Ръководството на Мокапен

Ръководство за оферти

Офертата е вашето писмено предложение към клиента: предложение с цени, отстъпки, ДДС и условия. В Mokapen офертата не е Word файл в забравена папка. Това е жив документ, свързан с контакта и компанията, проследен в CRM, който можете да изпратите по имейл с линк за онлайн приемане и с един клик да превърнете в поръчка, когато клиентът каже да.

Това ръководство ви води през ежедневната употреба: професионална оферта за минути, изпращане до клиента, приемане без телефонни обаждания и ясна картина къде е всяка сделка. Настройки за pipeline, PDF шаблони и автоматизации са в заключителните раздели, но за старт не трябва да променяте нищо: стойностите по подразбиране работят веднага.

Областта оферти е в менюто Продажби → Оферти. Изисква план Large с активно приложението Продажби и данъчни ставки на ниво организация (веднъж, в Настройки → Продажби → Данъци).

Как офертите се вписват в останалата работа

Преди техническите детайли е полезно да видите къде стои офертата в търговския поток — това ви кара да ползвате Mokapen, а не да се борите с него.

В типичния път клиентът влиза като контакт (форма на сайта, изложение, препоръка). Когато се появи конкретна възможност — «искат цена за годишна поддръжка», «питат за монтаж», «оценяват подновяване» — отваряте opportunity, за да следите сделката (очаквана сума, вероятност, кога затваряте). Ако е нужно формално предложение с цени, подготвяте оферта: редове, отстъпки, условия. Клиентът приема и офертата става поръчка — точката, от която счетоводството или ERP издава фактура.

Можете да пропускате стъпки: не всеки ползва opportunities (малка агенция може директно към оферта след първи контакт). Важно е, че офертата наследява и захранва останалото: от картата на фирма в директорията получателят (адрес, ДДС, специална отстъпка) се попълва автоматично; при приемане системата може да предложи свързана поръчка без повторно въвеждане.

Практическата полза: шест месеца по-късно в контакта на клиента виждате пълната история — изпратени оферти, приети и отхвърлени, отстъпки, артикули. Без споделен Excel, без папка «оферти 2026» за търсене.

Примери за използване

• Консултации: редове услуги на час/ден, условия за плащане в икономическите условия, брандиран PDF с шаблона на организацията.
• Препродажба на продукти: артикули от каталог с цена и ДДС; автоматична отстъпка на клиента, ако е настроена на фирмата.
• Смесено предложение: продукти + услуги + ред с процентна отстъпка (generic % item).
• Данъчна интеграция: sync към Fatture in Cloud за клиенти, каталог и поръчки към е-фактуриране.

Страницата Оферти: откъде започвате всеки ден

При Продажби → Оферти попадате на Kanban: колони като етапи (Draft, Sent, In review, Accepted, Rejected, Expired). Всяка оферта е карта в колоната на статуса. Виждате колко оферти чакат отговор, колко са в преговор и колко са приключени.

Това е изгледът за ежедневна работа: сутрин погледнете колона «Sent» — чакащи оферти за последващо действие. «In review» — горещи сделки. «Accepted» — печалби за периода с обща сума отгоре.

Горе са pipeline selector (различни процеси — B2B срещу B2C — всеки със свой pipeline) и Filters. Филтрите стесняват: клиент, сума, собственик, етикет. Запазете комбинацията като saved filter и я извиквайте с един клик.

За следващ етап не е нужно да отваряте офертата: плъзнете картата от «Sent» към «In review». Бързо по време на срещи — целият pipeline наведнъж.

Бутонът + Quote горе вдясно отваря редактора за нова оферта — вижте «Създаване на оферта» по-долу.

Страници и изгледи

Страницата Оферти има два изгледа за различни моменти. Филтрите и активният pipeline остават при превключване: ако в Kanban виждате само оферти на Acme, в List същото без повторно филтриране.

Kanban изглед (по подразбиране)

Дъска с колони като етапи (Draft, Sent, In review, Accepted, Rejected, Expired); всяка оферта е карта. Обща сума отгоре на колона. За напредване плъзнете картата — статусът се обновява без отваряне.

