Mokapenin opas

Käyttäjät ja tiimit

Users and Teams -osio on keskeinen paikka hallita ketkä työskentelevät organisaatiossasi ja miten ryhmä on rakennettu. Täältä kutsut kollegoja ja yhteistyökumppaneita, määrität Permissions-roolit (organisaatiorooli), luot tiimejä osaston tai projektin mukaan, seuraat käyttöoikeuksien tilaa ja pysyt suunnitelman rajoissa.

Käyttäjät ja tiimit ovat aina sidottu yhteen organisaatioon: niitä ei jaeta organisaatioiden välillä. Kollega organisaatiossa A ei välttämättä ole olemassa organisaatiossa B, ja «Sales»-tiimi yhdessä organisaatiossa on erillinen samannimisestä toisessa. Monen organisaation kontekstista: Organisaatiot ja pääsy -opas; mitä kukin rooli voi tehdä: Roolit ja käyttöoikeudet -opas.

Yleiskatsaus

Sivu on jaettu kahteen linkitettyyn välilehteen:

• Users — luettelo kaikista organisaation käyttöoikeustietueista: nimi, sähköposti, Permissions (org-rooli), tiimijäsenyys ja tila. Täältä kutsut uusia henkilöitä ja avaat kunkin käyttäjän tietosivun.
• Teams — sisäiset ryhmät (Sales, Support, Management, Project X…) esimiehen, jäsenten ja kuvauksen kanssa. Tiimit auttavat organisoimaan työtä, suodattamaan listoja, osoittamaan vastuuta ja jakamaan näkyvyyttä tietueisiin ja automaatioihin.

Kunkin välilehden yläreunassa laskuri näyttää nykyinen / suunnitelman sallima maksimi (esim. «12/20» käyttäjää, «5/10» tiimiä). Jos raja ylittyy, Mokapen näyttää varoituksia ja estää uudet aktivoinnit, kunnes vähennät määrää tai päivität suunnitelman.

Kaksi käsitettä, joita ei saa sekoittaa:

• Permissions (organisaatiorooli) — Vieras, Rajoitettu käyttäjä, Käyttäjä, Jäsen, Omistaja: määrittävät, mitä henkilö voi nähdä ja määrittää koko organisaatiossa. Tämä on «Permissions»-kenttä listassa ja käyttäjän tietosivulla.
• Role — kuvaava työnimike (esim. «Sales Manager», «Developer»). Se ei muuta järjestelmän oikeuksia: auttaa tunnistamaan henkilöitä organisaatiokaavioissa, suodattimissa ja profiilitietueissa.

Mistä löydät sen ja kuka pääsee

Avaa Organization-valikko (rakennuskuvake yläpalkissa) ja valitse sivupalkista organisaation nimen alta Users and Teams.

Kuka näkee valikkokohteen — kaikki vähintään Rajoitettu käyttäjä -roolin omaavat. Vieras-roolilla ei pääsyä organisaatioasetuksiin eikä tätä osiota näy.

Kuka voi tehdä mitä — yhteenveto:

• Rajoitettu käyttäjä — näkee käyttäjälistan ja vain tiimit, joihin kuuluu; ei voi kutsua, luoda tiimejä tai muokata muita käyttäjiä.
• Käyttäjä — kutsuu uusia käyttäjiä, hallitsee tiimejä, muokkaa käyttäjien tietosivuja (oman roolinsa rajoissa). Voi Leave organisaatiosta oman rivinsä valikosta.
• Jäsen — kuten Käyttäjä, laajemmalla pääsyllä organisaatioasetuksiin (tiimien luonti, jäsenten hallinta, Permissions muokattavissa käyttäjille, joiden rooli on sama tai alempi).
• Omistaja — voi aktivoida/deaktivoida käyttäjiä, poistaa muiden käyttöoikeuden ja nähdä numeeriset tunnisteet tietosivulla. Organisaation Security (erillinen valikko) on vain Omistajille.

