Sprievodca Mokapenom

Sprievodca Dokumenty

Oblast Dokumenty je prostor Mokapenu pre texty a rozložení ve formátu stránky (styl A4), ktoré připraviete, uložíte a prepojíte s CRM: doprovodné dopisy, profily klientů, zápisy z jednání, provozní postupy, popisné ponuky. Každý dokument má názov, formátované tělo (s volitelnou hlavičkou a patičkou), súkromie, spolupracovnéky, prepojenia na jiné entity a lzo ho stáhnout jako PDF alebo Word (DOCX).

Prístup z menu Listy → Dokumenty. Ak se rovnaká struktura opakuje — stejný dopis, stejný zápis, stejný postup — nepřepisujte ho ručně: vytvořte šablonu typu Dokument s proměnnými (kontakt, príležitosť, spoločnosť…) a dokument vygenerujte z prepojeného záznamu. Mokapen načte rozložení a nahradí premenné daty toho záznamu.

Modul vyžaduje aktívna aplikaci Dokumenty, správná oprávnenia v organizácii a vhodný plán Premium. Dostupnost overte u svého plánu: bez Premium môže zoznam zobraziť stránku upgradu; u vyšších plánů sú dostupné tiež archiv a koš.

K čemu slúži Dokumenty v CRM

Dokument Mokapenu nie je rychlá poznámka ani obchodné ponuka: je to strukturovaný list, ktorý zostáva v historii klienta a tímu.

• Dlouhá formátovaná dokumentace — nadpisy, zoznamy, tabulky, obrázky a odkazy v rozložení stránky, ne krátké pole popisu.
• Automatická personalizace — zo šablóny prepojené s entitou se pole vyplní samy (viz Šablóny → Dokument).
• História CRM — dokument zostane propolen s kontaktem, príležitosťí, tiketem, projektem, schôdzkou… a najdete ho znovu z história těchto záznamů.
• Export pre externí použití — náhled a stažení PDF/DOCX pre archiv, offline podpis alebo odoslania cez e-mailové kanály organizácie. Nie je zde dedikovaný tok «Odeslat dokument» jako u nabídek a objednávek: typicky stáhnete a přiložíte.
• Tímová práce — súkromie, spolupracovnéci, štítky, prílohy, komentáre a časová os aktualizací jako u ostatních entit Mokapenu.

Praktické pravidlo: každý dokument určený klientovi alebo prospektu si zaslúži aspoň jedno prepojenia s kontaktem, spoločnosťí alebo príležitosťí — história zostane viditelná zo záznamu klienta, nelen v zoznamu Dokumentů.

Dokumenty vs. Ponuky, Objednávky a Poznámky

Mokapen «listy» se snadno zaměňují. Stručně:

• Dokumenty — obecný text/rozložení A4, premenné zo šablóny, export PDF/DOCX, prepojenia CRM. Ideální pre dopisy, zápisy, postupy, narativní profily.
• Ponuky / Objednávky — obchodné dokumenty s tabulkou položek, ekonomickými podmienkami a dedikovanou PDF grafikou (sprievodca Predaj + šablóny Ponuka/Objednávka). Nienahrazují Dokumenty, keď potrebujete volný text bez logiky predajních položek.
• Poznámky — v menu Listy mohou stále zobrazovat Už brzy. Niepoužívejte Dokumenty jako náhradu lepících poznámek u záznamu: lepící poznámky zostávajú u záznamu (plán Premium).

Stránka zoznamu dokumentů

Zoznam dokumentů je tabuľka s vyhľadávaniem, filtrem používaťeľ/tím a typickými sloupci (názov, štítky, typ, spolupracovnéci, prepojenia, dátum vytvorenie). Užitočné indikátory: zámek súkromie (soukromý dokument) a příznak nedávné aktualizácie.

Typická horní lišta:

• Nový dokument — otevře vytvorenie na celé stránce (od nuly).
• Akce — Archiv a Koš (s vhodným plánem Premium), pre zobrazenie dokumentů mimo aktívna zoznam alebo obnovení zo soft delete.
• Viacnásobný výběr — výběr řádků checkboxy zobrazí akční lištu: úprava, duplikace, archivace, smazání u vybraných dokumentů.

Vytvorenie dokumentu

Môžete začať od nuly zo zoznamu alebo vygenerovat zo šablóny otvoreniam jiného záznamu (kontakt, príležitosť…) a vytvoreniem prepojeného dokumentu. Druhá cesta využívá premenné šablóny.