List изглед

Класическа таблица: ред на оферта, конфигурируеми колони (код, клиент, сума, статус, собственик, дата, tags). Сортиране по заглавие; масови действия: смяна на собственик, архив в края на годината, CSV за счетоводство.

Кой изглед, как и кога

Практическо правило: Kanban за работа (напредване, коментари, pipeline на срещи), List за преглед и корекции (числа, сортиране, масови редакции, експорт). Превключване със селектора горе вдясно.

Картата на офертата

При клик върху карта (или ред в List) офертата се отваря. При Premium — full page с иконата за разширяване — удобно при дълги оферти с много редове или подробни условия.

Горе са quote code (напр. #3-2026) и title. Кодът идентифицира офертата — вижте отделния раздел. Title е вашето описание, напр. «Предложение поддръжка 2026 — Acme» — не се появява така на PDF.

Под title е лентата с действия: pipeline status, privacy, tags, файлове, бележки, Copy link, меню Options (Clone, Archive, Delete).

Най-важният бутон е + Create and connect: задача, среща, поръчка (при приемане) или друга entity — връзката е автоматична; всичко е в офертата и в картата на клиента.

Останалата част е в блокове: recipient, sender, търговски данни, редове, общи суми, дизайн, икономически условия, връзки, sync. Всяко по-долу.

Код на оферта: автоматична номерация (и как да я промените)

Всяка оферта има уникален код: вътрешна идентификация (Kanban, списъци, връзки) и на PDF като «референция на офертата».

Mokapen генерира кода при save, ако липсва: пореден номер за годината във формат NUMBER-YEAR. Първата оферта за 2026 — 1-2026, втората 2-2026. На 1 януари броячът става 1.

Ако смените датата на минала година (напр. задна дата в края на декември), кодът се генерира за годината на датата: оферта 2025 → N-2025.

Можете ръчно да зададете кода: клик в заглавката, въведете, save. Полезно при миграция или изисквания на ERP (PREV-2026-005). Кодове извън NUMBER-YEAR не влизат в автоматичната последователност.

Внимавайте за дубликати: Mokapen не блокира два еднакви кода при ръчно форсиране. В екип по-добре автоматична номерация.

Получател и изпращач: кой купува и кой продава

Офертата има две «лица» на PDF: sender (вие, организацията) и recipient (клиентът).

Sender се попълва от настройките на организацията: име, адрес, ДДС, имейл, лого. При правилни org данни всяка оферта ги има. Можете да ги промените на конкретна оферта (клон с различни данни).

Recipient задавате вие — ако клиентът е в директорията, избор на company зарежда име, адрес, ДДС, имейл, телефон. Свързан contact дава лична референция за имейл и онлайн приемане.

Ако клиентът липсва, при въвеждане на име Mokapen предлага създаване на място с минимални данни — допълвате после от Directory.

Ако фирмата има специална отстъпка (Directory → Company → Dedicated discount), при свързване тя се зарежда към всички редове. Mokapen помни вместо вас.

Редове: изграждане на търговското предложение

Редовете са сърцето на офертата: какво предлагате и на каква цена. Заглавие, количество, единична цена, ДДС, общо. Останалото — отстъпки, нетo/бруто, марж — в реално време.

При + Item модал с избор на тип ред. Пет опции — не козметика, а какво представлява редът в офертата.

Петте типа редове

Всеки ред може да е един от тези пет типа и изборът променя какво представлява редът в офертата:

• Service — от каталога Услуги. За нематериално (консултация, абонамент, интервенция на ден). Избор от менюто — цена, ДДС, код, описание от каталога; можете да промените на реда.
• Product — като Service от каталога Продукти: хардуер, материали, лицензи, SKU.
• Generic item — свободен ред без каталог («Пътуване Милано», «Еднократна настройка», «Лого»).
• Generic % item — изчисляван ред: въведете процент (положителен или отрицателен) и Mokapen изчислява сумата като процент от нето на предишните редове. Класика: отстъпка («Отстъпка за лоялност −10%») или доплащане («Спешна услуга +15%»). Преизчисление в реално време.
• Text-only % item — като предишния, но без изчислена сума: показва само етикета в документа. Когато искате да кажете нещо без промяна на общите суми («Отстъпката е в цените», «Намален ДДС»).

