Ο οδηγός Mokapen

Οδηγός παρουσιών

Η περιοχή Παρουσίες είναι η ενότητα HR του Mokapen για καταγραφή ωρών και ημερών των ατόμων: εργασία επί τόπου, αναρρωτική άδεια, διακοπές, άδεια και άλλοι τύποι. Κάθε παρουσία έχει άτομο, τοποθεσία, ημερομηνία, ώρα έναρξης/λήξης, τύπο, σημειώσεις και (όπου ισχύει) απόρρητο. Μπορεί να συνδεθεί με προγραμματισμένη Βάρδια την ίδια ημέρα/τοποθεσία.

Πρόσβαση από το μενού Ανθρώπινοι πόροι → Παρουσίες, ή χρησιμοποιήστε Καταγραφή παρουσίας από το μενού «+» (τυπική συντόμευση: πλήκτρο R). Η προεπιλεγμένη προβολή είναι το Ημερολόγιο· μπορείτε να μεταβείτε στη Λίστα. Η ενότητα απαιτεί ενεργή εφαρμογή Παρουσιών, σωστά δικαιώματα και κατάλληλο πλάνο Premium (πακέτο HR). Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα στο πλάνο σας.

Τι δεν είναι οι Παρουσίες: όχι αυτόματο σύστημα ρολογιού (είσοδος/έξοδος), χωρίς υποχρεωτική γεωεντοπισμό και χωρίς ροή «έγκρισης manager» (εκκρεμές/εγκεκριμένο). Εσείς (ή ένας επεξεργαστής) καταγράφετε ημερομηνίες και ώρες — χειροκίνητα, επίσης μαζικά ή από προγραμματισμό. Το Timesheet, αν υπάρχει στο Mokapen, είναι ξεχωριστή εφαρμογή.

Ρόλος στο CRM και σχέση με τις Βάρδιες

• Βάρδιες = προγραμματισμός («πρέπει να είσαι εδώ σε αυτές τις χρονοθυρίδες»).
• Παρουσίες = πραγματικά («ήσουν / κατέγραψες αυτές τις ώρες / αυτόν τον τύπο»).

Η κοινή χρήση είναι η προτεινόμενη ροή: ο επεξεργαστής προγραμματίζει βάρδιες, μετά καταγράφει (ή έχει καταγεγραμμένες) παρουσίες. Από την κάρτα βάρδιας μπορείτε να ανοίξετε συντομεύσεις για δημιουργία/επεξεργασία παρουσίας και να δείτε απόκλιση ωρών. Κατά τη δημιουργία παρουσίας, αν υπάρχει βάρδια για τον ίδιο χρήστη + τοποθεσία + ημέρα, το Mokapen μπορεί να τη συνδέσει αυτόματα (shift_id). Στις αναφορές, όπου παρέχεται, βρίσκετε επίσης διασταυρωμένα δεδομένα βαρδιών + παρουσιών.

Δικαιώματα χρήστη: ποιος βλέπει, ποιος δημιουργεί, ποιος επεξεργάζεται

Δεν υπάρχει ρόλος «εγκριτή». Αυτό που μετράει είναι εφαρμογή, επεξεργαστής, υφιστάμενοι και απόρρητο στην μεμονωμένη παρουσία.

1. Εφαρμογή και πλάνο

Η εφαρμογή Παρουσιών πρέπει να είναι ενεργή (κατάλληλο πλάνο Premium). Ο κάτοχος την ενεργοποιεί στις Ρυθμίσεις → Εφαρμογές. Χωρίς την εφαρμογή δεν βλέπετε το μενού, τη λίστα ή τις αναφορές Παρουσιών.

2. Επεξεργαστές παρουσιών

Στις Ρυθμίσεις → Ανθρώπινοι πόροι → Παρουσίες, ο κάτοχος επιλέγει ποιος μπορεί να δημιουργεί και να επεξεργάζεται παρουσίες για όλους (επιλεγμένοι χρήστες ή ολόκληρος οργανισμός). Οι επεξεργαστές:

• καταγράφουν παρουσίες για οποιοδήποτε άτομο (επίσης πολλαπλά άτομα με μία ενέργεια)·
• επεξεργάζονται, μετακινούν (σύρε & άφησε), κλωνοποιούν, προγραμματίζουν, αρχειοθετούν και διαγράφουν·
• μπορούν να ορίσουν απόρρητο, συνεργάτες/ενδιαφερόμενους και ομάδες στην παρουσία·
• σε επικάλυψη χρόνου λαμβάνουν προειδοποίηση αλλά μπορούν ακόμα να αποθηκεύσουν (πιο ευέλικτη πολιτική από κανονικό χρήστη).

Το να είστε επεξεργαστής Παρουσιών σας κάνει επίσης επεξεργαστή Βαρδιών (για ευθυγράμμιση προγραμματισμού και πραγματικών).

