Mokapenin opas

SMS

SMS -integraatio mahdollistaa tekstiviestien lähettämisen yhteystiedoillesi suoraan Mokapenista: yhteystietokortilta, Home-sivulta tai automaattisesti automaatioiden kautta. Se on tarkoitettu nopeaan, korkean avausprosentin viestintään — vahvistuksiin, muistutuksiin, kiireellisiin hälytyksiin — poistumatta CRM:stä tai kopioimatta numeroita käsin.

Tärkeää: SMS-kanava Mokapenissa on vain lähtevä. Voit lähettää viestejä yhteystiedoillesi, mutta saapuvaa palvelua ei ole: asiakas ei voi «tekstata sinulle» niin, että se näkyisi uutena saapuvana keskusteluna. Voit silti jatkaa jo aloitettua vaihtoa lähettämällä lisää SMS-viestejä samassa ketjussa Messages-postilaatikosta.

Integraatioiden yleiskatsaus: Integraatiot.

Vaatimukset

• Mokapen-tilaus, joka sisältää SMS-integraation (Premium — mitalikuvake sivulla, jos se ei ole tilauksessasi käytettävissä).
• Rekisteröity ja vahvistettu lähettäjäalias (katso seuraava osio): se on «nimi», jonka vastaanottaja näkee SMS-lähettäjänä, ei puhelinnumero, johon vastataan.
• Saldo organisaation lompakossa: jokainen lähetetty SMS vähentää saldoa kohdemaa ja viestin pituuden mukaan.
• Vastaanottajien puhelinnumerot kansainvälisessä muodossa (esim. +358...): suositeltavaa, jotta Mokapen tunnistaa numeron kelvolliseksi eikä ohita lähetystä.

Lähettäjäaliaksen rekisteröinti

Toisin kuin muut integraatiot, SMS ei yhdisty OAuth-kirjautumisella: rekisteröit lähettäjäaliaksen (myös «Sender ID»), eli aakkosnumeerisen nimen — enintään 11 merkkiä — joka näkyy vastaanottajan puhelimessa lähettäjänä (esim. YRITYKNIMI numeron sijaan).

1. Käyttäjävalikko → Integraatiot → SMS.
2. Napsauta Yhdistä (vaatii sopivan Premium-tilauksen).
3. Valitse Rekisteröi uusi alias, jos yrityksesi käyttää palvelua ensimmäistä kertaa.
4. Täytä vaaditut tiedot: haluamasi alias, yrityksen nimi, osoite, kaupunki, postinumero, maakunta, maa, ALV-numero, verotunnus, yrityssähköposti (yleisiä osoitteita kuten Gmail tai Yahoo ei hyväksytä), puhelin ja tarvittaessa sertifioitu sähköposti (PEC).
5. Valitse vakuutus, jolla vahvistat oikeutesi käyttää kyseistä lähettäjäaliasta.
6. Lähetä lomake.

Jos yrityksesi on jo rekisteröinyt aliaksen tähän palveluun aiemmin (myös toiselta alustalta), käytä Palauta alias -toimintoa uuden rekisteröinnin sijaan: anna alias, ALV/verotunnus ja aktivointisähköposti. Linkitys viimeistellään linkillä tai vahvistuskoodilla, joka lähetetään kyseiseen osoitteeseen, toistamatta oikeudellisten tietojen rekisteröintiä.

Vahvistus ja aktivointi

Lomakkeen lähetyksen jälkeen alias pysyy tilassa odottaa vahvistusta:

1. Mokapen lähettää vahvistussähköpostin rekisteröinnissä annettuun yritysosoitteeseen. Avaa linkki vahvistaaksesi, että sähköposti on kelvollinen ja hallinnassasi.
2. Pyyntö siirtyy sitten SMS-palveluntarjoajalle aliaksen hyväksyntää varten (toimitettujen oikeudellisten tietojen tarkistus). Tämä ei ole välitön: lopputulokseen asti alias pysyy odottaa -tilassa etkä voi vielä lähettää viestejä kyseisellä lähettäjällä.
3. Kun alias on hyväksytty, integraatiokortti siirtyy tilaan aktiivinen ja voit aloittaa SMS-lähetykset.

Integraatiot → SMS -sivulla on kortti jokaiselle linkitetylle aliakselle syötetyillä oikeudellisilla tiedoilla, nykyisellä tilalla ja käytettävissä olevilla toiminnoilla: katkaise yhteys (poistaa vain linkityksen Mokapenissa, alias pysyy aktiivisena palveluntarjoajalla) tai poista (pyytää aliaksen poistamista myös palveluntarjoajalta).

