A Mokapen útmutató

Jelenléti útmutató

A Jelenlétek terület a Mokapen HR modulja az emberek óráinak és napjainak rögzítése: helyszíni munkavégzés, betegszabadság, szabadság, szabadság és egyéb típusok. Minden jelenléthez tartozik személy, hely, dátum, kezdési/befejezési idő, típus, megjegyzések és (ha van) adatvédelem. Kapcsolható egy tervezetthez Váltás ugyanazon a napon/helyszínen.

Hozzáférés a Emberi erőforrások → Jelenlétek menüt, vagy használja Jelenlét rögzítése a «+» menüből (tipikus parancsikon: R kulcsfontosságú). Az alapértelmezett nézet Naptár; át lehet váltani Lista. A modulhoz aktív Presences alkalmazás szükséges, a megfelelő engedélyek és a megfelelő prémium csomag (HR csomag). Ellenőrizze a rendelkezésre állást a tervben.

Mik a Jelenlétek nem: nem automatikus időmérő rendszer (be-/kikapcsolás), nincs kötelező földrajzi helymeghatározás, és nincs „menedzser jóváhagyása” áramlás (függőben/jóváhagyva). Ön (vagy egy szerkesztő) rögzíti a dátumokat és időpontokat – manuálisan, tömegesen vagy tervezésből is. A Munkaidő-nyilvántartás, ha jelen van Mokapenben, egy külön alkalmazás.

Szerep a CRM-ben és kapcsolat a Shifts-szel

• Változások = terv («ezekben az idősávokban itt kell lenned»).
• Jelenlétek = ténylegesek («voltál / ezeket az órákat rögzítetted / ez a típus»).

Ezek együttes használata az ajánlott folyamat: a szerkesztő megtervezi a műszakokat, majd rögzíti (vagy rögzítette) a jelenléteket. A műszakkártyáról parancsikonokat nyithat meg a jelenlét létrehozásához/szerkesztéséhez, és megtekintheti az óra eltérését. Jelenlét létrehozásakor, ha ugyanahhoz a felhasználóhoz + helyhez + naphoz van műszak, a Mokapen automatikusan összekapcsolhatja (shift_id). A jelentésekben, ahol megadják, szintén megtalálja keresztadatok műszakokra + jelenlétekre.

Felhasználói jogosultságok: ki lát, ki készít, ki szerkeszt

Nincs "jóváhagyó" szerep. Ami számít, az az alkalmazás, a szerkesztő, a riporterek és az egyéni jelenlét adatvédelme.

1. Alkalmazás és terv

A Presences alkalmazásnak aktívnak kell lennie (megfelelő prémium csomag). A tulajdonos engedélyezi a Beállítások → Alkalmazások menüpontban. Az alkalmazás nélkül nem látja a menüt, a listát vagy a Jelenlétjelentéseket.

2. Szerkesztők jelenléte

A Beállítások → Emberi erőforrások → Jelenlét menüpontban a tulajdonos választhatja ki, ki teheti meg jelenlétet hozhat létre és szerkeszthet mindenki számára (kiválasztott felhasználók vagy az egész szervezet). Szerkesztők:

• bármely személy jelenlétének rögzítése (többszemélyes is egy menetben);
• szerkesztés, áthelyezés (húzás), klónozás, tervezés, archiválás és törlés;
• beállíthatja magánélet, együttműködők/érdekelt felek és csoportok a jelenlétről;
• -on idő átfedés figyelmeztetést kapnak, de még menthetnek (rugalmasabb házirend, mint egy normál felhasználó).

Jelenlét-szerkesztőként Shifts-szerkesztővé is válhat (a tervezés és a tényleges dolgok összehangolására).

3. Nem szerkesztő felhasználó

Általában rögzíteni és kezelni tudnak a sajátjukat jelenléte, és adott esetben az övék riporterek (az általuk irányított csapatok tagjai). Nem ők kezelik a teljes szervezeti ütemtervet. Időbeli átfedés esetén Mokapen lehet tömb mentés (a szerkesztővel ellentétben).

4. Az egyéni jelenlét magánélete

Más Mokapen entitásokhoz hasonlóan: nyilvános jelenlét (az org-ban, engedélyek szerint) ill magán — látható a kifejezett hozzáféréssel rendelkezők számára (jelenlétben lévő személy, bárki, aki létrehozta, megjelölt együttműködők/érdekelt felek, adatvédelmi szabályok). A szerkesztők beállítják az adatvédelmet és az érdekelt feleket a létrehozásnál/kártyánál. Használja a magánélet védelmét betegszabadsághoz vagy olyan érzékeny adatokhoz, amelyek nem jelenhetnek meg mindenki számára.

