Ο οδηγός Mokapen

Οδηγός παρουσιών

Η περιοχή Presences είναι η ενότητα HR του Mokapen για την καταγραφή των ωρών και των ημερών των ατόμων: επιτόπου εργασία, αναρρωτική άδεια, διακοπές, άδεια και άλλα είδη. Κάθε παρουσία έχει πρόσωπο, τοποθεσία, ημερομηνία, ώρα έναρξης/λήξης, τύπο, σημειώσεις και (όπου ισχύει) απόρρητο. Μπορεί να συνδεθεί με μια προγραμματισμένη Shift την ίδια ημέρα/τοποθεσία.

Αποκτήστε πρόσβαση από το μενού Human Resources → Presences ή χρησιμοποιήστε το Record παρουσία από το μενού «+» (τυπική συντόμευση: R). Η προεπιλεγμένη προβολή είναι Ημερολόγιο. μπορείτε να μεταβείτε στη List. Η ενότητα απαιτεί ενεργή την εφαρμογή Presences, τα σωστά δικαιώματα και ένα κατάλληλο πρόγραμμα Premium (πακέτο HR). Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα στο σχέδιό σας.

Τι δεν είναι οι Παρουσίες: όχι σύστημα αυτόματου ρολογιού (clock-in/out), καμία υποχρεωτική γεωγραφική θέση και καμία ροή «έγκρισης διαχειριστή» (εκκρεμεί/εγκεκριμένη). Εσείς (ή ένας συντάκτης) καταγράφετε ημερομηνίες και ώρες — με μη αυτόματο τρόπο, επίσης μαζικά ή από προγραμματισμό. Το Timesheet, εάν υπάρχει στο Mokapen, είναι μια ξεχωριστή εφαρμογή.

Ρόλος στο CRM και σχέση με Shifts

• Shifts = σχέδιο («θα πρέπει να είστε εδώ σε αυτές τις χρονικές θέσεις»).
• Παρουσίες = πραγματικές («ήσασταν / καταγράψατε αυτές τις ώρες / αυτός ο τύπος»).

Η χρήση τους μαζί είναι η συνιστώμενη ροή: ο επεξεργαστής σχεδιάζει τις αλλαγές και μετά καταγράφει (ή έχει καταγράψει) παρουσίες. Από την κάρτα shift μπορείτε να ανοίξετε συντομεύσεις για να δημιουργήσετε/επεξεργαστείτε την παρουσία και να δείτε τη διακύμανση της ώρας. Κατά τη δημιουργία μιας παρουσίας, εάν υπάρχει μετατόπιση για τον ίδιο χρήστη + τοποθεσία + ημέρα, το Mokapen μπορεί να τη συνδέσει αυτόματα (shift_id). Στις αναφορές, όπου παρέχονται, βρίσκετε επίσης cross-data για βάρδιες + παρουσίες.

Δικαιώματα χρήστη: ποιος βλέπει, ποιος δημιουργεί, ποιος επεξεργάζεται

Δεν υπάρχει ρόλος «έγκρισης». Αυτό που έχει σημασία είναι η εφαρμογή, ο συντάκτης, οι δημοσιογράφοι και το απόρρητο της ατομικής παρουσίας.

1. Εφαρμογή και σχέδιο

Η εφαρμογή Presences πρέπει να είναι ενεργή (κατάλληλο πρόγραμμα Premium). Ο κάτοχος το ενεργοποιεί στις Ρυθμίσεις → Εφαρμογές. Χωρίς την εφαρμογή δεν βλέπετε το μενού, τη λίστα ή τις αναφορές Παρουσίες.

2. Παρουσιάζει συντάκτες

Στις Ρυθμίσεις → Ανθρώπινοι πόροι → Παρουσίες, ο κάτοχος επιλέγει ποιος μπορεί να δημιουργήσει και να επεξεργαστεί παρουσίες για όλους (επιλεγμένους χρήστες ή ολόκληρο τον οργανισμό). Editors:

• ηχογραφήστε παρουσίες για οποιοδήποτε άτομο (επίσης πολλαπλών ατόμων με μία κίνηση),
• επεξεργασία, μετακίνηση (drag&απόθεση), κλωνοποίηση, σχεδιασμός, αρχειοθέτηση και διαγραφή;
• μπορεί να ορίσει απόρρητο, συνεργάτες/ενδιαφερόμενους και ομάδες στην παρουσία.
• σε χρονική επικάλυψη λαμβάνουν μια προειδοποίηση αλλά μπορούν ακόμα να αποθηκεύσουν (πιο ευέλικτη πολιτική από έναν κανονικό χρήστη).

Το να είσαι συντάκτης Presences σε κάνει επίσης επεξεργαστή Shifts (για να ευθυγραμμίσεις τον προγραμματισμό και τα πραγματικά).