Saldo ja hinnoittelu

SMS-lähetys on käytön mukaan maksettavaa: se käyttää samaa organisaation lompakkoa (ennakkomaksusaldo) kuin Mokapenin muut käytön mukaan maksettavat ominaisuudet — se ei ole erillinen «SMS-saldo».

• SMS:n hinta riippuu numeron kohdemaasta ja viestin segmenttien määrästä (katso seuraava osio merkeistä): ajantasainen hinnoittelu Integraatiot → SMS -sivun SMS Pricing -osiosta.
• Sivulla näkyy aina organisaation käytettävissä oleva saldo suoralla linkillä lompakon lataamiseen.
• Saldoa vähennetään lähetyshetkellä, ei ennen: jos viesti epäonnistuu palveluntarjoajan puolella, summaa ei veloiteta.
• Jos saldo ei riitä, lähetys estetään ja Mokapen näyttää varoituksen — «Insufficient SMS credits. Please top up your credits to send SMS.» — suoralla linkillä lataussivulle.

Lompakon lataus näkyy Ownerille ja jäsenille, joilla on oikeus organisaatioon; tarkista saldo ennen kampanjoita tai automaatiolla ajoitettuja massalähetyksiä.

SMS:n manuaalinen lähetys

Tänään SMS-lähetyspainike on saatavilla yhteystietokortilla (modaali ja koko sivu) sekä engagement-korteista Home-sivulla. SMS-kuvaketta painettaessa:

1. Jos sinulla on useampi kuin yksi alias linkitettynä, valitse lähettäjäksi käytettävä alias.
2. Valitse yksi tai useampi puhelinnumero kortilla olevista (puhelin 1, puhelin 2, puhelin 3…).
3. Valinnainen: valitse organisaatiolle tallennettu SMS-malli. Toisin kuin automaatioissa, malli personoidaan automaattisesti yhteystiedon tiedoilla (nimi, linkitetyt kentät) ennen lähetystä.
4. Kirjoita tai viimeistele viesti. Kentän alla on reaaliaikainen laskuri: käytetyt merkit ja tarvittavien SMS:ien määrä (katso seuraava osio).
5. Paina Lähetä. Onnistuessa näkyy vahvistus «SMS has been sent successfully.» ja viesti siirtyy yhteystiedon historiaan.

Jos aktiivista SMS-integraatiota ei vielä ole, painike ohjaa Integraatiot → SMS -sivulle linkityksen viimeistelyyn.

Merkit ja segmentit

SMS:llä on merkkiraja, joka riippuu käytetystä aakkosistosta:

• Standardiaakkosisto (GSM) — enintään 160 merkkiä yhdessä SMS:ssä (peruslatinalaiset kirjaimet, numerot, yleinen välimerkistö).
• Unicode-aakkosisto — enintään 70 merkkiä yhdessä SMS:ssä: se aktivoituu automaattisesti, jos käytät emojeja tai erikoismerkkejä, joita GSM ei kata.

Rajan ylityttyä viesti jaetaan useisiin ketjutettuihin segmentteihin (vastaanottaja näkee silti yhden pitkän SMS:n, mutta jokainen segmentti laskutetaan erikseen). Viestikentän alla oleva palkki näyttää käytetyt merkit ja segmenttimäärän kirjoittaessasi; lopullisen arvion laskee palveluntarjoaja muutaman sekunnin kirjoittamattomuuden jälkeen. Jos pysyt ensimmäisessä segmentissä, viesti maksaa vähemmän ja on luettavampi: vältä tarpeettomia emojeja, jos et tarvitse Unicodea.

SMS-mallit

Asetukset → Mallit -osiossa voit luoda SMS-kanavalle omistettuja tekstimalleja toistuviin viesteihin (muistutukset, vahvistukset, vakiovaroitukset). Mallissa voi olla paikkamerkkejä yhteys- tai yritystiedoille: kun kutsut mallin kortin manuaalisesta lähettäjästä, Mokapen korvaa paikkamerkit edessäsi olevan kortin arvoilla automaattisesti.

Tämä koskee vain manuaalista lähetystä kortilta. Automaatioissa (seuraava osio) mallin teksti lisätään sellaisenaan: jos haluat personoida viestin yhteystiedoittain virrassa, käytä automaatiomuuttujia suoraan viestikentässä, älä mallin paikkamerkkejä.

SMS-lähetys automaatioista

Automaatiot-moduulissa on Send SMS -toiminto, hyödyllinen välittömiin hälytyksiin tapahtumista (kiireellinen tiketti, voitettu diili, lähestyvä deadline) ilman manuaalista toimenpidettä.

