Ръководството на Мокапен

Ръководство за автоматизации

Автоматизациите свързват събитие за стартиране (нещо се случва в CRM, изпращане на формуляр, входящ имейл или планиран час) с последователност от стъпки, които Mokapen изпълнява от ваше име: създаване на задача, актуализиране на сделка, изпращане на имейл, четене на редове от Google Таблица, повтаряне на същата операция върху десетки контакти. Конфигурирате потока веднъж, активирате го — и системата го повтаря всеки път, когато условията са изпълнени.

Пълният модул е включен в плана Large. Намира се от менюто на потребителя (икона на профила горе вдясно) → Automations: списък на потоци, визуален редактор и история на изпълненията.

Преглед

Всяка автоматизация има три основни елемента:

• Trigger (start) — определя кога стартира потокът: напр. «Contact form received», «Deal Modified», «всеки понеделник в 9:00».
• Flow steps — действия в последователност: създаване или редакция на записи, изпращане на съобщения, изчакване, проверка на условие, повторение върху списък.
• General settings — заглавие, Owner, Collaborators, статус Active или Inactive (същите етикети, които виждате в таблицата).

Когато тригерът се задейства, Mokapen поставя изпълнението в опашка и го обработва на заден план. Всяко стартиране оставя история с търсене, стъпка по стъпка, за да виждате какво е минало успешно и къде да коригирате. Автоматизациите не заменят човешката преценка в сложни случаи: премахват повторяемата работа и поддържат процесите, които сте решили веднъж.

Основни понятия

Преди да изградите поток, полезно е да се ориентирате по термините в редактора:

• Automation / flow — целият процес, от блока за стартиране отгоре до последното действие.
• Block — всяко поле в редактора: старт, действие, условие, забавяне или «ForEach Loop».
• Branch — под условие или цикъл стъпките могат да са на различни пътища (напр. «ако условието е изпълнено» / «иначе»).
• Variable — данни «на живо»: поле от току-що изпратения формуляр, име на контакта, задействал потока, имейл на Owner на автоматизацията, резултат от предишната стъпка. Избягва повторно въвеждане на информация, която вече е в CRM.
• Owner (колона в списъка) — потребителят, под чието име Mokapen изпълнява потока: от него зависят правата, изпращането на имейл/SMS и създаването на записи. Това е различно от отговорника за отделна задача в стъпка: в потока можете да зададете и двете, но Owner на автоматизацията трябва да има правата за всичко, което потокът изисква.
• Collaborators — други потребители или екипи, които могат да преглеждат и редактират автоматизацията освен Owner; администраторите на организацията винаги виждат всичко.

Роля в CRM

Автоматизациите свързват области на CRM, които иначе биха останали разделени:

• Маркетинг и лийдове — формуляр на сайта → нов контакт и сделка → задача за квалификация → имейл към търговец (Контакти, Сделки).
• Операции — спечелена сделка → onboarding задача → отметнати елементи от checklist (Задачи, Checklist).
• Поддръжка — отворен тикет или входящ имейл → назначаване, етикети, вътрешна задача (Тикети).
• Интеграции — периодично четене от Google Таблица, Excel online или уеб страница за синхрон на директории (Интеграции).
• Търговски документи — актуализиране на редове в оферта или поръчка от списък (Оферти, Поръчки).

Когато стъпка създава задачи, контакти или тикети, свържете Връзки и Етикети както бихте направили ръчно: генерираните записи остават достъпни от останалата част на работното пространство.

Примери за употреба

• Лийдове от сайта — «Contact form received» → Create Contact + Create Deal в Inbound pipeline → Create Task «First contact within 24 hours» → Send Email към дежурен търговец.
• Последващи продажби — «Deal Modified» само при смяна на етап → Create Task за follow-up с краен срок от очакваната дата на приключване на сделката.
• SLA поддръжка — «Ticket Created» → Condition по приоритет → при висок: Send SMS към отговорник и Create Task вътрешна, свързана с тикета.
• Седмично обобщение — планиран тригер всеки понеделник → Get tasks (с филтри) → Send Email обобщение към Collaborators на потока.
• Синхрон на директория — нощен планиран тригер → Read Google Sheet → ForEach Loop върху всеки ред → Create или Edit Contact / Company.
• Входящ имейл — съобщение на отделен адрес → запазване на подателя → Create Ticket, свързан с клиента.

Автоматизирайте само процеси с ясни правила. Ако всеки случай изисква човешка преценка, ограничете се до подготовка на подходящата задача с попълнено заглавие, краен срок и връзки.

Достъп и права

План — необходим е Large; без подходящ план пунктът Automations в менюто остава неактивен.

Кой може да създаде нова — само Owner на организацията (ролята е описана в ръководството за роли) може да започне създаване: изберете тригера и запазете първия поток. Други упълномощени потребители могат да отварят, редактират или дублират съществуващи автоматизации, ако са Owner или Collaborators на този поток, или ако са администратори на организацията.

Кой какво вижда в списъка — администраторите виждат всички автоматизации на организацията; останалите виждат само тези, където са Owner, Collaborator или член на екип, посочен сред Collaborators.

Кой «изпълнява» потока — Mokapen изпълнява стъпките с правата на Owner, зададен на автоматизацията (колона в таблицата). Ако този потребител не може да създава сделки, да изпраща имейл от името на организацията или да редактира тикети, съответната стъпка ще даде грешка: задайте за Owner потребител с нужните права или поискайте корекция на ролята (също в ръководството за роли).

Страница списък

В Automations → My Automations е таблицата с потоци, до които имате достъп:

• Automation — заглавие и подзаглавие с типа тригер.
• Type — Event или Scheduled.
• Owner и Collaborators — кой управлява потока.
• Status — Active или Inactive.
• Updated on — последна промяна на потока.

В страничната лента: + Create Automation (само Owner на организацията) и връзка към списъка. При избор на няколко реда можете масово да смените Owner, Collaborators и статус, да дублирате или изтриете (масовото изтриване е за профили с разширени права за редакция). Клик върху заглавието отваря картата на потока; оттам влизате в редактора или в execution history.