3. Χρήστης χωρίς συντάκτη

Μπορούν συνήθως να καταγράφουν και να διαχειρίζονται τις δικές τους παρουσίες και, όπου προβλέπεται, εκείνες των αναφερομένων τους (μέλη ομάδων που διοικούν). Δεν διαχειρίζονται ολόκληρο το πρόγραμμα οργάνωσης. Σε περίπτωση επικάλυψης χρόνου, το Mokapen μπορεί να αποκλείσει την αποθήκευση (σε αντίθεση με έναν επεξεργαστή).

4. Απόρρητο για την ατομική παρουσία

Όπως και με άλλες οντότητες Mokapen: δημόσια παρουσία (στον οργανισμό, σύμφωνα με τις άδειες) ή ιδιωτική — ορατή σε όσους έχουν ρητή πρόσβαση (που υποδεικνύεται από τους κανόνες της παρουσίας, οποιοσδήποτε συνεργάτης το δημιούργησε). Οι συντάκτες ορίζουν το απόρρητο και τα ενδιαφερόμενα μέρη στη δημιουργία/κάρτα. Χρησιμοποιήστε το ιδιωτικό απόρρητο για αναρρωτική άδεια ή ευαίσθητα δεδομένα που δεν πρέπει να εμφανίζονται σε όλους.

5. Ρύθμιση «Παρουσιάζει ορατότητα»

Στις ρυθμίσεις Παρουσίες βρίσκετε επίσης ένα μπλοκ Visibility (μόνο δικό μου / επίσης ομάδα / επίσης αναφέροντες / επιλεγμένους χρήστες). Δηλώνει ποιος πρέπει να δει τι. Στην καθημερινή πρακτική, ωστόσο, παραμένουν οι πιο σημαντικοί κανόνες: ποιος είναι συντάκτης, αναφορείς για επεξεργασία και απόρρητο στο ατομικό αρχείο.Εάν κάτι δεν ταιριάζει με τις προσδοκίες της ομάδας, ελέγξτε πρώτα το πρόγραμμα επεξεργασίας και το απόρρητο και μετά τη διαμόρφωση ορατότητας με έναν διαχειριστή.

Συνοπτικά:

• Owner — ενεργοποιεί την εφαρμογή, τις τοποθεσίες, τους τύπους, τους επεξεργαστές (και τις επιλογές ορατότητας).
• Editor — καταγράφει και διορθώνει για όλους. σχεδιάζει και εκτελεί μαζικές ενέργειες.
• Μη συντάκτης — διαχειρίζεται τον εαυτό του (και τους δημοσιογράφους). όχι ολόκληρος ο οργανισμός.
• Privacy — περιορίζει την ανάγνωση του ευαίσθητου ατομικού αρχείου.

Τύποι παρουσίας

Κάθε παρουσία έχει έναν τύπο (πεδίο με δυνατότητα διαμόρφωσης). Εάν ο οργανισμός δεν έχει ακόμη προσαρμοσμένους τύπους, το Mokapen προσφέρει τυπικές προεπιλογές:

• Work — work day/hours.
• αναρρωτική άδεια
• Διακοπές
• Χρόνος αδείας
• Άλλο

Μπορείτε να προσαρμόσετε τους τύπους στις Ρυθμίσεις → Ανθρώπινοι πόροι → Παρουσίες (διαχείριση τύπων). Πληκτρολογεί αναφορές ροών (ώρες ανά τύπο) και φίλτρα: χρησιμοποιήστε τις με συνέπεια σε όλη την ομάδα.

Σελίδα Παρουσίες — γραμμή εργαλείων και προβολές

Σαν Shifts, βρίσκετε τα Calendar και List.

• Ημερολόγιο – Σειρές: πλήρης μήνας, μήνας πλοήγησης. σειρές = ημέρες; στήλες ανάλογα με την ομαδοποίηση.
• Ημερολόγιο – Στήλες: παράθυρο ημερών γύρω από σήμερα. εάν υπάρχουν προεπιλογές Shifts με χρονοθυρίδες, το πλέγμα μπορεί να χωρίσει τις στήλες ανά χρονική περίοδο.
• Ομαδοποίηση κατά: Τοποθεσία → Χρήστης ή Χρήστης → Τοποθεσία.
.
• Today: scroll to the current day.
• Σύνθετα φίλτρα: με βασικό πρόγραμμα Premium (όπου παρέχεται).
• Ρεκόρ παρουσίας / ενεργειών: δημιουργία; για συντάκτες επίσης Σχεδιασμός, διπλότυπη, αρχειοθέτηση, μαζικές ενέργειες στη λίστα.

Σε Λίστα (πίνακας): άτομο, ημερομηνία, ώρες, τύπος, τοποθεσία, σημειώσεις, ποιος δημιούργησε/ενημέρωσε (και ομάδες εάν συντάκτης). Ιδανικό για μαζικές διορθώσεις και αναλυτική εξαγωγή προς αναφορές.

