A Mokapen útmutató

Idézetek útmutató

Az árajánlat az Ön írásos ajánlata az ügyfélnek: ajánlat árral, kedvezményekkel, áfával és feltételekkel. A Mokapenben az idézet nem egy mappában felejtett Word-fájl. Ez egy élő, a kapcsolattartóhoz és a céghez kapcsolódó, a CRM-ben nyomon követett dokumentum, amelyet egy online elfogadó linkkel e-mailben elküldhet, és egy kattintással megrendeléssé alakíthatja, ha az ügyfél igent mond.

Ez az útmutató végigvezeti Önt a mindennapi használat során: percek alatt elkészíti a professzionális ajánlatot, elküldi az ügyfélnek, elfogadja azt anélkül, hogy telefonon üldözné, és minden pillanatban tudja, hol állnak az egyes ügyletek. A folyamatok, a PDF-sablonok és az automatikus viselkedés testreszabására szolgáló beállításokat is megtalálja – ezek az utolsó szakaszokban találhatók, de nem kell semmit sem megérinteni a kezdéshez: az alapértelmezett beállítások azonnal működnek.

Az idézetek terület a Értékesítés → Árajánlatok menü. Megköveteli a Nagy terv aktív Értékesítési alkalmazással és szervezeti szinten konfigurált adókulcsokkal (egyszer, a Beállítások → Értékesítés → Adók menüpontban).

Hogyan illeszkednek az idézetek a többi munkájához

Mielőtt belemerülnénk a technikai részletekbe, segít megérteni, hol található az árajánlat az értékesítési folyamatban – mert ez az, ami arra készteti, hogy a Mokapen használata helyett harcoljon ellene.

A tipikus úton az ügyfél belép a érintkezés (talán egy weboldalról, egy kiállításról vagy egy ajánlásról). Amikor konkrét értékesítési lehetőség adódik – „tudni akarják az éves karbantartás költségeit”, „beépítést kérnek”, „felújítást értékelnek” –, akkor nyit egy lehetőséget nyomon követni az ügyletet (becsült összeg, valószínűség, várható zárás időpontja). Ha az ügylethez hivatalos ajánlatra van szükség árképzéssel, akkor elkészíti a idézet: itt listázhatja ki a sorokat, alkalmazhat kedvezményeket, és meghatározhatja a feltételeket. Az ügyfél elfogadja, és az árajánlat egy rendelés — az a pont, amikor a könyvelő vagy az ERP számlát állíthat ki.

Kihagyhatja a lépéseket: nem mindenki használja ki a lehetőségeket (egy kis ügynökség az első kapcsolatfelvétel után azonnal árajánlatot kér). Ami számít, az az idézet megértése örököl és táplál minden más: amikor megnyitja a címtárában már szereplő cég nyilvántartásából, a címzett adatai (cím, adószám, dedikált kedvezmény) automatikusan kitöltődnek; Amikor az ügyfél elfogadja, a rendszer automatikusan felajánlhatja a kapcsolt rendelés elkészítését anélkül, hogy bármit is újra megadna.

Gyakorlati előnye a következő: amikor hat hónappal később valaki a csapatból megnyit egy ügyfélkapcsolatot, látja a teljes kereskedelmi előzményeket – az ajánlatokat elküldték, melyeket fogadtak el és melyeket nem, milyen kedvezményeket alkalmaztak, mely tételeket tartalmazták. Nincs megosztott Excel-fájl, nincs „ajánlatok 2026” mappa a kereséshez.

Használati esetek

• Tanácsadó: óra/nap számlázású szolgáltatási sorok, fizetési feltételek a gazdasági feltételek blokkban, márkás PDF a szervezete sablonjával.
• Termék viszonteladása: katalógus tételek árral és ÁFA-val; automatikus ügyfélkedvezmény, ha a cégnél be van állítva.
• Vegyes javaslat: termékek + szolgáltatások + százalékos engedménysor (általános %-os tétel).
• Adóintegráció: szinkronizálja a Fatture in Cloud szolgáltatással, hogy az ügyfeleket, a katalógust és a rendeléseket az e-számlázáshoz igazítsa.

Az Idézetek oldal: ahol minden nap elindulsz

Amikor arra jársz Értékesítés → Árajánlatok, leszállsz a Kanban tábla: oszlopokra osztott tábla, ahol minden oszlop az értékesítési folyamat egy szakasza (Piszkozat, Elküldött, Ellenőrzés alatt, Elfogadva, Elutasítva, Lejárt). Minden idézet egy kártya az aktuális szakaszához tartozó oszlopban. Egy pillantással láthatja, hogy hány ajánlat vár válaszra, hány van tárgyalás alatt, és hány lezárva.

Ez a megfelelő nézet a napi munkához: reggel kinyitod a Mokapent, megnézed az "Elküldött" oszlopot – ezek a függőben lévő ajánlatok, érdemes lehet követni őket. Megnézi az „Áttekintésben” részt – ezek a legkedveltebb ajánlatok, amelyeken az ügyfél aktívan dolgozik. Az „Elfogadva” oszlopban az adott időszak nyereményei láthatók, a teljes összeg pedig az oszlop tetején található.

Felül két gyakran használt eszközt talál: a csővezeték választó (ha különböző értékesítési folyamatai vannak – pl. B2B és B2C – mindegyiknek megvan a maga folyamata saját szakaszokkal) és a Szűrők gomb. A szűrők szűkítik a nézetet: csak árajánlatot tesz egy bizonyos ügyfélre, egy bizonyos összeg felett, egy adott képviselő tulajdonában, egy bizonyos címkével. Ha gyakran alkalmazza ugyanazt a kombinációt (például: "csak az enyém, 10 000 € felett, az elmúlt 30 napból"), mentse el mentett szűrő és minden alkalommal egy kattintással előhívja.

Ha egy ügyletet a következő szakaszba kell léptetnie, nem kell megnyitnia az árajánlatot: húzza a kártyát az „Elküldött” oszlopból az „Ellenőrzés alatt” szakaszba, és az állapotfrissítések. Ez a gyors munkamódszer az értékesítési értekezletek során: az egész csővezeték látható, összemozgatja a dolgokat, hogy tükrözze a hét folyamán történteket.

A + Idézet gomb a jobb felső sarokban megnyitja a szerkesztőt új ajánlat létrehozásához – lásd később az „Ajánlat készítése” részt.

Oldalak és nézetek

Az Idézetek oldalon kétféleképpen tekintheti meg ugyanazokat az adatokat, amelyeket a munka különböző pillanataihoz terveztek. A szűrők és az aktív folyamat ugyanazok maradnak, amikor váltunk közöttük: ha a Kanbanban csak Acme idézeteit nézi, a Listában csak azokat látja, anélkül, hogy bármit is újra kellene alkalmazni.

Kanban nézet (alapértelmezett)

Oszlopokra osztott tábla, ahol minden oszlop egy folyamatszakasz (Piszkozat, Elküldött, Ellenőrzés alatt, Elfogadva, Elutasítva, Lejárt), és minden árajánlat egy kártya a szakaszának oszlopában. Egy pillantással láthatja, hogy hány ajánlat vár válaszra, hány van tárgyalás alatt, hány van lezárva – minden oszlop tetején a teljes összeg látható. Az üzlet megkötéséhez, húzza a kártyát egyik oszlopból a másikba: az állapot az idézet megnyitása nélkül frissül.

Lista nézet

Egy klasszikus táblázat: árajánlatonként egy sor, konfigurálható oszlopok (kód, vevő, összeg, állapot, tulajdonos, dátum, címkék és minden más, amire szüksége van). Oszlopfejlécre kattintva rendezheti a rendezést – hasznos lehet a legmagasabb értékű vagy lejáró árajánlatok megtalálásához –, és válasszon több sort jelölőnégyzetekkel a tömeges műveletekhez: 20 árajánlat tulajdonosának megváltoztatása egyszerre, köteg archiválása év végén, adatok exportálása CSV-be könyvelés céljából.