Тригери: преглед

Тригерът е винаги първият блок на потока. Изберете типа според кога процесът трябва да стартира:

• Event — нещо се случва в CRM или по свързан канал (формуляр, променен запис, получен имейл…).
• Scheduled — Mokapen стартира потока на фиксирани интервали или в конкретни дати/часове, без действие на потребител.

При първо създаване автоматизацията е Inactive: можете спокойно да завършите всички стъпки и да я активирате, когато сте готови. Всеки тригер дава variables (полета от формуляр, данни от засегнатия запис и т.н.) за следващите стъпки.

Тригери по събития

Стартират, когато се случи нещо конкретно. Най-често използваните:

• Contact form received — някой попълва формуляр на Mokapen, свързан с вашата организация.
• Record created or modified — задача, проект, среща, резервация, контакт, фирма, сделка, тикет, оферта, поръчка, продукт, услуга, документ (точните записи са на екрана «Select Trigger» със заглавия като «Task Created», «Contact Modified», «Deal Created»…).
• Inbound email — съобщение, получено на отделен адрес, конфигуриран в организацията.

При тригери «modified» и «created» можете да добавите trigger conditions в панела за конфигурация: това не е стъпката Condition в потока, а филтри, които решават дали автоматизацията наистина стартира при събитието. Пълната логика — особено разликата между «полето е променено» и «текуща стойност» — е в Trigger conditions.

Тези тригери връщат данни от засегнатия запис или формуляр — заглавие, отговорник, персонализирани полета — удобни за автоматично генерирани имейли и задачи.

Планирани тригери

Не чакат действие на потребител; следват календар:

• Fixed schedule — старт от дата/час и регулярно повторение (всеки час, всеки ден, всяка седмица, всеки месец, всяка година или еднократно на конкретна дата).
• Calendar schedule — изпълнение в конкретни календарни дни или часове (напр. всеки понеделник в 8:00, на 2-ри от месеца).

Mokapen използва organization time zone. Няма «задействан» запис: потокът стартира с настройките, запазени в тригера. При тест Mokapen симулира този старт веднага, без да чака реалния час.

Примери: месечни напомняния към екипа, нощна проверка на крайни срокове, периодичен синхрон с външна таблица, заедно с филтрирани Get tasks или Get deals.

Конфигуриране на тригера

В редактора кликнете върху блока за стартиране отгоре, за да отворите панела за конфигурация:

1. Изберете формуляра, типа запис или адреса за входящ имейл (според избрания тригер).
2. При Contact form received посочете form code (slug) на правилния формуляр: потокът стартира само за изпращания на този формуляр.
3. При Inbound email изберете отделния адрес, конфигуриран в организацията.
4. При тригери … created или … modified по желание добавете conditions, описани в следващия раздел.
5. При планирани тригери задайте честота, ден, час и повторение.
6. Запазете автоматизацията: настройките остават дори при статус Inactive.

Тригерът определя кои записи се появяват в селектора на променливи на следващите стъпки. Ако смените типа старт на вече изграден поток, проверете дали използваните променливи все още имат смисъл.

Условия на тригера

При тригери … created и … modified (контакт, сделка, задача, тикет и т.н.) панелът за старт включва раздел с условия със същия интерфейс за филтри и оператори, описан в Филтри и оператори. Тук обаче правилата важат преди да стартира каквато и да е стъпка: ако не са изпълнени, автоматизацията не влиза в опашка (за това събитие няма запис в историята на изпълненията).

Условия на тригера срещу стъпка Condition в потока

• На тригера — входен филтър: «това трябва да се случи», за да стартира Mokapen потока.
• Стъпка Condition — разклонение Yes / Noслед като потокът вече е стартирал: полезно за клониране (напр. висока сума → имейл до директор, иначе само вътрешна задача).

Без зададени условия

• … modified — потокът стартира при всяко запазване на записа, дори да промените само бележка или второстепенно поле. За да избегнете твърде много стартирания, винаги филтрирайте.
• … created — потокът стартира при всяка нова запис от този тип.

Тригер «… modified» — как работят условията (важно)

Mokapen сравнява състоянието на записа преди и след запазването, което е генерирало събитието. За всяко зададено условие последователно се изпълняват две проверки:

1. Избраното поле трябва да е променено при това запазване — стойностите «преди» и «след» трябва да се различават. Ако запазите записа, като промените нещо друго (напр. само описанието), но не докоснете полето от условието, тригерът не се задейства, дори полето вече да има желаната стойност.
2. Новата стойност (тази след промяната) трябва да отговаря на оператора и стойността, които сте задали — напр. етап на pipeline Is one of «Won», сума Is greater than 10 000, имейл Has any value.

В интерфейса първата колона се нарича Modified field (не просто «Field»): напомня, че Mokapen гледа реална промяна на това поле, а не общото състояние на записа.

Практически примери — Deal Modified

• Условие: Modified field = Pipeline stage, оператор Is one of, стойност = Won. Потребителят премества етапа от «Proposal» към «Won» и запазва → задейства се. От «Lost» към «Won» → задейства се. Променя само сумата, без да пипа етапа → не се задейства. Етапът вече е «Won» и запазва без промяна → не се задейства.
• Условие: етап Is one of «Won» AND сума Is greater than 50 000 — и двете полета трябва да са променени при същото запазване и новите стойности да отговарят на правилата. Ако промените само етапа, второто условие не минава.
• Две условия, свързани с OR: достатъчно е да е изпълнено само едно правило (поле променено + нова стойност ОК), за да се задейства тригерът.

Оператори «Changed from X to Y» и история

При modified тригери можете да използвате разширени оператори като Changed from X to Y (и други, свързани с историята на промените): полезни, когато ви интересува явният преход (напр. етапът минава от «Proposal» към «Won»), а не само «етапът вече е Won». Пълният списък с оператори — в Филтри и оператори.

Тригер «… created» — различни условия

Тук Mokapen не сравнява преди/след: записът е току-що създаден. Условията проверяват стойностите, с които се създава записът:

• Пример: Ticket Created + приоритет Is one of «High» → задейства се само ако новият тикет вече е с висок приоритет при създаване.
• Пример: Contact Created + етикет Contains «Website lead» → задейства се, ако контактът се появява с този етикет.

