Sprievodca Mokapenom

Používatelia a tímy

Sekce Používatelia a tímy je centrální namiesto pre správu kdo ve vaší organizácii pracuje a jak je skupina strukturována. Odtud zvete kolegy a spolupracovnéky, přiřazujete Oprávnenia (organizační roli), vytvárate tímy podľa oddělení alebo projektu, sledujete stav prístupu a držíte se limitů plánu.

Používatelia a tímy sú vždy vázaní na jednu organizácii: nesú sdíleni medzi organizáciemi. Kolega v organizácii A nemusí existovat v organizácii B a tím «Predaj» v jedné organizácii je nezávislý na stejně pojmenovaném v jiné. Pre kontext viac organizácií viz sprievodca Organizácie a prístup; co jednotlivé role mohou, viz Role a oprávnenia.

Prehľad

Stránka má dvě prepojené karty:

• Používatelia — zoznam všech záznamů prístupu organizácie: jméno, e-mail, Oprávnenia (org. role), členství v tímech a stav. Odtud zvete nové lidi a otevíráte detail každého používaťeľa.
• Tímy — interní skupiny (Predaj, Podpora, Management, Projekt X…) s manažerem, členy a popisem. Tímy pomáhají organizovat prácu, filtrovat zoznamy, přiřazovat odpovědnost a sdílet viditeľnosť záznamů a automatizací.

Nahoře na každé karte počítadlo ukazuje aktuální / maximum povolené plánem (napr. «12/20» používaťeľov, «5/10» tímů). Pri překročení limitu Mokapen zobrazí varovanie a blokuje nové aktivace, dokud ne snížíte počet alebo neupgradujete plán.

Dvě koncepty, ktoré se nemají plést:

• Oprávnenia (organizační role) — Host, Omezený používaťeľ, Používateľ, Člen, Vlastník: definují, co osoba môže vidět a konfigurovat v organizácii. Je to pole «Oprávnenia» v zoznamu a na detailu používaťeľa.
• Role — popisný pracovné titul (napr. «Obchodné manažer», «Vývojář»). Niemení systémová oprávnenia: pomáhá identifikovat lidi v org. schématech, filtrech a profilech.

Kde to najít a kdo má prístup

Otvorte menu Organizácie (ikona budovy v horní liště) a v postranní liště pod názvem organizácie zvoľte Používatelia a tímy.

Kdo vidí položku menu — všichni s aspoň rolí Omezený používaťeľ alebo vyšší. Hosté nemají prístup k nastavenia organizácie a tuto sekci nevidí.

Kdo co môže — stručně:

• Omezený používaťeľ — vidí zoznam používaťeľov a len tímy, ku ktorým patří; nemôže zvat, vytvářet tímy ani upravovat jiné používaťeľa.
• Používateľ — zve nové používaťeľa, spravuje tímy, upravuje detaily používaťeľov (v mezích vlastní role). Môže opustit organizácii z menu možností u vlastního řádku.
• Člen — jako Používateľ, s širším prístupem k nastavenia organizácie (vytváření tímů, správa členov tímu, úprava Oprávnenia u používaťeľov s rolí stejnou alebo nižší).
• Vlastník — môže aktivovat/deaktivovat používaťeľa, odebrat prístup ostatním a na detailu vidět číselné identifikátory. Zabezpečenie organizácie (samostatná položka menu) zostáva vyhrazeno Vlastníkům.

Niemôžete priradiť jinému používaťeľi Oprávnenia vyšší než vaše vlastní, ani upravovat používaťeľa s rolí nad vámi (kromě povolených úprav vlastního profilu). Role Používateľ a Omezený používaťeľ vyžadují plán Medium alebo vyšší: bez té úrovně sú možnosti neaktívna s ikonou odznaku plánu.

Karta Používatelia — zoznam a filtre

Karta Používatelia zobrazuje tabulku se sloupci:

• Používatelia — avatar, jméno a příjmení (ak je profil kompletní) alebo e-mail u nevyřízené pozvánky; pod e-mailem oranžový štítek «Pozvánka čeká», dokud používaťeľ nepřijme.
• Oprávnenia — přeložená organizační role (Host, Omezený používaťeľ, Používateľ, Člen, Vlastník…).
• Tímy — zoznam tímů, ku ktorým osoba patří; klik na názov otevře detail tímu. Ikona používaťeľov vedle označuje tím, ku ktorému patříte i vy («Moje tímy»).
• Stav — Aktivní, Nieaktívna alebo Čekající (pozvánka nedokončena).