Toiminnon modaalissa täytät:

• SMS account — valitse automaation Ownerille linkitetyistä aliaksista. Jos luettelo on tyhjä, käyttäjän on ensin linkitettävä alias Integraatiot → SMS -sivulta.
• Template (valinnainen) — lisää mallin tekstin muuttumattomana: jos tarvitset yhteys- tai tapahtumatietoja, lisää ne Message-kenttään muuttujina mallin kutsun jälkeen.
• Phone — kiinteä numero tai, useimmiten, muuttuja laukaisimen tai edellisen vaiheen arvosta (esim. virran laukaisseen yhteystiedon puhelin).
• Message — teksti automaatiomuuttujilla; kentän alla sama merkki- ja segmenttilaskuri kuin manuaalisessa lähettäjässä.

Jos muokkaat virtaa Collaboratorina etkä Ownerina, muista että SMS-alias ja riittävä saldo tarvitaan automaation Ownerilta, ei sinulta. Tarkista aina saldo ja alias ennen tuotantoon aktivointia, ja tarkista suoritushistoria, jos lähetysvaihe epäonnistuu.

Historia ja keskustelut

Jokainen lähetetty SMS — manuaalisesti tai automaatiosta — jää jäljen kahteen paikkaan:

• Yhteystietokortti — historia/aikajana näyttää lähetyksen merkinnän vastaanottajalla ja viestin esikatselulla (automaattisissa lähetyksissä viestin esikatselua ei näytetä, vain vastaanottajan numero).
• Messages-postilaatikko — SMS-ketjut näkyvät WhatsAppin ja chatin rinnalla samassa yhdistetyssä postilaatikossa, viestitekstiin haulla. Sieltä voit lähettää toisen SMS:n samaan ketjuun, mutta kyseessä on silti uusi lähtevä lähetys, ei vastaanotettu vastaus.

Rajoitukset, jotka on hyvä tietää

• Vain lähtevä — saapuvia SMS-viestejä ei vastaanoteta: asiakas ei voi aloittaa keskustelua tekstaamalla sinulle.
• «Sent»-tila — Mokapen tallentaa onnistuneen lähetyksen palveluntarjoajalle; sovellus ei päivitä tilaa automaattisesti «delivered»- tai «not delivered» -tilaan myöhemmin. Jos numero on tavoittamaton, sen huomaat palveluntarjoajan kustannus-/raporttipuolella, ei Mokapen-ilmoituksena.
• Alias, ei oma numero — lähettäjä on aakkosnumeerinen nimi (enintään 11 merkkiä): se ei ole numero, johon vastaanottaja voi soittaa tai tekstata puhelimella.
• Yksi kanava yhteystiedoilla tänään — lähetyspainike on Yhteystiedoissa; Yrityksillä tai muilla korteilla SMS-lähetystä ei vielä ole käyttöliittymässä.

Yleisiä ongelmia

• En löydä SMS-painiketta — tarkista, että tilauksesi sisältää integraation ja aktiivisen aliaksen (ei pelkkä rekisteröity: sen on läpäistävä sähköpostivahvistus ja hyväksyntä).
• Alias yhä «pending» — tarkista, että napsautit vahvistussähköpostin linkkiä; jos olet jo tehnyt sen, oikeudellisten tietojen hyväksyntä voi kestää muutaman arkipäivän.
• Saldo ei riitä — lataa organisaation lompakkoa Integraatiot → SMS -sivun linkistä tai Laskutus-osiosta.
• «No valid phone number» — numero ei ole tunnistettavassa muodossa: lisää kansainvälinen etuliite (esim. +358) yhteystietokortille ja yritä uudelleen.
• SMS ei lähde automaatiosta — virran Ownerilla ei ole linkitettyä aliasta tai saldo ei riitä: tarkista suoritushistoriasta tarkka virheilmoitus.
• Malli ei personoidu automaatiossa — näin on tarkoitus: virroissa mallin teksti on staattinen, muuttujat on lisättävä itse Message-kenttään.

Yhteyden katkaisu

Integraatiot → SMS -sivun aliaskortilla on kaksi erillistä toimintoa:

• Disconnect from Mokapen — poistaa vain linkityksen organisaatioosi. Alias pysyy rekisteröitynä ja aktiivisena palveluntarjoajalla: voit linkittää sen myöhemmin uudelleen Palauta alias -toiminnolla.
• Delete alias — pyytää aliaksen poistamista myös palveluntarjoajalta Mokapen-linkityksen poiston lisäksi. Käytä vain, jos et enää tarvitse kyseistä lähettäjäidentiteettiä.

Molemmissa tapauksissa jo lähetettyjen SMS:ien historia pysyy näkyvissä yhteystietokorteilla ja Messages-postilaatikossa.

