest ostaje vidljiva iz zapisa klijenta, ne samo na popisu dokumenata.

Dokumenti u odnosu na citate, narudžbe i bilješke

Lako je zbuniti Mokapen «plahte». Ukratko:

• Dokumenti — generički A4 tekst/izgled, varijable iz predloška, ​​PDF/DOCX izvoz, CRM veze. Idealno za pisma, zapisnike, postupke, narativne profile.
• Citati / Narudžbe — komercijalni dokumenti s tablicom stavki, ekonomskim uvjetima i namjenskim PDF grafikama (prodajni vodiči + predlošci ponuda/narudžbi). Oni ne zamjenjuju dokumente kada trebate slobodan tekst bez logike prodaje pojedinačnih stavki.
• Bilješke — u izborniku Sheets mogu se i dalje prikazivati ​​kao Dolazi uskoro. Nemojte koristiti dokumente kao zamjenu za ljepljive bilješke na zapisu: ljepljive bilješke ostaju ljepljive na zapisu (Premium plan).

Stranica s popisom dokumenata

Popis dokumenata je tablica s pretraživanjem, filtrom korisnika/tima i tipičnim stupcima (naslov, oznake, vrsta, suradnici, veze, datum stvaranja). Korisni indikatori: zaključavanje privatnosti (privatni dokument) i oznaka nedavnog ažuriranja.

Tipična gornja traka:

• Novi dokument — otvara izradu cijele stranice (od nule).
• Radnje — Arhiva i Smeće (s odgovarajućim Premium planom), za pregled dokumenata koji više nisu na aktivnom popisu ili vraćanje iz mekog brisanja.
• Višestruki odabir — odabir redaka s potvrdnim okvirima prikazuje akcijsku traku: uređivanje, dupliciranje, arhiviranje, brisanje na odabranim dokumentima.

Izrada dokumenta

Možete započeti od nule s popisa ili generirati iz predloška otvaranjem drugog zapisa (kontakt, prilika...) i stvaranjem povezanog dokumenta. Drugi put je onaj koji koristi varijable predloška.

Od nule (s popisa dokumenata)

1. Otvoriti Listovi → Dokumenti i pritisnite Novi dokument.
2. Ispunite barem Naziv dokumenta (potreban).
3. Postavite privatnost (zaključavanje), oznake, boju zapisa, vrstu (slobodno odabrano ili dodano polje, korisno za filtriranje «Zapisnika», «Pisma», «Postupka») i suradnika ako je primjenjivo.
4. Definirajte stranicu Margine (tipične vrijednosti u milimetrima: gore, desno, dolje, lijevo). Utječu na pregled i PDF: provjerite ih prije službenog izvoza.
5. Pisati Zaglavlje, Podnožje, i Sadržaj u uređivaču formata stranice (pogledajte namjenski odjeljak u nastavku).
6. Dodajte privitke ili ljepljive bilješke ako su dostupni u vašem planu.
7. u Veze veza do kartice kontakti, mogućnosti, ulaznice, projekti… (ako imate dopuštenja i aplikacije aktivne).
8. Uštedjeti — obično ste odvedeni na zapis cijele stranice kreiranog dokumenta.

S popisa, stvaranje od nule ne izlaže isti potpuni čarobnjak kao tijek «Iz predloška» iz zapisa: za varijable upotrijebite put u nastavku.

Iz predloška (iz povezanog entiteta)

Kao što je opisano u vodiču za predloške: predložak dokumenta je HTML dokument u formatu stranice (A4), s bogatim uređivačem i podesivim marginama. Povezivanje varijabli s adresarom/prodajnim entitetom (npr. kontakt, prilika) znači da se polja popunjavaju sama od sebe kada generirate dokument iz povezanog zapisa.

