Vodič Mokapen

Korisnici i timovi

The Korisnici i timovi odjeljak je središnje mjesto za upravljanje koji radi u vašoj organizaciji i kako je grupa strukturirana. Odavde pozivate kolege i suradnike, dodjeljujete Dozvole (organizacijska uloga), stvoriti timovi po odjelu ili projektu, nadzirite status pristupa i ostanite unutar ograničenja vašeg plana.

Korisnici i timovi su uvijek vezan uz jednu organizaciju: ne dijele ih različite organizacije. Kolega u organizaciji A možda ne postoji u organizaciji B, a "Prodajni" tim u jednoj organizaciji neovisan je o onom s istim imenom u drugoj. Za višeorganizacijski kontekst pogledajte Organizacije i vodič za pristup; za detalje o tome što svaka uloga može učiniti, pogledajte Vodič za uloge i dopuštenja.

Pregled

Stranica je podijeljena u dvije povezane kartice:

• Korisnici — popis svih zapisa o pristupu organizaciji: ime, e-pošta, dopuštenja (uloga organizacije), članstvo u timu i status. Odavde pozivate nove ljude i otvarate stranicu s pojedinostima o svakom korisniku.
• Timovi — interne grupe (Prodaja, Podrška, Uprava, Projekt X…) s voditeljem, članovima i opisom. Timovi pomažu organizirati posao, filtrirati popise, dodjeljivati ​​odgovornosti i dijeliti vidljivost zapisa i automatizacije.

Na vrhu svake kartice, a brojač pokazuje trenutno / maksimalno dopušteno vašim planom (npr. korisnici "12/20", timovi "5/10"). Ako prekoračite ograničenje, Mokapen prikazuje upozorenja i blokira nove aktivacije dok ne smanjite broj ili nadogradite svoj plan.

Dva pojma koja se ne smiju brkati:

• Dozvole (organizacijska uloga) — Gost, ograničeni korisnik, korisnik, član, vlasnik: definirajte što osoba može vidjeti i konfigurirati u cijeloj organizaciji. Ovo je polje "Dozvole" na popisu i na stranici s detaljima o korisniku.
• Uloga — opisna oznaka radnog mjesta (npr. "Voditelj prodaje", "Programer"). Ne mijenja dopuštenja sustava: pomaže identificirati osobe u organizacijskim dijagramima, filtrima i zapisima profila.

Gdje ga pronaći i tko mu može pristupiti

Otvorite Organizacija izbornik (ikona zgrade u gornjoj traci) i na bočnoj traci ispod naziva organizacije odaberite Korisnici i timovi.

Tko vidi stavku izbornika — svi korisnici s najmanje Ograničeni korisnik ulogu ili višu. Gosti ne može pristupiti postavkama organizacije i ne vidi ovaj odjeljak.

Tko što može - ukratko:

• Ograničeni korisnik — vidi popis korisnika i samo timovi kojima pripadaju; ne može pozivati, stvarati timove ili uređivati ​​druge korisnike.
• Korisnik — poziva nove korisnike, upravlja timovima, uređuje stranice s detaljima korisnika (unutar ograničenja vlastite uloge). Može otići organizaciju iz izbornika opcija u vlastitom retku.
• Član — poput korisnika, sa širim pristupom organizacijskim postavkama (stvaranje timova, upravljanje članovima tima, uređivanje dopuštenja za korisnike s ulogom jednakom ili nižom od njihove).
• Vlasnik — može aktivirati/deaktivirati korisnike, ukloniti pristup drugima i vidjeti numeričke identifikatore na stranici s detaljima. Organizacija Sigurnost (posebna stavka izbornika) ostaje rezervirana za vlasnike.

Ne možete drugom korisniku dodijeliti dozvolu viši od vlastitog, niti uređivati ​​korisnike s ulogom iznad vaše (osim gdje je dopušteno za vaš vlastiti profil). Korisnik i Ograničeni korisnik uloge zahtijevaju srednje plan ili viši: bez te razine opcije se prikazuju onemogućene s ikonom značke plana.

Kartica Korisnici — popis i filtri

The Korisnici prikazuje tablicu sa stupcima:

• Korisnici — avatar, ime i prezime (ako je profil potpun) ili email ako je pozivnica još na čekanju; ispod e-pošte pojavljuje se narančasta oznaka "Pozivnica na čekanju" kada korisnik još nije prihvatio.
• Dozvole — prevedena organizacijska uloga (Gost, Ograničeni korisnik, Korisnik, Član, Vlasnik…).
• Timovi — popis timova kojima osoba pripada; kliknite na ime da biste otvorili stranicu s detaljima tima. Ikona korisnika pokraj njega označava tim kojemu također pripadate ("Moji timovi").
• Status — Aktivan, Neaktivan ili Na čekanju (poziv nije dovršen).