3. Χρήστης μη επεξεργαστής

Μπορεί τυπικά να καταγράφει και να διαχειρίζεται τις δικές του παρουσίες και, όπου παρέχεται, αυτές των υφισταμένων του (μέλη ομάδων που διαχειρίζεται). Δεν διαχειρίζεται ολόκληρο το πρόγραμμα οργανισμού. Σε επικάλυψη χρόνου, το Mokapen μπορεί να μπλοκάρει την αποθήκευση (σε αντίθεση με επεξεργαστή).

4. Απόρρητο στην μεμονωμένη παρουσία

Όπως σε άλλες οντότητες Mokapen: παρουσία δημόσια (στον οργανισμό, σύμφωνα με δικαιώματα) ή ιδιωτική — ορατή σε όσους έχουν ρητή πρόσβαση (άτομο στην παρουσία, όποιος τη δημιούργησε, υποδεικνυόμενοι συνεργάτες/ενδιαφερόμενοι, κανόνες απορρήτου). Οι επεξεργαστές ορίζουν απόρρητο και ενδιαφερόμενους στη δημιουργία/κάρτα. Χρησιμοποιήστε ιδιωτικό απόρρητο για αναρρωτική άδεια ή ευαίσθητα δεδομένα που δεν πρέπει να εμφανίζονται σε όλους.

5. Ρύθμιση «Ορατότητα παρουσιών»

Στις ρυθμίσεις Παρουσιών βρίσκεται επίσης μπλοκ Ορατότητα (μόνο δικές μου / επίσης ομάδα / επίσης υφιστάμενοι / επιλεγμένοι χρήστες). Δηλώνει ποιος πρέπει να βλέπει τι. Στην καθημερινή πρακτική, ωστόσο, οι κανόνες που μετράνε περισσότερο παραμένουν: ποιος είναι επεξεργαστής, υφιστάμενοι για επεξεργασία και απόρρητο στην μεμονωμένη εγγραφή. Αν κάτι δεν ταιριάζει με τις προσδοκίες της ομάδας, ελέγξτε πρώτα επεξεργαστή και απόρρητο, μετά τη διαμόρφωση Ορατότητας με διαχειριστή.

Σύνοψη:

• Κάτοχος — ενεργοποιεί εφαρμογή, τοποθεσίες, τύπους, επεξεργαστές (και επιλογές ορατότητας).
• Επεξεργαστής — καταγράφει και διορθώνει για όλους· προγραμματίζει και εκτελεί μαζικές ενέργειες.
• Μη επεξεργαστής — διαχειρίζεται τον εαυτό του (και υφισταμένους)· όχι όλο τον οργανισμό.
• Απόρρητο — περιορίζει την ανάγνωση της ευαίσθητης μεμονωμένης εγγραφής.

Τύποι παρουσίας

Κάθε παρουσία έχει έναν τύπο (ρυθμιζόμενο πεδίο). Αν ο οργανισμός δεν έχει ακόμα προσαρμοσμένους τύπους, το Mokapen προσφέρει τυπικές προεπιλογές:

• Εργασία — ημέρα/ώρες εργασίας.
• Αναρρωτική άδεια
• Διακοπές
• Άδεια
• Άλλο

Μπορείτε να προσαρμόσετε τύπους στις Ρυθμίσεις → Ανθρώπινοι πόροι → Παρουσίες (διαχείριση τύπων). Οι τύποι τροφοδοτούν αναφορές (ώρες κατά τύπο) και φίλτρα: χρησιμοποιήστε τους με συνέπεια στην ομάδα.

Σελίδα Παρουσιών — γραμμή εργαλείων και προβολές

Όπως στις Βάρδιες, βρίσκεται Ημερολόγιο και Λίστα.

• Ημερολόγιο – Γραμμές: πλήρης μήνας, πλοήγηση μήνα· γραμμές = ημέρες· στήλες σύμφωνα με ομαδοποίηση.
• Ημερολόγιο – Στήλες: παράθυρο ημερών γύρω από σήμερα· αν υπάρχουν presets Βαρδιών με χρονοθυρίδες, το πλέγμα μπορεί να χωρίζει στήλες κατά θυρίδα.
• Ομαδοποίηση κατά: Τοποθεσία → Χρήστης ή Χρήστης → Τοποθεσία.
• Σήμερα: κύλιση στην τρέχουσα ημέρα.
• Προηγμένα φίλτρα: με βασικό πλάνο Premium (όπου παρέχεται).
• Καταγραφή παρουσίας / ενέργειες: δημιουργία· για επεξεργαστές επίσης Προγραμματισμός, διπλασιασμός, αρχειοθέτηση, μαζικές ενέργειες στη λίστα.

Στη Λίστα (πίνακας): άτομο, ημερομηνία, ώρες, τύπος, τοποθεσία, σημειώσεις, ποιος δημιούργησε/ενημέρωσε (και ομάδες αν είστε επεξεργαστής). Ιδανική για μαζικές διορθώσεις και αναλυτική εξαγωγή προς αναφορές.