Какво пишете във всеки ред

Независимо от типа, същите полета (с малки разлики при %):

• Title и note — това, което клиентът чете на PDF. Title — основен ред; note — описание под него. От каталог — попълнено; generic — вие пишете.
• Quantity и unit price — определят общата сума. Количество 1 по подразбиране; при потребление (часове, дни, лицензи) — реалното количество.
• VAT rate — от конфигурираните (Настройки → Продажби → Данъци). Без ставки Mokapen предупреждава; по подразбиране — от каталога или стандартна за generic.
• Line discount — процент върху един артикул (0–100%): специална цена на един ред. Различна от клиентска и документна — вижте по-долу.
• Unit cost — вътрешно, за марж; показва печалба по реда. Си заслужава на основните артикули.

Нетни или брутни цени: какво да изберете

Превключвател «Use gross prices» — променя значението на числото в полето за цена.

• Net prices (default) — въвеждате цена без ДДС. Ако напишете €100 на ред с 22% ДДС, клиентът вижда €100 нетo + €22 ДДС = €122 общо. Стандарт B2B: контрагентът мисли нетo, защото приспада ДДС.
• Gross prices — въвеждате цена с включен ДДС. Ако напишете €122 на ред с 22% ДДС, Mokapen разделя: €100 нетo, €22 ДДС. Естествено B2C: клиентът иска крайната сума, не разбивката.

Превключвателят важи за цялата оферта; фирма — нетo, краен потребител — бруто.

Отстъпки: как се комбинират трите нива

Системата за отстъпки работи на три нива каскадно (не се събират). Редът с конкретен пример:

Оферта €1 000 нетo (един ред), 10% отстъпка на клиента, 5% на реда, 3% документна в края. Изчисление:

1. Започвате от €1 000.
2. 10% customer discount (карта на фирмата) → €900.
3. 5% line discount → €855.
4. 3% manual document discount → €829.35.
5. Изчислете ДДС върху крайната сума.

Трите отстъпки не правят 18% общо: каскадно дават различен резултат.

На практика рядко и трите наведнъж. Чести модели:

• Customer discount — автоматична лоялност, веднъж на фирмата, за всички оферти.
• Line discount — тактически на отделни артикули, когато дадете специална цена на един ред без другите.
• Manual document discount — «финален лост» при последен кръг преговори.

Блокът с общи суми показва всяко ниво. Ръчната документна отстъпка — от «Add discount» под артикулите; без нея — само клиентска и редова.

Пренареждане, редакция, изтриване на редове

Редовете се плъзгат — редът на екрана е на PDF. Основни първо, после аксесоари, после проценти.

Редакция — иконата за edit; изтриване — кошче. Без потвърждение; при важни оферти периодично save.

Общи суми: какво вижда клиентът и какво само вие

Блокът с общи суми показва сметката. На PDF клиентът вижда:

• Net total — сума на данъчните основи по редове.
• Discounts — приложените отстъпки, поотделно при различни типове.
• Taxes — разделени по ДДС ставка.
• Gross total — крайната цифра за клиента.

Три реда само за вас, не на PDF — само ако сте попълнили unit cost на редовете:

• Margin — разлика между нетна цена и обща себестойност.
• Margin % — марж спрямо продажната цена.
• Markup % — марж спрямо себестойност.

Вътрешни показатели за рентабилност — дали още можете да свалите цената.

Дизайн на документа: PDF шаблони и персонализация

PDF не се съставя всеки път от нулата: template с layout, цветове, лого, таблица, подпис. В офертата блок Design с избор на шаблон.

Системни шаблони (готови за употреба)

Четири шаблона по подразбиране — Standard 1 … Standard 4 — различни layouts, лого, таблица, sender/recipient, подпис; данни на организацията.

Без време за персонализация — пробвайте четирите с една оферта (Preview) и изберете. Много остават на стандартните години наред.