Полето не трябва да «е било променено»: преди това не е съществувало.

Други event тригери

• Contact form received — основен филтър = form code; не използва мрежата с условия по полета на запис (изпратените стойности са променливи на тригера).
• Inbound email — изберете кой отделен адрес; потокът стартира за съобщения, получени на този адрес.
• Scheduled triggers — без условия по запис; стартират според запазения календар.

Съвети

• При «modified» винаги започнете с тясно условие (едно поле + целева стойност), вместо да оставяте тригера празен.
• Ако потокът никога не стартира, проверете в историята на CRM дали запазването наистина е променило полето от условието на очакваната нова стойност.
• Ако стартира твърде често, добавете AND условия или преместете вторичните проверки в стъпка Condition вътре в потока.

Редактор на потока

Страницата за редакция е вертикален редактор на блокове, свързани помежду си:

• Отгоре: редактируемо заглавие, Back, връзка към execution history, превключвател Active / Inactive.
• Първи блок: избраният тригер.
• Под него: стъпки по ред — действия, условия, забавяния, цикли «ForEach Loop».
• + Add action отваря пълния каталог (същите имена, които виждате в менютата на редактора).

Всеки блок може да се редактира, дублира или изтрива. Condition и «ForEach Loop» отварят клонове: добавяйте стъпки по десния клон («yes» / «no» при условия, «inside the loop» при повторения).

При Save Mokapen проверява задължителните полета и маркира опасни цикли между различни автоматизации (напр. поток A задейства B, който вика A). Тогава Save се блокира и се показва списък с участващите автоматизации.

Налични действия

Кликнете + Add action, за да отворите каталога: всяка позиция носи същото име, което виждате в Mokapen. След избор попълвате модала (референтен запис, полета за задаване, получател на съобщение…). Почти всяко поле приема фиксиран текст или variable от менюто или отделния селектор.

По-долу са всички действия, налични в момента, групирани по тип. Имената с удебелен шрифт са имена от каталога.

Преди каталога прочетете Как да попълвате модалите на действията: обяснява полетата record ID, единични срещу множествени стойности и филтри с оператори (полезно и за Get … и Condition).

Как да попълвате модалите на действията

Почти всяко действие отваря модал с полета за попълване. Някои винаги се виждат, други — само ако добавите поле от списъка. Ето какво трябва да знаете, за да избегнете грешки при първото Save.

Кой запис да използвате: полето ID

При Read …, Edit …, Clone …, Get connections, Update checklist, Get quote items / Get order items и подобни трябва да посочите кой CRM запис да се използва. В горната част на модала има поле с точния етикет на типа запис, напр. Contact ID, Deal ID, Task ID, Ticket ID — същото име, което виждате при отваряне на записа в CRM.

• Можете да поставите фиксиран номер ID (само за тест) или — в повечето случаи — да изберете variable от селектора (икона до полето или клавиш «/»): напр. ID на контакта от предишната стъпка, ID на сделката, задействала потока, ID от стъпка Read Deal.
• Полето приема само една стойност — една променлива или един ID. Не въвеждайте няколко ID, разделени със запетая, и не избирайте няколко badge-а с променливи в едно поле: Mokapen трябва да знае точно един запис за четене или редакция.
• Ако полето остане празно или променливата няма валиден ID, стъпката се проваля в историята на изпълненията с грешка за задължително поле.

Единична стойност, множествени стойности и връзки

Не всички полета се държат еднакво при попълване на Create или Edit:

• Единични полета — заглавие, owner, дата, сума, имейл, телефон, етап на pipeline и т.н.: подавате една стойност (фиксиран текст или променлива). Ако променливата е списък (масив), Mokapen не може да я ползва в поле за една стойност: изберете «проста» променлива или конкретно поле от предишната стъпка.
• Полета за връзки — имена, започващи с connected_ (напр. connected contacts, connected deal, connected company): могат да съдържат няколко записа. До полето често има Add или Replace: с Add новите връзки се добавят към съществуващите; с Replace текущите връзки се премахват и остават само посочените от вас. Задавате ги с един или повече ID, няколко променливи или изход от Get connections.
• Други полета с множество стойности — етикети, заинтересовани страни, някои списъци: приемат няколко записа; селекторът на променливи може да показва «?» на badge-а: задайте курсора, за да видите дали променливата е текст, дата, списък и т.н.

При Edit … се показват само полета, добавени с Add field: не трябва да попълвате целия запис, а само ID + полетата, които искате да промените.

Създаване на нов запис

Тези действия генерират нов запис в организацията, сякаш сте го създали ръчно от списък или карта. Попълнете заглавие, owner, връзки и персонализирани полета; можете да ги предварите с променливи от тригера или от предишни стъпки.

• Create Task — отваря дейност (краен срок, owner, приоритет, връзки към клиент или сделка). Типично след лийд или за автоматични follow-up.
• Create Project — стартира оперативен проект, свързан с клиента или процеса, задействал потока.
• Create Appointment — добавя ангажимент в календара (обаждане, посещение, преглед).
• Create Booking — регистрира резервируем слот, свързан с услуги или ресурси.
• Create Contact — добавя лице в директорията (от формуляр, външна таблица, inbound имейл).
• Create Company — добавя фирма в директорията, често заедно с контакта от същия поток.
• Create Deal — отваря сделка в pipeline (сума, етап, свързан контакт или фирма).
• Create Ticket — отваря заявка за поддръжка, вече свързана с клиента.
• Create Quote — генерира търговски документ с редове, общи суми и данни за клиента.
• Create Order — записва потвърдена поръчка, често след спечелена сделка или приета оферта.
• Create Product — добавя артикул в продуктовия каталог.
• Create Service — добавя артикул в каталога на услуги.
• Create Document — архивира структуриран документ в областта за документи на организацията.

Четене на съществуващ запис

Тези действия зареждат един запис, вече наличен в CRM. В модала попълнете полето ID … (напр. Contact ID) с променливата към правилния запис и Save. Полетата от прочетения запис стават променливи за по-късни стъпки с името на стъпката (напр. заглавие и имейл на контакта от стъпка 3).

Използвайте ги, когато тригерът не стига — напр. трябва сума на свързана сделка, която не е задействала потока — или когато от началото трябва да актуализирате друг запис.

