Ръководството на Мокапен

Ръководство за документи

Областта Документи е пространството на Mokapen за текстове и оформления във формат страница (стил A4), които подготвяте, съхранявате и свързвате с CRM: мотивационни писма, клиентски профили, протоколи от срещи, оперативни процедури, описателни предложения. Всеки документ има заглавие, форматирано съдържание (с по избор header и footer), поверителност, collaborators, връзки към други обекти и може да се изтегли като PDF или Word (DOCX).

Достъп от меню Sheets → Documents. Ако същата структура се повтаря често — същото писмо, същият протокол, същата процедура — не я пренаписвайте на ръка: създайте шаблон от тип Document с променливи (контакт, възможност, фирма…) и генерирайте документа от свързан запис. Mokapen зарежда оформлението и замества променливите с данни от записа.

Модулът изисква активно приложение Documents, правилни права в организацията и подходящ Premium план. Проверете наличността на вашия план: без Premium списъкът може да показва страница за upgrade; при по-високи планове стават налични архив и кошче.

За какво служат документите в CRM

Документът в Mokapen не е бърза бележка или търговска оферта: това е структуриран лист, който остава в историята на клиента и екипа.

• Дълга, форматирана документация — заглавия, списъци, таблици, изображения и връзки в page layout, не кратко поле за описание.
• Автоматична персонализация — от шаблон, свързан с обект, полетата се попълват сами (вижте Шаблони → Document).
• CRM история — документът остава свързан с контакт, възможност, тикет, проект, среща… и го намирате отново от историята на тези записи.
• Експорт за външна употреба — preview и PDF/DOCX за архив, офлайн подпис или изпращане през имейл каналите на организацията. Няма отделен поток «Изпрати документ» като при оферти и поръчки: обикновено изтегляте и прикачвате.
• Екипна работа — поверителност, collaborators, етикети, прикачени файлове, коментари и timeline на актуализации, както при други обекти в Mokapen.

Практическо правило: всеки документ, насочен към клиент или prospect, заслужава поне една връзка към контакт, фирма или възможност — историята остава видима от клиентския запис, не само в списъка Документи.

Документи срещу оферти, поръчки и бележки

Лесно е да се объркат «листовете» в Mokapen. Накратко:

• Документи — общ A4 текст/layout, променливи от шаблон, PDF/DOCX експорт, CRM връзки. Идеални за писма, протоколи, процедури, narrative профили.
• Оферти / Поръчки — търговски документи с таблица редове, икономически условия и dedicated PDF графика (ръководства Продажби + шаблони Quote/Order). Не заменят Документи, когато ви трябва свободен текст без логика на редове за продажба.
• Бележки — в меню Sheets може още да се показват като Coming soon. Не използвайте Документи вместо sticky notes на записа: sticky notes остават на sticky на записа (Premium план).

Страница списък Документи

Списъкът Документи е таблица с търсене, филтър потребител/екип и типични колони (заглавие, етикети, тип, collaborators, връзки, дата на създаване). Полезни индикатори: катинар за поверителност (частен документ) и флаг за скорошна актуализация.

Типична горна лента:

• New Document — отваря създаване на пълна страница (от нулата).
• Actions — Archive и Trash (с подходящ Premium план), за преглед на документи извън активния списък или възстановяване от soft delete.
• Multi-select — при избор на редове с checkbox се показва лентата за действия: edit, duplicate, archive, delete върху избраните документи.

Създаване на документ

Можете да започнете от нулата от списъка или да генерирате от шаблон, като отворите друг запис (контакт, възможност…) и създадете свързан документ. Вторият път използва променливите на шаблона.

От нулата (от списъка Документи)

1. Отворете Sheets → Documents и натиснете New Document.
2. Попълнете поне Document name (задължително).
3. Задайте поверителност (катинар), етикети, цвят на записа, тип (свободно избираемо или добавимо поле, полезно за филтри «Протокол», «Писмо», «Процедура») и collaborators, ако е приложимо.
4. Дефинирайте Margins на страницата (типични стойности в милиметри: top, right, bottom, left). Влияят на preview и PDF: проверете преди официален експорт.
5. Напишете Header, Footer и Content в редактора във формат страница (вижте секция по-долу).
6. Добавете прикачени файлове или sticky notes, ако са налични на вашия план.
7. В раздел Connections свържете контакти, възможности, тикети, проекти… (ако имате права и активни приложения).
8. Save — обикновено отивате на пълната страница на създадения документ.

От списъка създаването от нулата не показва същия пълен wizard като потока «From template» от запис: за променливи използвайте пътя по-долу.

