O guia do Mokapen

Microsoft Outlook Contacts

Ligue a lista de contatos Microsoft Outlook Contacts aos contatos da sua organização Mokapen. Importe clientes e leads já no Outlook, mantenha os dados alinhados ou exporte para o Outlook os contatos criados no CRM — conforme as regras que escolher.

Visão geral: Integrações.

Requisitos

• Conta Microsoft com lista de contatos.
• Permissão para autorizar o Mokapen a ler e escrever contatos no Outlook.
• Permissões Mokapen sobre contatos na org (consulte Funções e permissões).

Ligar Outlook Contacts

1. Menu do usuário → Integrações → Microsoft Outlook Contacts.
2. Prima Sincronizar Microsoft Outlook Contacts.
3. Escolha a conta Microsoft (pode ser diferente do email Mokapen).
4. Aceite as permissões da lista de contatos.
5. Volte ao Mokapen: verifique Conta ligada e configure as opções abaixo.

Se não aceitar, nenhum contato será importado nem exportado. A página permanecerá sem sincronização ativa.

O que o Mokapen pede à Microsoft

Perfil (nome, email) e acesso completo à lista de contatos: ler contatos existentes, criar novos, atualizá-los. Necessário para sincronização bidirecional ou importação em massa.

Configurações a configurar

Direção da sincronização

• Apenas para o Mokapen — Outlook → CRM.
• Apenas para o Outlook — CRM → Outlook.
• Ambas — alinhamento nos dois sentidos.

Se usar uma ligação compartilhada em certos modos, o Mokapen pode limitar a direção: siga o que vê na página.

Listas de contatos

• Lista principal — por predefinição «Contatos» (não editável: a API Microsoft não expõe uma lista principal diferente).
• Outras listas — pastas ou listas de contatos adicionais criadas no Outlook; selecione as que incluir na sincronização.

Visibilidade

• Todos os membros — contatos importados visíveis na org (CRM compartilhado).
• Apenas eu — lista importada limitada ao seu acesso (contatos pessoais).

Duplicados e conflitos

• Comparação de email — no Outlook Contacts está sempre ativa (caixa não desativável): evita criar um segundo contato se o email já existir no Mokapen.
• Gestão de conflitos — em caso de dados divergentes, escolha se prevalece o Mokapen ou o Outlook Contacts.

Mapeamento de campos

Ligue os campos Outlook (nome, telefone, morada…) às colunas Mokapen. O email principal permanece no campo email do contato.

Cada coluna Mokapen só pode ser usada uma vez: não atribua o mesmo campo Mokapen a duas colunas Outlook diferentes.

Sincronização automática ou manual

Escolha se a sincronização inicia automaticamente ao alterar dados, ou apenas quando prima Sincronizar (sincronização manual).

Compartilhar sincronização

Com um plano adequado, outros membros podem usar a sua ligação sem voltar a entrar na Microsoft.

Autorização obrigatória

Marque «Autorizo o Mokapen a criar uma cópia…» — sem essa caixa, os botões Salvar e Sincronizar permanecem desativados.

Depois prima Sincronizar. A sincronização pode demorar em listas grandes.

Comportamento no Mokapen

• A partir da lista de contatos pode relançar a sincronização pelo menu (se permitido).
• Com exportação ativa, criar ou editar um contato no Mokapen pode atualizar o Outlook.
• Ao unir duplicados na lista, o Mokapen pode atualizar ou remover o contato no Outlook — teste primeiro com dados de teste.

Problemas comuns

• Demasiados duplicados — ative a comparação de email; use a ferramenta Duplicados após a primeira importação.
• Sincronização bloqueada — verifique a caixa de autorização; desligue e volte a ligar.
• Contatos não visíveis para a equipe — visibilidade «apenas eu» ou permissões de função.

Desligar

Prima Desligar: abre-se uma janela de confirmação com a seção Conservar. Aí decide o que fazer com os dados já importados no Mokapen com esta sincronização.

Opções no Mokapen (caixas assinaladas = conservar, predefinição):

• Contatos — se deixar a caixa ativa, os contatos importados do Outlook permanecem no Mokapen mas deixam de sincronizar. Se a desmarcar, o Mokapen remove da org os contatos ligados a esta integração Outlook Contacts.
• Empresas — mesma lógica para as fichas de empresa importadas via sincronização (conservar ou remover do Mokapen).

Em ambos os casos, a desligação não exclui automaticamente os contatos no Outlook Contacts: permanecem na lista Outlook salvo se os excluir lá.

Após escolher, escreva a palavra de confirmação e confirme Desligar. Remover muitos contatos pode demorar alguns minutos.

Saiba mais: guia Contatos.