Mokapenin opas

Lista & Sarakkeet

Lista & Sarakkeet määrittää, mitä modulin listataulukko näyttää: mitkä sarakkeet, missä järjestyksessä. Se on operatiivisen listan asettelu (Yhteystiedot, Tehtävät, Mahdollisuudet…), ei lomakkeen Korttia eikä raporttikaavioita.

Muutokset ovat organisaatiokohtaisia. Kenttien luontiin käytä Kenttiä; lomakkeelle Korttia.

Mihin se on

• Työ listassa — tila, vastuuhenkilö, summa, tunnisteet avaamatta jokaista Korttia.
• Mukauta kenttiä mukaan — Kentissä luodut kentät näkyvät saatavilla olevissa sarakkeissa.
• Linjaa tiimi — sama ruudukko myynnille, tuelle tai operaatioille.
• Vähennä melua — vähemmän turhia sarakkeita, vähemmän vaakavieritystä.
• Tue suodattimia — sarakkeessa oleva on helpompi lukea suodatettaessa ja lajitellessa listaa.

Missä avata

• Organisaation asetukset → aluehub → entiteetin asetukset → Lista & Sarakkeet -kortti.
• Listasivu → Toiminnot → Muokkaa sarakkeita (missä saatavilla).

Tarvitset Jäsen-roolin (tai korkeamman) ja sopivan Premium-suunnitelman vetämiseen ja tallennukseen. Tarkista saatavuus suunnitelmastasi.

Miten editori toimii

• Näkyvät sarakkeet — järjestys = järjestys listassa. Jotkin avainsarakkeet voivat olla kiinteitä (esim. Nimi Yhteystiedoissa) eikä niitä voi poistaa.
• Saatavilla olevat sarakkeet — eivät vielä näy; usein on haku.

Vedä (tai + / ×) lisätäksesi, poistaaksesi ja järjestääksesi. Sitten Tallenna (koko org) tai Nollaa (Mokapen-oletus).

Mukautetut kentät sarakkeina

Kun olet luonut kentän Kentissä, se näkyy saatavilla olevissa (otsikko = nimiö). Lisää se ja tallenna. Pelkkä Kortille laittaminen ei riitä.

Varo varattua dataa — jos kentällä on Näkyvissä vain käyttäjille/tiimeille, harkitse, paljastatko sen listassa: ruudukko on tarkoitettu useiden ihmisten päivittäiseen työhön. Epävarmoissa tapauksissa jätä kenttä vain Kortille sisäiseen lohkoon.

Sarakkeina hyvin toimivat tyypit: Pudotusvalikko, Päivä, Summa, Numero, Kytkin, Käyttäjä/Tiimi, Entiteetti. Pitkä teksti sarakkeessa on hankala (katkaisu).

Miten rakentaa hyvä lista

• Vasemmalla — tunniste (nimi/otsikko) + tila/vaihe + vastuuhenkilö.
• Keskellä — operatiiviset mittarit (summa, eräpäivä, prioriteetti).
• Oikealla — tunnisteet, viimeisin päivitys, «kontrolli»-mukautetut kentät.
• 5–10 saraketta voittaa usein 20 kapeaa.
• Nollauksen jälkeen laita mukautetut sarakkeet takaisin: Mokapen-oletus ei sisällä niitä.

Mitkä entiteetit

Yhteystiedot, Yritykset, Tehtävät, Projektit, Tiketit, Mahdollisuudet, Tarjoukset, Tilaukset, Tuotteet, Palvelut.

• Tapaamiset — Sarakkeet-asetukset OK; listalla Toiminnot → Muokkaa sarakkeita voi puuttua.
• Asiakirjat — voi näkyä Tulossa.

Mitä Lista & Sarakkeet ei ole

• Kortti — lomakkeen asettelu.
• Raporttikaaviot — Kaaviot Raportissa (Mahdollisuudet/Tehtävät/Projektit).
• Mukautus — Etusivu ja henkilökohtaiset käyttäjä-/tiimisuodattimet.
• Pipeline — kanban-vaiheet.

Käytännön vinkkejä

• Mukautetut sarakkeet vain, jos tiimi tarkistaa ne listassa joka päivä.
• Sovita tallennettuja suodattimia käyttäviin: sarakkeiden vaihto ei poista suodattimia, mutta muuttaa silmäyksellä näkyvää.
• Linjaa kenttänimiöt (Kentät) sarakkeiden otsikoihin: vältä «Toimiala» lomakkeella ja «Industry» listassa.
• Silmäyksellä KPI:hin Mahdollisuuksissa/Tehtävissä/Projekteissa käytä raporttikaavioita, ei 15 numeerista saraketta.

Käyttötapaukset

• Myynnin Yhteystiedot-lista — Nimi, Yritys, Sähköposti, Puhelin, Tunnisteet, Toimiala (mukautettu), Viimeisin päivitys.
• Mahdollisuudet-lista — Otsikko, Vaihe, Summa, Sulkupäivä, Vastuuhenkilö, Lähde; kate ei listassa jos se on varattu.
• Tiketit-lista — Koodi, Prioriteetti, Tila, Asiakas, Vastuuhenkilö, VIP (kytkin).
• Sprintin Tehtävät-lista — Otsikko, Prioriteetti, Eräpäivä, Projekti, Vastuuhenkilö, Aika.
• Tuotteet-lista — Nimi, Koodi, Hinta, toimittajan mukautettu — vähän sarakkeita nopeaan varastonäkymään.
• «Laadunvalvonta»-näkymä — lisää tilapäisesti audit-sarakkeita, sitten Nollaa tai kevennä uudelleen.

Usein kysytyt kysymykset

K: Kenttä on Kortilla mutta ei listassa.

V: Normaalia. Lisää se täällä ja tallenna.

K: Jos vaihdan sarakkeet, näkevätkö kollegat ne?

V: Kyllä. Organisaation asettelu.

K: Miksi en voi poistaa Nimi-saraketta?

V: Jotkin sarakkeet ovat kiinteitä (vähimmäistunniste).

K: En löydä mukautettua kenttää oikealta.

V: Tarkista luonti Kentissä, lataa uudelleen, käytä hakua. Tarkista suunnitelma ja oikeudet.

K: Mitä Nollaa tekee?

V: Mokapenin oletussarakkeet; mukautetut pitää lisätä uudelleen.

K: Onko se sama kuin Kaaviot Raportissa?

V: Ei. Tässä on modulin listataulukko. Kaaviot: Kaaviot-opas.