От шаблон (от свързан обект)

Както в ръководството за Шаблони: Document template е HTML документ във формат страница (A4), с богат редактор и конфигурируеми margins. Свързването на променливи с обект от адресна книга/продажби (напр. контакт, възможност) означава, че при генериране от свързан запис полетата се попълват сами.

1. Отворете запис (напр. Contact или Opportunity) → създайте New Document (или еквивалентно действие за свързано създаване).
2. Изберете From template (списък Document шаблони, съвместими с този обект) или започнете от празен документ.
3. Mokapen зарежда съдържанието на шаблона и замества променливите с данни от свързания запис.
4. Прегледайте текст, header/footer и margins, после save: връзката към началния обект се създава автоматично.

Шаблоните се управляват в Настройки на организацията → Templates → Document. Типични примери: мотивационно писмо, клиентски профил, протокол от среща, оперативна процедура с винаги еднаква структура.

Запис на документ

Може да се отвори в modal или full screen (page view, ако планът позволява) от toolbar — същото съдържание, повече място за A4 layout.

Лента с действия

• Privacy (катинар): Public (видимо за членове на организацията според правила за достъп) или Private (само с изричен достъп — вижте по-долу).
• Labels, Color заглавие/фон на записа, Attachments, Sticky notes (Premium).
• Full page, Copy link.
• + Create and connect / нова връзка: свързване на други обекти директно от документа.
• Preview и Download (PDF / Word) — вижте отделна секция.

Меню Options (три точки)

• Duplicate: създава копие; в modal избирате какво да включите (връзки и други елементи според опциите).
• Archive / Restore (подходящ Premium план): скрива от оперативния списък или връща в активния.
• Delete / Restore (червен елемент): с подходящ план soft delete (trash + restore) или окончателно изтриване от trash/потвърждение.

Раздели на записа

• Data — тип, collaborators, margins, attachments, header, footer, content, comments.
• Connections — връзки към други обекти (task, project, appointment, contact, company, booking, opportunity, service, product, quote, order, ticket, друг document, campaign… ако приложенията са активни). Вижте и Връзки.
• Updates — timeline на промени и активност по записа.

Съдържание, header, footer и margins

Сърцето на документа е редакторът във формат страница. Не е просто текстово поле: мислите в термини на printable / PDF изход, като A4 лист.

Content е основното тяло: заглавия, параграфи, списъци, таблици, изображения и връзки. Тук е същността на писмо, протокол или процедура. Използвайте ясно форматиране (йерархия на заглавия, bullet списъци), за PDF да остане четим и на място.

Header и Footer са текст (или елементи), повтарящи се отгоре и отдолу на страницата — текстово лого, фирмени данни, фиксирани бележки, disclaimer. На Document template ги подготвяте веднъж; на отделния документ ги коригирате само при нужда от вариант. При Quote/Order шаблони има подобна header/footer логика в търговския PDF layout; тук концепцията е същата, но без таблица редове.

Margins (top, right, bottom, left) дефинират бялото пространство около текста. Директно влияят на preview и експортирани файлове: твърде тесен margin може да отреже съдържание при печат или PDF; твърде широк намалява полезното пространство. Задайте margins в шаблона, ако letterhead винаги е един и същ; на отделния документ ги коригирайте само при изключения.

Съвет за процес: когато структурата се повтаря, работете върху шаблона (променливи + margins + header/footer). Персонализирайте отделния документ само там, където съдържанието се променя (дати, конкретни параграфи, attachments). Избягвате неконсистентни копия и верижни актуализации.

Поверителност и collaborators

Както при срещи и други обекти в Mokapen, поверителността и collaborators отговарят на два различни въпроса: «кой в организацията вижда този документ?» и «кой от екипа трябва да работи по него, без да е публичен за всички?».

С Public privacy (катинар в action bar) документът е видим за членове на организацията според правила за достъп и роли. С Private privacy документът е ограничен до тези с изричен достъп: обикновено създалият го, назначените collaborators и правила за privacy на обекта — не всички членове.

Collaborators (поле Collaborators в раздел Data, ако е активно в организацията) са потребители или екипи в Mokapen, които имат нужда от видимост и работа по документа. Примери: търговец, генерирал писмото от сделката; асистент, довършващ протокола; мениджър, преглеждащ вътрешни процедури. Те не са «участници в среща» (типична концепция за appointment): членове на екипа, които трябва да виждат и следят листа в Mokapen.

Обобщено:

• Public = видимо в org според общите права.
• Private = само с изричен достъп (collaborators / privacy rules).
• Collaborator = потребител или екип, който трябва да вижда и работи по документа, дори когато е private.

Ако нямате достъп до private документ, Mokapen показва съобщение без достъп. За чувствителни вътрешни документи (чернови договори, клиентски бележки, ограничени процедури) използвайте private privacy и ограничени collaborators.