Melyiket, hogyan és mikor kell használni

Ökölszabály: Kanban dolgozni (előzetes ügyletek, megnyitás, megjegyzés, a folyamat kezelése értékesítési értekezletek során), Felülvizsgálandó és javítandó lista (számok áttekintése, összeg szerinti rendezés, tömeges szerkesztés, exportálás, elemzés). A jobb felső sarokban található választógombbal válthat közöttük.

Az idézet rekord

Ha rákattint egy kártyára a Kanban (vagy egy sor a listában), az idézet megnyílik. Ha prémium előfizetéssel rendelkezik, válthat a teljes oldal a tetején található kibontás ikonnal – praktikus, ha hosszú ajánlatokon dolgozik, sok sort vagy részletes kifejezést tartalmazó szöveggel.

A tetején találja a idézet kód (például. #3-2026) és a cím. A kód az ajánlatot azonosító sorszám – lásd a külön részt, hogy megértse, hogyan működik. A cím az Ön által megadott leírás, például "2026-os üzemkarbantartási javaslat – Acme ügyfél": ez segít a gyors felismerésben, de nem jelenik meg ilyen formában a PDF-ben.

A cím alatt található a műveletsor a leggyakrabban használt műveletekkel. Innentől megváltoztatod a csővezeték állapota (legördülő menü minden szakaszával), állítsa be magánélet (aki láthatja a szervezetben), tegye hozzá címkéket osztályozásához, fájlok csatolásához és privát jegyzetek készítéséhez. Ott van még a Link másolása gombot az idézet hivatkozásának belső megosztásához, és a Opciók menü (három pont) ritkább műveletekkel: Klónozás, Archiválás, Törlés.

A legfontosabb gomb a sávon az + Hozzon létre és csatlakozzon: innen gyorsan létrehozhat egy kapcsolt feladatot ("ügyfélhívás pénteken"), egy találkozót ("áttekintési hívás"), egy rendelést (amikor az ügyfél elfogadja), vagy bármely más Mokapen entitást. A link automatikusan jön létre – mindent együtt talál az ajánlati rekordban és az ügyfélrekordban.

A rekord többi része magát az árajánlatot reprezentáló blokkokba rendeződik: címzett, feladó, kereskedelmi adatok, sorok, összegek, dokumentumterv, gazdasági feltételek, kapcsolatok és szinkronizálás külső szoftverrel. Mindegyikkel foglalkozunk a következő szakaszokban.

Idézetkód: automatikus számozás (és hogyan kell megváltoztatni)

Minden árajánlatnak van egy egyedi kódja, amely két célt szolgál: belső azonosítása (a Kanbanban, listákban, kapcsolatokban), és az ügyfélnek küldött PDF-ben „ajánlati hivatkozásként” jelenik meg.

A Mokapen automatikusan generálja a kódot, amikor olyan árajánlatot ment el, amelyben nincs ilyen: felveszi az aktuális év sorszámát, és hozzáfűzi az évet. SZÁM-ÉV formátum. 2026 első idézete az lesz 1-2026, a második 2-2026és így tovább. Minden január 1-jén a számláló visszaáll 1-re.

Ha módosítja az árajánlat dátumát az előző évre (lehet, hogy számviteli okokból visszamenőleges árajánlatot ad ki december végén), a kód újragenerálódik, hogy megfeleljen a dátumnak év: árajánlat dátuma 2025 → kód N-2025.

Azt is megteheti állítsa be kézzel a kódot: kattintson a kódra a fejlécben, írja be, amit szeretne, mentse. Két tipikus esetben hasznos: egy korábbi rendszerből importál idézeteket, és szeretné megtartani a korábbi számozást; vagy a könyvelő vagy az ERP megköveteli a számozást meghatározott előtagokkal/utótagokkal (pl PREV-2026-005). A Mokapen bármilyen formátumot elfogad, de ne feledje, hogy a szabványon kívüli kódok (SZÁM-ÉV csak) sémák nem számítanak bele az automatikus szekvenálásba – tehát ha manuálisan adja meg PREV-2026-005, a következő automatikusan generált árajánlat nem lesz PREV-2026-006 de az automatikus sorrendben a következő szabad számtól indul.

Vigyázz az ismétlődésekre: a Mokapen nem blokkolja két idézet létrehozását ugyanazzal a kóddal, ha manuálisan kényszeríted ki. Ha csapatban dolgozik, jobb, ha elhagyja az automatikus számozást, és csak akkor avatkozik be, amikor valóban szükséges.

Címzett és feladó: ki vesz és ki ad el

Az idézetnek két "arca" van, amelyek a PDF tetején jelennek meg: a feladó (Ön, szervezete) és a befogadó (az ügyfél).

A feladó előre kitöltve a szervezet beállításaiból: név, cím, adószám, e-mail cím, logó. Nem kell semmit tennie: ha helyesen konfigurálta a szervezeti adatokat, akkor már minden idézetben megtalálhatóak. Az egyedi árajánlaton továbbra is módosíthatja, ha speciális eset (eltérő adatokkal kibocsátó fiók) ezt kívánja.

A címzett az, amit beállítasz, és itt történik a varázslat, ha az ügyfél már a címtárban van. Kijelölve a vállalat a legördülő menüből a Mokapen automatikusan betölti a nevet, címet, adószámot, elsődleges e-mail címet és telefonszámot a címzett blokkba. Ha majd linkel egy konkrét érintkezés a cégnél (a referens, a vevő, a technikus) az ő nevük és e-mail címük válik az árajánlat személyes hivatkozási pontjává – hasznos e-mail küldéshez és online elfogadáshoz, amely pontosan ezt a címet használja.

Ha az ügyfél még nem szerepel a címtárban, a nevének beírásával a cég mezőbe a Mokapen felajánlja, hogy azonnal létrehozza őket. Ebben az esetben a rekord az árajánlatban megadott minimális adatokkal jön létre – ezt később kiegészítheti a Címtárból.

Fontos kereskedelmi részlet: ha az ügyfélcég rendelkezik a dedikált kedvezmény a rekordjában konfigurálva (a Címtár → Vállalat → Dedikált árengedmény alatt), amikor összekapcsolja az ajánlattal, a kedvezmény automatikusan betöltődik és minden sorra érvényes. Nem kell minden alkalommal emlékeznie rá – ha az „Ügyfél Béta mindig 15%-ot kap”, akkor a Mokapen emlékszik rá.

Sorok: a kereskedelmi ajánlat felépítése

A sorok képezik az árajánlat lényegét: azok a sorok, amelyek leírják az ügyfél számára, hogy mit ajánl és mennyibe kerül. Minden sorhoz tartozik cím, mennyiség, egységár, áfakulcs és végösszeg. Minden más – kedvezmények, nettó/bruttó számítás, árrés, adók – valós időben, munka közben kerül kiszámításra.

Amikor rákattint + Tétel megnyílik egy modális az első választással: milyen típusú sort szeretne hozzáadni. Öt lehetőség van, és a különbség nem kozmetikai – megváltoztatja, hogy a sor mit ábrázol az idézetben.