Textový filtr — vyhledávací pole nahoře filtruje v reálnom čase podľa jména, e-mailu, Oprávnenia alebo tímu pri psaní.

Filtr stavu (viditelný Členovi a výše) — rozbalovací zoznam s počítadly:

• Vše — celý zoznam.
• Aktivní — používaťelia s provozním prístupem.
• Nieaktívna — prístup pozastaven administrátorem.
• Čekající — pozvánky odoslané, registrace nedokončena.

Pod filtre riadok Používatelia organizácie: N/M shrnuje využití míst oproti maximu plánu. Ak N > M, zobrazí se červené upozornění: přebyteční používaťelia byli deaktivováni a nemohou se přihlásit, dokud nejste zpět v limitu alebo ne upgradujete z fakturácia.

Ak sú pre vás nevyřízené pozvánky (z jiných organizácií), žlutý banner nahoře ukáže, kolik pozvánek vyžaduje pozornost.

Pozvání nových používaťeľov

Tlačidlo Pozvat používaťeľa (vpravo nahoře) je dostupné Členovi a výše, pokud jste nedosáhli limitu používaťeľov plánu. Je-li limit plný, tlačidlo zobrazí ikonu odznaku plánu a otevře okno upgradu.

Tok pozvánky má dva kroky:

1. E-mail — zadajte platnou e-mailovou adresu a stlačte Enter alebo Pridať. Môžete zadat viac e-mailů postupně: každá adresa se stane odstranitelnou «kartou». Systém zabrání překročení maxima používaťeľov plánu pri přidávání adres.
2. Oprávnenia — šipkou přejděte na druhý krok, skontrolujte zoznam pozvaných, zvoľte organizační roli a potvrďte.

Role, ktoré lzo pri pozvání priradiť (závisí na vaší roli):

• Vlastník — plný administrativní prístup k organizácii (nastavenia, fakturácia, zabezpečenie). Šetřete: obvykle stačí jeden alebo pár Vlastníků.
• Člen — plný prístup k CRM a nastavenia aplikací, bez správy fakturácia a zabezpečenie organizácie.
• Používateľ — správa používaťeľov a tímů, odesílání pozvánek, bez obecných nastavenia organizácie (vyžaduje plán Medium alebo vyšší).
• Omezený používaťeľ — denní provozní práce bez správy používaťeľov/tímů (vyžaduje plán Medium alebo vyšší).
• Host — minimální prístup len k explicitně sdíleným zdrojům. Pri pozvání musíte uvést projekty, ku ktorým má prístup: zvoľte Všetky projekty alebo vyberte jednotlivé z multi-select menu.

U každé role Mokapen zobrazí info box shrnující význam volby (napr. «Hosté mají prístup len k vybraným projektům»).

Pred odoslaniam musíte zaškrtnout box schválení: potvrzujete, že chcete tyto lidi pridať do organizácie s zvoleným Oprávneniam. Pri odoslania:

• patří-li e-mail už registrovanému účtu Mokapen, používaťeľ dostane upozornění v aplikaci a pozvánku e-mailem s odkazem k přijetí alebo odmítnutí;
• nie je-li e-mail registrován, pozvánka zostane čekající, dokud osoba nedokončí registraci s touto adresou;
• u Hostů Mokapen přidá používaťeľa jako spolupracovnéka na uvedených projektech.

Stav používaťeľa

Každý záznam prístupu organizácie má stav viditelný v zoznamu a na detailu používaťeľa:

• Aktivní (zelená ikona) — používaťeľ se môže přihlásit a normálně pracovat v organizácii.
• Nieaktívna (šedá ikona) — prístup pozastaven: používaťeľ nemôže organizácii používať, dokud ho Vlastník znovu neaktivuje. Užitočné pre dočasně pryč alebo odcházející bez okamžitého mazání história.
• Čekající (ikona hodin) — pozvánka odeslána, profil ešte neaktivován. V zoznamu vidíte len e-mail; jméno se objeví po registraci.

