Mokapenin opas

Kortti (lomakeasettelu)

Kortti-editori päättää miten entiteettikorttien Tiedot-välilehti näyttää: mitkä kentät ovat näkyvissä, missä järjestyksessä, erottimineen ja väleineen. Se ei luo uusia kenttiä: se järjestää jo Kentät-osiossa määritellyt.

Virta on sama Yhteystiedoissa, Yrityksissä, Tehtävissä, Projekteissa, Tapaamisissa, Diileissä, Tarjouksissa, Tilauksissa, Tuotteissa, Palveluissa ja Lipuissa. Muutokset ovat koko organisaatiolle: jokainen jäsen näkee saman lomakeasettelun.

Mihin se on tarkoitettu

• Kepeät kortit — vain se, mitä tiimi käyttää päivittäin, on näkyvissä; loput pysyvät paletissa (piilotettu lomakkeelta, ei poistettu järjestelmästä).
• Mielen järjestys — rekisteri → kaupalliset tiedot → sisäiset muistiinpanot selkeillä erottimilla.
• Perehdytys — järjestetty lomake vähentää virheitä ja tyhjiä kenttiä.
• Yhdenmukaisuus — sama kokemus koko tiimille.
• Täydentää kenttäsääntöjä — kentällä, jolla on rajoitettu Näkyvyys/Muokattavuus Kentissä, on edelleen ne säännöt vaikka se olisi Kortilla: kuka ei näe sitä, ei näe sitä lomakkeellakaan.

Älä sekoita — arvon muuttaminen avatussa kortissa (klikkaa kenttä → rivimuokkaus) ei ole Kortti-editori. Täällä määrität vain rakenteen ja sijainnin.

Mistä avata

• Organisaation asetukset → alueen keskus → entiteetin asetukset → Kortti-kortti.
• Avatusta kortista → valikko → Muokkaa korttia (editori avautuu toiseen selainvälilehteen).

Tarvitset Jäsen-roolin (tai korkeamman) ja sopivan Premium-suunnitelman vetääksesi, lisätäksesi/poistaaksesi ja tallentaaksesi. Ilman suunnitelmaa vetokontrollit avaavat päivityskehotteen ja ajossa oletuskenttien asettelu säilyy.

Miten editori toimii

• Esikatselu vasemmalla — Tiedot-välilehden simulaatio. Otsikko (tai vastaava) on kiinnitetty: sitä ei voi siirtää tai poistaa.
• Kenttäpaletti oikealla — kentät, joita ei vielä ole kortilla + asetteluelementit (erotin, tyhjä tila).

Toiminnot

• Vedä paletista esikatseluun (ja päinvastoin) tai käytä + / ×.
• Järjestä jo olevat kentät uudelleen.
• Lisää Erotin (vaakaviiva, valinnainen otsikko) visuaalisille osioille.
• Lisää Tyhjä tila tasapainottamaan kaksipalstaisen / ruudukkoasettelun.
• Piilota kenttä: poista esikatselusta → se palaa palettiin. Tallennetut tiedot säilyvät; kenttä ei enää näy lomakkeella, ennen kuin laitat sen takaisin.

Lukitut järjestelmäkentät eivät ole poistettavissa. Kentät, joilla on näkyvyysrajoitus Kentissä, pysyvät paletissa/asettelussa, mutta ajossa ne näkyvät vain valtuutetuille käyttäjille.

Erottimet ja lomakkeen organisointi

Erottimet eivät ole oikeita tuotevälilehtiä: ne ovat jakajia lomakkeella. Käytännön ideoita:

• Rekisteritiedot — nimi, yhteystiedot, linkitetty yritys.
• Kaupallinen — summa, lähde, todennäköisyys, mukautetut myyntikentät.
• Sisäinen / rajoitettu — «Vain tiimi X» -erottimen alle kentät, joilla on rajoitettu Näkyvyys (jotta nekin, jotka näkevät ne, löytävät ne ryhmiteltynä).
• Operatiivinen — määräajat, tarkistuslistat, ulkoiset linkit.

Laita pakolliset kentät ja ne, joita käytetään jokaisessa puhelussa, ylös: vähemmän vieritystä ennen tallennusta.