Κάρτα παρουσίας

Κάντε κλικ σε μια κάρτα ή μια σειρά για να ανοίξετε την κάρτα (modal). Τυπικά πεδία:

• Person — επεξεργάσιμο από συντάκτη. διαφορετικά συνήθως επιδιορθώνεται σε εσάς.
• Τοποθεσία, Ημερομηνία, Ώρα έναρξης / Ώρα λήξης.
.
• Προεπιλογή Shift (προαιρετικό, εάν η εφαρμογή Shifts είναι ενεργή) — γεμίζει χρόνους από προκαθορισμένες υποδοχές.
• Τύπος, Σημειώσεις.
• Απόρρητο / συνεργάτες / ομάδες — για συντάκτες.
Σήμα
• Αρχειοθετημένο εάν δεν υπάρχουν ενεργές προβολές.

Μενού επιλογών: Clone, Archive / Restore, Delete. Στο ημερολόγιο, με τα σωστά δικαιώματα, μπορείτε να σύρετε την παρουσία (αλλαγή ημερομηνίας/τοποθεσίας/χρήστη. Το χρονικό στιγμιότυπο μπορεί να ευθυγραμμιστεί σε μια θέση αλλαγής την ίδια ημέρα).

Καταγραφή παρουσίας

Μενού
1. «+» → Εγγραφή παρουσίας ή από HR → Παρουσίες ή από κάρτα Shift.
.
2. Επιλέξτε άτομο (εάν είναι πρόγραμμα επεξεργασίας, μπορείτε να επιλέξετε περισσότερα από ένα), τοποθεσία, ημερομηνίες (επίσης ένα εύρος τύπων 27⟧⟧), times (manual or from shift preset).
3. Προσθήκη σημειώσεων. εάν είναι συντάκτης, ορίστε το απόρρητο/ενδιαφερόμενους εάν χρειάζεται.
⟦293 ⟧Αποθήκευση. Χρονική επικάλυψη: αποκλεισμός (κανονικός χρήστης) ή προειδοποίηση (επεξεργαστής). Τις ημέρες κλεισίματος του οργανισμού εμφανίζεται μια προειδοποίηση: μπορείτε ακόμα να αποθηκεύσετε (όχι ένα μπλοκ διακομιστή).

Σχεδιάστε και αντιγράψτε

Plan (επεξεργαστής) αντιγράφει μια περίοδο παρουσιών σε έναν μήνα στόχο, διατηρώντας την ημέρα της εβδομάδας και τη θέση του μήνα — την ίδια λογική με το Shifts. Χρήσιμο για επαναλαμβανόμενα μοτίβα (π.χ.σταθερή μερική απασχόληση), να μην αντικαθιστά την καθημερινή καταγραφή μεταβλητής εργασίας.

Διπλότυπο / Κλώνος δημιουργεί αντίγραφα από κάρτα ή πολλαπλή επιλογή στη λίστα. στη συνέχεια ενημερώστε τις ημερομηνίες και τις ώρες.

Επεξεργασία, αρχειοθέτηση, διαγραφή

• Επεξεργασία — ενσωματωμένη κάρτα ή μαζική λίστα (επεξεργαστής).
• Move — drag&απόθεση στο ημερολόγιο.
• Αρχείο — αφαιρεί από τις ενεργές προβολές χωρίς να χάνει το ιστορικό. επαναφορά από το μενού αρχείου ή κάρτας.
• Διαγραφή — μόνιμη αφαίρεση εγγραφής. χρήση για σφάλματα, όχι κλειστούς μήνες (καλύτερα να αρχειοθετήσετε).

Ρυθμίσεις παρουσίας

Διαδρομή: Ρυθμίσεις οργανισμού → Ανθρώπινοι πόροι → Παρουσίες.

• Χρήστες που μπορούν να δημιουργήσουν και να επεξεργαστούν παρουσίες — λίστα συντακτών (κύριος μοχλός αδειών).
• Visibility — επιλογές «μόνο δική μου / ομάδα / αναφέροντες / χρήστες». δείτε την ενότητα αδειών παραπάνω.
• Types — δημιουργία/επεξεργασία τύπων (Εργασία, Διακοπές, … ή προσαρμοσμένα για τον τομέα σας).
• Τοποθεσίες και κλεισίματα — σε γενικές ρυθμίσεις οργανισμού. κοινόχρηστο με Shifts.

Δεν υπάρχουν ρυθμίσεις Presences για GPS, geofence ή αυτόματη «απομακρυσμένη εργασία»: εάν εργάζεστε εξ αποστάσεως, εξακολουθείτε να καταγράφετε την τοποθεσία/τύπο/σημειώσεις σύμφωνα με τις εσωτερικές πολιτικές.