Od nuly (zo zoznamu Dokumenty)

1. Otvorte Listy → Dokumenty a stlačte Nový dokument.
2. Vyplňte aspoň Názov dokumentu (povinné).
3. Nastavte súkromie (zámek), štítky, barvu záznamu, typ (volitelné pole k výběru alebo pridanie, užitečné pre filtrování «Zápisy», «Dopis», «Postup») a spolupracovnéky pokud platí.
4. Definujte Okraje stránky (typické hodnoty v milimetrech: horní, pravý, dolní, levý). Ovlivňují náhled a PDF: overte je pred oficiálním exportem.
5. Napište Hlavičku, Patičku a Obsah v editoru ve formátu stránky (viz níže).
6. Pridajte prílohy alebo lepící poznámky pokud sú na vašem plánu dostupné.
7. Na karte Prepojenia prepojte kontakty, príležitosťi, tikety, projekty… (pokud máte oprávnenia a aktívna aplikácie).
8. Uložte — obvykle přejdete na celostránkový záznam vytvořeného dokumentu.

Ze zoznamu vytvorenie od nuly neexponuje stejný plný sprievodca jako tok «Ze šablóny» zo záznamu: pre premenné použite cestu níže.

Ze šablóny (z prepojené entity)

Jak popisuje sprievodca Šablóny: šablóna Dokument je HTML dokument ve formátu stránky (A4), s bohatím editorem a konfigurovatelnými okraji. Prepojenia proměnných s entitou adresáře/predaje (napr. kontakt, príležitosť) znamená, že pri generování dokumentu z prepojeného záznamu se pole vyplní samy.

1. Otvorte záznam (napr. Kontakt alebo Príležitosť) → vytvořte Nový dokument (alebo ekvivalentní akci prepojeného vytvorenie).
2. Zvoľte Ze šablóny (zoznam šablon Dokument kompatibilních s touto entitou) alebo začněte od prázdného dokumentu.
3. Mokapen načte obsah šablóny a nahradí premenné daty prepojeného záznamu.
4. Skontrolujte text, hlavičku/patičku a okraje, pak uložte: prepojenia se počáteční entitou se vytvorí automaticky.

Šablóny se spravují v nastavenia organizácie → Šablóny → Dokument. Typické příklady šablon: doprovodný dopis, profil klienta, zápis z jednání, provozní postup se vždy stejnou strukturou.

Záznam dokumentu

Lzo otevřít v modálním okně alebo na celé obrazovce (pohled stránky, ak plán umožňuje) z lišty — stejný obsah, viac prostoru pre prácu s rozložením A4.

Akční lišta

• Súkromie (zámek): Veřejný (viditelný členovm organizácie podľa pravidiel prístupu) alebo Soukromý (len ti s explicitním prístupem — viz níže).
• Štítky, Barva nadpisu/pozadí záznamu, Prílohy, Lepící poznámky (Premium).
• Celá stránka, Kopírovat odkaz.
• + Vytvoriť a propojit / nové prepojenia: prepojte jiné entity priamo z dokumentu.
• Náhled a Stáhnout (PDF / Word) — viz níže.

Menu Možnosti (tři tečky)

• Duplikovat: vytvorí kopii; v modálním okně zvolíte, co zahrnout (prepojenia a ďalšie prvky podľa dostupných možností).
• Archivovat / Obnovit (vhodný plán Premium): skryje z provozního zoznamu alebo vrátí do aktívnaho zoznamu.
• Odstrániť / Obnovit (červená položka): s vhodným plánem soft delete (koš + obnovení) alebo trvalé smazání z koše/potvrzení.

Karty záznamu

• Data — typ, spolupracovnéci, okraje, prílohy, hlavička, patička, obsah, komentáre.
• Prepojenia — vazby na jiné entity (úloha, projekt, schôdzka, kontakt, spoločnosť, rezervácie, príležitosť, služba, produkt, ponuka, objednávka, tiket, jiný dokument, kampaň… pokud sú aplikácie aktívna). Viz tiež Prepojenia.
• Aktualizácie — časová os změn a aktivit u záznamu.

Obsah, hlavička, patička a okraje

Jádrem dokumentu je editor ve formátu stránky. Nie je to prosté textové pole: myslíte v termínech tisknutelného / PDF výstupu, jako na listu A4.