Az öt elemtípus

Minden sor az alábbi öt típus egyike lehet, és a választás megváltoztatja, hogy a sor mit ábrázol az idézetben:

• Szolgáltatás — húzza a Szolgáltatási katalógus. Használja, ha valami megfoghatatlant javasol (tanácsadás, előfizetés, napidíjas beavatkozás). Válassza ki a szolgáltatást a menüből, és az ár, az áfa, a kód és a leírás előre kitöltésre kerül a katalógusból. Továbbra is módosíthatja őket a sorban, ha az adott vásárlóra eltérő árat alkalmaz: a katalógus változatlan marad.
• Termék - ugyanúgy működik, mint a Service, de lehúzza a Termékkatalógus: hardver, anyagok, szoftverlicencek, bármi, ami kézzelfogható vagy cikkszámmal rendelkezik.
• Általános elem — ingyenes sor: nincs katalógushivatkozás, a címet, az árat és a mennyiséget kézzel írod. Tökéletes olyan alkalmi tételekhez, amelyeket nincs értelme a katalógusba helyezni ("Milánói utazás", "Egyszeri kezdeti beállítás", "Logó grafikus testreszabása").
• Általános % elem — számított sor: írjon be egy százalékot (pozitív vagy negatív), és a Mokapen kiszámítja az összeget az előző sorok nettó százalékában. A klasszikus használati eset a rendelési kedvezmény („Hűségkedvezmény –10%” az összes tétel felsorolása után) vagy a felár („Sürgős szolgáltatás +15%”). A szám valós időben újraszámításra kerül, ha felvesz egy sort vagy módosít egy árat.
• Csak szöveges % elem — az előzőhöz hasonlóan, de kalkulált összeg nélkül: csak a címkét mutatja a bizonylaton. Használja, ha szeretne valamit közölni az ügyféllel a végösszeg befolyásolása nélkül ("A kedvezmény már benne van az árakban", "Egyes termékekre csökkentett áfa").

Amit minden sorba írsz

Típustól függetlenül minden tételsorban ugyanazok a kitöltendő mezők vannak (kis eltérésekkel a %-os típusoknál):

• Cím és jegyzet — amit az ügyfél a PDF-en olvas. A cím a fő sor ("Rutin szerver-karbantartás"), a megjegyzés az alábbi leírás ("Tartalmazza a két negyedéves látogatást, jegykezelést, biztonsági frissítéseket"). Ha a katalógusból választott, az előre kitöltött; ha általános akkor magad írod.
• Mennyiség és egységár — összesítik a sort. Az alapértelmezett mennyiség 1, így az egyszeri szolgáltatásnál csak az árat kell megadni. A fogyasztási sorokhoz (óra, nap, licenc) adja meg a tényleges mennyiséget.
• ÁFA kulcs — kiválasztható a menüből a szervezetében beállítottak közül (Beállítások → Értékesítés → Adók). Ha még nem állította be az árakat, a Mokapen figyelmezteti Önt, mielőtt engedélyezi az elemek létrehozását. A rendszer alapértelmezés szerint a katalógus termék/szolgáltatás díját használja, vagy ha általános, az Ön országában érvényes normál díjszabást.
• Vonalkedvezmény — a kedvezmény százaléka az egyes cikkekre (0–100%): akkor hasznos, ha az egyik termékre különleges árat ad anélkül, hogy hozzáérne a többihez. Ez különbözik az ügyfélkedvezménytől és az okmánykedvezménytől – lásd alább.
• Egységköltség — belső mező, az ügyfél számára nem látható: árrés- és felárszámításhoz használatos. Ha kitölti, az idézet megmutatja, hogy mennyit keres az adott sorban. Nem kötelező, de ha szűk haszonkulccsal dolgozik, vagy szeretné megérteni az ajánlat jövedelmezőségét, akkor legalább a fő tételeknél érdemes megadni.

Nettó vagy bruttó árak: mit válasszunk

A tétellista felett található a "Használja a bruttó árakat" kapcsolót. Ez nem technikai részlet: megváltoztatja, hogy az ár mezőbe beírt szám valójában mit jelent.

• Nettó árak (alapértelmezett) — megadja az árat ÁFA nélkül. Ha egy sorba 100 €-t ír 22%-os áfával, akkor az ügyfél nettó 100 € + 22 € áfa = 122 € összesen. Ez a szokásos B2B magatartás: a partnere nettóban gondolkodik, mert levonja az áfát.
• Bruttó árak — megadja az árat ÁFA-val. Ha 122 €-t írsz egy sorba 22%-os áfával, akkor a Mokapen felosztja: nettó 100 €, áfa 22 €. Ez a természetes B2C magatartás: a magánügyfél tudni akarja, mit fizet a pénztárnál, nem érdekli a felosztás.

A kapcsoló a teljes árajánlatra vonatkozik: nem lehet egyes sorok nettó, mások pedig bruttó. Válasszon az ügyfél alapján: ha cégről van szó, akkor szinte mindig nettó; ha végfelhasználóról van szó, akkor szinte mindig bruttó.

Kedvezmények: hogyan kombinálódik a három szint

A Mokapen kedvezményrendszere erőteljes, de meg kell érteni, mert három egymást átfedő szinten működik, lépcsőzetesen alkalmazva (nem adják össze). A sorrendet egy konkrét példával magyarázom.

Képzelje el, hogy 1000 eurós nettó árajánlatot készít (egy sor) egy 10% dedikált engedménnyel rendelkező ügyfélnek, 5% engedményt alkalmaz a soron, és a végén 3% dokumentumkedvezményt ad hozzá az ügylet lezárásához. A számítás a következőképpen történik:

1. Kezdje innen 1000 €.
2. 10% alkalmazása vásárlói kedvezmény (cégnyilvántartásból) → 900 €.
3. 5% alkalmazása sorkedvezmény → 855 €.
4. 3% alkalmazása kézi okmány kedvezmény → 829,35 €.
5. Számítsa ki KÁD a végső összegről.

A három kedvezmény összesen nem tesz ki 18%-ot: kaszkádban alkalmazva matematikailag eltérő eredményt és eltérő összeget adnak.

A gyakorlatban ritkán használja a hármat együtt. A közös minta a következő:

• Ügyfélkedvezmény — automatikus hűség esetén, egyszer szerepel a cégnyilvántartásban, és minden ajánlatra vonatkozik.
• Vonalkedvezmény - taktikai egyedi tételeknél, amikor egy tételre speciális árat adsz anélkül, hogy hozzáérnél a többihez.
• Kézi okmánykedvezmény – a „végső kar” egy tárgyalásos megállapodás lezárásához az utolsó fordulóban.

Az idézetben szereplő összegek blokkja külön-külön mutatja az egyes szinteket, így mindig tudja, mit és miért jelentkezett. A kézi bizonylatkedvezmény a tételek alatt megjelenő "Kedvezmény hozzáadása" panelről engedélyezhető: amíg nem aktiválja, az árajánlat csak vevői és sorengedményekkel működik.

Sorok átrendezése, szerkesztése, törlése

Sorok lehetnek átrendezni húzták: a képernyőn látható rendelés az a rendelés, amelyet az ügyfél a PDF-en lát. Tedd először a fő tételeket, majd a kiegészítőket, majd a százalékos engedményeket – így az ajánlat jól olvasható.

To szerkeszteni egy sort kattintson a szerkesztés ikonra: ugyanaz a létrehozási mód újra megnyílik. A törléshez a kuka ikont. A Mokapen nem kér megerősítést a sortörléshez (az újraalkotás másodpercekig tart), de ha egy fontos idézeten dolgozik, érdemes rendszeresen elmenteni.

Összesítések: amit az ügyfél lát, és amit csak Ön lát

A tételek lap alján található összegek blokk az összes árajánlatot mutatja. A PDF-en az ügyfél számára látható elemek a következők:

• Nettó összesen — sor adóalap összege.
• Kedvezmények alkalmazzák – egyenként, ha különböző típusok vannak.
• Adók — áfakulccsal elválasztva.
• Bruttó összesen — a végső alak, amit az ügyfél lát.