Filtar teksta — traka za pretraživanje na vrhu filtrira u stvarnom vremenu prema imenu, e-pošti, dozvolama ili timu dok upisujete.

Filter statusa (vidljivo članovima i starijima) — padajući izbornik s brojačima:

• Sve — puni popis.
• Aktivan — korisnici s operativnim pristupom.
• Neaktivan — pristup suspendiran od strane administratora.
• Na čekanju — pozivnice poslane, ali registracija nije dovršena.

Ispod filtera, Korisnici organizacije: N/M red sažima koliko sjedala koristite u usporedbi s maksimumom vašeg plana. Ako N > M, pojavljuje se crveno upozorenje: višak korisnika je onemogućen i ne mogu se prijaviti dok se ne vratite unutar ograničenja ili nadogradnja sa stranice Naplata.

Ako postoje pozivnice na čekanju za vas (iz drugih organizacija), žuti natpis na vrhu stranice pokazuje koliko pozivnica zahtijeva vašu pozornost.

Pozivanje novih korisnika

The Pozovi korisnika dostupan je gumb (gore desno). Član i više, sve dok ne dosegnete ograničenje korisnika plana. Ako je ograničenje puno, gumb prikazuje ikonu značke plana i otvara prozor za nadogradnju.

Tijek poziva ima dva koraka:

1. E-mail — unesite valjanu adresu e-pošte i pritisnite Enter ili Dodati dugme. Možete ući više e-poruka jedna za drugom: svaka adresa postaje uklonjiva "kartica". Sustav vas sprječava da premašite maksimalan broj korisnika dopuštenih vašim planom dok dodajete adrese.
2. Dozvole — idite na drugi korak sa strelicom, pregledajte popis osoba koje želite pozvati, odaberite organizacijsku ulogu, i potvrdite.

Uloge koje možete dodijeliti prilikom pozivanja (ovisno o vašoj ulozi):

• Vlasnik — puni administrativni pristup organizaciji (postavke, naplata, sigurnost). Koristite štedljivo: obično je dovoljan jedan ili nekoliko vlasnika.
• Član — puni pristup CRM-u i postavkama aplikacije, bez naplate organizacije i upravljanja sigurnošću.
• Korisnik — upravljanje korisnicima i timovima, slanje pozivnica, bez općih organizacijskih postavki (zahtijeva srednji plan ili viši).
• Ograničeni korisnik — svakodnevni operativni rad bez upravljanja korisnikom/timom (zahtijeva srednji plan ili viši).
• Gost — minimalan pristup, samo eksplicitno dijeljenim resursima. Prilikom pozivanja morate navesti projekti mogu pristupiti: izabrati Svi projekti ili odaberite pojedinačne projekte iz višestrukog izbornika.

Za svaku ulogu Mokapen prikazuje okvir s informacijama u kojem je sažeto što odabir znači (npr. "Gosti imaju pristup samo odabranim projektima").

Prije slanja morate provjeriti odobrenje okvir: potvrđujete da želite dodati te osobe u organizaciju s odabranim dopuštenjem. Kada pošaljete:

• ako e-pošta već pripada registriranom Mokapen računu, korisnik prima obavijest u aplikaciji i an pozivni e-mail s poveznicom za prihvaćanje ili odbijanje;
• ako email još nije registriran, pozivnica ostaje na čekanju dok osoba ne završi registraciju s tom adresom;
• za goste, Mokapen dodaje korisnika kao suradnik na navedenim projektima.

Status korisnika

Svaki zapis o pristupu organizaciji ima a status vidljivo na popisu i na stranici s detaljima o korisniku:

• Aktivan (zelena ikona) — korisnik se može prijaviti i normalno raditi u organizaciji.
• Neaktivan (siva ikona) — pristup je obustavljen: korisnik ne može koristiti tu organizaciju dok je Vlasnik ponovno ne aktivira. Korisno za suradnike koji su privremeno odsutni ili odlaze bez trenutnog brisanja povijesti.
• Na čekanju (ikona sata) — pozivnica poslana, ali profil još nije aktiviran. Na popisu vidite samo e-poštu; ime se pojavljuje nakon registracije.