Et voi antaa toiselle käyttäjälle Permission-roolia korkeampaa kuin omasi, etkä muokata käyttäjiä, joiden rooli on ylempänä (paitsi omassa profiilissasi sallituissa tapauksissa). Käyttäjä- ja Rajoitettu käyttäjä -roolit vaativat Medium-suunnitelman tai korkeamman: ilman sitä vaihtoehdot ovat poissa käytöstä suunnitelmamerkillä.

Users-välilehti — lista ja suodattimet

Users-välilehti näyttää taulukon sarakkeineen:

• Users — avatar, etu- ja sukunimi (jos profiili valmis) tai sähköposti, jos kutsu odottaa; sähköpostin alla oranssi «Invitation pending», kun käyttäjä ei ole vielä hyväksynyt.
• Permissions — käännetty organisaatiorooli (Vieras, Rajoitettu käyttäjä, Käyttäjä, Jäsen, Omistaja…).
• Teams — luettelo tiimeistä, joihin henkilö kuuluu; napsauta avataksesi tiimin tietosivun. Käyttäjäkuvake viereen merkitsee tiimiä, johon myös sinä kuulut («My teams»).
• Status — Active, Inactive tai Pending (kutsu kesken).

Tekstisuodatin — yläreunan hakukenttä suodattaa reaaliajassa nimen, sähköpostin, Permissions- tai tiimin mukaan.

Status filter (näkyy Jäsenelle ja ylempänä) — pudotusvalikko laskureineen:

• All — koko lista.
• Active — käyttäjät, joilla on käyttöoikeus.
• Inactive — ylläpitäjän keskeyttämä käyttöoikeus.
• Pending — lähetetyt kutsut, rekisteröinti kesken.

Suodattimien alla rivi Organization users: N/M tiivistää, kuinka monta paikkaa käytät suunnitelman maksimiin verrattuna. Jos N > M, punainen hälytys: ylimääräiset käyttäjät on poistettu käytöstä eivätkä voi kirjautua, kunnes olet rajan sisällä tai upgrade Billing-sivulta.

Jos sinulle on odottavia kutsuja (muista organisaatioista), keltainen banneri sivun yläosassa kertoo, montako kutsua vaatii huomiota.

Uusien käyttäjien kutsuminen

Invite user -painike (oikealla ylhäällä) on Jäsenelle ja ylempänä, kunnes suunnitelman käyttäjäraja on täynnä. Jos raja on täynnä, painike näyttää suunnitelmamerkin ja avaa päivitysikkunan.

Kutsu on kaksivaiheinen:

1. Email — syötä kelvollinen sähköposti ja paina Enter tai Add. Voit syöttää useita sähköposteja peräkkäin: jokainen osoite tulee poistettavaksi «kortiksi». Järjestelmä estää ylittämästä suunnitelman sallimaa käyttäjämäärää.
2. Permissions — siirry nuolella toiseen vaiheeseen, tarkista kutsuttavien lista, valitse organisaatiorooli ja vahvista.

Roolit, joita voit antaa kutsussa (riippuvat roolistasi):

• Omistaja — täydet hallintaoikeudet organisaatioon (asetukset, laskutus, turvallisuus). Käytä säästeliäästi: yleensä yksi tai muutama Omistaja riittää.
• Jäsen — täysi pääsy CRM:ään ja sovellusasetuksiin ilman organisaation laskutuksen ja turvallisuuden hallintaa.
• Käyttäjä — hallitsee käyttäjiä ja tiimejä, lähettää kutsuja, ilman yleisiä organisaatioasetuksia (vaatii Medium-suunnitelman tai korkeamman).
• Rajoitettu käyttäjä — päivittäinen operatiivinen työ ilman käyttäjä-/tiiminhallintaa (vaatii Medium-suunnitelman tai korkeamman).
• Vieras — minimaalinen pääsy vain nimenomaisesti jaettuihin resursseihin. Kutsussa määritä projektit, joihin pääsy: valitse All projects tai yksittäiset projektit monivalinnasta.