Ezután három olyan elem van, amelyeket csak belül lát, és soha nem jelenik meg a PDF-ben. Csak akkor jelennek meg, ha az egységköltséget megadta a következő sorokban:

• Margó — a nettó ár és a teljes költség különbsége.
• Margó % — árrés az eladási árhoz viszonyítva.
• Felár % — a költségekhez viszonyított árrés.

Ezek az Ön belső jövedelmezőségi mutatói, amelyek hasznosak annak eldöntéséhez, hogy továbbra is csökkentheti-e az árat a záráshoz.

Dokumentumtervezés: PDF-sablonok és testreszabásuk

Az ügyfél által kapott PDF-et nem a Mokapen állítja össze minden alkalommal a semmiből: az a sablon amely meghatározza az elrendezést, a színeket, a logó pozícióját, a cikktáblázat szerkezetét, és hova kerül az aláírás. Az idézet rekordon megtalálod a Tervezés blokk egy legördülő menüvel a használni kívánt sablon kiválasztásához.

Rendszersablonok (használatra kész)

A Mokapen négy alapértelmezett sablont tartalmaz - 1. szabvány, 2. szabvány, 3. szabvány, 4. szabvány - különböző elrendezésekkel. Különböznek a logó elhelyezésében (bal felső, középre, jobbra), a tételtáblázat stílusában (váltakozó sorokkal vagy anélkül, csak szegéllyel vagy elválasztóval), a küldő/címzett blokk elrendezésében, az aláírásblokk pozíciójában. Már konfigurálva vannak, és automatikusan használják a szervezet adatait (logó, színek, adózási adatok).

Ha még csak most kezdi, és nincs ideje testreszabni, próbálja ki a négy szabványos sablont ugyanazzal az idézettel (csak módosítsa a sablont, és kattintson az Előnézet gombra), és válassza ki a legjobban tetszőt. Sok felhasználó évekig probléma nélkül marad a szabványos sablonoknál.

A szervezet egyéni sablonjai

Ha speciális igényei vannak – pontos márkaszínek, az iparág által megkövetelt elrendezés, további blokkok, például jótállási feltételek vagy digitális aláírás –, létrehozhat egyéni sablonok a szervezetben Sablonok terület (oldalsó menü). Minden sablon meghatározott típusú (ajánlat, rendelés, számla...), és testreszabható blokkokkal határozza meg a bizonylatszerkezetet.

Egy egyéni sablon lehetővé teszi:

• Határozza meg, hogy mely blokkokat jelenítse meg és azok pozícióját (fejléc, feladó, címzett, tételtáblázat, feltételek, aláírás, jogi megjegyzések).
• Állítsa be a színeket, a betűtípusokat és a táblázat stílusát a márkához igazodva.
• Normál szöveg előtöltése gazdasági feltételek: ha új árajánlatot készít ezzel a sablonnal, a feltételek szövege automatikusan megtelik az Ön által elkészített záradékokkal (érvényesség, fizetési feltételek, szabályozási hivatkozások).

A szervezet sablonlistájában megjelölhet egy sablont mint alapértelmezett: automatikusan fel lesz ajánlva minden új árajánlaton. Hasznos, ha az egész értékesítési csapatnak ugyanazt az elrendezést kell használnia anélkül, hogy ezen gondolkodna.

Ha módosítja egy meglévő árajánlat sablonját (például azért, mert az ügyfél más elrendezést igényel), és a mentés, az előnézet és a letöltés az új megjelenést fogja használni – anélkül, hogy megérintené a már megírt tételeket, árakat vagy feltételeket.

Gazdasági feltételek: az idézet szabad szövege

A Dokumentum blokk megtalálja a gazdasági feltételek szerkesztő: egy formázott szöveges terület (félkövér, dőlt, listák, hivatkozások, táblázatok), ahol mindent ír az elemek és számok köré. Fizetési feltételek ("a számla keltétől számított 30 nap"), az ajánlat érvényessége ("2026.03.31-ig érvényes"), titoktartási záradékok, szállítási határidők, garanciák, kötbérek, szabályozási hivatkozások.

Ha beállít egy sablont előre betöltött feltételekkel, a szerkesztő kitölti magát az idézet létrehozása során – csak azt szerkeszti, ami az adott esethez szükséges. Ha a sablonnak nincsenek előre betöltött feltételei, akkor üresről kezdje, és szabadon írjon.

A feltételek szövege a PDF-ben a tételtáblázat alatt, az aláírásblokk előtt jelenik meg. Nem indexeli és nem elemzi a Mokapen: ez tiszta dokumentumtartalom, a szerkesztőben látható formázást az ügyfél látja.

Előnézet, letöltés és elküldés az ügyfélnek

Amikor az árajánlat készen van – beírt tételek, megírt feltételek, az ügyfél összekapcsolása –, ideje eljuttatni az ügyfélhez. A Mokapen három utat kínál, a legegyszerűbbtől a legprofesszionálisabbig.

Előnézet: küldés előtt ellenőrizze

A Előnézet A rekord jobb felső sarkában található gomb pontosan úgy jeleníti meg a PDF-fájlt, ahogyan az ügyfél látni fogja, közvetlenül a böngészőben A4-es formátumban. Nem generál letöltendő fájlt: ez a dokumentum menet közbeni megjelenítése az aktuális adatokkal és sablonnal.

Használd mindig küldés előtt. Két másodperc alatt feltárja azokat a dolgokat, amik a lemezt nézve elcsúsznak: túl hosszú miatt levágott tétel címe, rosszul csomagolt cédula, nem tetsző logó ezzel a sablonnal, rossz áfakulcs egy sorban. Szerkesztés, mentés, előnézet megnyitása – ismételje meg, amíg elégedett.

Egy fontos részlet: az előnézet tükrözi a mentve az idézet állapota. Ha most módosította az elemeket vagy feltételeket, és nem mentette el, előfordulhat, hogy az előnézet nem jeleníti meg a legújabb módosításokat. Mentse el és próbálja újra.

Letöltés: PDF vagy Word

A Letöltés gomb megnyit egy menüt két lehetőséggel: PDF és Word (docx). A PDF a szabványos kézbesítési formátum – az ügyfél által nem szerkeszthető, professzionális, univerzális. A fájlnév automatikusan így áll össze SenderName - QuoteCode.pdf (példa: "Acme Ltd - 3-2026.pdf"), tehát amikor az ügyfél elmenti a számítógépére, az már azonosításra kerül.

Szó két konkrét esetet szolgál ki: amikor kézi testre kell szabni a dokumentumot küldés előtt (egy nem kívánt egyéni bekezdést kell hozzáadni a rendszerhez), vagy amikor az ügyfél szerkeszthető formátumot kér, mert azt egy nagyobb dokumentumba integrálja. Megjegyzés: az exportált Word az idézet pillanatképe – az ott végrehajtott módosítások nem térnek vissza a Mokapenbe.

E-mail küldés: közvetlenül az árajánlatból kézbesítjük

A E-mail küldése gomb megnyit egy modált, amely lehetővé teszi, hogy a Mokapen elhagyása nélkül elküldje az árajánlatot az ügyfélnek, csatolva a PDF-t és opcionálisan az online elfogadó linket.

A címzett előre kitölti a linkelt kapcsolattartó vagy cég e-mail-címét. Több címzettet is hozzáadhat pontosvesszővel elválasztva – ez akkor hasznos, ha a kapcsolattartó másolni szeretné a beszerzési vezetőt vagy a könyvelőt. A Tól mező a szervezetben SMTP-kapcsolatként beállított e-mail címeket javasol: ha nincs ilyen, a Mokapen a rendszercímét használja (az e-mail továbbra is érkezik, de általános címről). A professzionális megjelenéshez érdemes legalább egy céges címet (info@, értékesítési@, személyes) az e-mail kapcsolatok rovatban megadni.