• Read Contact — име, имейл, телефон, персонализирани полета и други данни за контакта.
• Read Company — име на фирмата, ДДС номер, адрес и полета на фирмата.
• Read Task — заглавие, краен срок, статус, owner и полета на задачата.
• Read Project — данни и статус на проекта.
• Read Appointment — дата, час, участници и бележки за срещата.
• Read Booking — слот, услуга и данни за резервацията.
• Read Deal — сума, етап на pipeline, вероятност, дати и търговски полета.
• Read Ticket — приоритет, статус, описание и назначения на тикета.
• Read Quote — заглавна част, общи суми и метаданни на офертата (не редове: за тях Get quote items).
• Read Order — данни за поръчката (заглавна част; редове с Get order items).
• Read Product — цена, код, описание и полета на продукта в каталога.
• Read Service — данни за услугата в каталога.
• Read Document — заглавие, тип и полета на архивирания документ.
• Read user or team — данни за потребител или екип в организацията (име, имейл, роля…) за имейли или назначения.

Редакция на съществуващ запис

Тези действия актуализират полета на съществуващ запис. В модала: (1) посочете ID … на записа; (2) с Add field добавете само полетата за промяна; (3) за всяко поле — фиксирана стойност или променлива. При връзки и списъци с множество стойности помнете Add / Replace (вижте Как да попълвате модалите на действията).

• Edit Contact — директория, етикети, персонализирани полета или owner на контакта.
• Edit Company — данни, класификации или полета на фирмата.
• Edit Task — краен срок, статус, owner или описание на задачата.
• Edit Project — статус, дати или полета на проекта.
• Edit Appointment — час, заглавие или участници на срещата.
• Edit Booking — слот или данни за резервацията.
• Edit Deal — етап, сума, вероятност или други търговски полета.
• Edit Ticket — статус, приоритет, назначение или полета на тикета.
• Edit Quote — заглавна част и полета на офертата (редовете имат отделни действия).
• Edit Order — заглавна част и полета на поръчката.
• Edit Product — цена, код или атрибути на продукта.
• Edit Service — данни за услугата в каталога.
• Edit Document — заглавие, класификация или полета на документа.

Клониране на съществуващ запис

Тези действия създават копие на съществуващ запис. В модала посочете ID … на източника (променлива или фиксиран ID) и, където има, опции за дублиране (checklist, прикачени файлове, връзки). Новият запис дава нов ID за по-късни стъпки.

• Clone Task — копира задача с избрана структура и връзки.
• Clone Project — репликира шаблонен проект за нов клиент или цикъл.
• Clone Appointment — създава двойник на среща с дата или участници за корекция.
• Clone Booking — копира шаблонна резервация.
• Clone Contact — производен контакт (вариант, клон, допълнително лице за контакт).
• Clone Company — копира шаблонна фирма.
• Clone Deal — дублира сделка за подновяване или upsell.
• Clone Ticket — отваря подобен случай от съществуващ тикет.
• Clone Product — вариант на продукт в каталога.
• Clone Service — копира шаблонна услуга.
• Clone Document — репликира структуриран документ.

В каталога няма Clone Quote или Clone Order: за търговски документи използвайте Create Quote / Create Order или дублирайте ръчно от записа в CRM.

Получаване на списъци със записи

Действията Get tasks, Get Contacts, Get deals и други от същото семейство не изискват един ID: търсят много записи в организацията и връщат списък. В модала има:

• Filters (optional) — раздел отгоре със същата логика като CRM доклади и условия. Без филтри действието може да върне много редове (до вътрешния лимит): в реална среда винаги стеснявайте критериите.
• Бутон за add a condition: за всеки ред изберете field (от списъка с полета на обекта), operator (зависи от типа поле — вижте Филтри и оператори) и value (текст, дата, статус, променлива…).
• Между условията изберете AND (и двете трябва да са верни) или OR (достатъчно е едно).

Какво получавате след изпълнение

• results — масив от записи, отговарящи на филтрите; всеки елемент съдържа полетата на обекта (ID, title, owner, персонализирани полета…).
• total — брой намерени записи.

За да действате върху всеки ред от списъка, веднага след стъпката добавете ForEach Loop и свържете променливата results от стъпката Get …. Вътре в цикъла всяко действие «вижда» текущия запис (контакт, задача и т.н.), сякаш е тригерът.

• Get tasks — филтриран списък със задачи (напр. падеж утре, търговски екип, статус «Open»).
• Get projects — проекти по избрани критерии.
• Get Contacts — филтрирани контакти (напр. с етикет «Newsletter», създадени през последната седмица).
• Get companies — фирми по сектор, етикет или други филтри.
• Get deals — сделки по етап, сума или pipeline.
• Get appointments — срещи в период или с определени характеристики.
• Get bookings — филтрирани резервации.
• Get tickets — тикети по статус, приоритет или назначение.
• Get products — продукти от каталога по филтри.
• Get services — услуги от каталога по филтри.
• Get documents — архивирани документи по зададени критерии.
• Get users — потребители в организацията (напр. за обобщаващи известия).
• Get team users — членове на конкретен екип (филтър по екип в условията).

Няма Get quotes или Get orders като списъци с заглавни части на документи: за редове на оферта и поръчка използвайте действията в следващия раздел.

Филтри и оператори (Get списъци и Condition)

Операторите се показват в падащото меню до всяко условие на три места: действия Get …, стъпка Condition в потока и trigger conditions (… created / … modified). Mokapen показва само оператори, съвместими с избрания field type (текст, число, дата, списък, да/не). При modified тригери, освен оператора, полето трябва да е реално променено при това запазване — вижте Условия на тригера.

Текст и общи полета

• Is equal to — полето съвпада точно със стойността (напр. държава = «Italy»).
• Is not equal to — полето се различава от посочената стойност.
• Contains — текстът съдържа подниза (напр. имейл съдържа «@company.com»).
• Does not contain — текстът не съдържа поднизата.
• Starts with / Ends with — полезно за префикси на код или домейн.
• Has any value — полето е попълнено (не е празно).
• Has no value — полето е празно или липсва.
• Is one of / Is not one of — стойността принадлежи (или не) към списък от избрани опции.
• Is equal to every / Is not equal to every, Contains every / Does not contain every — за полета с множество стойности: проверка дали всички посочени стойности присъстват (или липсват).