Medzi Aktivní a Nieaktívna môže přepínat len Vlastník, a len pokud organizácie nepřekročila limit používaťeľov plánu (jinak zostane volič stavu uzamčen, dokud nejste v kvótě alebo neupgradujete).

Detail používaťeľa

Klik na riadok v zoznamu (alebo Info z menu ⋮) otevře celoobrazovkový detail používaťeľa. Obsahuje:

• Stav — rozbalovací zoznam nahoře (Vlastník, ak je to povoleno).
• Kopírovat odkaz — přímá URL detailu, užitečná pre interní sdílení.
• E-mail — zobrazenie alebo úprava (len pre administrátory Mokapenu s plným prístupem k účtu).
• Oprávnenia — org. role, upraviťelná pokud vaše role dovolí a cíl nie je nad vámi v hierarchii.
• Barva — pokud má organizácie zapnuté barvy používaťeľov, lzo priradiť výraznou barvu (pozadí a ikona) používanou ve štítcích, kalendárích a polích používaťelia a tímy.
• Role — volný text pracovného titulu.
• Manažer — nadřízený v org. schématu, volitelný z aktívnach používaťeľov organizácie.
• Oddělení — doplňkové popisné pole.
• Info — textové poznámky s bohatím editorem (zmínky, pokud sú povoleny).
• Tímy — zoznam tímů, ku ktorým osoba patří, s rolí v každém tímu (pokud máte viditeľnosť). Klik na tím otevře jeho detail.
• Profilová fotka — avatar vpravo; změny osobní fotky dělá používaťeľ ve vlastním Profilu.

Upraviťelná pole mají ikonu tužky: klik pre režim úpravy, pak Uložiť v patičce detailu.

Systémový používaťeľ — Mokapen obsahuje speciální technického používaťeľa (ikona robota) pre automatizácie a interní procesy. Jeho detail je len ku čtení a nemá se ručně upravovat.

Prohlížíte-li vlastní profil, menu ⋮ obsahuje odkaz Upraviť do osobního nastavenia profilu (jméno, foto, preference), odděleně od org. Oprávnenia.

Odebrání používaťeľa alebo opuštění organizácie

Z menu ⋮ u každého řádku:

• Odebrat (Vlastník, u jiných používaťeľov) — zruší prístup k organizácii. Účet Mokapen zostane, ale do této organizácie už nemôže vstoupit.
• Opustit (Používateľ a výše, u vlastního řádku) — dobrovolný odchod z organizácie. Užitočné, keď už s klientem alebo oddělením nepracujete.

V obou prípadech Mokapen požádá o potvrzení v modálním okně. Zvažte nejdřív stav Nieaktívna, chcete-li zachovat stopovatelnost bez okamžitého provozního prístupu.

Karta Tímy — zoznam a viditeľnosť

Přepněte na kartu Tímy nahoře (vedle Používatelia). Zoznam ukazuje:

• Tím — názov skupiny (klik otevře detail).
• Manažer — vedoucí tímu s avatarem; klik otevře detail manažera.
• Členové — počet lidí v tímu.

Ikona používaťeľov vlevo od názvu označuje tím, ku ktorému patříte.

Kdo vidí ktoré tímy:

• Používateľ (a výše) — vidí všetky tímy organizácie.
• Omezený používaťeľ — vidí len tímy, ku ktorým patří.

Vpravo nahoře najdete:

• Moje role — odkaz na profil, kde každý používaťeľ aktualizuje vlastní pracovné Role, manažera a Oprávnenia (v povolených mezích) bez admin zoznamu.
• Nový tím — vytvorenie skupiny (Člen a výše), pokud jste nedosáhli limitu tímů plánu.

Jako u používaťeľov počítadlo Tímy organizácie: N/M a upozornění signalizují překročení limitu plánu.

Ak ešte žiadny tím neexistuje, stránka zobrazí prázdný stav s tlačítkem pre vytvorenie prvního.