A téma előre meg van töltve az „Idézet {kód}” szöveggel – módosítsa, ha valami konkrétabbat szeretne („A 2026-os karbantartási javaslatunk”). A test már szabványos üdvözlettel van beállítva, de teljesen átírhatja: a legújabb kereskedelmi megjegyzés, egy beszélgetésre való hivatkozás, a következő lépések.

Az alábbiakban két fontos lehetőséget talál:

• PDF dokumentum csatolása (alapértelmezetten aktív) — elkészíti az ajánlat PDF-et és csatolja az e-mailhez, így az ügyfélnek mindig van másolata, még akkor is, ha nem kattint a hivatkozásra.
• BCC másolat fogadása — elküldi az e-mail rejtett másolatát az Ön címére, amely hasznos annak nyomon követéséhez, hogy pontosan mit és mikor küldött el.

Az elküldést követően az esemény rögzítésre kerül a idézet idővonal (dátum, idő, címzettek): még ha három héttel később visszatér is az árajánlathoz, pontosan tudja, mikor küldte.

Online elfogadás OTP-vel: az igen biztonságos megszerzése

Az idézetek klasszikus Achilles-sarka az elfogadás. Az ügyfél azt írja, hogy "ok tovább", és Ön egy általános e-mailt kap a postaládájában, amelynek nincs szerződéses értéke, amelyet elveszhet, és nem biztos, hogy az ajánlat minden elemére vonatkozik. Aztán azon vitatkoztok, hogy ki mit mondott.

Mokapen ezt azzal oldja meg online átvétel OTP-n keresztül: az ügyfél kap egy linket, megnyitja az árajánlatot egy weboldalon, e-mailben kap egy ellenőrző kódot (így biztosak lehetünk benne, hogy ő az, és nem valaki más), és egy kattintással visszaigazolja az elfogadást. Az idézetben mindent nyomon követnek: dátum, idő, IP-cím, melyik sorokat fogadták el.

Az elfogadás aktiválása küldéskor

Az e-mail küldési módban a PDF és BCC opciók alatt találja a "Nyilvános link elfogadással" tömb. Ha a címzett érvényes e-mail-címmel rendelkezik az árajánlaton, a rendszer automatikusan javasolja annak aktiválását. Két kapcsolód van:

• Elfogadást igényel – ha aktív, az ügyfél által kapott e-mail tartalmaz egy linket egy nyilvános ajánlatoldalra, ahol rákattinthat az „Ajánlat elfogadása” gombra. Ha nem aktiválja, a link csak egy megtekintő oldalra vezet (az ügyfél látja az ajánlatot és letölti a PDF-et, elfogadó gomb nélkül).
• Részleges elfogadás — ha aktív, akkor a nyilvános oldalon az ügyfél minden cikksorban lát egy jelölőnégyzetet, és választhat, hogy csak néhány tételt fogad el. Használja, ha az ajánlat moduláris ("Csak karbantartást szeretnék, garanciahosszabbítást nem"). Ha elhagyja, az ügyfél csak mindent vagy semmit tud elfogadni – ami gyakran jobb, mert egyértelmű választást kényszerít ki, és nem kényszeríti arra, hogy újrafogalmazza az el nem fogadott tételekre vonatkozó ajánlatot.

Amit az ügyfelek saját oldalukon tapasztalnak

Segít tudni, hogy mi történik a vásárlói oldalon, mert ez az a része a folyamatnak, amelyet nem lát, de az elfogadási arány attól függ.

Az ügyfél megkapja az Ön e-mailjét a csatolt PDF-fájllal és egy hivatkozással. Kattintson a hivatkozásra, és a nyilvános weboldal A4-es formátumú idézettel nyílik meg, pontosan úgy, mint a PDF-ben. Van egy gomb a PDF letöltéséhez (archiválásához), és ha aktiválta az elfogadást, egy jól látható "Fogadja ezt az ajánlatot" gomb.

Amikor az ügyfél az "Elfogadás" gombra kattint, a Mokapen elküldi neki a hatjegyű kód ugyanarra az e-mail-címre, ahová a linket kapták (az e-mail címet, amelyet árajánlat címzettjeként állított be). Az ügyfél ellenőrzi a beérkezett üzeneteket, megkapja a kódot, beírja az oldalra – és ekkor a visszaigazolás ellenőrzése megtörténik. A kód egy óráig érvényes, majd lejár és újra kell kérni.

Ha aktiváltad részleges elfogadása, a kód ellenőrzése után a vásárló látja a tétellistát, mindegyiken egy jelölőnégyzet: kiválasztja, hogy mit fogad el és erősít meg. A százalékos sorok (automatikus kedvezmények/felárak) kimaradnak – furcsa lenne egyenként elfogadni őket.

Ennek a folyamatnak az a nagy előnye, hogy nem szükséges az ügyfélnek regisztrálnia a Mokapenen. Gyors, okostelefonon működik, az OTP hitelesítés pedig jogi súlyt ad az elfogadásnak (olyan, mint egy könnyű elektronikus aláírás).

Mi történik Mokapenben, amikor az ügyfél elfogadja

Az elfogadás nem észrevétlen esemény: megváltoztatja az árajánlat állapotát és nyomon követhető módon rögzíti.

Az elfogadott sorokban zöld megerősítő ikon látható az elfogadás dátumával. Az árajánlat idővonalában megjelenik egy "Ügyfél elfogadta" esemény a megerősítő ügyfél e-mail-címével és a kérés IP-címével. Ha az alapértelmezett automatizálást aktívan hagyta (folyamatbeállítások), az ajánlat állapota automatikusan „Elfogadva” állapotba kerül – a kártya az utolsó Kanban oszlopba kerül.

Ha a „Megrendelés létrehozása bezáráskor” automatika is aktív (alapértelmezett igen), akkor a Mokapen felajánlja, hogy azonnal generálja a kapcsolódó rendelést ugyanazokkal a tételekkel, vásárlókkal és összegekkel. Egy kattintás, és az árajánlat teljesítésre kész megrendeléssé válik, vagy szinkronizálható a számlázási ERP-vel.

Edge esetek tudni

• Ajánlat a címzett e-mail címe nélkül — online elfogadás nem lehetséges, mert a Mokapennek nincs hova küldenie az OTP kódot. A nyilvános link továbbra is csak megtekintésre működik: hasznos a PDF megosztásához más csatornákon (WhatsApp, chat, ügyfélportál), de a hivatalos megerősítési folyamat nélkül.
• Lejárt vagy elveszett OTP kód — az ügyfél a nyilvános oldalról kérhet újat a „Kód küldése” gombra ismételt kattintással. A korábbi kódok automatikusan visszavonásra kerülnek.
• Elfogadás Mokapen kívül — ha az ügyfél papíralapú példányt írt alá, vagy e-mailben világos szavakkal válaszolt, a tételsor szerkesztési módból kézzel is megjelölheti a sorokat elfogadottként, az "Ügyfél által elfogadva" bejelölve. Kevésbé nyomon követhető, mint az OTP útvonal, de lefedi azokat az eseteket, amikor az ügyfél egyszerűen nem akarja használni az online hivatkozást.

Árajánlat készítése

Kétféleképpen kezdheti el, és a választás megváltoztatja, hogy mennyi munkát kell elvégeznie.