Числа и суми

• Is equal to, Is not equal to — точно сравнение.
• Is less than, Is less than or equal to, Is greater than, Is greater than or equal to — типични сравнения за суми, количества, резултати.
• Is between — числов диапазон (минимум и максимум).
• Has any value, Has no value и операторите «one of» / «every» също се прилагат, където е уместно.

Дати и крайни срокове

• Is equal to, Is before, Is after — сравнение с конкретна дата.
• Is between / Is not between — период от дати.
• Is within X days/hours/minutes/weeks/months from now — прозорец спрямо днес (напр. падеж в следващите 7 дни).
• Is more than X days/hours/minutes ago — събитие преди поне X единици време.
• Is exactly X days/hours from now — дата на фиксирано разстояние от днес.
• Is in the past / Is in the future — без да въвеждате фиксирана дата.

Списък, статус, етикети, връзки (полета с избор)

• Is one of / Is not one of — записът има (или няма) поне една от избраните стойности (етап на pipeline, приоритет на тикет, етикет…).
• Contains every / Does not contain every — всички избрани стойности трябва да присъстват (или да липсват) в полето с множество стойности.

Разширени оператори (история на промените)

Появяват се главно в Condition при modified тригери и, където типът поле позволява, във филтрите Get …. Сравняват стойността преди и след промяната или проверяват скорошни актуализации:

• Has ever been equal to / Has never been equal to, Has ever been one of / Has never been one of — история на полето във времето.
• Updated in the last X days / Not updated in the last X days — полето наскоро е (или не е) променено.
• Changed from X to Y — стойността минава от една конкретна стойност в друга (полезно при Deal Modified: «етапът беше Proposal и стана Won»).

След избор на оператор при нужда отворете реда за стойност (икона стрелка): при относителни дати въведете само числото X; при Has any value / Has no value стойност не се изисква.

Редове на оферта и поръчка

Тези действия работят върху таблицата с редове вътре в оферта или поръчка (продукти, количества, цени), не върху заглавната част на документа. При Get quote items / Get order items и Edit quote items / Edit order items посочете Quote ID или Order ID (променлива от тригера или от стъпка Read/Create Quote|Order).

• Get quote items — чете всички редове на съществуваща оферта за ForEach Loop или стъпки за редакция.
• Get order items — редове на съществуваща поръчка.
• Edit quote items — актуализира редове в три режима: Replace all line items, Append line items или Update matching line items only (с критерий за съвпадение и полета за актуализация).
• Edit order items — същата цел върху редове на поръчка, със същите режими.

Това са напреднали действия: тествайте върху тестови оферти и поръчки и проверявайте историята на изпълненията ред по ред.

Връзки и checklist

Get connections

Извлича свързани записи към даден запис (контакти, сделки, задачи, фирми… свързани със същия обект), без да ги отваряте един по един в CRM.

В модала

1. Изберете Type — кой «централен» запис разглеждате (Contact, Deal, Task, Ticket…).
2. Попълнете съответното поле ID … (напр. Contact ID) с променлива: обикновено ID от тригера или от Read … / Create ….
3. Save на действието.

Какво получавате — променливи за всеки тип връзка, напр. пълен списък connected_contacts, свързани IDs (connected_contacts.contact_id), titles (connected_contacts.title) и същата схема за сделки, фирми, задачи и т.н. Това са променливи с множество стойности: в ForEach Loop върху ID или в полета за връзки при Edit … / Create … с режим Add.

Update checklist

Променя checklist на запис (onboarding на клиент, QA на проект, затваряне на тикет) чрез отметване на съществуващи елементи или добавяне на нови, без да отваряте записа.

В модала

1. Type — обект с checklist (Task, Deal, Ticket, Contact…; показват се само типове с checklist в Mokapen).
2. ID … — променлива или ID на записа за актуализация.
3. Add / Replace — Add запазва съществуващите елементи и добавя дефинираните по-долу; Replace изтрива текущия checklist и вмъква само списъка от модала.
4. Checklist — един или повече реда: отметнете Done, въведете title (и с променливи, напр. «Verify {$contact.name}»), добавяйте редове с бутона, пренареждайте с влачене.

Редове с празно заглавие се игнорират. След изпълнение проверете записа или историята на стъпката.

Комуникация

Send Email

Изпраща реален имейл от потока. Изпращането винаги минава през SMTP акаунт, свързан в Mokapen — не от «общ» адрес без конфигурация.

В модала

• From — изберете от списъка SMTP адрес, конфигуриран в организацията в Email integrations (акаунти, свързани от Owner на автоматизацията или от потребители с право). Алтернативно можете да посочите адрес или променлива (напр. имейл на Owner на потока): Mokapen използва SMTP интеграцията за този адрес след разрешаване на променливите. Ако няма съвпадащ SMTP акаунт, стъпката се проваля — жъло предупреждение под полето From.
• Ако сте Collaborator, а не Owner на потока, Owner трябва да има свързан имейл за изпращане; иначе изпращането няма да стартира.
• To (задължително), CC, BCC — един или повече адреси, при нужда разделени със запетая, или променливи (имейл на контакт, имейл на owner на тикет и т.н.).
• Subject и Message — свободен текст с променливи; тялото използва пълния редактор (и HTML).

Получателят получава имейл от избрания SMTP подател. Проверете спам и репутация на домейна, ако писмото не пристига; историята на изпълненията показва дали стъпката е завършена или отхвърлена.

Send SMS

Изпраща кратко SMS чрез интеграцията LinkMobility (SMS шлюз на Mokapen).

В модала

• SMS Account — изберете един от SMS акаунтите, свързани с Owner на автоматизацията (alias на подател в Integrations → SMS). Ако списъкът е празен, първо свържете номер/alias от страницата за интеграции.
• И тук, ако редактирате потока като Collaborator, Owner трябва да има активна SMS интеграция.
• Template (по избор) — шаблон SMS на организацията за предварително попълване; може да го редактирате след това. Заместителите в шаблона не се заменят автоматично с данни за контакт: използвайте automation variables в съобщението.
• Phone — номер на получателя (препоръчителен международен формат) или променлива (напр. телефон на контакт от тригера).
• Message — текст на SMS с променливи; спазвайте лимитите на доставчика.

