Mokapenin opas

Sulkupäivät

Sulkupäivät määrittävät, milloin organisaatio ei ole toiminnassa: kansalliset pyhät, yhteiset lomat, siltapäivät, inventaarion sulkemiset. Konfiguroit ne Organisaatioasetuksissa → Yleiset → Sulkupäivät-välilehti. Kun ne ovat aktiivisia, Mokapen käyttää kyseisiä päiviä tietyissä moduuleissa (pääasiassa julkiset varaukset ja HR); muissa se näyttää vain varoituksen.

Tämä opas selittää, miten ne konfiguroidaan ja ennen kaikkea ketjureaktion: mikä estetään, mikä vain merkitään ja mikä ei ole yhteydessä ollenkaan. Yritysprofiiliin katso Yleiset-opas; vuoroihin ja läsnäoloihin Vuorot- ja Läsnäolo-oppaat.

Missä se on ja kuka voi muokata

Valikko Organisaatio → Yleiset → Sulkupäivät-välilehti.

• Jäsen (ja korkeammat) — voi avata välilehden ja tallentaa sulkemiset (käyttöönotto, pyhien tuonti, päivien lisäys).
• Omistaja — samat oikeudet; muutokset näkyvät myös Toimintalokissa.

Tälle välilehdelle ei vaadita erillistä Premium-suunnitelmaa.

Sulkupäivien konfigurointi

1. Ota käyttöön Ota sulkupäivät käyttöön -kytkin. Pois päältä Mokapen ei sovella sulkemiskalenteria (vaikka tallennetut päivät säilyvät).
2. Valitse viite-Maa virallisille pyhille. Kun tallennat sulkemiset päällä, Mokapen voi myös päivittää organisaation maan Tiedot-osiossa.
3. Käytä vuosi-välilehtiä (kuluva vuosi plus seuraavat kaksi): jokaisella vuodella on oma listansa.
4. Lisää päiviä manuaalisesti (päivämäärä + kuvaus, esim. «Kesäloma») tai paina Lataa pyhät [vuosi] tuodaksesi maan julkiset pyhät (vain päivät, joita ei ole jo listalla).
5. Muokkaa otsikoita tai poista yksittäisiä rivejä, sitten Tallenna.

Poista asetukset (punainen painike) poistaa sulkemiskonfiguraation kokonaan. Kytkimen poistaminen käytöstä ilman poistoa säilyttää päivät tietokannassa, mutta ei sovella niitä.

Ketju: mitä sovelletaan (ja mitä ei)

Tämä on keskeinen osa. Sulkupäivät eivät ole globaali esto koko Mokapenissa. Tässä mitä järjestelmä tänään oikeasti tekee:

1. Julkiset varaukset (lomake / varauskalenteri) — kova esto

Julkisissa lomakkeissa, jotka käyttävät varauskalenteria, aktiivisen org_closings -listan päivät merkitään valitsemattomiksi (disabled). Asiakas ei voi valita kyseistä päivää ajanvaraukselle. Tämä on ainoa sulkupäivien tuottama «kova» esto.

Jos käytät Varauksia julkisilla lomakkeilla, konfiguroi aina pyhät ja yhteiset sulkemiset ennen linkin julkaisua.

2. Vuorot ja Läsnäolo (HR) — vain varoitus

Vuorojen ja läsnäolojen luonti-/muokkausmodaaleissa, jos päivä osuu sulkupäivälle, Mokapen näyttää varoituksen (keltainen hälytys): voit silti tallentaa. Palvelinpuoleista estoa vuorojen luonnille tai tuntien kirjaamiselle suljetuina päivinä ei ole.

Käytännössä: sulkemiset auttavat tiimiä välttämään virheitä, mutta HR-editori voi silti suunnitella tai kirjata kyseiselle päivälle (esim. päivystys, poikkeusaukiolo).

3. HR-raportit — luokiteltu pyhiksi

Vuoro- ja Läsnäolo-raporteissa sulkemispäivät (tyypillisesti yhdessä sunnuntaiden kanssa) voidaan käsitellä pyhinä tuntianalyysissä. Ne eivät estä mitään luontivaiheessa: ne palvelevat datalukukerrosta.

4. Mitä ei ole kytketty

• Tehtävät / projektit / aktiviteettien määräajat — tehtävien eräpäiviin ei tule automaattista estoa sulkupäivänä.
• CRM-tapaamiset (sisäinen kalenteri) — sulkemiset eivät korvaa tapaamissääntöjä; kalenterin esto koskee julkisen varauksen kulkua, ei välttämättä jokaista sisäisen tapaamisen tyyppiä.
• Olemassa olevat tehtävät — niitä ei peruuteta eikä siirretä automaattisesti.

Jos olet aiemmin lukenut, että sulkemiset «estävät muiden määräaikojen luonnin», tulkitse näin: markkinointiteksti on laaja; varmennettu käyttäytyminen on esto julkisessa varauskalenterissa + HR-varoitus + luokittelu raporteissa.

Suositeltu prosessi

1. Vuoden alussa: ota sulkemiset käyttöön, aseta maa, lataa pyhät kuluvan ja seuraavan vuoden osalta.
2. Lisää manuaalisesti yhteiset lomat ja inventaarion sulkemiset.
3. Jos käytät varauslomakkeita: varmista, että suljetut päivät näkyvät valitsemattomina julkisessa esikatselussa.
4. Sovita HR-tiimin kanssa: kyseisinä päivinä he voivat silti luoda vuoroja/läsnäoloja (varoituksella) — määritä sisäinen käytäntö («älä tallenna» tai «vain päivystys»).
5. Ennen kuukausiraportteja tarkista, että vuoden sulkemiset ovat täydelliset.

Käyttötapaukset

• Käytäntö / klinikka verkkolomakkeella — pyhät + elokuun tauko: potilaat eivät voi varata suljettuina päivinä.
• Monipaikkainen vähittäiskauppa — kansalliset sulkemiset samat kaikille paikoille; sijainnit hallitaan Sijainnit-oppaassa (sulkemiset organisaatiotasolla, ei sijaintikohtaisesti).
• HR päivystyksellä — varoitus vuorosta sulkupäivänä; esimies tallentaa silti «päivystys»-muistiinpanolla.

Usein kysytyt kysymykset

K: Estävätkö sulkupäivät tehtäviä?

V: Ei. Tehtävien eräpäiviin ei tule automaattista estoa.

K: Voinko luoda vuoron sulkupäivänä?

V: Kyllä. Varoitus ilmestyy, mutta voit tallentaa.

K: Miksi asiakas ei voi varata 25. joulukuuta?

V: Jos sulkemiset ovat käytössä ja päivä on listalla, julkinen lomakekalenteri poistaa sen valinnasta. Tarkista Sulkupäivät-välilehti ja varmista, että kytkin on päällä.

K: Mitä tapahtuu, jos poistan sulkemiset käytöstä?

V: Mokapen lopettaa niiden soveltamisen (varaukset eivät enää estä kyseisiä päiviä; HR ei enää varoita). Päivät voivat säilyä tallennettuna, kunnes poistat asetukset.

K: Ovatko sulkemiset sijaintikohtaisia?

V: Ei — ne ovat organisaatio-tasolla. Sijainnit ovat erillinen lista (vuoroihin/läsnäoloihin).