• Közvetlen módszer — az Idézetek oldalról kattintson + Idézet a jobb felső sarokban, és megnyílik egy teljes oldalas szerkesztő. Rendes, ha az ügyfél még nincs összekapcsolva egy lehetőséggel vagy címtárkapcsolattal (talán egy alkalmi kapcsolattartó kérése). Ott mindent megtesz: létrehozod az ügyfélrekordot a nevük beírásával, beállítod az elemeket, feltételeket, elmented.
• Kontextuális módszer (ajánlott) — nyissa meg a lehetőséget, kapcsolatfelvételt vagy cégnyilvántartást, amelyen dolgozik, és használja + Létrehozás és csatlakozás → Idézet. Az árajánlat már a forrásrekordhoz kapcsolva születik, a címzett, kapcsolattartó és – ha van – dedikált kedvezmény automatikusan kitöltődik. Kevés érinthető mező, automatikus kapcsolat, koherens előzmények az ügyfélrekordon.

A műveleti sorrend mindkét esetben ugyanaz:

1. Tisztázd cím. Aki két hónappal később nyitja meg, annak meg kell értenie, miről van szó anélkül, hogy kinyitná: a „2026-os karbantartási javaslat – Acme Ltd.” jobb, mint az „Acme ajánlat”.
2. Ellenőrizze befogadó és feladó.
3. Válassza ki a dokumentumot sablon, vagy hagyja a szervezet alapértelmezett beállítását.
4. Hozzáadás tételeket egyenként: először a fő ajánlatsorok, majd a kiegészítők, majd a százalékos kedvezmények, ha vannak.
5. Írd meg a gazdasági feltételek, vagy javítsa ki a sablonból előre betöltött szöveget.
6. Készlet tulajdonos, dátum, és közeli valószínűség ha van ötleted.
7. Megtakarítás. A Mokapen hozzárendeli a szekvenciális kódot, ha Ön nem állított be, kiszámítja a végső összegeket, és az árajánlat készen áll a küldésre.

Kattintson Előnézet akkor egy végső ellenőrzésre E-mail küldése vagy PDF letöltése attól függően, hogy hogyan szeretné kézbesíteni.

Nem kell minden mezőnek tökéletesnek lennie az első mentéskor: a rekord valós időben frissül, bármikor visszatérhet cikkek, árak, szövegek szerkesztéséhez. Csak a küldés a végleges, abban az értelemben, hogy az ügyfélnek van egy verziója – ha változtat valamit azután, hogy újra el kell küldenie.

Idézet szerkesztése

Az idézetek szerkesztése három különböző módon történik, attól függően, hogy mit kell módosítania, és hány rekordot kell módosítania.

Közvetlen szerkesztés a rekordon

Nyissa meg az idézet rekordot (Kanban vagy List) és szerkessze közvetlenül, ahol szükséges: kattintson a címre az átnevezéshez, a mezők melletti ceruza ikonra a javításhoz, tételsorok hozzáadása/eltávolítása, feltételek átírása. Az oldalsó panelen lévő mezők automatikusan egyenként mentik, amikor elhagyja a fókuszt. A teljes oldalon kattintson a Mentés gombra, amikor befejezte a blokkot, amelyen dolgozott.

Egy megjegyzés: ha elemeket vagy feltételszövegeket szerkeszt, ne feledje először mentse előnézet létrehozása vagy elküldése előtt – ellenkező esetben a küldött PDF továbbra is az előző verzió.

Haladó állapot a Kanbantól

Ha az egyetlen dolog, amit módosítani szeretne, az az árajánlat szakasz (mert az ügyfél válaszolt, Ön elküldte, Ön volt a felülvizsgálati hívás), ne is nyissa meg a rekordot: húzza a kártyát a Kanbanban egyik oszlopról a másikra. Azonnali állapotfrissítés. Ez a leghatékonyabb módja a folyamat kezelésének értékesítési értekezletek során vagy reggel, amikor áttekinti a nyitott ügyleteket.

Tudnivaló megkötés: a „terminál” állapotokat – a 100%-os (például Elfogadva) vagy 0%-os (Elutasítva, Lejárt) állapotokat – csak a felhasználók módosíthatják más állapotra. tag szerepet a szervezetben. Ez egy védelem annak megakadályozására, hogy a külső együttműködők "újranyissák" a már lezárt ügyleteket.

Tömeges szerkesztés listanézetből

Ha módosítania kell valamit egyszerre több árajánlaton – újra ki kell osztania a céget elhagyó képviselőit, címkét kell adnia egy köteg nyári ajánlathoz, át kell helyeznie egy tétel állapotát – váltson a következőre: Lista nézze meg, szűrje meg a megfelelő idézeteket, jelölje ki a jelölőnégyzetekkel, és kattintson Szerkesztés a felül megjelenő műveletsávban.

A tömeges szerkesztési mód csak azokat a mezőket jeleníti meg, amelyeket érdemes tömegesen szerkeszteni: tulajdonos, állapot, címkék, egyszerű egyéni mezők. Az elemek vagy szövegek tömegesen nem szerkeszthetők – ezek értelemszerűen minden idézetre jellemzőek. Erősítse meg, és a szerkesztés az összes kijelölésre vonatkozik.

Az ugyanazon a sávon elérhető egyéb tömeges műveletek Klón, Archívum, és Töröl — lásd a megfelelő részeket.

Idézet klónozása

Ha van egy sablonajánlata, amelyet gyakran használ újra – ugyanazt az elemstruktúrát, kis eltérésekkel egy másik ügyfél számára –, ne minden alkalommal hozza létre újra a semmiből: klónozza. A klónozott idézet megtartja az összes elemet, feltételt, sablont és kiválasztott mellékleteket; megváltoztatja a fogadó vevőt, és szükség esetén módosítja az árakat.

Egyetlen klón

1. Nyissa meg a rekordot → Opciók (három pont) → Klón.
2. A modális jelölőnégyzetekkel válassza ki, hogy mit vigyen a másolatba: elemeket (mindig), és opcionálisan mellékleteket, kapcsolatokat, megjegyzéseket, idővonal-előzményeket. Ha több szervezeten dolgozik ugyanazzal a fiókkal, klónozhatja az árajánlatot egy másik szervezetbe.
3. Erősítse meg.

Mokapen létrehozza az új idézetet egy utótaggal a címben, hogy megkülönböztesse az eredetitől. Új kódot kap (az aktuális évben szekvenciálisan), és nem kapcsolódik az eredeti ügyfélhez – Ön állítja be a megfelelő címzettet. Az eredeti változatlan marad: a klónozás másolat, nem mozdulat.

Tömeges klón

1. Listanézet → válasszon jelölőnégyzetekkel → Klón a tömeges sávban → válasszon egyszer minden opciót → erősítse meg.

Egy idézet archiválása

Az idézet nem olyan, mint egy feladat, amely „befejeződik” és eltűnik. Az ügylet lejártakor is – megnyert, elvesztett, lejárt – a rekord hasznos marad: ez az ügyfél kereskedelmi története, és jó, ha megtalálja a rekordkapcsolataiban, az évjelentésekben, a korábbi ajánlatelemzésekben. Archívum pontosan ezt teszi: kimozdítja az idézetet az aktív nézetekből (a Kanban és a List már nem jeleníti meg), de érintetlenül megőrzi. Továbbra is megjelenik a kapcsolt ügyfélrekordon és az előzményjelentésekben, és bármikor megtekintheti Idézetek → Műveletek → Idézetarchívum.

Egyetlen archívum

1. Nyissa meg a rekordot → Opciók → Archiválás.
2. Erősítse meg a módban.

Újbóli megnyitásához (az ügyfél hónapokkal később visszahív, és onnan szeretné újraindítani): keresse meg az archívumban, nyissa meg a rekordot, Opciók → Visszaállítás, és visszatér az aktív Kanbanhoz az archiválás előtti állapotában.