Проверете SMS кредити и номер на подател в Integrations. Тестът на потока изпраща реални SMS.

WhatsApp — в модула Automations днес са налични само Send Email и Send SMS. WhatsApp (WABA) се използва в CRM conversations и чрез свързани интеграции, но не се появява като действие в каталога на автоматизациите. За автоматични WhatsApp съобщения обмислете външни интеграции или ръчни потоци от входящата поща.

Управление на потока

• Delay — спира потока за минути, часове или дни преди следващата стъпка (напомняния, изчакване между две действия).
• Condition — създава разклонение: ако правилото върху полета или променливи е изпълнено, Mokapen следва клона «yes», иначе «no».
• ForEach Loop — повтаря стъпки във вътрешния клон за всеки елемент от списък (обикновено изход от Get Contacts, Get tasks или редове от външна таблица).

Четене от формуляри и външни източници

Тези действия четат данни извън единичния запис от тригера или интегрират списъци от файлове и формуляри. Изискват активни интеграции, където е посочено (вижте Действия, свързани с интеграции).

Read Form

Действие в каталога за структурата на полетата на формуляр в организацията (същите полета в конструктора на формуляри). На практика, когато посетител попълва формуляр, изпратените стойности вече са променливи при тригер Contact form received (form code + преглед на полета в тригера). Използвайте Read Form в по-сложен поток, ако трябва да съпоставите техническите имена на полета с контакт, сделка или задача от по-късни стъпки. Form code е slug, видим в конфигурацията на страницата/формуляра.

Read Google Sheet

Импортира редове от Google Таблица, достъпна чрез URL.

• Първо свържете Google акаунт в Integrations, ако таблицата е частна или изисква автентикация.
• В модала поставете URL на таблицата в експортируем формат (напр. връзка, завършваща на export?format=csv за публичен или споделен CSV).
• Оставете полето URL и изчакайте съобщението File loaded: Mokapen сваля файла, открива колони (CSV, JSON или Excel) и показва преглед в таба с резултат.
• Output — променливи results (масив от редове, по един на ред от таблицата) и total (брой). Всяка колона става поле вътре в ForEach Loop (напр. колона «Email» към Create Contact → email).

Read Excel online

Същият интерфейс като Read Google Sheet, за файлове Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint, директна връзка към .xlsx/.xls).

• Свържете Microsoft Office 365 в Integrations, ако файлът изисква вход в Microsoft.
• Поставете URL на файла или споделена връзка и изчакайте зареждане.
• Използвайте results + ForEach Loop, за да синхронизирате редове с контакти, продукти или сделки в CRM.

Read from URL

Общо четене от уеб адрес: CSV, JSON, Excel online или API с таблични данни.

• Въведете пълния URL (https://…). Форматът се открива автоматично.
• Ако URL е недостъпен, защитен или връща грешка, се показва червено предупреждение и стъпката се проваля при изпълнение.
• След зареждане откритите колони са променливи на стъпката; комбинирайте с ForEach Loop за масов импорт или актуализации от външни системи.

За трите действия с URL: Save на действието само след успешно зареждане в режим редакция, за да останат колоните запазени. При смяна на URL презаредете и проверете прегледа преди Active на потока.

Условия, забавяния и «ForEach Loop»

По-подробно за трите стъпки, които не създават записи, но насочват потока:

Действието Condition създава разклонение Yes / No. Добавете едно или повече правила със същия интерфейс от Филтри и оператори: поле (или променлива), оператор, стойност, връзки AND/OR. Примери: «сумата на сделката е по-голяма от 10 000», «имейлът на контакта Has any value», «етапът минава от Proposal към Won» (оператор Changed from X to Y при modify тригер). Избягвайте твърде много вложени разклонения — историята става трудна за проследяване.

Действието Delay спира потока преди следващата стъпка. Комбинирано с дати от променливи позволява напомняния («три дни след крайния срок»); при планирани потоци просто раздалечава две последователни действия.

Действието ForEach Loop обработва списък наведнъж: свържете изход от Get Contacts, Get tasks или редове от външна таблица; вътре в цикъла всяка стъпка вижда текущия елемент. Проектирайте и тествайте първо върху малко записи, после мащабирайте.

Променливи

Променливите избягват повторно въвеждане на данни, вече налични в CRM или потока. В редактора избирате от меню или селектор с икона — без специален синтаксис за запомняне.

Винаги налични

• Данни за Organization (име, настройки, които системата предоставя).
• Данни за Owner на автоматизацията (име, имейл…).
• Current date и current date and time в момента на изпълнение, също с отместване (напр. «днес + 7 дни», където е предвидено).

От тригера — зависи от избрания старт: полета от изпратен формуляр, стойности от записа, задействал потока, данни от inbound имейл.

От предишни стъпки — всяко завършено действие подава резултати към по-късни стъпки: идентификатор (ID …) на създания запис, полета от прочетения контакт, списък results от Get deals, колони от таблица, един ред вътре в ForEach Loop. В селектора на променливи стъпките са подредени: изберете правилната стъпка, после полето.

Типове променливи — до badge-овете иконата «?» показва типа: обикновен текст, дата, число, списък, потребител и т.н. Спазвайте типа на целевото поле: не слагайте променлива «списък» в поле Contact ID (единична стойност) нито свободен текст, където Mokapen очаква числов ID.

Практичен съвет: след свързване на променливи пуснете test и отворете историята на стъпките: проверете очакваните стойности преди Active на автоматизацията.

Действия, свързани с интеграции

Някои действия работят само ако съответната интеграция е активна в Integrations и, за имейл/SMS, ако Owner на автоматизацията е свързал правилния акаунт:

• Send Email — SMTP акаунт (Gmail, Outlook, custom SMTP…) за адреса в полето From. Без валидна имейл интеграция стъпката се проваля.
• Send SMS — интеграция LinkMobility / SMS с alias на подател при Owner; достатъчно кредити.
• Read Google Sheet — Google акаунт за частни таблици; коректен URL за експорт или споделяне.
• Read Excel online — Microsoft 365 акаунт за защитени файлове в OneDrive/SharePoint.
• Read from URL — не задължителна интеграция, ако адресът е публичен; проверете дали външният сървър отговаря и приема заявката.