Vytvorenie nového tímu

Modální okno Nový tím se otevře z Nový tím alebo z prázdné stránky. Vyplňte:

1. Názov — jméno viditelné v aplikaci (napr. «Customer Success», «Vývoj», «Board»). Povinné.
2. Karta Členové:
   • Manažer — odpovědný používaťeľ (volitelné, doporučené). Lzo vybrat len aktívna používaťeľa.
   • Členové — hledání podľa jména alebo e-mailu s autocomplete; každý vybraný používaťeľ se přidá do zoznamu a lzo ho pred uložením odebrat.
3. Karta Info — textový Popis tímu (mise, rozsah, poznámky pre kolegy).

Po uložení Mokapen vytvorí tím, zaznamená manažera a členy a pošle upozornění a e-maily novým členovm. Zobrazí se potvrzení a zoznam se obnoví.

Manažer je vedoucí tímu; každý ďalšie přidaný používaťeľ je člen. Tyto vnitřní role tímu sú oddělené od org. Oprávnenia (Host, Omezený používaťeľ, Používateľ, Člen, Vlastník).

Detail tímu

Po otvorenia tímu najdete dvě karty:

Členové

• Manažer — upraviťelný Členem a výše; hledání používaťeľov organizácie.
• Členové — aktuální zoznam s možností pridať (vyhledávací pole) alebo odebrat (ikona koše) jednotlivé používaťeľa. Manažer nie je medzi běžnými členy, spravuje se v dedikovaném poli.

Info

• Popis — volný text popisu tímu, upraviťelný inline.

Nahoře: Kopírovat odkaz na detail; Vlastníci tiež vidí číselný identifikátor tímu (užitečný pre pokročilé importy).

Odstrániť tím — z menu ⋮, pokud jste manažer tímu alebo Člen s oprávneniam spravovat tímy. Akcie je nevratná: overte, že na tím nevisí automatizácie, filtre alebo priradenie.

Změny manažera, členov a popisu vyžadují Uložiť v patičce (viditelné len používaťeľovm s oprávneniam upravovat).

Tímy a používaťelia v CRM

Používatelia a tímy nesú len adresáře: najdete je všude, kde Mokapen řídí odpovědnost a viditeľnosť:

• Vlastník a Spolupracovnéci — u úlohaů, projektů, príležitosťí, tiketů, nabídek, objednávek a automatizací. Lzo priradiť jednotlivé používaťeľa alebo celé tímy.
• Vlastní pole «Používatelia a tímy» — typ pole přijímající jednoho alebo viac používaťeľov a/alebo tímů.
• Filtre zoznamů — Kanban, zoznamy a reporty často umožňují filtrovat podľa vlastníka, spolupracovnéků alebo tímu.
• Automatizácie — Vlastník a Spolupracovnéci automatizácie mohou byť tímy; kroky dědí oprávnenia zvoleného Vlastníka (viz Automatizácie).
• Import/export — v CSV souborech sú používaťelia identifikováni e-mailem; tímy kódem s «t» pred číslem (viz instrukce importu).
• Prepojenia a zmínky — v poznámkách a časových osách lzo zmiňovat používaťeľa; tímy pomáhají seskupit viditeľnosť u projektů a aktivit.

Dobře strukturovaný tím snižuje opakované přiřazování: namiesto pěti lidí u každého záznamu jednou priraďte tím «L2 Podpora».

Moje role (profil)

Tlačidlo Moje role na karte Tímy (a rovnaká položka v Profil → Moje role) otevře stránku, kde každý používaťeľ aktualizuje vlastní org. údaje:

• pracovné Role;
• reporting manažer;
• Oprávnenia, ktorá si môže sám změnit (v mezích administrátora).

Doporučená cesta pre kolegy, ktorí potřebují opravit titul alebo manažera bez tiketu u IT alebo Vlastníka. Administrátoři dál používají detaily Používatelia a tímy pre úpravu cizích profilů.

Limity plánu

Každá organizácie má samostatné kvóty vázané na aktívna plán (Free, Small, Medium, Large…):

• Maximální počet používaťeľov — zahŕňa aktívna a čekající; neaktívna mohou stále počítat do miesta podľa toho, či organizácie překročila limit plánu.
• Maximální počet tímů — každý vytvořený tím spotřebuje jedno namiesto plánu.
• Plán Medium alebo vyšší — vyžadován pre priradenie rolí Používateľ a Omezený používaťeľ pri pozvání alebo úpravě.