Jokaiselle roolille Mokapen näyttää infolaatikon, joka tiivistää valinnan (esim. «Guests only have access to the selected projects»).

Ennen lähetystä sinun on valittava approval-ruutu: vahvistat, että haluat lisätä nämä henkilöt organisaatioon valitulla Permission-roolilla. Lähetyksessä:

• jos sähköposti kuuluu jo rekisteröityneelle Mokapen-tilille, käyttäjä saa sovellusilmoituksen ja kutsusähköpostin linkillä hyväksyä tai hylätä;
• jos sähköposti ei ole vielä rekisteröity, kutsu pysyy pending, kunnes henkilö rekisteröityy sillä osoitteella;
• Vieraille Mokapen lisää käyttäjän collaborator-roolilla määritetyille projekteille.

Käyttäjän status

Jokaisella organisaation käyttöoikeustietueella on status listassa ja tietosivulla:

• Active (vihreä kuvake) — käyttäjä voi kirjautua ja työskennellä normaalisti organisaatiossa.
• Inactive (harmaa kuvake) — käyttöoikeus keskeytetty: käyttäjä ei voi käyttää organisaatiota, kunnes Omistaja aktivoi uudelleen. Hyödyllinen väliaikaisesti poissa oleville tai lähteville ilman historian poistoa heti.
• Pending (kello-kuvake) — kutsu lähetetty, profiilia ei vielä aktivoitu. Listassa näkyy vain sähköposti; nimi ilmestyy rekisteröinnin jälkeen.

Vain Omistajat voivat vaihtaa käyttäjän Active- ja Inactive-tilan välillä, ja vain jos organisaatio ei ole ylittänyt suunnitelman käyttäjärajaa (muuten tilavalitsin on lukittu, kunnes olet kiintiön sisällä tai päivität suunnitelman).

User detail page

Napsauta riviä listassa (tai Info ⋮-valikosta) avataksesi koko näytön user detail page. Sisältö:

• Status — pudotusvalikko ylhäällä (Omistaja, jos sallittu).
• Copy link — suora URL tietosivulle, hyödyllinen sisäiseen jakamiseen.
• Email — näytä tai muokkaa (vain Mokapen-ylläpitäjille täydellä tilin pääsyllä).
• Permissions — org-rooli, muokattavissa jos roolisi sallii eikä kohde ole hierarkiassa ylempänä.
• Color — jos organisaatiossa on käyttäjävärien mukautus, voit antaa erottuvan värin (tausta ja kuvake) tunnisteissa, kalentereissa ja «users and teams» -kentissä.
• Role — vapaatekstinen työnimike.
• Manager — hierarkkinen esimies organisaatiokaaviossa, valittavissa aktiivisista käyttäjistä.
• Department — lisäkuvaava kenttä.
• Info — tekstimuistiinpanot rikkaalla editorilla (maininnat mukana, jos käytössä).
• Teams — luettelo tiimeistä, joihin henkilö kuuluu, ja rooli kussakin (jos näkyvyys sallii). Napsauta tiimiä avataksesi sen tietosivun.
• Profile photo — avatar oikealla; henkilökohtaisen kuvan muutokset tehdään käyttäjän omasta Profile-osiosta.

Muokattavissa olevissa kentissä on kynäkuvake: napsauta muokkaustilaan, sitten Save tietosivun alatunnisteessa.

System user — Mokapenissa on erityinen tekninen käyttäjä (robottikuvake) automaatioille ja sisäisille prosesseille. Sen tietosivu on vain luettavissa eikä sitä pidä muokata käsin.

Jos katsot oma profiiliasi, ⋮-valikossa on Edit-linkki henkilökohtaisiin profiiliasetuksiin (nimi, kuva, preferenssit), erillään organisaation Permissions-roolista.

