Ръководството на Мокапен

Microsoft Outlook Contacts

Свържете адресната книга Microsoft Outlook Contacts с контактите на организацията в Mokapen. Импортирайте клиенти и lead, вече в Outlook, поддържайте данните подравнени или експортирайте контакти, създадени в CRM, към Outlook — според правилата, които изберете.

Общ преглед: Интеграции.

Изисквания

• Microsoft акаунт с адресна книга контакти.
• Право да упълномощите Mokapen да чете и пише контакти в Outlook.
• Права върху контактите в org в Mokapen (вижте Роли и права).

Свързване на Outlook Contacts

1. Потребителско меню → Интеграции → Microsoft Outlook Contacts.
2. Кликнете Синхронизирай Microsoft Outlook Contacts.
3. Изберете Microsoft акаунта (може да се различава от имейла в Mokapen).
4. Приемете разрешенията за адресната книга контакти.
5. Върнете се в Mokapen: проверете Свързан акаунт и конфигурирайте опциите по-долу.

Ако не приемете, няма да се импортират, нито експортират контакти. Страницата ще остане без активна синхронизация.

Какво Mokapen иска от Microsoft

Профил (име, имейл) и пълен достъп до адресната книга контакти: четене на съществуващи контакти, създаване на нови, актуализиране. Нужно за двупосочна синхронизация или масов импорт.

Настройки за конфигуриране

Посока на синхронизация

• Само към Mokapen — Outlook → CRM.
• Само към Outlook — CRM → Outlook.
• И двете — подравняване в двете посоки.

Ако използвате споделена връзка в определени режими, Mokapen може да ограничи посоката: следвайте това, което виждате на страницата.

Списъци с контакти

• Основен списък — по подразбиране «Contacts» (не се редактира: Microsoft API не предоставя различен основен списък).
• Други списъци — допълнителни папки или списъци с контакти, създадени в Outlook; изберете тези за включване в синхронизацията.

Видимост

• Всички членове — импортираните контакти видими в org (споделен CRM).
• Само аз — импортираната адресна книга ограничена до вашия достъп (лични контакти).

Дубликати и конфликти

• Сравнение по имейл — в Outlook Contacts е винаги активно (отметката не може да се изключи): избягва създаване на втори контакт, ако имейлът вече съществува в Mokapen.
• Обработка на конфликти — когато данните се различават, изберете дали Mokapen или Outlook Contacts има предимство.

Карта на полетата

Свържете полетата на Outlook (име, телефон, адрес…) с колоните на Mokapen. Основният имейл остава върху полето имейл на контакта.

Всяка колона на Mokapen може да се използва само веднъж: не назначавайте едно и също поле на Mokapen на две различни колони на Outlook.

Автоматична или ръчна синхронизация

Изберете дали синхронизацията да се изпълнява автоматично при промяна на данни, или само когато кликнете Синхронизирай (ръчна синхронизация).

Споделяне на синхронизацията

С подходящ план други членове могат да използват вашата връзка, без да влизат отново в Microsoft.

Задължително упълномощаване

Отметнете «Упълномощавам Mokapen да създаде копие…» — без тази отметка бутоните Запази и Синхронизирай остават деактивирани.

После кликнете Синхронизирай. Синхронизацията може да отнеме време при големи адресни книги.

Поведение в Mokapen

• От списъка контакти можете да пуснете синхронизация отново от менюто (ако е разрешено).
• При активен експорт създаването или редактирането на контакт в Mokapen може да актуализира Outlook.
• При сливане на дубликати в адресната книга Mokapen може да актуализира или премахне контакта в Outlook — първо пробвайте с примерни данни.

Чести проблеми

• Твърде много дубликати — активирайте сравнение по имейл; използвайте инструмента Дубликати след първия импорт.
• Синхронизацията е блокирана — проверете отметката за упълномощаване; прекъснете и свържете отново.
• Контактите не са видими за екипа — видимост «само аз» или права на ролята.

Прекъсване

Кликнете Прекъсни: отваря се прозорец за потвърждение със секцията Запази. Там решавате какво да направите с данни, вече импортирани в Mokapen с тази синхронизация.

Опции в Mokapen (отметнати квадратчета = запази, по подразбиране):

• Контакти — ако оставите отметката, контактите, импортирани от Outlook, остават в Mokapen, но вече не се синхронизират. Ако я махнете, Mokapen премахва от org контактите, свързани с тази интеграция Outlook Contacts.
• Фирми — същата логика за фирмени записи, импортирани чрез синхронизация (запази или премахни от Mokapen).

И в двата случая прекъсването не изтрива автоматично контактите в Outlook Contacts: те остават в адресната книга на Outlook, освен ако не ги изтриете там.

След избора напишете думата за потвърждение и потвърдете Прекъсни. Премахването на много контакти може да отнеме няколко минути.

Научете повече: Ръководство за контакти.