Ако връзката изтече, стъпката се проваля в историята: свържете отново приложението от Integrations и повторете теста. За таблици и URL съпоставете колони и полета на контакт или сделка вътре в ForEach Loop, както бихте направили ръчно.

Тестване на потока

От редактора, бутон за automation test: стартира пробно изпълнение.

Внимание: тестът използва същия механизъм като в реална среда. Имейл, SMS, създаване и актуализации на данни се прилагат наистина. Експериментирайте в тестова организация или записи, когато потокът е инвазивен.

Поведение:

• Event trigger — ако в историята вече има стартиране, можете да използвате отново тези начални данни; иначе Mokapen ползва настройките, запазени на тригера.
• Scheduled trigger — симулира незабавен старт със запазените настройки, без да чака планирания час.

След опашката отворете execution history и проследете всяка стъпка. Коригирайте права, липсващи променливи или изтекли интеграции, докато изпълнението приключи.

Дневници на изпълненията

Всяко стартиране — автоматично, планирано или тест — генерира запис в history, достъпен от картата на потока или редактора. За всяко изпълнение виждате:

• Час на старт и изход (в ход, завършено, грешка).
• Детайл Start — какви данни е получил тригерът.
• Детайл на всяка стъпка — какво е влязло, какво е излязло, съобщения за грешки при наличие.

Картата показва и Flows started in the last 28 days. По-старите изпълнения се изтриват автоматично: ако ви трябва архив над месец, запишете или експортирайте критичните случаи другаде.

Често срещани проблеми

• Никога не стартира — статус Active? Тригерът конфигуриран ли е? При «modified» условието изисква посоченото поле да е променено при това запазване и новата стойност да отговаря на оператора (недостатъчно е записът вече да е имал тази стойност). Повторете запазване, което наистина променя полето (напр. преместване на етап в pipeline).
• Грешки на стъпка за права — Owner на автоматизацията не може да извърши операцията. Сменете Owner на потока или коригирайте ролята на потребителя.
• Празна променлива — предишната стъпка не е дала очакваните данни, полето ID … не сочи към валиден запис или потокът е поел клона «no» на Condition. Проверете историята на стъпката преди провалената.
• Save блокиран за цикъл — две автоматизации задействат една друга. Премахнете стъпката, която вика другата автоматизация, или преработете процеса.
• Имейл или SMS не пристигат — спам, SMS кредити, подател на организацията, получател в променливи. Историята показва дали стъпката е завършена или отхвърлена от доставчика.
• Външна интеграция се провали — изтекъл акаунт, преименувана таблица, недостъпен адрес. Свържете отново от Integrations и актуализирайте стъпката.
• Твърде много стартирания — «Modified» тригер без условия: всяко запазване рестартира потока. Добавете условия на тригера (modified field + стойност) или преместете филтрите в стъпка Condition.

Ако историята не стига, Duplicate на автоматизацията, тествайте върху данни извън реална среда и ползвайте test, докато всичко е наред.

Автоматизации от формуляри (опростен път)

Има отделен път от пълния модул Automations: при планове с «Automations from Forms» в конструктора на формуляри можете да свържете незабавни действия — контакт, сделка, задача, тикет — без редактор на потока. Подробности в ръководствата Contact form, Appointment booking и Book a service or product.

Подходящо за целеви (landing) страници и линейни формуляри. Когато ви трябват условия, забавяния, цикли върху списъци или Read Google Sheet, преминете към модул Automations с тригер «Contact form received» и изградете пълния поток там.

Препоръчителен процес

• Design first — на хартия: какво го стартира, кои разклонения, кои записи или съобщения създава. Изберете Owner с достатъчни права.
• Build as Inactive — завършете тригер и стъпки, свържете променливи, не активирайте веднага.
• Test a real case — пробно изпълнение и история стъпка по стъпка върху контролирани данни.
• Activate and monitor — преминете на Active; първите дни проверявайте историята и генерираните записи.
• Update when CRM changes — нов pipeline, променен формуляр, просъединена интеграция: отворете отново потока и коригирайте филтри и променливи. Duplicate преди големи промени.
• Clear title and Collaborators — напр. «Website lead → inbound deal» и търговски екип сред Collaborators: следващият разбира целта веднага.

Автоматизациите, заедно с Connections, Checklist и Integrations, помагат на Mokapen не само да записва какво се случва, но и да улеснява какво трябва да се случи — винаги с история, права и тестване преди да предадете повторяемата работа.

Практически примери

Пет от най-често исканите потоци, обяснени стъпка по стъпка: кой trigger ги стартира, защо си струва да ги автоматизирате, actions в последователност и variables, които ги държат заедно. Използвайте ги като начален шаблон: адаптирайте полета, филтри и получатели към организацията си.

1. Лийд от сайта → контакт, сделка и първи контакт

Trigger — събитие Contact form received, филтрирано по form code на формуляра «Request information» на сайта.

Защо — лийд, попълнил формуляра, трябва да се обработи веднага: без автоматизация рискувате ръчно преписване, загуба на време и остърване на контакта. Тук потокът отваря правилните записи и уведомява търговеца за секунди.

Actions

1. Create Contact — име, имейл и телефон от полетата на формуляра; етикет «Website lead».
2. Create Deal в Inbound pipeline, начален етап, свързана с току-що създадения контакт.
3. Create Task «First contact within 24 hours» с падеж утре, свързана с контакта и сделката.
4. Send Email вътрешно към дежурен търговец с обобщение на изпратените данни.

Variables — полета от формуляра (име, имейл, телефон, съобщение) от тригера; Contact ID от стъпка 1 в сделката и задачата; Deal ID от стъпка 2, свързан със задачата; имейл на търговеца (фиксирана стойност или user variable) като получател.