5. «Jelenléti láthatóság» beállítás

A Jelenlét beállításai között megtalálja a Láthatóság blokk (csak az enyém / a csapat is / a bejelentők / kiválasztott felhasználók is). Kijelenti, hogy kinek mit kell látnia. A napi gyakorlatban azonban a legfontosabb szabályok továbbra is érvényesek: ki a szerkesztő, riporterek szerkesztéshez, és magánélet az egyéni rekordon. Ha valami nem felel meg a csapat elvárásainak, először ellenőrizze a szerkesztőt és az adatvédelmet, majd a láthatóság konfigurációját adminisztrátorral.

Összefoglalva:

• Tulajdonos - aktiválja az alkalmazást, a helyeket, a típusokat, a szerkesztőket (és a láthatósági beállításokat).
• Szerkesztő — mindenki számára rögzít és javít; tömeges műveleteket tervez és hajt végre.
• Nem szerkesztő — kezeli önmagát (és a jelentéstevőket); nem az egész org.
• Magánélet — korlátozza az érzékeny egyéni rekord olvasását.

Jelenléttípusok

Minden jelenlétnek van egy típus (konfigurálható mező). Ha a szervezetnek még nincsenek egyéni típusai, a Mokapen tipikus alapértelmezéseket kínál:

• Munka — munkanap/óra.
• Betegszabadság
• Vakáció
• Szabadidő
• Más

A típusokat a Beállítások → Emberi erőforrások → Jelenlét (típuskezelés) menüpontban szabhatja testre. Hírcsatornajelentések típusa (óra típusonként) és szűrők: használja őket következetesen a csapaton belül.

Jelenlétek oldal – eszköztár és nézetek

Mint a Shifts, megtalálod Naptár és Lista.

• Naptár – Sorok: teljes hónap, hónap navigáció; sorok = napok; oszlopok csoportosítás szerint.
• Naptár – Oszlopok: napok ablaka ma körül; ha léteznek időrésekkel rendelkező Shifts előre beállított értékek, a rács időrésenként oszthatja fel az oszlopokat.
• Csoportosítás szerint: Hely → Felhasználó vagy Felhasználó → Hely.
• Ma: görgetés az aktuális napra.
• Speciális szűrők: alap Premium előfizetéssel (ha van).
• Jelenlét/műveletek rögzítése: teremtés; szerkesztők számára a listában lévő műveletek tervezése, másolása, archiválása és tömeges műveletei is.

In Lista (tábla): személy, dátum, időpontok, típus, hely, jegyzetek, ki készítette/frissített (és csoportok, ha szerkesztő). Ideális tömeges korrekciókhoz és analitikai exportáláshoz a jelentések felé.

Jelenléti kártya

Kattintson egy kártyára vagy sorra a kártya megnyitásához (modális). Tipikus mezők:

• Személy — szerkesztő által szerkeszthető; egyébként általában rád van rögzítve.
• Elhelyezkedés, Dátum, Kezdési időpont / Befejezés időpontja.
• Shift előre beállított (opcionális, ha a Shifts alkalmazás aktív) – az időket előre beállított helyekről tölti ki.
• Írja be, Megjegyzések.
• Adatvédelem / együttműködők / csoportok – szerkesztőknek.
• Archivált jelvény, ha kívül esik az aktív nézeteken.

Opciók menü: Klón, Archiválás / Visszaállítás, Töröl. A naptárban a megfelelő engedélyekkel megteheti húzza a jelenlét (dátum/hely/felhasználó módosítása; az időraszter igazodhat egy műszakhoz ugyanazon a napon).

Jelenlét rögzítése

1. «+» menü → Jelenlét rögzítése, vagy a HR → Jelenlét, vagy a Shift kártyáról.
2. Válasszon személy (ha szerkesztő; egynél többet is kiválaszthat), elhelyezkedés, dátumok (szintén egy tartomány), típus, alkalommal (kézi vagy előre beállított váltással).
3. Jegyzetek hozzáadása; ha szerkesztő, állítsa be az adatvédelmi/érdekelt feleket, ha szükséges.
4. Megtakarítás. Időbeli átfedés esetén: blokk (normál felhasználó) vagy figyelmeztetés (szerkesztő). Szervezeti zárva tartási napokon a figyelmeztetés megjelenik: még menthet (nem szerverblokk).

Tervezzen és másoljon

Terv (szerkesztő) a jelenlét időszakát egy célhónapba másolja, megtartva a hét napját és pozícióját a hónapban – ugyanaz a logika, mint a Shifts. Hasznos visszatérő minták esetén (pl. rögzített részmunkaidő), nem helyettesíti a változó munka napi rögzítését.

Másolás / klónozás másolatokat hoz létre a listában szereplő kártyáról vagy többszörös kijelölésről; majd frissítse a dátumokat és időpontokat.