Käyttäjän poisto tai organisaatiosta poistuminen

⋮-valikosta jokaisella rivillä:

• Remove (Omistaja, muilla käyttäjillä) — peruuttaa pääsyn organisaatioon. Henkilön Mokapen-tili säilyy, mutta hän ei voi enää tulla tähän organisaatioon.
• Leave (Käyttäjä ja ylempänä, omalla rivillä) — poistuu organisaatiosta vapaaehtoisesti. Hyödyllinen, jos et enää työskentele asiakkaan tai osaston kanssa.

Molemmissa Mokapen pyytää vahvistuksen modaalissa. Harkitse ensin tilaksi Inactive, jos haluat säilyttää jäljitettävyyden ilman välitöntä operatiivista pääsyä.

Teams-välilehti — lista ja näkyvyys

Vaihda yläreunassa Teams-välilehteen (Usersin vieressä). Lista näyttää:

• Team — ryhmän nimi (napsauta avataksesi tietosivun).
• Manager — tiimin vetäjä avatarilla; napsauta avataksesi esimiehen tietosivun.
• Members — tiimin jäsenten määrä.

Käyttäjäkuvake nimen vasemmalla merkitsee tiimiä, johon kuulut.

Kuka näkee mitkä tiimit:

• Käyttäjä (ja ylempänä) — näkee kaikki organisaation tiimit.
• Rajoitettu käyttäjä — näkee vain tiimit, joihin kuuluu.

Oikealla ylhäällä:

• My roles — linkki profiiliin, jossa kukin käyttäjä päivittää oman työnimikkeen Role-kentän, esimiehen ja Permissions-roolin (sallituissa rajoissa) ilman admin-listaa.
• New team — luo ryhmän (Jäsen ja ylempänä), jos suunnitelman tiimiraja ei ole täynnä.

Kuten käyttäjillä, Organization teams: N/M -laskuri ja hälytykset kertovat suunnitelmarajan ylityksestä.

Jos tiimiä ei vielä ole, sivulla on tyhjä tila painikkeella ensimmäisen luontiin.

Uuden tiimin luonti

New team -modaali avautuu New team -painikkeesta tai tyhjältä sivulta. Täytä:

1. Title — nimi näkyy koko sovelluksessa (esim. «Customer Success», «Development», «Board»). Pakollinen.
2. Members-välilehti:
   • Manager — tiimistä vastaava käyttäjä (valinnainen mutta suositeltava). Vain aktiivisen tilan käyttäjiä voi valita.
   • Members — hae nimellä tai sähköpostilla automaattitäydennyksellä; jokainen valittu käyttäjä lisätään listaan ja voidaan poistaa ennen tallennusta.
3. Info-välilehti — tekstimuotoinen tiimin Description (tehtävä, laajuus, muistiinpanot kollegoille).

Tallennuksessa Mokapen luo tiimin, tallentaa esimiehen ja jäsenet ja lähettää ilmoitukset ja sähköpostit uusille jäsenille. Vahvistusviesti ilmestyy ja lista päivittyy.

Manager on tiimin vetäjä; jokainen muu lisätty käyttäjä liittyy member-roolilla. Nämä sisäiset tiimiroolit ovat erillään organisaation Permissions-rooleista (Vieras, Rajoitettu käyttäjä, Käyttäjä, Jäsen, Omistaja).

Team detail page

Tiimin avaaminen näyttää kaksi välilehteä:

Members

• Manager — muokattavissa Jäsenelle ja ylempänä; hae organisaation käyttäjiä.
• Members — nykyinen lista, lisää (hakukenttä) tai poista (roskakori) yksittäisiä käyttäjiä. Esimies ei näy tavallisten jäsenten joukossa vaan omassa kentässään.

Info

• Description — vapaatekstinen tiimikuvaus, muokattavissa inline.

Ylhäällä: Copy link tietosivulle; Omistajat näkevät myös tiimin numeerisen tunnisteen (hyödyllinen edistyneissä tuonteissa).