Tallenna ja Palauta

• Tallenna — ottaa asettelun käyttöön koko organisaatiossa kyseiselle entiteetille.
• Palauta — palaa Mokapenin oletusasetteluun (menetät mukautetun järjestyksen; kentät ja niiden tiedot eivät poistu).

Järjestys Kenttien ja Sarakkeiden kanssa

1. Määritä kentät (tyyppi, oletus, näkyvyys) Kentissä.
2. Järjestä ne täällä Kortilla.
3. Jos tarvitset ne taulukossa, lisää ne Lista ja sarakkeet -osiossa.

Kortti ja Sarakkeet ovat toisistaan riippumattomia. Kenttä voi olla lomakkeella eikä listalla (tai päinvastoin).

Entiteetit ja poikkeukset

• Sama editori Osoitekirjassa, Aktiviteeteissa, Myynnissä, Lipuissa (yllä luetellut entiteetit).
• Putki ja vaiheet — tämä ei ole Kortti: se määrittää kanban-vaiheet (usein omistajille varattu).
• Dokumentit — Kortti-asettelu ei aina ole saatavilla (ominaisuudet tulossa).
• Raporttikaaviot — toinen asetus: Kaaviot.

Käytännön vinkit

• Piilota Kortilta kentät, joita käytetään vain tuonnissa/automaatioissa, jos ne hämmentävät käyttäjiä.
• Älä ylikuormita: jos tarvitaan loputonta vieritystä, jaa erottimilla tai poista tarpeeton.
• Suuren muutoksen jälkeen ilmoita tiimille.
• Kokeile pilotti-entiteetillä (esim. Yhteystiedot) ennen kuin replikoit Diileihin ja Lippuihin.
• Kentät rajoitetulla Näkyvyydellä: laita ne alaosaan tai «Sisäinen» -erottimen alle, jotta lomake pysyy siistinä niille, jotka eivät näe niitä.

Käyttötapaukset

• Puheluvalmiit yhteystiedot — puhelin, sähköposti, yritys, seuraava seuranta ylhäällä; osoite ja markkinointi alempana.
• Kepeät diilit — summa, sulkeutumispäivä, vaihe, lähde; marginaali ja juridiset muistiinpanot «Sisäinen» -erottimen alla (rajoitettu Näkyvyys Kentissä).
• Tukiliput — prioriteetti, asiakas, kuvaus ylhäällä; SLA ja kategoria alempana.
• Operatiiviset tehtävät — määräaika, prioriteetti, projekti; prosessin mukautetut kentät piilotettu niiltä, jotka eivät ole toimitustiimissä.
• Uuden tiimin perehdytys — Palauta oletus, sitten vain 8–10 olennaista kenttää.
• Kaksi lomakkeen «elämää» — myynti näkee myyntilohkon; ylläpitäjät näkevät myös kustannuslohkon (kiitos Näkyvyys yksittäisillä kentillä).

Usein kysytyt kysymykset

K: Miksi en voi poistaa kenttää?

V: Lukittu järjestelmäkenttä tai riittämätön Premium-suunnitelma asetteluun.

K: Jos piilotan kentän, menetänkö tiedot?

V: Ei. Se palaa palettiin; arvot säilyvät. Se ei näy lomakkeella, ennen kuin laitat sen takaisin.

K: Kenttä on Kortilla, mutta kollega ei näe sitä.

V: Tarkista Kentissä Näkyvissä vain käyttäjille/tiimeille -säännöt (ja oikeudet kortilla).

K: Näkevätkö kollegat minun asetteluni?

V: Kyllä, se on koko organisaatiolle. Se ei ole Kotin personointi.

K: Mitä Palauta tekee?

V: Se tyhjentää mukautetun Kortti-asettelun kyseiselle entiteetille ja palauttaa Mokapenin oletuksen.

K: Ovatko Kortti ja Putki sama asia?

V: Ei. Kortti = lomakekentät. Putki = kanban-vaiheet/sarakkeet.

K: Uusi kenttä ei näy paletissa.

V: Tarkista luonti/tallennus Kentissä, sitten lataa Kortti-editori uudelleen.