Preview и изтегляне

Преди изпращане или архивиране на официален лист използвайте Preview, за да проверите rendering, margins, header и footer. После:

• Download PDF — стабилен файл за архив, външен подпис или имейл прикачен файл.
• Download Word (DOCX) — полезно, ако получателят трябва да редактира текста извън Mokapen; после можете да прикачите подписаната или ревизирана версия в документа или файловете на свързания запис.

За разлика от оферти и поръчки, няма dedicated изпращане на документ по имейл от записа. Използвайте Preview/Download и прикачете през имейл/съобщения на организацията, или съхранете PDF в Attachments на свързания запис.

Архив, изтриване и дублиране

Както при appointments: предпочитайте Archive, когато документът е завършен, но историята и връзките са нужни; използвайте Delete за грешни чернови или тестови дубликати.

Duplicate

От Options → Duplicate. В modal изберете какво да копирате (връзки и други елементи според опциите). Полезно за втора версия на същото писмо или протокол със същата структура и различни дати. След копиране актуализирайте заглавие и съдържание на новия документ.

Archive и restore

Запис → Options → Archive (подходящ Premium план), или multi-select в списъка → Archive. Документът напуска активния списък; намерете го от Actions → Archive и можете Restore. Предпочитайте archive пред delete, когато е нужна търговска следа или compliance.

Delete

От запис или списък (единично или multi) → Delete → потвърждение в modal. С подходящ Premium може soft delete (trash + restore) или окончателно изтриване от trash. Archive и trash често изискват по-висок Premium от базовата употреба на документи — проверете наличност и роля (member за някои изтривания).

Настройки (Fields / Columns)

В настройките на организацията за Documents картите Fields и List & Columns може да са Coming soon (още не оперативни). Персонализация на полета/layout, описана в Fields, Card и Columns, днес не се прилага напълно към Documents. Добре структурирани са Document template (layout, margins, променливи) и употребата на типове и етикети в списъка.

Примери за употреба

• Мотивационно писмо: Document template с променливи за контакт → генериране от Contact → преглед → Download PDF и прикачване към sales имейл.
• Протокол от среща: документ, свързан с Appointment и Project; collaborators = екип по доставка; private privacy, ако съдържа поверителни бележки.
• Оперативен клиентски профил: от Opportunity, шаблон с deal + contact вече попълнени; остава в историята на сделката.
• Вътрешна процедура (SOP): public документ в org, етикет «SOP», без клиентски данни; актуализирайте шаблона при промяна на процеса.
• Експорт за външен подпис: Download DOCX или PDF, подпис офлайн, прикачете подписания файл в документа или attachments на свързания запис.

Препоръчани процеси

• Винаги започвайте от шаблон, ако текстът се повтаря; избягвайте ръчно пренаписване на идентични писма.
• Свържете всеки клиентски документ с Contact/Company/Opportunity: намирате го от историята на записа.
• Използвайте последователни типове и етикети («Протокол», «Процедура», «Писмо») за филтриране в списъка.
• Проверявайте margins в Preview преди официален PDF.
• Чувствителни документи: private privacy + ограничени collaborators.
• Archive вместо delete, когато историята е нужна; периодично почистване на дублирани чернови.

Комбинирайте Documents с Templates, Contacts, Opportunities и Appointments за документен поток, съгласуван с останалата част на CRM.

Често задавани въпроси

В: Къде намирам Documents?

О: Меню Sheets → Documents. Групата се казва Sheets; елементът е Documents.

В: Как използвам променливи?

О: Създайте Document template в Settings → Templates, вмъкнете променливи с бутона Variable, после генерирайте документ от съвместим обект с From template. От списъка създаването от нулата не показва същия пълен wizard като потока от запис.

В: Мога ли да изпратя документа по имейл от Mokapen?

О: Няма dedicated send като при оферти. Използвайте Preview/Download и прикачете, или имейл/съобщения на организацията.

В: Защо не виждам Archive или Trash?

О: Обикновено е нужен по-висок Premium план. Проверете план и роля (member за някои изтривания).

В: Мога ли да персонализирам полетата на Document запис?

О: Fields/Columns настройки за Documents са все още Coming soon. Използвайте шаблони, типове и етикети за структуриране на работата.

В: Каква е разликата от PDF на оферта?

О: Офертата има таблица редове, икономически условия и търговска графика. Document е общ A4 текст/layout, по-гъвкав, но без логика на редове за продажба.

В: Ако изтрия Document template, изчезват ли вече създадените PDF?

О: Не. Вече генерираните документи остават; изтривате само шаблона за бъдещи създавания.