1. Otvorite zapis (npr. kontakt ili mogućnost) → stvori Novi dokument (ili ekvivalentna povezana radnja stvaranja).
2. Odaberite Iz predloška (popis predložaka dokumenata koji su kompatibilni s tim entitetom) ili počnite od praznog dokumenta.
3. Mokapen učitava sadržaj predloška i zamjenjuje varijable s podacima o povezanom zapisu.
4. Pregledajte tekst, zaglavlje/podnožje i margine, a zatim spremite: veza s početnim entitetom stvara se automatski.

Predlošcima se upravlja u postavkama organizacije → Predlošci → Dokument. Tipični primjeri predložaka: propratno pismo, profil klijenta, zapisnik sa sastanka, operativni postupak uvijek identične strukture.

Zapis dokumenta

Možete ga otvoriti u a modalni ili preko cijelog ekrana (prikaz stranice, ako plan dopušta) s alatne trake — isti sadržaj, više prostora za rad na A4 izgledu.

Traka s radnjama

• Privatnost (brava): Javnost (vidljivo članovima organizacije prema pravilima pristupa) ili Privatno (samo oni s eksplicitnim pristupom — vidi dolje).
• Etikete, Boja naslov/pozadina zapisa, Prilozi, Ljepljive bilješke (Premija).
• Cijela stranica, Kopiraj vezu.
• + Stvorite i povežite se / nova veza: povežite druge entitete izravno iz dokumenta.
• Pregled i preuzimanje (PDF / Word) — pogledajte namjenski odjeljak.

Izbornik opcija (tri točke)

• Duplikat: stvara kopiju; u modalnom možete odabrati što ćete uključiti (veze i druge elemente prema dostupnim opcijama).
• Arhiviraj/vrati (prikladni Premium plan): skriva se s operativne liste ili se vraća na aktivnu listu.
• Izbriši/vrati (crvena stavka): uz odgovarajući plan mekog brisanja (smeće + vraćanje) ili trajno brisanje iz smeća/potvrda.

Kartice za snimanje

• Podaci — tip, suradnici, margine, prilozi, zaglavlje, podnožje, sadržaj, komentari.
• Veze — veze na druge entitete (zadatak, projekt, termin, kontakt, tvrtka, rezervacija, prilika, usluga, proizvod, ponuda, narudžba, karta, drugi dokument, kampanja… ako su aplikacije aktivne). Vidi također Veze vodič.
• Ažuriranja — vremenski raspored promjena i aktivnosti u zapisu.

Sadržaj, zaglavlje, podnožje i margine

Srce dokumenta je uređivač formata stranice. To nije polje običnog teksta: razmišljate u smislu izlaza za ispis/PDF, kao na A4 listu.

The Sadržaj je glavni dio: naslovi, odlomci, popisi, tablice, slike i veze. Ovdje ide sadržaj pisma, zapisnika ili postupka. Koristite jasno oblikovanje (hijerarhija naslova, popisi s grafičkim oznakama) kako bi PDF ostao čitljiv i na odredištu.

Zaglavlje i Podnožje su tekst (ili elementi) koji se ponavljaju na vrhu i dnu stranice — tekstualni logo, reference tvrtke, fiksne bilješke, odricanje od odgovornosti. Na predlošku dokumenta pripremate ih jednom; na pojedinačnom dokumentu prilagođavate ih samo ako je potrebna varijanta. Na predlošcima Ponuda/Narudžba nalazite sličnu logiku zaglavlja/podnožja u komercijalnom PDF izgledu; ovdje je koncept isti, ali bez tablice stavki retka.

Margine (gore, desno, dolje, lijevo) definirajte bijeli prostor oko teksta. One izravno utječu na pregled i izvezene datoteke: preuska margina može smanjiti sadržaj u ispisu ili PDF-u; onaj koji je preširok smanjuje iskoristiv prostor. Postavite margine u predlošku ako je zaglavlje uvijek isto; na pojedinačnom dokumentu prilagoditi ih samo za iznimke.