Персонализирани шаблони на организацията

При специфични нужди — custom templates в Templates (странично меню). Тип Quote, Order, Invoice… с конфигурируеми блокове.

Персонализиран шаблон ви позволява:

• Дефинирате кои блокове да се показват и позицията им (header, sender, recipient, item table, conditions, signature, legal notes).
• Цветове, шрифтове и стил на таблицата според бранда.
• Предварителен текст в economic conditions при нова оферта с шаблона — клаузи, валидност, плащане, нормативи.

Маркирайте default — предлага се за нови оферти. Полезно, когато целият екип ползва един layout.

Смяна на шаблон на съществуваща оферта — preview/download с нов дизайн без промяна на артикули и цени.

Икономически условия: свободен текст на офертата

В Document — редактор economic conditions: форматиран текст около артикулите. Плащане («30 дни от фактура»), валидност («до 31/03/2026»), клаузи, срокове, гаранции.

Шаблон с предварителни условия — редакторът се попълва при създаване; без тях — празно и пишете свободно.

Условията са на PDF под таблицата, преди подписа. Mokapen не ги индексира — форматирането в редактора е за клиента.

Preview, изтегляне и изпращане до клиента

Когато офертата е готова — артикули, условия, клиент — три пътя за доставка, от прост до професионален.

Preview: проверка преди изпращане

Preview горе вдясно — PDF както при клиента, A4 в браузъра, без файл за download.

Ползвайте винаги преди изпращане — за секунди виждате съкратено заглавие, лош пренос, лого, грешна ДДС.

Preview отразява запазеното състояние — без save може да не покаже последните промени.

Download: PDF или Word

Download — PDF или Word (docx). PDF — стандарт. Име SenderName - QuoteCode.pdf (напр. «Acme Ltd - 3-2026.pdf»).

Word — ръчна доработка или редактируем формат; експортът не се връща в Mokapen.

Изпращане по имейл: директно от офертата

Send email — модал, PDF и по избор линк за онлайн приемане.

Получателят е предварително попълнен; повече получатели с «;». From — SMTP на организацията или системен адрес. Свържете фирмен имейл.

subject — «Quote {code}» или по-конкретно. body — стандартен поздрав или изцяло ваш текст.

По-долу има две важни опции:

• Attach PDF document (активно по подразбиране) — PDF в имейла, клиентът винаги има копие.
• Receive BCC copy — скрито копие до вас за проследяване.

След изпращане — в quote timeline (дата, час, получатели).

Онлайн приемане с OTP: сигурно «да»

Слабото място на офертите е приемането. «Ок, действайте» по имейл — без договорна стойност, може да се загуби, не покрива всички редове. Спорове кой какво е казал.

Mokapen решава с онлайн приемане чрез OTP: линк, страница, код по имейл, потвърждение с един клик. Проследяване: дата, час, IP, кои редове.

Как да активирате приемане при изпращане

В модала за имейл, под PDF и BCC — блок «Public link with acceptance». При валиден имейл на получателя системата предлага активиране. Два превключвателя:

• Require acceptance — имейлът включва публична страница с «Accept this offer». Без него — само преглед и PDF, без бутон за приемане.
• Partial acceptance — отметка на всеки ред; модулна оферта. Изключено — всичко или нищо, по-ясно.

Какво изживява клиентът

Полезно е да знаете страната на клиента — не я виждате, но от нея зависи процентът приемане.

Клиентът получава имейл с PDF и линк. Публична страница A4 като PDF, download и при активирано приемане — «Accept this offer».

При «Accept» — шестцифрен код на същия имейл. Въвеждане на страницата — потвърждение. Кодът е валиден час, после нов.

При partial acceptance — списък с отметки; процентните редове се пропускат.

Клиентът не се регистрира в Mokapen. Бързо, на смартфон; OTP дава тежест на приемането (лек електронен подпис).

Какво става в Mokapen при приемане

Приемането не остава незабелязано: сменя статуса и се записва проследимо.

Приетите редове — зелена икона с дата. В timeline «Accepted by customer» с имейл и IP. Автоматизация — статус «Accepted», картата в последната колона.