Delete team — ⋮-valikosta, jos olet team manager tai Jäsen, jolla on oikeus hallita tiimejä. Toiminto on peruuttamaton: varmista, ettei automaatioita, suodattimia tai osoituksia riipu tiimistä.

Muutokset esimieheen, jäseniin ja kuvaukseen vaativat Save alatunnisteessa (näkyy vain muokkausoikeuden omaaville).

Tiimit ja käyttäjät CRM:ssä

Käyttäjät ja tiimit eivät ole vain hakemistoja: löydät ne kaikkialla, missä Mokapen hallitsee vastuuta ja näkyvyyttä:

• Owner and Collaborators — tehtävissä, projekteissa, diileissä, lipuissa, tarjouksissa, tilauksissa ja automaatioissa. Voit osoittaa yksittäisiä käyttäjiä tai kokonaisia tiimejä.
• Custom «Users and teams» fields — kenttätyyppi, joka hyväksyy yhden tai useamman käyttäjän ja/tai tiimin.
• List filters — Kanban, listat ja raportit usein suodattavat ownerin, collaboratorien tai tiimin mukaan.
• Automations — automaation Owner ja Collaborators voivat olla tiimejä; vaiheet perivät valitun Ownerin oikeudet (katso Automations-opas).
• Import/export — CSV-tiedostoissa käyttäjät tunnistetaan sähköpostilla; tiimit käyttävät koodia, jonka edessä on «t» ennen numeroa (kuten tuontiohjeissa).
• Connections and mentions — muistiinpanojen ja aikajanojen maininnoissa voit mainita käyttäjiä; tiimit auttavat ryhmittämään näkyvyyttä projekteissa ja aktiviteeteissa.

Hyvin rakennettu tiimi vähentää toistuvaa osoitustyötä: sen sijaan että lisäät viisi henkilöä jokaiseen tietueeseen, osoita «L2 Support» -tiimi kerran.

My roles (profile)

My roles -painike Teams-välilehdellä (ja sama Profile → My roles -kohdassa) avaa sivun, jossa jokainen käyttäjä päivittää omat organisaatiotietonsa:

• työnimike Role;
• raportointiesimies;
• mahdolliset Permissions-roolit, joita voi muuttaa omassa profiilissaan (ylläpitäjän asettamissa rajoissa).

Tämä on suositeltu polku kollegoille, jotka tarvitsevat vain korjata työnimikkeen tai esimiehen avaamatta tikettiä IT:lle tai Omistajalle. Ylläpitäjät jatkavat Users and Teams -tietosivujen käyttöä muiden profiilien muokkaamiseen.

Suunnitelman rajat

Jokaisella organisaatiolla on erilliset kiintiöt aktiivisesta suunnitelmasta (Ilmainen, Small, Medium, Large…):

• Maximum number of users — sisältää aktiiviset ja odottavat käyttäjät; passiiviset voivat silti laskea paikkaan riippuen siitä, onko organisaatio ylittänyt suunnitelmarajan.
• Maximum number of teams — jokainen luotu tiimi käyttää yhden paikan suunnitelmassa.
• Medium plan or higher — vaaditaan Käyttäjä- ja Rajoitettu käyttäjä -roolien antamiseen kutsussa tai muokkauksessa.

Kun raja saavutetaan:

• Invite user / New team tarjoaa upgrade;
• jos suunnitelmaa alennettiin ja aktiiviset käyttäjät ylittävät uuden maksimin, Mokapen poistaa ylimääräiset käyttöoikeudet käytöstä ja näyttää hälytyksiä linkillä hinnoittelusivulle;
• Omistajan on päätettävä, ketkä pysyvät aktiivisina tai ostettava lisäpaikkoja.

Rajat ovat organisaatiokohtaisia, eivät henkilökohtaisen tilin: kaksi eri orgia = kaksi erillistä laskuria.