Procesni savjet: kada se struktura ponavlja, radite na šablona (varijable + margine + zaglavlje/podnožje). Prilagodite pojedinačni dokument samo tamo gdje se mijenja sadržaj (datumi, određeni paragrafi, prilozi). Izbjegavate nedosljedne kopije i lančana ažuriranja.

Privatnost i suradnici

Kao i na sastancima i drugim Mokapen entitetima, privatnost i suradnici odgovaraju na dva različita pitanja: «tko može vidjeti ovaj dokument u organizaciji?» i «tko u timu treba raditi na tome, a da to ne bude svima javno?».

S Javnost privatnost (zaključaj u radnoj traci) dokument je vidljiv članovima organizacije u skladu s pravilima pristupa organizacije i ulogama. S Privatno privatnosti, dokument je ograničen na one s eksplicitnim pristupom: obično tko god ga je stvorio, naznačen suradnicii pravila o privatnosti entiteta — ne svi članovi organizacije.

Suradnici (Polje Suradnici na kartici Podaci, ako su aktivni u vašoj organizaciji) su Mokapen korisnici ili timovi koji trebaju vidljivosti i sposobnosti za rad na dokumentu. Primjeri: prodavač koji je generirao pismo iz posla; pomoćnik koji popunjava zapisnik; menadžer koji pregledava interne procedure. Oni nisu «sudionici sastanka» (tipičan koncept dogovora): oni su članovi tima koji trebaju vidjeti i pratiti list u Mokapenu.

Ukratko:

• Javnost = vidljivo u org prema općim dopuštenjima.
• Privatno = samo oni s eksplicitnim pristupom (suradnici / pravila privatnosti).
• suradnik = korisnik ili tim koji treba vidjeti i raditi na dokumentu, čak i kada je privatan.

Ako nemate pristup privatnom dokumentu, Mokapen prikazuje poruku o zabrani pristupa. Za osjetljive interne dokumente (nacrti ugovora, bilješke klijenta, ograničeni postupci) koristite privatnu privatnost i ograničene suradnike.

Pregledajte i preuzmite

Prije slanja ili arhiviranja službenog lista koristite Pregled za provjeru iscrtavanja, margina, zaglavlja i podnožja. Zatim:

• Preuzmite PDF — stabilna datoteka za arhivu, vanjski potpis ili privitak e-pošte.
• Preuzmite Word (DOCX) — korisno ako primatelj treba urediti tekst izvan Mokapena; zatim možete ponovno priložiti potpisanu ili revidiranu verziju u dokument ili povezane datoteke zapisa.

Za razliku od ponuda i narudžbi, ne postoji poseban dokument koji se šalje e-poštom iz zapisa. Upotrijebite pregled/preuzimanje i prilaganje putem kanala e-pošte/poruke organizacije ili pohranite PDF u povezani zapis Prilozi.

Arhivirajte, izbrišite i duplicirajte

Sviđa mi se na termine: radije Arhiva kada je dokument dovršen, ali još su potrebni povijest i veze; koristiti Izbrisati za pogrešne nacrte ili probne duplikate.

Duplikat

Iz Opcije → Duplikat. U modalnom odaberite što želite kopirati (veze i ostale elemente prema opcijama). Korisno za drugu verziju istog pisma ili zapisnika s identičnom strukturom i različitim datumima. Nakon kopiranja ažurirajte naslov i sadržaj na novom dokumentu.

Arhivirajte i vratite

Snimi → Opcije → Arhiva (odgovarajući Premium plan), ili višestruki odabir na popisu → Arhiva. Dokument napušta aktivni popis; pronađite ga iz Radnje → Arhiva a ti možeš Vratiti. Radije arhivirajte umjesto brisanja kada je potrebno komercijalno praćenje ili usklađenost.

Izbrisati

Iz zapisa ili popisa (jedan ili više) → Izbrisati → potvrditi u modal. S odgovarajućim Premium planom može postojati meko brisanje (smeće + vraćanje) ili trajno brisanje iz smeća. Arhiva i smeće često zahtijevaju viši Premium plan od upotrebe osnovnih dokumenata — provjerite dostupnost i ulogu (član za neka brisanja).