При «Create order on close» (по подразбиране да) — предложение за свързана поръчка със същите данни. Един клик — оферта става поръчка.

Гранични случаи

• Оферта без имейл на получателя — няма онлайн приемане (няма къде OTP). Публичният линк — само преглед (WhatsApp, чат), без формален поток.
• Изтекъл или загубен OTP — нов код от страницата «Send code»; старите се анулират.
• Приемане извън Mokapen — хартиен подпис или ясен имейл: ръчно «Accepted by customer» в реда. По-малко проследимо от OTP.

Създаване на оферта

Два начина — различен обем работа.

• Директен метод — + Quote, full-page редактор. Когато клиентът още не е свързан с opportunity или контакт. Създавате клиент, артикули, условия, save.
• Контекстен метод (препоръчително) — от opportunity, contact или company, + Create and connect → Quote. Свързана с източника, recipient и отстъпка автоматично.

И в двата случая последователността е същата:

1. Ясно title: «Предложение поддръжка 2026 — Acme Ltd» е по-добре от «Оферта Acme».
2. Проверете recipient и sender.
3. Изберете template или оставете default на организацията.
4. Добавете items: основни редове, аксесоари, процентни отстъпки.
5. Напишете economic conditions или коригирайте текста от шаблона.
6. Задайте owner, date и close probability, ако имате представа.
7. Save. Mokapen присвоява пореден код, изчислява общите суми — готова за изпращане.

Preview, после Send email или Download PDF.

Не всичко трябва перфектно при първи save; изпращането е «версия» — след промяна преизпратете.

Редактиране на оферта

Три начина за редакция, според какво и колко записа.

Директна редакция в картата

Отворете офертата и редактирайте: title, молив, редове, условия. Страничен панел — auto save; full page — Save след блока.

При промяна на артикули или условия — save първо преди preview или изпращане.

Промяна на статус от Kanban

Само етап — плъзнете картата в Kanban. Най-ефективно на срещи или сутрешн преглед.

«Terminal» статуси (100% Accepted, 0% Rejected/Expired) — само member може да ги смени. Защита срещу «отваряне» на приключени сделки.

Масова редакция от List изглед

Много оферти наведнъж — List, филтър, отметки, Edit.

Масова редакция — owner, status, tags, прости custom fields; не артикули или текст.

Други масови действия: Clone, Archive, Delete.

Клониране на оферта

Често ползвана шаблонна оферта — клонирайте; сменете получателя и цените.

Единично клониране

1. Карта → Options → Clone.
2. В модала — items (винаги), по избор attachments, connections, comments, timeline; клониране в друга организация.
3. Потвърдете.

Нова оферта със suffix в title, нов код, друг получател; оригиналът не се променя.

Масово клониране

1. List изглед → избор с отметки → Clone в масовата лента → опции веднъж за всички → потвърждение.

Архивиране на оферта

Офертата не изчезва като «завършена» задача. Archive я маха от Kanban/List, но я пази — Оферти → Actions → Quote archive.

Единично архивиране

1. Карта → Options → Archive.
2. Потвърдете в модала.

За повторно отваряне: архив → Options → Restore — обратно в Kanban.

Масово архивиране

1. List изглед → избор → Archive в масовата лента → потвърждение.

Архив, ако офертата наистина се е случила; изтриване при грешка. Не архивирайте за «почистване».

Изтриване на оферта

Изтриване при грешка; Archive, ако има история (изпратена, приета, връзки).

Единично изтриване

1. Карта → Options (три точки) → Delete (червено).
2. Потвърдете в модала.

С Extra Large — trash (Оферти → Actions → Quote trash); Restore или Delete permanently.

При Free (без Extra Large) изтриването обикновено е перманентно без trash.

Масово изтриване

1. List изглед → избор → Delete (червен бутон) → потвърждение.

Превръщане на оферта в поръчка

Офертата е предложение, поръчката — изпълнително потвърждение и начало на фактуриране. Преходът е естествен и често автоматичен.