Samo Vlasnici može prebacivati ​​korisnika između Aktivnog i Neaktivnog, i to samo ako organizacija nije premašila ograničenje broja korisnika plana (u suprotnom birač statusa ostaje zaključan dok se ne vratite unutar kvote ili nadogradite).

Stranica s detaljima o korisniku

Pritisnite redak na popisu (ili Info iz izbornika ⋮) za otvaranje cijelog zaslona stranica s detaljima o korisniku. Sadrži:

• Status — padajući izbornik na vrhu (vlasnik, ako je dopušteno).
• Kopiraj vezu — izravni URL na stranicu s detaljima, koristan za interno dijeljenje.
• E-mail — pregled ili uređivanje (samo za Mokapen administratore s potpunim pristupom računu).
• Dozvole — org uloga, može se uređivati ​​ako vaša uloga to dopušta i cilj nije iznad vas u hijerarhiji.
• Boja — ako organizacija ima omogućenu prilagodbu boja korisnika, možete dodijeliti karakterističnu boju (pozadinu i ikonu) koja se koristi u oznakama, kalendarima i poljima "korisnici i timovi".
• Uloga — naziv radnog mjesta u slobodnom tekstu.
• Menadžer — hijerarhijski upravitelj u organizacijskoj shemi, koji se može odabrati među aktivnim korisnicima u organizaciji.
• Odjel — dodatno opisno polje.
• Info — tekstualne bilješke s obogaćenim uređivačem (uključena spominjanja, ako je omogućeno).
• Timovi — popis timova kojima osoba pripada, s njihovom ulogom u svakom timu (ako imate vidljivost). Pritisnite tim da biste otvorili njegovu stranicu s detaljima.
• Profilna slika — avatar desno; promjene osobne fotografije vrše se iz korisnikove vlastite Profil.

Polja koja se mogu uređivati ​​pokazuju ikonu olovke: zatim kliknite za ulazak u način uređivanja Uštedjeti u podnožju stranice s detaljima.

Korisnik sustava — Mokapen uključuje posebnog tehničkog korisnika (ikona robota) kojeg koriste automatizacije i interni procesi. Njegova stranica s detaljima samo je za čitanje i ne smije se uređivati ​​ručno.

Ako gledate vlastiti profil, izbornik ⋮ uključuje Uredi poveznica koja ide na postavke osobnog profila (ime, fotografija, postavke), odvojene od Dopuštenja organizacije.

Uklanjanje korisnika ili napuštanje organizacije

Iz izbornika ⋮ u svakom retku:

• Ukloniti (Vlasnik, na drugim korisnicima) — opoziva pristup organizaciji. Mokapen račun osobe ostaje, ali više ne može ući u ovu organizaciju.
• Otiđi (Korisnik i iznad, u svom redu) — dobrovoljno izađite iz organizacije. Korisno ako više ne radite s tim klijentom ili odjelom.

U oba slučaja Mokapen traži potvrdu u namjenskom modalu. Razmotrite postavljanje statusa na Neaktivan prvo ako želite zadržati sljedivost bez trenutnog operativnog pristupa.

Kartica Timovi — popis i vidljivost

Prebacite se na Timovi karticu na vrhu (pored Korisnici). Popis prikazuje:

• Momčad — naziv grupe (kliknite za otvaranje stranice s detaljima).
• Menadžer — voditelj tima, s avatarom; kliknite za otvaranje stranice s pojedinostima o korisniku upravitelja.
• članovi — broj ljudi u timu.

Ikona korisnika lijevo od imena označava tim ti pripadaš.

Tko vidi koje ekipe:

• Korisnik (i iznad) — vidi sve timova u organizaciji.
• Ograničeni korisnik — vidi samo timove kojima pripadaju.

Gore desno pronaći ćete:

• Moje uloge — poveznica na profil gdje svaki korisnik ažurira vlastitu ulogu posla, upravitelja i dopuštenja (unutar dopuštenih ograničenja) bez prolaska kroz popis administratora.
• Nova ekipa — stvorite grupu (član i više), ako niste dosegli ograničenje tima vašeg plana.

Kao i kod korisnika, Organizacijski timovi: N/M brojač i upozorenja pokazuju kada premašite ograničenje plana.

Ako tim još ne postoji, stranica prikazuje prazno stanje s gumbom za stvaranje prvog.