Pri dosažení limitu:

• tlačidlo Pozvat používaťeľa / Nový tím nabídne upgrade;
• pokud byl plán snížen a aktívna používaťelia překročí nové maximum, Mokapen deaktivuje přebytečný prístup a zobrazí upozornění s odkazem na cenník;
• Vlastník rozhodne, koho ponechať aktívnaho, alebo dokoupí miesta.

Limity sú na organizácii, ne na osobní účet: dvě org. mají dva nezávislé počítadla.

Praktické prípady použitia

• Onboarding zaměstnance — Pozvání s rolí Omezený používaťeľ → pridanie do tímu «Provoz» → manažer nastaví pole Manažer na detailu → používaťeľ doplní «Moje role» pracovném titulem.
• Externí konzultant na projektu — Pozvání jako Host s výběrem len projektu «Web klienta X». Nievidí celý adresář ani nastavenia; pracuje na úlohaech a milnících projektu.
• Vedoucí oddělení — role Člen + manažer tímu «Predaj Česko». Přiřaďte tím jako Spolupracovnéka u obchodů oddělení a v follow-up automatizacích.
• Odcházející spolupracovnék — Niejdřív Nieaktívna pre zablokování prístupu; po obdobia předání Odebrat z organizácie. Pred odebráním přeřaďte otevřené úlohy a odpovědnosti.
• Restrukturalizace tímů — Vytvořte «Customer Success» a «Customer Success — Enterprise» jako oddělené tímy; přesuňte členy z detailu tímu bez změny org. Oprávnenia.
• Kontrola čekajících pozvánek — filtr «Čekající» v Používateľích pre ty, kdo ešte nepřijali; znovu pošlete odkaz ústně alebo zvažte smazání zastaralé pozvánky.

Související sprievodca

• Role a oprávnenia — plná tabuľka od Hosta po Vlastníka a co každá úroveň môže.
• Organizácie a prístup — viac organizácií, přepínání, izolace dat.
• Projekty — prístup Hostů a spolupracovnéci projektu.
• Automatizácie — Vlastník a Spolupracovnéci (používaťelia/tímy) u workflow.
• Zabezpečenie — verejný/soukromý režim, Team Master a výchozí viditeľnosť dat.

Časté dotazy

O: Jaký je rozdíl medzi Oprávneniam a Rolí na detailu používaťeľa?

A: Oprávnenia = organizační role (Host, Omezený používaťeľ, Používateľ, Člen, Vlastník), ktorá řídí prístup a funkce. Role = volný profesní popisek (napr. «Account Manager») bez vlivu na systémová oprávnenia.

O: Vidí Omezený používaťeľ všetky kolegy?

A: Áno v zoznamu používaťeľov, ale na karte Tímy vidí len tímy, ku ktorým patří. Niemôže zvat ani vytvářet tímy.

O: Mohu pozvat viac lidí s různými rolemi v jedné pozvánce?

A: Nie: ve druhejm kroku pozvánky platí jedna role pre všetky e-maily zadané v té relaci. Pre různé role opakujte pozvání v oddělených krocích.

O: Čo sa stane, keď smažu tím?

A: Tím zmizí z organizácie; historická priradenie u záznamů mohou zůstat jako reference, dokud je neaktualizujete. Skontrolujte automatizácie a filtre používající tím.

O: Je manažer tímu povinný?

A: Nie, ale doporučený pre jasnost odpovědnosti a reportingu. Lzo priradiť pri vytvorenie alebo později z detailu tímu.

O: Môže se Host stát plným Používateľem?

A: Áno: Člen alebo Vlastník otevře detail a zmení Oprávnenia z Host na Používateľe (alebo jinou roli). Skontrolujte tiež prístup k projektům a členství v tímech.

O: Kde spravuji heslo organizácie a 2FA?

A: V sekcii Zabezpečenie menu organizácie (Vlastník), ne v Používatelia a tímy. Každý používaťeľ spravuje vlastní heslo v Profil → Zabezpečenie.