Tömeges archívum

1. Listanézet → válassza a → lehetőséget Archívum a tömeges sávban → erősítse meg.

Mikor kell archiválni és mikor törölni? Gyakorlati szabály: archiválja, ha az idézet valóban megtörtént (te küldted, viták voltak, történelmi értéke van), törölje, ha ez hiba (tévedésből létrejött, másolat, teszt). Ne archiváljon „tisztításra”: a szűrőkkel ellátott Kanban már megadja a szükséges tisztítást, és a régi, de jó árajánlatok hozzáadott értéket jelentenek az ügyfélnyilvántartásban.

Árajánlat törlése

Törölje a tévedésből létrehozott idézeteket, vagy tesztelje a másolatokat. Inkább Archívum ha az ajánlatnak hasznos előzményei vannak (elküldve, elfogadva, kapcsolattartás vevővel vagy lehetőséggel), és nem szeretné, hogy ennek nyoma vesszen a kapcsolattartón vagy a cégen.

Egyszeri törlés

1. Nyissa meg a rekordot → Opciók (három pont) → Töröl (piros elem).
2. Erősítse meg a módban.

Vel Advanced Premium az idézet a szemét (Idézetek oldal → Műveletek → Idézet szemetet). Innentől lehet Visszaállítás vagy Végleges törlés. Ha megnyit egy már a kukában lévő árajánlatot, megjelenik egy Visszaállítás/végleges törlés szalaghirdetés.

A Ingyenes terv (Advanced Premium nélkül) törlése általában állandó közvetlenül a megerősítés után, kuka nélkül – ellenőrizze szervezeti engedélyeit.

Tömeges törlés

1. Listanézet → válassza a → lehetőséget Töröl (piros gomb) → erősítse meg.

Árajánlatból megrendelés

Az idézet a javaslat, a rendelés a vezetői visszaigazolás: ez jelzi az ügyfél vásárlási elkötelezettségét, és – a downstream – az a pont, ahonnan a számlázás elkezdődik. A Mokapen-folyamatban az árajánlatról a rendelésre való mozgás természetes és sok esetben automatikus.

Háromféleképpen lehet az árajánlatot megrendeléssé alakítani, a praktikusság érdekében:

• Automatizálás záráskor (ajánlott) – ha az alapértelmezett folyamatautomatizálást aktívan hagyta ("Rendelés létrehozása bezáráskor" a Beállítások → Értékesítések → Árajánlatok menüpontban), amikor az árajánlatot 100%-os állapotba helyezi (pl. Elfogadva), akkor a Mokapen gyorsan megnyit egy módot, amely javaslatot tesz a kapcsolódó rendelés létrehozására ugyanazokkal a tételekkel, vevőkkel, összegekkel és feltételekkel. Erősítse meg, és két másodpercen belül készen áll egy megrendelés saját szekvenciális kódjával, amely a forrásajánlathoz kapcsolódik.
• Online elfogadás váltja ki — ha az ügyfél OTP-n keresztül elfogadja a nyilvános linkről, az árajánlat automatikusan az Elfogadva lapra kerül, és ugyanaz a rendelési ajánlat aktiválódik. Nulla kézi művelet az Ön részéről, kivéve a modális megerősítését.
• Kézikönyv - az idézetből, + Létrehozása és csatlakozás → Rendelés gomb. Használja, ha az automatizálás nem indul el (pl. lezárta az állapotot, mielőtt az automatizálás aktív lett volna), vagy ha részleges megbízást szeretne létrehozni az árajánlathoz képest.

Minden esetben az eredeti idézet marad a rendszerben (nem törlődik, nem kerül át) és a Kapcsolatok fülön keresztül kapcsolódik a megrendeléshez: az egyikből a másikat látja. Ez az előzmények szempontjából számít – az ügyfélrekordban a "márciusban elküldött ajánlat, áprilisban elfogadott, áprilisban kiadott rendelés" jelenik meg anélkül, hogy bármit is kézzel írna. A rendeléskezelés részleteit a Rendelési útmutató.

Csővezeték és állapotok: az értékesítési folyamat modellezése

A csővezeték az az út, amelyen egy idézet az elejétől a végéig halad – a szakaszok (vagy állapotok) végigmegy, mindegyiknek pontos jelentése van az értékesítésben. A Mokapen tartalmaz egy alapértelmezettet, amely az esetek 90%-ában működik, de ha bizonyos folyamatai vannak, testreszabhatja, vagy létrehozhat egynél többet is.

Az alapértelmezett csővezeték

A dobozból kivéve az árajánlatoknak egyetlen folyamata van, hat állapottal, amelyek lefedik a tipikus kereskedelmi életciklust:

• Piszkozat (10%) — az árajánlat elkészítése folyamatban van, még belső, nem küldték el az ügyfélnek.
• Küldött (20%) – elküldted, most vársz.
• Áttekintésben (60%) – válaszolta az ügyfél, értékeli, esetleg megbeszéli a változtatásokat.
• Elfogadott (100%) – az üzletet megnyerték.
• Elutasítva (0%) – az üzlet elveszett.
• Lejárt (0%) – az ajánlat az érvényesség lejártát követően válasz nélkül fejeződött be.

Az egyes állapotok melletti százalékok – amit „haladásnak” nevezünk – nem dekoratívak: befolyásolják a Kanban kártyák folyamatjelző sávját, és meghatározzák, hogy mely állapotok számítanak „nyert” (100%) vagy „elveszett/zárt” (0%). A Mokapen automatizálása ezekhez az értékekhez kapcsolódik: amikor az árajánlat eléri a 100%-ot, a rendelési ajánlat aktiválódik.

Állapotok testreszabása

Ha a szokásos eljárás nem felel meg – esetleg nyilvános pályázatokon dolgozik olyan szakaszokkal, mint az „Érdeklődés kifejezése → Dokumentáció → Osztálydíj”, vagy olyan projekteket kezel, amelyeknek a kereskedelmi elfogadás előtt „Műszaki jóváhagyás” szakasza van –, módosíthatja az állapotokat a Beállítások → Értékesítés → Árajánlatok → Csővezeték és állapotok.

Itt hozzáadhat új állapotokat, átnevezheti a meglévőket, átrendezheti őket (a sorrend határozza meg a Kanban oszlopsort), és mindegyikhez beállíthatja az előrehaladási értéket (0–100%). Gyakorlati tipp: használja a haladást következetesen – 100% csak biztos győzelmet jelentő státuszok esetén 0% csak a végleges bezárt állapotokhoz. A köztes állapotoknak (20%, 50%, 80%) hihető módon kell jelezniük, mennyire "közel" van a győzelemhez – így az előrejelzési jelentések (összeg × valószínűség) reális számokat adnak.

Több csővezeték különböző folyamatokhoz

Ha különböző értékesítési csatornái vannak, eltérő ügyleti logikával – hosszú B2B több lépéssel, gyors B2C kevés lépéssel, pályázatok speciális bürokráciával – létrehozhat külön csővezetékek, mindegyiknek megvan a maga állapota. A Kanban oldalon a felső csővezeték menüből választhatja ki, hogy melyiket nézze meg; váltani egy kattintással.

Új folyamat létrehozásához lépjen a Beállítások → Értékesítések → Árajánlatok → Csővezeték és állapotok menüpontba, vagy közvetlenül a Kanban folyamatmenüjéből (ahol az "Új folyamat" található). A folyamatokat meghatározott szervezeti csapatokra lehet korlátozni: csak a „Vállalati” értékesítési csapat látja a „Nagy fiókok” folyamatot, az „SMB” csapat pedig a sajátját. Hasznos nagy, külön részleggel rendelkező szervezetek számára.