Stvaranje novog tima

The Nova ekipa modalno se otvara od Nova ekipa ili s prazne stranice. Ispunite:

1. Titula — ime vidljivo u cijeloj aplikaciji (npr. "Uspjeh kupca", "Razvoj", "Odbor"). Potreban.
2. članovi kartica:
   • Menadžer — korisnik odgovoran za tim (nije obavezno, ali se preporučuje). Mogu se odabrati samo korisnici s aktivnim statusom.
   • članovi — pretraživanje po imenu ili e-pošti uz automatsko dovršavanje; svaki odabrani korisnik dodaje se na popis i može se ukloniti prije spremanja.
3. Info kartica — tekst Opis tima (misija, djelokrug, bilješke za kolege).

Prilikom spremanja, Mokapen stvara tim, bilježi upravitelja i članove te šalje obavijesti i e-poštu novim članovima. Pojavljuje se potvrdna poruka i popis se osvježava.

The menadžer je vođa tima; svaki drugi dodan korisnik pridružuje se kao a član. Ove unutarnje timske uloge odvojene su od organizacijskih dozvola (gost, ograničeni korisnik, korisnik, član, vlasnik).

Stranica s detaljima tima

Kada otvorite tim, pronaći ćete dvije kartice:

članovi

• Menadžer — može uređivati ​​Član i više; pretraživanje organizacija korisnika.
• članovi — trenutni popis s mogućnošću dodavanja (polje za pretraživanje) ili uklanjanja (ikona smeća) pojedinačnih korisnika. Upravitelj se ne pojavljuje među redovnim članovima, već se njime upravlja u namjenskom polju.

Info

• Opis — opis tima u slobodnom tekstu, koji se može uređivati ​​u tekstu.

Na vrhu: Kopiraj vezu na stranicu s detaljima; Vlasnici također pogledajte numerički identifikator tima (korisno za napredne uvoze).

Izbriši tim — iz izbornika ⋮, ako ste menadžer tima ili a Član s dopuštenjem za upravljanje timovima. Radnja je nepovratna: provjerite ne ovise li automatizacije, filtri ili dodjele o tom timu.

Potrebne su promjene upravitelja, članova i opisa Uštedjeti u podnožju (vidljivo samo korisnicima koji mogu uređivati).

Timovi i korisnici diljem CRM-a

Korisnici i timovi nisu samo imenici: pronaći ćete ih gdje god Mokapen upravlja odgovornošću i vidljivošću:

• Vlasnik i suradnici — o zadacima, projektima, prilikama, ulaznicama, ponudama, narudžbama i automatizacijama. Možete dodijeliti pojedinačne korisnike ili cijele timove.
• Prilagođena polja "Korisnici i timovi". — tip polja koji prihvaća jednog ili više korisnika i/ili timova.
• Filtri popisa — Kanban ploče, popisi i izvješća često vam omogućuju filtriranje prema vlasniku, suradnicima ili timu.
• Automatizacije — Vlasnik i suradnici automatizacije mogu biti timovi; koraci nasljeđuju dopuštenja odabranog vlasnika (pogledajte Vodič za automatizaciju).
• Uvoz/izvoz — u CSV datotekama korisnici se identificiraju e-poštom; timovi koriste kod s "t" ispred broja (kako je opisano u uputama za uvoz).
• Veze i spominjanja — u bilješkama i vremenskim crtama možete spomenuti korisnike; timovi pomažu grupnoj vidljivosti projekata i aktivnosti.

Dobro strukturiran tim smanjuje ponavljajući rad na dodjeli: umjesto dodavanja pet osoba u svaki zapis, jednom dodijelite tim "L2 Support".

Moje uloge (profil)

The Moje uloge gumb na kartici Timovi (i ista stavka ispod Profil → Moje uloge) otvara stranicu na kojoj svaki korisnik ažurira podatke o vlastitoj organizaciji:

• posao Uloga;
• voditelj izvješćivanja;
• sve dozvole koje mogu sami promijeniti (unutar ograničenja koje je postavio njihov administrator).

Ovo je preporučeni put za kolege koji samo trebaju ispraviti svoju titulu ili upravitelja bez otvaranja tiketa s IT-om ili vlasnikom. Administratori nastavljaju koristiti stranice s detaljima o korisnicima i timovima za uređivanje drugih profila.

Ograničenja plana

Svaka organizacija ima zasebne kvote povezane s aktivnim planom (besplatno, malo, srednje, veliko…):

• Maksimalan broj korisnika — uključuje aktivne korisnike i korisnike na čekanju; neaktivni korisnici i dalje se mogu računati na mjesto, ovisno o tome je li organizacija premašila ograničenje plana.
• Maksimalan broj timova — svaki kreirani tim koristi jedno mjesto na planu.
• Srednji plan ili viši — potrebno za dodjelu korisničkih i ograničenih korisničkih uloga prilikom pozivanja ili uređivanja.