Szerkesztés, archiválás, törlés

• Szerkesztés — inline in kártya, vagy tömeges listában (szerkesztő).
• Mozog – drag&drop a naptárba.
• Archívum — eltávolítja az aktív nézetekből az előzmények elvesztése nélkül; visszaállítás az archívumból vagy a kártyamenüből.
• Töröl — végleges irattörlés; használja a hibákat, nem zárt hónapokat (jobb archiválni).

Jelenlét beállításai

Elérési út: Szervezeti beállítások → Emberi Erőforrások → Jelenlétek.

• Felhasználók, akik jelenlétet hozhatnak létre és szerkeszthetnek — szerkesztő lista (fő jogosultsági kar).
• Láthatóság — „csak az enyém / csapat / riporterek / felhasználók” opciók; lásd fent az engedélyekkel foglalkozó részt.
• Típusok — típusok létrehozása/szerkesztése (Munka, Nyaralás, … vagy az Ön szektorának megfelelő).
• Helyszínek és lezárások — általános szervezeti beállításokban; megosztva a Shiftekkel.

Nincsenek jelenlétbeállítások a GPS-hez, a geokerítéshez vagy az automatikus „távmunkához”: ha távolról dolgozik, továbbra is rögzítse a helyet/típust/jegyzeteket a belső szabályzatoknak megfelelően.

Jelentések jelenléte

Menü Jelentések → Jelenlétek: diagramok és listák. Tipikus elemzések:

• Órák hely szerint
• Órák típusonként
• Hétvégi/hétköznapi órák
• Órák felhasználó szerint (hely szerint és táblázatban)
• Órák felhasználónként / a hét napjai szerint
• Keresztadatok (műszakok és jelenlétek) — ha a Shifts alkalmazás is aktív

A speciális szűrők gyakran igényelnek alap prémium előfizetést. Használjon jelentéseket a belső bérszámfejtéshez, a helyszíni munkaterheléshez és a tervezetttől való eltéréshez – ne a napi rögzítéshez (ez marad a naptár/lista és a „jelenlét rögzítése”).

Használati esetek

• Bolt: editor = üzletvezető; a személyzeti munkanapokat rögzíti (vagy rögzítette); nyaralás/betegszabadság dedikált típussal és magánélettel, ha szükséges.
• Csapat menedzserrel: nem szerkesztő menedzser kezeli a riportereket; A HR szerkesztő mindent lát és javít.
• Eltolás igazítás: tervezze meg a hónapot a Műszakokban → Rögzítse a jelenléteket a hét végén → ellenőrizze a keresztadatokat a jelentésekben.
• Hiányzások: Nyaralás/Szabadidő/Betegszabadság típusa egész napos (egyezményes időpontok a belső szabályzat szerint).

Ajánlott eljárások

• Határozza meg típusok és szerkesztők a személyzettel való életbe lépés előtt.
• Jelenlét rögzítése ugyanazon a napon vagy a hét végén, nem hónapokkal később.
• Érzékeny adatokhoz (betegszabadság) felhasználásra magánélet.
• Kerülje el az átfedéseket: egy felhasználónak nem szabad ok nélkül két egymáshoz kapcsolódó időrésbe kerülnie ugyanazon a napon.
• Archívum zárt időszakok; csak a hibákat törölje.
• Mindig kombináld vele Változások ha helyszíneket tervez.

Gyakran ismételt kérdések

K: Be- és kikapcsolhatok az alkalmazásból?

V: A Mokapen jelenlét dátum/idő rögzítés (kézi vagy tervezett), nem GPS jelvény be-/kijelzés.

K: A menedzsernek jóvá kell hagynia a jelenlétemet?

V: Nincs jóváhagyási munkafolyamat. Aki szerkesztő tud létrehozni/javítani; mások kezelik magukat (és a jelentéstevőket).

K: Miért nem tudok menteni? Azt írja, hogy van átfedés.

V: Már van jelenléte ugyanazon a napon egy olyan slottal, amely egybeesik vagy összeér. Javítsa ki az időpontokat, vagy kérdezze meg a szerkesztőt (aki figyelmeztetéssel tud menteni).

K: Mi a különbség a jelenlét és a műszak között?

V: Műszakok = tervezés. Jelenlét = rögzített órák/típusok. Ideális együtt; részletek a Műszaki útmutató.

K: Nem látom a Felvétel jelenlétet.

V: Az alkalmazás nem aktív, a terv nem megfelelő, vagy az engedélyek nem elegendőek. Forduljon a szervezet adminisztrátorához.

K: Mire való a típus?

V: A munka, a szabadság, a betegszabadság, a szabadság… megkülönböztetése a szűrők és a jelentések számára. Testreszabhatja a Jelenlét beállításaiban.