Csővezeték automatizálás

A folyamatbeállításokban két automatizálást talál, amelyeket érdemes tudni, mert ezek megváltoztatják az idézetek automatikus viselkedését:

• Rendelés létrehozása bezáráskor (alapértelmezés szerint aktív) – amikor az árajánlat eléri a 100%-os állapotot, a Mokapen felajánlja a kapcsolt rendelés azonnali generálását. Ezzel foglalkoztunk az „Ajánlat átalakítása megrendeléssé” című részben. Ha nem használja (mert külső ERP-ben kezeli a rendeléseket), akkor letilthatja.
• Állapot áthelyezése az ügyfél elfogadása után (alapértelmezés szerint aktív) – amikor az ügyfél elfogad egy árajánlatot a nyilvános OTP-hivatkozásról, a Mokapen automatikusan áthelyezi azt az Ön által beállított „nyert” állapotba. Alapértelmezés szerint az első talált 100%-os állapotba kerül (Elfogadva), de megadhat egy másikat is, ami akkor hasznos, ha a végső állapot előtt van egy köztes lépés, például „Függőben lévő szerződés elfogadva”.

Szinkronizálás számlázó szoftverrel

A Mokapen egy CRM- és egy kereskedelmi ajánlati eszköz, nem számlázószoftver: az e-számlázást, az áfa-nyilvántartásokat, a főkönyvet az Ön ERP-je (Fatture in Cloud, a könyvelő a szoftverével vagy egy dedikált ERP) végzi. Így nem kényszerülsz kétszer megadni az adatokat, van a Szinkronizál fülön az árajánlat rekordon és a szervezeti integrációk modulban.

A legérettebb integráció a Fatture a felhőben: teljes részletek a dedikált Fature in Cloud útmutató. Röviden, ha összekapcsolja FIC-fiókját a Mokapennel, az ügyfélrekordok, katalógustermékek, -szolgáltatások és -rendelések (a cikksoraikkal együtt) a Mokapenből a Fatture in Cloudba áramlanak – ahol aztán e-számlákká válnak. Az irány konfigurálható: dönthet úgy, hogy az adatokat csak egy irányba mozgatja, vagy mindkettőt.

Az egyedi árajánlaton a Szinkronizálás fül mutatja a rekord integrációhoz viszonyított állapotát: szinkronizálva van-e, mikor sikerült az utolsó művelet, voltak-e hibák. Ha az árajánlatot megbízássá alakították, a szinkronizálás főként a rendelésre vonatkozik – ekkor számítanak az adatok az adóciklus szempontjából.

Az ügyfélnyilvántartások egyezett a két rendszer között az áfa-számot és az adószámot duplikált kulcsként használva, tehát ha a „Customer Beta” már szerepel a Fatture in Cloudban, és árajánlatot hoz létre a Mokapenben ugyanarra az ügyfélre, a rendszer felismeri, hogy ez ugyanaz a rekord, anélkül, hogy a rekordot megkettőzné.

Kapcsolódó szakaszok

Az idézet nem elszigetelten él: más Mokapen területek is vannak körülötte, amelyeket érdemes tudni, hogy valóban használhassuk.

• Kapcsolatok — kapcsolja az árajánlatot lehetőségekhez, megrendelésekhez, nyomon követési feladatokhoz, támogatási jegyekhez, egyéb kapcsolódó árajánlatokhoz. Minden kapcsolat kétirányú (az idézetből a feladat, a feladatból az idézet). Amikor hat hónappal később megnyitja az ügyfélrekordot, egy pillantással rekonstruálja mindazt, ami történt.
• Mellékletek — csatolja az ajánlathoz specifikációkat, műszaki adatokat, szerződéstervezeteket, képernyőképeket, amelyeket az ügyfél küldött Önnek. Az árajánlat rekordban maradnak, és megtalálhatók a szervezeti fájlok keresésével.
• Frissítések — az idővonal (vagy tevékenységi napló) mindennek a teljes története, ami az árajánlattal történt: mikor készült, ki mit és mikor változtatott, minden elküldött e-mail (a címzettekkel), minden ügyfél-elfogadás (IP-vel és dátummal). Törvényszékileg hasznos: ha arról van szó, hogy "mit mondtunk", az idővonal adatokkal ad választ.
• Címkék - ingyenes besorolás a gyors szűréshez és kereséshez: „Vállalkozás”, „Megújítás”, „Újraindítás”, „Komplex”, bármilyen taxonómia az Ön számára értelmes. Az idézetek oldalának szűrői nagyon jól működnek a címkékkel.

Idézet beállításai

A beállítások a szervezeti adminisztrátorok és tulajdonosok számára érhetők el, és itt élnek Beállítások → Értékesítés → Árajánlatok. Három fő terület van:

• Csővezeték és állapotok — már foglalkoztunk ezzel: szakaszok meghatározása, haladás, automatizálás.
• Mezőkonfiguráció — mely mezőket, milyen sorrendben kell megjeleníteni az idézetrekordon, melyek kötelezőek. Azt is hozzá lehet adni egyéni mezők (számok, szöveg, dátumok, listák) az üzletspecifikus információk rögzítéséhez: "CIG" nyilvános pályázatokhoz, "belső projektkód", várható telepítési dátum. Megjelennek a rekordon, a listanézet oszlopaiban (ha hozzáadja őket) és a szűrőkben.
• Lista oszlopkonfiguráció — mely információkat és milyen sorrendben kell látni a Lista nézetben. Menet közben módosíthatja őket a Lista nézetből a Műveletek → Oszlopok szerkesztése menüpontban, anélkül, hogy a beállításokba lépne.

Az idézetek területen kívül, de fontos a jó működéshez, van még két konfiguráció:

• Adókulcsok (Beállítások → Értékesítés → Adók) — ha nem konfigurált legalább egyet, nem hozhat létre tételeket.
• Dokumentum sablonok (szervezeti sablonok menü) – ahol testreszabhatja a „Dokumentumtervezés” részben tárgyalt PDF-sablonokat.

Idézetjelentések

A Kanban és a List az egyéni árajánlatokon való munkára szolgálnak; megérteni általános teljesítményt — hány árajánlatot tett a negyedévben, ki a legjobban teljesítő képviselő, mely termékek kerülnek a leggyakrabban ajánlatba, mi az árajánlat→megrendelés konverziós arány jelentéseket, elérhető a Idézetjelentések oldalon (prémium előfizetés szükséges).

Az elérhető jelentések lefedik az értékesítési ciklus leghasznosabb elemzési nézeteit:

• Státusz szerinti megoszlás — hány árajánlat található az egyes folyamatszakaszokban: elengedhetetlen a szűk keresztmetszetek felderítéséhez.
• Elosztás csővezetéken — ha egynél többet használ, nézze meg, hogyan oszlik meg a munka a csatornák között.
• Tulajdonos teljesítménye — árajánlatok száma és gazdasági mennyiség képviselőnként.
• A legtöbbet idézett tételek — mely termékek/szolgáltatások kerülnek leggyakrabban ajánlatokba. Aranybánya annak megértéséhez, hogy mit is kér valójában a piac.
• Árajánlatok vásárlónként — kit fedeztél és milyen értékben.
• Gazdasági mennyiségek időszakonként — havi, negyedéves, éves trendek.
• Margó és jelölés — jövedelmezőséget kínál. Csak akkor működik, ha az egységköltséget megadta a cikksorokban: költségek nélkül a jelentés üres marad.

Mint minden Mokapen esetében, a jelentések tiszteletben tartják a szervezeti engedélyeket: minden felhasználó csak azokat a rekordokat látja, amelyekhez szerepkörük alapján hozzáfér. A képviselő nem látja automatikusan a kollégák idézeteit, hacsak az engedélyek meg nem engedik – ez hasznos a belső versenydinamikával vagy érzékeny adatokkal rendelkező csapatok számára.