Käytännön esimerkit

• Employee onboarding — kutsu Rajoitettu käyttäjä -roolilla → lisää «Operations»-tiimiin → esimies asettaa Manager-kentän tietosivulla → käyttäjä täydentää «My roles» työnimikkeellään.
• External consultant on a project — kutsu Vieraaksi valiten vain projektin «Client X Website». He eivät näe koko hakemistoa tai asetuksia; työskentelevät projektin tehtävissä ja välitavoitteissa.
• Department lead — Jäsen-rooli + «Sales Italy» -tiimin manager. Osoita tiimi Collaboratoriksi osaston diileihin ja seuranta-automaatioihin.
• Collaborator leaving — ensin Inactive estämään pääsyn; luovutusajan jälkeen Remove organisaatiosta. Uudelleenosoita avoimet tehtävät ja vastuut ennen poistoa.
• Team restructuring — luo «Customer Success» ja «Customer Success — Enterprise» erillisinä tiimeinä; siirrä jäseniä tiimin tietosivulta muuttamatta organisaation Permissions-rooleja.
• Pending invitation check — «Pending»-suodatin Usersissa näkee, kuka ei ole hyväksynyt; lähetä linkki uudelleen suullisesti tai poista vanhentunut kutsu.

Liittyvät oppaat

• Roolit ja käyttöoikeudet — täydellinen taulukko Vieraasta Omistajaan ja mitä kukin taso voi tehdä.
• Organisaatiot ja pääsy — useita organisaatioita, organisaation vaihto, datan eristys.
• Projects — Vieraiden pääsy ja projektin collaboratorit.
• Automations — Owner ja Collaborators (käyttäjät/tiimit) työnkuluissa.
• Security — julkinen/yksityinen tila, Team Master ja oletusnäkyvyys.

Usein kysytyt kysymykset

K: Mitä eroa on Permissions- ja Role-kentällä user detail page -sivulla?

V: Permissions = organisaatiorooli (Vieras, Rajoitettu käyttäjä, Käyttäjä, Jäsen, Omistaja), joka hallitsee pääsyä ja ominaisuuksia. Role = vapaamuotoinen ammatillinen nimike (esim. «Account Manager») ilman vaikutusta järjestelmän oikeuksiin.

K: Näkeekö Rajoitettu käyttäjä kaikki kollegat?

V: Kyllä käyttäjälistassa, mutta Teams-välilehdellä hän näkee vain tiimit, joihin kuuluu. Hän ei voi kutsua tai luoda tiimejä.

K: Voinko kutsua useita henkilöitä eri rooleilla yhdessä kutsussa?

V: Ei: kutsun toisessa vaiheessa yksi rooli koskee kaikkia samassa istunnossa syötettyjä sähköposteja. Eri rooleille toista kutsu erillisissä vaiheissa.

K: Mitä tapahtuu, jos poistan tiimin?

V: Tiimi katoaa organisaatiosta; historialliset osoitukset tietueilla voivat jäädä viitteiksi, kunnes päivität ne. Tarkista automaatiot ja suodattimet, jotka käyttävät tiimiä.

K: Onko team manager pakollinen?

V: Ei, mutta suositeltava selkeyden ja raportoinnin vuoksi. Voit osoittaa esimiehen luonnissa tai myöhemmin tiimin tietosivulla.

K: Voiko Vieras tulla täysivaltaiseksi Käyttäjäksi?

V: Kyllä: Jäsen tai Omistaja avaa tietosivun ja muuttaa Permissions-roolin Vieras → Käyttäjä (tai muu rooli). Tarkista myös projektipääsy ja tiimijäsenyys.

K: Missä hallitsen organisaation salasana- ja 2FA-asetuksia?

V: Organisaatiovalikon Security-osiossa (Omistaja), ei Users and Teamsissa. Jokainen käyttäjä hallitsee oman salasanansa Profile → Security -kohdasta.