Kada dosegnete ograničenje:

• gumb Pozovi korisnika / Novi tim nudi nadogradnja;
• ako je plan smanjen i aktivni korisnici premaše novi maksimum, Mokapen onemogućuje suvišan pristup i prikazuje upozorenja s vezom na stranicu s cijenama;
• Vlasnik mora odlučiti koga će zadržati aktivnim ili kupiti dodatna mjesta.

Ograničenja su po organizaciji, ne po osobnom računu: dvije različite organizacije imaju dva neovisna brojača.

Slučajevi praktične upotrebe

• Uključivanje zaposlenika — Pozovite s ulogom ograničenog korisnika → dodaj u tim "Operacije" → upravitelj postavlja polje Upravitelj na stranici s pojedinostima o korisniku → korisnik ispunjava "Moje uloge" svojim nazivom posla.
• Vanjski konzultant na projektu — Pozovite kao gosta odabirom samo projekta "Web stranica klijenta X". Ne vide cijeli imenik ili postavke; rade na projektnim zadacima i prekretnicama.
• Voditelj odjela — Uloga člana + voditelj tima "Prodaja Italija". Dodijelite timu kao suradnika na mogućnostima odjela i u naknadnim automatizacijama.
• Suradnik odlazi — Prvo postavite Neaktivno za blokiranje pristupa; nakon razdoblja primopredaje, ukloniti iz organizacije. Ponovno dodijelite otvorene zadatke i odgovornosti prije uklanjanja.
• Restrukturiranje tima — Stvorite "Uspjeh kupaca" i "Uspjeh kupaca — Poduzeće" kao zasebne timove; premjestiti članove sa stranice s pojedinostima o timu bez mijenjanja njihove organizacije Dozvole.
• Čeka se provjera pozivnice — Filtar "Na čekanju" u Korisnicima da vidite tko još nije prihvatio; ponovno usmeno pošaljite vezu ili razmislite o uklanjanju zastarjele pozivnice.

Povezani vodiči

• Uloge i dopuštenja — puni stol od gosta do vlasnika i što svaka razina može učiniti.
• Organizacije i pristup — više organizacija, organizacija prebacivanja, izolacija podataka.
• Projekti — Pristup gostiju i suradnici na projektu.
• Automatizacije — Vlasnik i suradnici (korisnici/timovi) na tijekovima rada.
• Sigurnost — javni/privatni način rada, Team Master i zadana vidljivost podataka.

Često postavljana pitanja

P: Koja je razlika između Dopuštenja i Uloge na stranici s detaljima o korisniku?

A: Dozvole = organizacijska uloga (gost, ograničeni korisnik, korisnik, član, vlasnik) koja kontrolira pristup i značajke. Uloga = profesionalna oznaka slobodnog oblika (npr. "Upravitelj računa") bez utjecaja na dopuštenja sustava.

P: Može li ograničeni korisnik vidjeti sve kolege?

O: Da na popisu korisnika, ali na kartici Timovi oni vide samo timovi kojima pripadaju. Ne mogu pozivati ​​niti stvarati timove.

P: Mogu li pozvati više osoba s različitim ulogama u jednoj pozivnici?

O: Ne: u drugom koraku pozivnice, jedna uloga primjenjuje se na sve adrese e-pošte unesene u toj sesiji. Za različite uloge ponovite poziv u zasebnim koracima.

P: Što se događa ako izbrišem tim?

O: Tim nestaje iz organizacije; povijesne dodjele u zapisima mogu ostati kao reference dok ih ne ažurirate. Provjerite automatizacije i filtre koji koriste taj tim.

P: Je li potreban voditelj tima?

O: Ne, ali preporučuje se radi jasnoće odgovornosti i izvješćivanja. Možete ga dodijeliti prilikom stvaranja ili kasnije na stranici s pojedinostima o timu.

P: Može li gost postati punopravni korisnik?

O: Da: član ili vlasnik otvara stranicu s detaljima o korisniku i mijenja se Dozvole od gosta do korisnika (ili druge uloge). Također pregledajte pristup projektu i članstvo u timu.

P: Gdje mogu upravljati lozinkom organizacije i postavkama 2FA?

O: U Sigurnost odjeljak izbornika organizacije (Vlasnik), a ne u Korisnicima i timovima. Svaki korisnik upravlja vlastitom lozinkom iz Profil → Sigurnost.