2. Спечелена сделка → onboarding follow-up

Trigger — събитие Deal Modified с условие на тригера: Modified field = Pipeline stage, оператор Is one of, стойност Won. Така се задейства само когато етапът стане Won при това запазване, не при всяка промяна.

Защо — етапът «Won» трябва да стартира onboarding без някой да го помни ръчно. Избягва клиенти, оставени без действие дни наред.

Actions

1. Create Task «Start onboarding», възложена на операционния мениджър, свързана със сделката и клиента.
2. Update checklist на задачата със стандартните onboarding елементи (режим Replace).
3. Send Email — приветствено съобщение към основния контакт на сделката.

Variables — данни за сделката от тригера (заглавие, сума, свързан контакт); Task ID от стъпка 1 за checklist в стъпка 2; имейл на контакта за изпращане в стъпка 3. Забележка: само новата стойност на етапа удовлетворява условието, затова потокът не се задейства отново, ако запазите сделката без да пипнете етапа.

3. Тикет с висок приоритет → SMS към отговорник и вътрешна задача

Trigger — събитие Ticket Created с условие: приоритет Is one of «High». При «… created» Mokapen проверява стойностите при създаване, затова се задейства само за тикети, създадени с висок приоритет.

Защо — спешен тикет не може да чака следващия преглед на опашката: нужен е незабавен сигнал и проследима задача за отговорника.

Actions

1. Send SMS към отговорника за поддръжка през SMS акаунта на Owner на автоматизацията.
2. Create Task вътрешна «Handle urgent ticket» с падеж след няколко часа, свързана с тикета.

Variables — данни за тикета от тригера (номер, тема, приоритет, клиент) в текста на SMS и заглавието на задачата; телефон на отговорника (user variable или фиксирана стойност); Ticket ID от тригера за връзка със създадената задача.

4. Седмично обобщение на задачи с падеж (планирано)

Trigger — scheduled, calendar schedule: всеки Monday at 9:00, organization time zone.

Защо — фиксирано напомняне в началото на седмицата поддържа екипа подравнен по предстоящи крайни срокове, без ръчно филтриране на задачи.

Actions

1. Get tasks с филтри: статус «Open» AND краен срок Is within 7 days from now.
2. Send Email — обобщение към Collaborators на потока със списъка намерени задачи.

Variables — изход от стъпка 1: results (списък задачи) и total (колко), в тялото на имейла; текуща дата на изпълнение в заглавието. Ако предпочитате ред на задача, добавете ForEach Loop върху results преди изпращане.

5. Подравняване на директория от Google Sheet (нощно планирано)

Trigger — scheduled, fixed schedule: всяка нощ (напр. ежедневно повторение в 2:00).

Защо — когато клиентски данни идват от външна таблица (импорт, ERP, формуляр на трета страна), нощният синхрон ги внася в CRM без копиране и без ръчно управлявани дубликати.

Actions

1. Read Google Sheet — URL на таблицата в експортируем формат; Google акаунт в Integrations, ако таблицата е частна.
2. ForEach Loop върху всеки ред от изход results:
3. вътре в цикъла Create Contact (или Edit Contact при актуализации), като съпоставите колоните на таблицата с полетата в директорията.

Variables — results и total от стъпка Read Google Sheet; вътре в ForEach Loop всяка колона (Name, Email, Phone, Company…) е променлива на текущия ред за полетата на Create/Edit Contact. Тествайте първо на малко редове и проверявайте историята ред по ред преди активиране в реална среда.

Често задавани въпроси

В: Нужен ли е определен план за автоматизации?

О: Да. Пълният модул е включен в плана Large. Без подходящ план пунктът Automations в менюто остава неактивен. Има и по-опростен път, Form automations, при планове, които го включват.

В: Кой може да създаде нова автоматизация?

О: Само Owner на организацията може да започне създаване на нов поток. Други потребители могат да отварят, редактират или дублират съществуващи, ако са Owner или Collaborators, или са администратори.

В: Защо автоматизацията ми никога не се задейства?

О: Проверете статус Active и конфигурацията на тригера. При «… modified» помнете: условието изисква посоченото поле наистина да е променено при това запазване и новата стойност да отговаря на оператора — недостатъчно е записът вече да е имал тази стойност.

В: Каква е разликата между trigger conditions и стъпка Condition?

О: Trigger conditions са входен филтър: ако не са изпълнени, автоматизацията дори не влиза в опашка. Condition step е разклонение Yes/No след като потокът е стартирал — полезно за клониране (напр. висока сума → имейл до директор, иначе само задача).

В: Автоматизацията се задейства твърде често — как да го избегна?

О: Почти винаги е «… modified» тригер без условия: задейства се при всяко запазване. Добавете тясно условие на тригера (modified field + целева стойност) или преместете вторичните проверки в стъпка Condition.

В: Стъпка се проваля заради права — какво означава?

О: Mokapen изпълнява стъпките с правата на Owner, зададен на автоматизацията. Ако този потребител не може да създава сделки, да изпраща имейл от името на организацията или да редактира тикети, съответната стъпка се проваля. Задайте за Owner потребител с нужните права или коригирайте ролята му.

В: Защо имейлът или SMS не излизат?

О: Изпращането минава през свързан акаунт: SMTP account за имейл, интеграция LinkMobility за SMS — и двете към Owner на потока. Проверете дали интеграцията е активна и не е изтекла, дали има достатъчно SMS кредити, и спам/репутация на домейна. Историята показва дали стъпката е завършена или отхвърлена от доставчика.

В: Мога ли да тествам без реални последици?

О: Внимание: тестът работи като в реална среда — имейл, SMS, създаване и редакции на записи се прилагат наистина. При инвазивен поток тествайте в тестова организация или записи, после отворете execution history и проверете всяка стъпка.

В: Променлива излиза празна в стъпка — защо?

О: Обикновено предишната стъпка не е дала очакваните данни, полето ID … не сочи към валиден запис или потокът е поел клона «no» на Condition. Отворете историята на стъпката преди провалената и проверете входа и изхода.

В: Колко дълго се пазят дневниците на изпълненията?

О: Картата показва потоци, стартирани през последните 28 дни. По-старите изпълнения се изтриват автоматично: ако ви трябва архив над месец, запишете или експортирайте критичните случаи другаде.