Käyttötapaukset

• Tapaamisen vahvistus — ennen tärkeää käyntiä tai puhelua lähetä nopea SMS yhteystietokortilta: todennäköisemmin luettu ja välittömämpi kuin sähköposti lyhyen aikavälin muistutukseen.
• Tuen SLA — automaatio Ticket created -laukaisimella High-prioriteetilla: välitön SMS sisäiselle omistajalle ja linkitetty tehtävä, jotta kiire ei huku tikettijonoon.
• Diili voitettu — automaatio Deal modified -laukaisimella (vaihe «Won») yhdistää tervetulosähköpostin vahvistus-SMS:ään asiakkaalle, tavoitettavissa myös toimistoaikojen ulkopuolella tai puhelimella ilman sähköpostia.
• Deadline-muistutukset — ajastettu automaatio tarkistaa seuraavien tuntien tehtävät tai maksut ja hälyttää omistajaa SMS:llä, kun sähköposti saattaa jäädä huomaamatta.
• Standardoidut toistuvat viestit — luo SMS-malli (esim. tapaamismuistutus, pääsyohjeet) ja kutsu se yhteystietokortilta: teksti personoituu kortin tiedoilla ilman uudelleenkirjoitusta.

Usein kysytyt kysymykset

K: Voinko vastaanottaa asiakkaiden SMS-viestejä Mokapenissa?

V: Ei. Kanava on vain lähtevä: voit lähettää SMS-viestejä yhteystiedoille, mutta saapuville viesteille ulkoisista numeroista ei ole postilaatikkoa.

K: Onko lähettäjäalias puhelinnumero?

V: Ei, se on aakkosnumeerinen nimi, enintään 11 merkkiä (esim. yrityksen nimi), joka näkyy vastaanottajan puhelimessa lähettäjänä. Se ei ole soitettava numero.

K: Paljonko SMS-lähetys maksaa?

V: Hinta riippuu kohdemaasta ja viestin segmenttien määrästä (160 merkkiä segmenttiä kohti standardiaakkosistolla, 70 jos käytät emojeja tai erikoismerkkejä). Ajantasainen hinnoittelu Integraatiot → SMS -sivun «SMS Pricing» -osiossa. Saldo vähennetään organisaation lompakosta lähetyshetkellä.

K: Miksi en voi lähettää SMS:ää numeroon?

V: Numero ei todennäköisesti ole tunnistettavassa muodossa. Lisää kansainvälinen etuliite (esim. +358 Suomeen) yhteystiedon puhelinkenttään ja yritä uudelleen; jos ongelma jatkuu, varmista että numero on oikein.

K: Kuinka kauan uuden aliaksen aktivointi kestää?

V: Yrityssähköpostin vahvistuksen jälkeen alias siirtyy palveluntarjoajan oikeudellisten tietojen hyväksyntään: voi kestää muutaman arkipäivän ennen kuin se on aktiivinen ja käytettävissä lähetyksiin.

K: Mistä tiedän, luettiinko SMS vai toimitettiinko se?

V: Mokapen näyttää lähetyksen onnistuneen palveluntarjoajalle, mutta tänään se ei päivitä tilaa automaattisesti «delivered»- tai «not delivered» -tilaan käyttöliittymässä. Luotettaviin lukukuittauksiin harkitse vaihtoehtoista kanavaa (esim. tarjousten/tilausten online-hyväksyntä), kun tarkka seuranta vaaditaan.

K: Personoituuko SMS-malli yhteystiedoilla?

V: Kyllä, mutta vain kun kutsut sen manuaalisesta lähettäjästä yhteystietokortilla: paikkamerkit korvataan oikeilla tiedoilla. Automaatioissa malli lisätään kiinteänä tekstinä: jos tarvitset personoinnin yhteystiedoittain, lisää automaatiomuuttujia Message-kenttään.

K: Kuka voi lähettää SMS:ää automaatioista?

V: Toiminto käyttää automaation Ownerille linkitettyä aliasta. Jos olet virran Collaborator, lähetys riippuu silti Ownerin aliaksesta ja saldosta, ei tilistäsi.

K: Voinko käyttää useampaa kuin yhtä aliasta samassa organisaatiossa?

V: Kyllä, jos eri käyttäjät linkittävät eri aliaksia. Manuaalisessa lähettäjässä, jos useita on saatavilla, valitse lähettäjä ennen lähetystä.

K: Mitä datalle tapahtuu, jos katkaisen integraation?

V: Disconnect from Mokapen -toiminnolla SMS-historia pysyy näkyvissä ja alias pysyy aktiivisena palveluntarjoajalla tulevaa uudelleenlinkitystä varten. Delete alias -toiminnolla pyydät poistoa myös palveluntarjoajalta: käytä vain, jos et enää tarvitse kyseistä lähettäjää.