Obsah je hlavní tělo: nadpisy, odstavce, zoznamy, tabulky, obrázky a odkazy. Sem patří podstata dopisu, zápisu alebo postupu. Používejte jasné formátování (hierarchie nadpisů, odrážkové zoznamy), aby PDF zůstalo čitelné i u príjemcu.

Hlavička a Patička sú text (alebo prvky) opakované nahoře a dole stránky — textové logo, firemní údaje, pevné poznámky, disclaimer. Na šabloně Dokument je připraviete jednou; u jednotlivého dokumentu je upraviete len pri potřebě varianty. U šablon Ponuka/Objednávka najdete podobnou logiku hlavičky/patičky v obchodném PDF rozložení; zde je koncept stejný, ale bez tabulky položek.

Okraje (horní, pravý, dolní, levý) definují bílé namiesto kolem textu. Priamo ovlivňují náhled a exportované súbory: příliš úzký okraj môže v tisku alebo PDF oříznout obsah; příliš široký snižuje využitelný prostor. Nastavte okraje v šabloně, ak je hlavičkový papír vždy stejný; u jednotlivého dokumentu je upravte len výjimečně.

Tip k procesu: keď se struktura opakuje, pracujte na šabloně (premenné + okraje + hlavička/patička). Přizpůsobte jednotlivý dokument len tam, kde se obsah mení (dátumy, specifické odstavce, prílohy). Vyhnete se nekonzistentním kopiím a řetězeným aktualizacím.

Súkromie a spolupracovnéci

Jako u schôdzok a jiných entit Mokapenu odpovídají súkromie a spolupracovnéci na dvě různé otázky: «kdo v organizácii tento dokument vidí?» a «kdo v tímu na něm potřebuje pracovat, aniž by byl verejný pre všetky?».

Se Veřejným súkromiem (zámek v akční liště) je dokument viditelný členovm organizácie podľa pravidiel prístupu a rolí. Se Soukromým súkromiem je dokument omezen na ty s explicitním prístupem: typicky kdo ho vytvořil, určení spolupracovnéci a pravidla súkromie entity — ne všichni členovia organizácie.

Spolupracovnéci (pole Spolupracovnéci na karte Data, ak je ve vaší organizácii aktívna) sú používaťelia alebo tímy Mokapenu, ktorí potřebují viditeľnosť a možnost pracovat na dokumentu. Príklady: obchodnék, ktorý vygeneroval dopis z obchodu; asistent doplňující zápis; manažer revidující interní postupy. Niesú to «účastníci schôdzky» (typický koncept schôdzky): sú to členovia tímu, ktorí potřebují list vidět a sledovat v Mokapenu.

Stručně:

• Veřejný = viditelný v organizácii podľa obecných oprávnenia.
• Soukromý = len ti s explicitním prístupem (spolupracovnéci / pravidla súkromie).
• Spolupracovnék = používaťeľ alebo tím, kdo potřebuje dokument vidět a na něm pracovat, i keď je soukromý.

Ak nemáte prístup k súkromnému dokumentu, Mokapen zobrazí zprávu o nedostupnosti. U citlivých interních dokumentů (návrhy smluv, poznámky ku klientům, omezené postupy) použite súkromné súkromie a omezené spolupracovnéky.

Náhled a stažení

Pred odoslaniam alebo archivací oficiálního listu použite Náhled pre kontrolu vykreslení, okrajů, hlavičky a patičky. Poté:

• Stáhnout PDF — stabilní soubor pre archiv, externí podpis alebo e-mailovou přílohu.
• Stáhnout Word (DOCX) — užitečné, pokud príjemcu potřebuje text upraviť mimo Mokapen; podepsanou alebo revidovanou verzi pak znovu přiložíte k dokumentu alebo souborům prepojeného záznamu.

Na rozdíl od nabídek a objednávek nie je dedikované odoslania dokumentu e-mailem zo záznamu. Použite Náhled/Stáhnout a přiložte cez e-mailové/zprávové kanály organizácie, alebo uložte PDF do Příloh prepojeného záznamu.

Archiv, smazání a duplikace

Jako u schôdzok: preferujte Archiv, keď je dokument hotový, ale história a prepojenia sú stále potřeba; použite Odstrániť u chybných návrhů alebo testovacích duplicit.

Duplikace

Z Možnosti → Duplikovat. V modálním okně zvoľte, co kopírovat (prepojenia a ďalšie prvky podľa možností). Užitočné pre druhou verzi stejného dopisu alebo zápisu se stejnou strukturou a inými daty. Po kopii aktualizujte názov a obsah u nového dokumentu.