Αναφορές παρουσιών

Μενού Αναφορές → Παρουσίες: γραφήματα και λίστα. Τυπικές αναλύσεις:

• Ώρες ανά τοποθεσία
• Ώρες ανά τύπο
• Σαββατοκύριακο / εργάσιμες ημέρες
• Ώρες ανά χρήστη (ανά τοποθεσία και στον πίνακα)
• Ώρες ανά χρήστη / ημέρα της εβδομάδας
• Διασταυρούμενα δεδομένα (μετατοπίσεις και παρουσίες) — εάν η εφαρμογή Shifts είναι επίσης ενεργή

Τα προηγμένα φίλτρα απαιτούν συχνά ένα βασικό πρόγραμμα Premium. Χρησιμοποιήστε αναφορές για εσωτερική μισθοδοσία, φόρτο εργασίας τοποθεσίας και απόκλιση από το προγραμματισμένο — όχι για καθημερινή εγγραφή (που παραμένει Ημερολόγιο/Λίστα και «Καταγραφή παρουσίας»).

Θήκες χρήσης

• Store: editor = υπεύθυνος καταστήματος; αρχεία προσωπικού (ή έχει καταγράψει) εργάσιμες ημέρες· διακοπές/αναρρωτική άδεια με ειδικό τύπο και ιδιωτικότητα, εάν χρειάζεται.
• Ομάδα με διευθυντή: ο υπεύθυνος που δεν είναι συντάκτης διαχειρίζεται τους ανταποκριτές. Ο επεξεργαστής HR βλέπει και διορθώνει τα πάντα.
• Shift alignment: προγραμματίστε τον μήνα στο Shifts → καταγράψτε Παρουσίες στο τέλος του Σαββατοκύριακου → ελέγξτε τα διασταυρούμενα δεδομένα στις αναφορές.
• Απουσίες: Διακοπές/Χρόνος άδειας/Τύπος αναρρωτικής άδειας όλη την ημέρα (συμβατικές ώρες σύμφωνα με την εσωτερική πολιτική).

Προτεινόμενες διαδικασίες

• Ορίστε τους τύπους και τους συντάκτες πριν ξεκινήσετε τη μετάδοση με το προσωπικό.
.
• Ηχογραφήστε παρουσίες την ίδια μέρα ή στο τέλος της εβδομάδας, όχι μήνες αργότερα.
• Για ευαίσθητα δεδομένα (αναρρωτική άδεια) χρησιμοποιήστε ιδιωτικό απόρρητο.
• Αποφύγετε τις επικαλύψεις: ένας χρήστης δεν πρέπει να έχει δύο χρονοθυρίδες την ίδια μέρα χωρίς λόγο.
• Αρχείο κλειστές περίοδοι. διαγράψτε μόνο σφάλματα.
• Να συνδυάζετε πάντα με Shifts εάν σχεδιάζετε τοποθεσίες.

Συχνές ερωτήσεις

Q: Μπορώ να περάσω από την εφαρμογή;

Α: Οι Παρουσίες Mokapen είναι εγγραφές ημερομηνίας/ώρας (μη αυτόματες ή προγραμματισμένες), όχι ένα σήμα GPS ρολόι εισόδου/εξόδου.

Ε: Πρέπει ο διευθυντής να εγκρίνει την παρουσία μου;

A: Δεν υπάρχει ροή εργασιών έγκρισης. Όποιος είναι συντάκτης μπορεί να δημιουργήσει/διορθώσει. άλλοι διαχειρίζονται τον εαυτό τους (και τους αναφέροντες).

Ε: Γιατί δεν μπορώ να κάνω αποθήκευση; Λέει ότι υπάρχει επικάλυψη.

A: Έχετε ήδη παρουσία την ίδια μέρα με μια υποδοχή που συμπίπτει ή αγγίζει. Διορθώστε τους χρόνους ή ρωτήστε έναν συντάκτη (που μπορεί να αποθηκεύσει με μια προειδοποίηση).

Q: Διαφορά μεταξύ Παρουσιών και Μετατοπίσεων;

A: Βάρδιες = προγραμματισμός. Παρουσίες = καταγεγραμμένες ώρες/τύποι. Ιδανικά μαζί? λεπτομέρειες στον Οδηγό βάρδιων.

Q: Δεν βλέπω παρουσία ρεκόρ.

A: Η εφαρμογή δεν είναι ενεργή, ο προγραμματισμός δεν είναι επαρκής ή ανεπαρκείς άδειες.Επικοινωνήστε με έναν διαχειριστή οργανισμού.

Q: Σε τι χρησιμεύει ο τύπος;

A: Για να διακρίνετε εργασία, διακοπές, αναρρωτική άδεια, άδεια… για φίλτρα και αναφορές. Προσαρμόστε το στις ρυθμίσεις Παρουσίες.