Mokapenin opas

Microsoft Outlook Contacts

Yhdistä Microsoft Outlook Contacts -osoitekirja organisaatiosi yhteystietoihin Mokapenissa. Tuo Outlookissa jo olevat asiakkaat ja liidit, pidä data linjassa tai vie CRM:ssä luodut yhteystiedot Outlookiin — valitsemiesi sääntöjen mukaan.

Yleiskatsaus: Integraatiot.

Vaatimukset

• Microsoft-tili yhteystieto-osoitekirjalla.
• Oikeus valtuuttaa Mokapen lukemaan ja kirjoittamaan yhteystietoja Outlookissa.
• Mokapen-oikeudet yhteystietoihin orgissa (katso Roolit ja käyttöoikeudet).

Yhdistä Microsoft Outlook Contacts

1. Käyttäjävalikko → Integraatiot → Microsoft Outlook Contacts.
2. Klikkaa Synkronoi Microsoft Outlook Contacts.
3. Valitse Microsoft-tili (voi erota Mokapen-sähköpostista).
4. Hyväksy oikeudet yhteystieto-osoitekirjaan.
5. Palaa Mokapeniin: tarkista Yhdistetty tili ja määritä alla olevat vaihtoehdot.

Jos et hyväksy, yhteystietoja ei tuoda eikä viedä. Sivu jää ilman aktiivista synkkaa.

Mitä Mokapen pyytää Microsoftilta

Profiili (nimi, sähköposti) ja täysi pääsy yhteystieto-osoitekirjaan: lukea olemassa olevia, luoda uusia, päivittää niitä. Tarvitaan kaksisuuntaiseen synkkaan tai massatuontiin.

Määritettävät asetukset

Synkan suunta

• Vain Mokapeniin — Microsoft → CRM.
• Vain Outlookiin — CRM → Microsoft.
• Molemmat — linjaus molempiin suuntiin.

Jos käytät jaettua yhteyttä tietyissä tiloissa, Mokapen voi rajoittaa suuntaa: seuraa sivulla näkyvää.

Yhteystietolistat

• Päälista — oletuksena «Yhteystiedot» (ei muokattavissa: Microsoft API ei tarjoa eri päälistaa).
• Muut listat — lisäyhteystietokansiot tai Outlookissa luodut listat; valitse synkkaan sisällytettävät.

Näkyvyys

• Kaikki jäsenet — tuodut yhteystiedot näkyvissä orgissa (jaettu CRM).
• Vain minä — tuotu osoitekirja rajattu pääsyysi (henkilökohtaiset yhteystiedot).

Kaksoiskappaleet ja konfliktit

• Sähköpostivertailu — Outlook Contactsissa se on aina päällä (valintaruutua ei voi poistaa): välttää toisen yhteystiedon luomisen, jos sähköposti on jo Mokapenissa.
• Konfliktien käsittely — kun data eroaa, valitse priorisoiko Mokapen vai Outlook Contacts.

Kenttäkartoitus

Linkitä Microsoft-kentät (nimi, puhelin, osoite…) Mokapen-sarakkeisiin. Ensisijainen sähköposti pysyy yhteystiedon sähköpostikentässä.

Kutakin Mokapen-saraketta voi käyttää vain kerran: älä määritä samaa Mokapen-kenttää kahteen eri Microsoft-sarakkeeseen.

Automaattinen tai manuaalinen synkka

Valitse, ajetaanko synkka automaattisesti kun muutat dataa, vai vain kun klikkaat Synkronoi (manuaalinen synkka).

Jaa synkka

Sopivalla suunnitelmalla muut jäsenet voivat käyttää yhteyttäsi ilman uutta Microsoft-kirjautumista.

Pakollinen valtuutus

Merkitse «Valtuutan Mokapenin luomaan kopion…» — ilman sitä Tallenna- ja Synkronoi-painikkeet pysyvät pois käytöstä.

Sitten klikkaa Synkronoi. Synkka voi kestää suurilla osoitekirjoilla.

Käyttäytyminen Mokapenissa

• Yhteystietolistasta voit ajaa synkan uudelleen valikosta (jos sallittu).
• Viennin ollessa päällä yhteystiedon luonti tai muokkaus Mokapenissa voi päivittää Microsoftin.
• Yhdistäessäsi kaksoiskappaleita osoitekirjassa Mokapen voi päivittää tai poistaa yhteystiedon Outlookissa — kokeile ensin esimerkkidatalla.

Yleiset ongelmat

• Liian monta kaksoiskappaletta — ota sähköpostivertailu käyttöön; käytä Kaksoiskappaleet-työkalua ensimmäisen tuonnin jälkeen.
• Synkka estetty — tarkista valtuutusruutu; katkaise yhteys ja yhdistä uudelleen.
• Yhteystiedot eivät näy tiimille — «vain minä» -näkyvyys tai roolioikeudet.

Katkaise yhteys

Klikkaa Katkaise yhteys: vahvistusikkuna avautuu Säilytä-osiolla. Siellä päätät, mitä tehdään tällä synkalla jo Mokapeniin tuodulle datalle.

Vaihtoehdot Mokapenissa (valitut ruudut = säilytä, oletus):

• Yhteystiedot — jos jätät ruudun valituksi, Microsoftista tuodut yhteystiedot jäävät Mokapeniin mutta eivät enää synkronoidu. Jos poistat valinnan, Mokapen poistaa orgista tähän Microsoft Outlook Contacts -integraatioon linkitetyt yhteystiedot.
• Yritykset — sama logiikka synkalla tuoduille yritystietueille (säilytä tai poista Mokapenista).

Molemmissa tapauksissa katkaisu ei automaattisesti poista yhteystietoja Microsoft Outlook Contactsista: ne jäävät Microsoft-osoitekirjaan, ellei poista niitä sieltä.

Valinnan jälkeen kirjoita vahvistussana ja vahvista Katkaise yhteys. Monien yhteystietojen poisto voi kestää muutaman minuutin.

Lisätietoja: Yhteystiedot-opas.