Три начина, по практичност:

• Automation on close (препоръчително) — «Create order on close» в Настройки → Продажби → Оферти; при 100% — модал за поръчка със същите данни.
• Triggered by online acceptance — OTP приемане → Accepted и същото предложение за поръчка.
• Manual — + Create and connect → Order, когато автоматизацията не се задейства или частична поръчка.

Оригиналната оферта остава и е свързана в Connections. История в картата на клиента без ръчно писане. Подробности — ръководството Поръчки.

Pipeline и статуси: моделиране на процеса

pipeline — пътят на офертата през statuses. Има default за 90% случаи; персонализирайте или създайте повече.

Pipeline по подразбиране

По подразбиране един pipeline с шест статуса:

• Draft (10%) — подготовка, вътрешно, неизпратена.
• Sent (20%) — изпратена, чакате.
• In review (60%) — клиентът отговори, оценява, обсъжда.
• Accepted (100%) — спечелена сделка.
• Rejected (0%) — загубена.
• Expired (0%) — изтекла валидност без отговор.

Процентите «progress» — лента на Kanban и won/lost. При 100% — предложение за поръчка.

Персонализиране на статуси

Ако стандартният процес не пасва — търгове, «Technical approval» — променете в Настройки → Продажби → Оферти → Pipeline and statuses.

Добавяйте, преименувайте, пренареждайте статуси и progress 0–100%. 100% само за победа, 0% за окончателно затваряне.

Множество pipeline за различни процеси

Различни канали — отделни pipeline. Менюто горе на Kanban — превключване с един клик.

Нов pipeline — Настройки или «New pipeline» в Kanban. Ограничение по екипи на организацията.

Автоматизации на pipeline

В настройките на pipeline има две автоматизации, които променят поведението на офертите:

• Create order on close (по подразбиране) — при 100% предложение за поръчка. Изключете, ако поръчките са външен ERP.
• Move status after customer acceptance — след OTP към конфигуриран won статус (по подразбиране Accepted).

Синхронизация със софтуер за фактуриране

Mokapen е CRM и оферти, не фактуриране — е-фактури и дневник в ERP. Sync в офертата и Integrations.

Fatture in Cloud — ръководството. Клиенти, каталог, поръчки → е-фактури. Посока конфигурируема.

Sync tab — статус; след поръчка sync главно за поръчката в данъчния цикъл.

Записите се съпоставят по ДДС и данъчен код — без дублиране.

Свързани раздели

Офертата не е изолирана — други области на Mokapen си заслужават.

• Connections — opportunities, поръчки, задачи, тикети, други оферти. Двупосочно.
• Attachments — спецификации, чернови, снимки от клиента.
• Updates — timeline: създаване, промени, имейли, приемания с IP.
• Tags — класификация за филтри: «Enterprise», «Renewal», «To relaunch», «Complex».

Настройки на оферти

Настройки за admins и owners в Настройки → Продажби → Оферти. Три области:

• Pipeline and statuses — етапи, progress, автоматизации.
• Field configuration — полета на картата, ред, задължителни; custom fields (CIG, вътрешен код, дата монтаж).
• List column configuration — колони в List; Actions → Edit columns на място.

Извън областта оферти, но важни — две конфигурации:

• Tax rates (Настройки → Продажби → Данъци) — без поне една ставка не можете да създавате редове.
• Document templates (Templates) — PDF шаблоните от «Дизайн на документа».

Отчети за оферти

За обща ефективност — брой оферти, топ търговец, конверсия оферта→поръчка — reports на Quote Reports (Premium).

Наличните отчети покриват най-полезните аналитични изгледи в цикъла на продажби:

• Distribution by status — колко оферти са на всеки етап на pipeline: ключово за тесни места.
• Distribution by pipeline — при повече от един pipeline виждате разпределението по канали.
• Performance by owner — брой оферти и икономически обем по търговец.
• Most quoted items — кои продукти/услуги най-често в оферти.
• Quotes per customer — кого и с каква стойност.
• Economic volumes by period — месечни, тримесечни и годишни тенденции.
• Margin and markup — рентабилност на офертата; нужен unit cost.

Отчетите спазват правата; търговец не вижда автоматично офертите на колеги.