Postavke (polja / stupci)

U postavkama organizacije, za dokumente, Polja i Popis i stupci kartice se mogu prikazati kao Dolazi uskoro (još nije u funkciji). Prilagodba polja/izgleda opisana u Polja, Kartica, i Stupci vodiča danas se u potpunosti ne odnosi na dokumente. Ono što već možete dobro strukturirati je Predložak dokumenta (izgled, margine, varijable) i korištenje tipova i oznaka na popisu.

Slučajevi upotrebe

• Popratno pismo: Predložak dokumenta s varijablama kontakta → generiraj iz zapisa kontakta → pregled → Preuzmite PDF i priložite prodajnoj e-pošti.
• Zapisnik sa sastanka: dokument povezan s imenovanjem i projektom; suradnici = tim za dostavu; privatnu privatnost ako sadrži povjerljive bilješke.
• Operativni profil klijenta: od Opportunity, predložak s dogovorom + kontakt već ispunjen; ostaje u povijesti dogovora.
• Interni postupak (SOP): javni dokument u org, oznaka «SOP», nema podataka o klijentu; ažurirati predložak kada se proces promijeni.
• Izvoz za vanjski potpis: preuzmite DOCX ili PDF, potpišite se izvanmrežno, ponovno priložite potpisanu datoteku u dokumentu ili povezane privitke zapisa.

Preporučeni procesi

• Uvijek počnite od a šablona ako se tekst ponavlja; izbjegavajte ručno prepisivanje identičnih slova.
• Povežite svaki dokument klijenta s kontaktom/tvrtkom/prilikom: pronaći ćete ga iz povijesti zapisa.
• Koristite dosljedne vrste i oznake («Zapisnik», «Postupak», «Pismo») za filtriranje na popisu.
• Provjerite margine u pregledu prije službenog PDF-a.
• Osjetljivi dokumenti: privatna privatnost + ograničeni suradnici.
• Arhivirajte umjesto brisanja kada je potrebna povijest; povremeno čistite dvostruke skice.

Kombinirajte dokumente sa Predlošci, Kontakti, Mogućnosti, i Imenovanja za tijek dokumenata u skladu s ostatkom CRM-a.

Često postavljana pitanja

P: Gdje mogu pronaći dokumente?

O: Izbornik Listovi → Dokumenti. Grupa se zove Listovi; stavka je Dokumenti.

P: Kako mogu koristiti varijable?

O: Napravite predložak dokumenta u Postavke → Predlošci, umetnite varijable pomoću gumba Varijabla, zatim generirajte dokument iz kompatibilnog entiteta odabirom Iz predloška. S popisa, stvaranje od nule ne izlaže isti potpuni čarobnjak kao tok iz zapisa.

P: Mogu li dokument poslati e-poštom od Mokapena?

O: Ne postoji namjensko slanje kao na navodnicima. Koristite pregled/preuzimanje i prilaganje ili kanale e-pošte/poruke organizacije.

P: Zašto ne vidim Arhivu ili Otpad?

O: Obično je potreban viši Premium plan. Provjerite plan i ulogu (član za neka brisanja).

P: Mogu li prilagoditi polja zapisa dokumenta?

O: Postavke polja/stupaca za dokumente još uvijek dolaze uskoro. Koristite predloške, vrste i oznake za strukturiranje posla.

P: Koja je razlika od PDF-a s citatom?

O: Ponuda ima tablicu stavki, ekonomske uvjete i komercijalnu grafiku. Dokument je generički A4 tekst/izgled, fleksibilniji, ali bez logike prodaje pojedinačnih stavki.

P: Ako izbrišem predložak dokumenta, nestaju li već izrađeni PDF-ovi?

O: Ne. Već generirani dokumenti ostaju; brišete samo predložak za buduće kreacije.