Archivace a obnovení

Záznam → Možnosti → Archivovat (vhodný plán Premium), alebo viacnásobný výběr v zoznamu → Archivovat. Dokument opustí aktívna zoznam; najdete ho z Akcie → Archiv a môžete Obnovit. Preferujte archivaci pred smazáním, keď je potřeba obchodné stopa alebo compliance.

Smazání

Ze záznamu alebo zoznamu (jednotlivě alebo hromadně) → Odstrániť → potvrzení v modálním okně. S vhodným plánem Premium môže byť soft delete (koš + obnovení) alebo trvalé smazání z koše. Archiv a koš často vyžadují vyšší plán Premium než základní použití dokumentů — overte dostupnost a roli (Člen u něktorých smazání).

Nastavenia (Pole / Stĺpce)

V nastavenia organizácie u Dokumentů mohou karty Pole a Zoznam a stĺpce zobrazovat Už brzy (ještě nefunkční). Přizpůsobení polí/rozložení popsané v průvodcích Pole, Karta a Stĺpce se na Dokumenty dnes plně nevztahuje. Co lzo dobře strukturovat je šablóna Dokument (rozložení, okraje, premenné) a použití typů a štítků v zoznamu.

Prípady použitia

• Doprovodný dopis: šablóna Dokument s proměnnými kontaktu → generování zo záznamu Kontakt → revizo → Stáhnout PDF a přiložit k predajnímu e-mailu.
• Zápis z jednání: dokument prepojený se Schůzkou a Projektem; spolupracovnéci = dodávkový tím; súkromné súkromie pokud obsahuje důvěrné poznámky.
• Provozní profil klienta: z Príležitosťi, šablóna s obchodem + kontaktem už vyplněným; zostane v historii obchodu.
• Interní postup (SOP): verejný dokument v organizácii, štítek «SOP», bez dat klienta; aktualizujte šablonu pri změně procesu.
• Export pre externí podpis: Stáhnout DOCX alebo PDF, podepsat offline, znovu přiložit podepsaný soubor k dokumentu alebo přílohám prepojeného záznamu.

Doporučené procesy

• Vždy začněte od šablóny, pokud se text opakuje; nepřepisujte identické dopisy ručně.
• Prepojte každý klientský dokument s Kontaktem/Spoločnosťí/Príležitosťí: najdete ho z história záznamu.
• Používejte konzistentní typy a štítky («Zápis», «Postup», «Dopis») pre filtrování v zoznamu.
• Overte okraje v Náhledu pred oficiálním PDF.
• Citlivé dokumenty: súkromné súkromie + omezení spolupracovnéci.
• Archivujte namiesto smazání, keď je história potřeba; pravidielně uklízejte duplicitní návrhy.

Kombinujte Dokumenty s Šablónami, Kontakty, Príležitosťmi a Schôdzkami pre dokumentový tok konzistentní se zbytkem CRM.

Časté dotazy

O: Kde najdu Dokumenty?

A: Menu Listy → Dokumenty. Skupina se jmenuje Listy; položka je Dokumenty.

O: Jak používám premenné?

A: Vytvořte šablonu Dokument v Nastavenia → Šablóny, vložte premenné tlačítkem Proměnná, pak generujte dokument z kompatibilní entity volbou Ze šablóny. Ze zoznamu vytvorenie od nuly neexponuje stejný plný sprievodca jako tok zo záznamu.

O: Mohu dokument odeslat e-mailem z Mokapenu?

A: Nie je dedikované odoslania jako u nabídek. Použite Náhled/Stáhnout a přiložte, alebo e-mailové/zprávové kanály organizácie.

O: Prečo nevidím Archiv alebo Koš?

A: Obvykle je potřeba vyšší plán Premium. Overte plán a roli (Člen u něktorých smazání).

O: Mohu přizpůsobit pole záznamu Dokument?

A: Nastavenia Pole/Stĺpce u Dokumentů je stále Už brzy. Pre strukturování práce používejte šablóny, typy a štítky.

O: Jaký je rozdíl oproti PDF ponuky?

A: Ponuka má tabulku položek, ekonomické podmienky a obchodné grafiku. Dokument je obecný text/rozložení A4, flexibilnější, ale bez logiky predajních položek.

O: Ak smažu šablonu Dokument, zmizí už vytvořená PDF?

A: Nie. Už vygenerované dokumenty zůstanou; smažete len šablonu pre budúcí vytváření.