Κάρτα παρουσίας

Κλικ σε κάρτα ή γραμμή ανοίγει την κάρτα (modal). Τυπικά πεδία:

• Άτομο — επεξεργάσιμο από επεξεργαστή· διαφορετικά συνήθως σταθερό σε εσάς.
• Τοποθεσία, Ημερομηνία, Ώρα έναρξης / Ώρα λήξης.
• Preset βάρδιας (προαιρετικό, αν είναι ενεργή η εφαρμογή Βαρδιών) — συμπληρώνει ώρες από θυρίδες preset.
• Τύπος, Σημειώσεις.
• Απόρρητο / συνεργάτες / ομάδες — για επεξεργαστές.
• Σήμα Αρχειοθετημένο αν είναι εκτός ενεργών προβολών.

Μενού επιλογών: Κλωνοποίηση, Αρχειοθέτηση / Επαναφορά, Διαγραφή. Στο ημερολόγιο, με τα σωστά δικαιώματα, μπορείτε να σύρετε την παρουσία (αλλαγή ημερομηνίας/τοποθεσίας/χρήστη· το snap ώρας μπορεί να ευθυγραμμιστεί με θυρίδα βάρδιας την ίδια ημέρα).

Καταγραφή παρουσίας

1. Μενού «+» → Καταγραφή παρουσίας, ή από HR → Παρουσίες, ή από κάρτα Βάρδιας.
2. Επιλέξτε άτομο (αν είστε επεξεργαστής· μπορείτε να επιλέξετε περισσότερα από ένα), τοποθεσία, ημερομηνίες (επίσης εύρος), τύπο, ώρες (χειροκίνητα ή από preset βάρδιας).
3. Προσθέστε σημειώσεις· αν είστε επεξεργαστής, ορίστε απόρρητο/ενδιαφερόμενους αν χρειάζεται.
4. Αποθηκεύστε. Σε επικάλυψη χρόνου: μπλοκάρισμα (κανονικός χρήστης) ή προειδοποίηση (επεξεργαστής). Σε ημέρες κλεισίματος οργανισμού εμφανίζεται προειδοποίηση: μπορείτε ακόμα να αποθηκεύσετε (όχι μπλοκάρισμα διακομιστή).

Προγραμματισμός και διπλασιασμός

Ο Προγραμματισμός (επεξεργαστής) αντιγράφει περίοδο παρουσιών σε μήνα προορισμού, διατηρώντας ημέρα εβδομάδας και θέση στον μήνα — ίδια λογική με τις Βάρδιες. Χρήσιμο για επαναλαμβανόμενα μοτίβα (π.χ. σταθερό μερικής απασχόλησης), όχι για αντικατάσταση καθημερινής καταγραφής μεταβλητής εργασίας.

Ο Διπλασιασμός / Κλωνοποίηση δημιουργεί αντίγραφα από κάρτα ή πολλαπλή επιλογή στη λίστα· μετά ενημερώστε ημερομηνίες και ώρες.

Επεξεργασία, αρχειοθέτηση, διαγραφή

• Επεξεργασία — ενσωματωμένα στην κάρτα, ή μαζικά στη λίστα (επεξεργαστής).
• Μετακίνηση — σύρε & άφησε στο ημερολόγιο.
• Αρχειοθέτηση — αφαιρεί από ενεργές προβολές χωρίς απώλεια ιστορικού· επαναφορά από αρχείο ή μενού κάρτας.
• Διαγραφή — μόνιμη αφαίρεση εγγραφής· για σφάλματα, όχι για κλειστούς μήνες (καλύτερα αρχειοθέτηση).

Ρυθμίσεις Παρουσιών

Διαδρομή: Ρυθμίσεις οργανισμού → Ανθρώπινοι πόροι → Παρουσίες.

• Χρήστες που μπορούν να δημιουργούν και να επεξεργάζονται παρουσίες — λίστα επεξεργαστών (κύριος μοχλός δικαιωμάτων).
• Ορατότητα — επιλογές «μόνο δικές μου / ομάδα / υφιστάμενοι / χρήστες»· δείτε την ενότητα δικαιωμάτων παραπάνω.
• Τύποι — δημιουργία/επεξεργασία τύπων (Εργασία, Διακοπές, … ή προσαρμοσμένοι για τον κλάδο σας).
• Τοποθεσίες και κλεισίματα — στις γενικές ρυθμίσεις οργανισμού· κοινά με τις Βάρδιες.

Δεν υπάρχουν ρυθμίσεις Παρουσιών για GPS, geofence ή αυτόματη «τηλεργασία»: αν εργάζεστε εξ αποστάσεως, καταγράφετε ακόμα τοποθεσία/τύπο/σημειώσεις σύμφωνα με εσωτερικές πολιτικές.

Αναφορές Παρουσιών

Μενού Αναφορές → Παρουσίες: γραφήματα και λίστα. Τυπικές αναλύσεις:

• Ώρες κατά τοποθεσία
• Ώρες κατά τύπο
• Ώρες σαββατοκύριακου / καθημερινής
• Ώρες κατά χρήστη (κατά τοποθεσία και σε πίνακα)
• Ώρες κατά χρήστη / ημέρα εβδομάδας
• Διασταυρωμένα δεδομένα (βάρδιες και παρουσίες) — αν είναι ενεργή και η εφαρμογή Βαρδιών

Τα προηγμένα φίλτρα συχνά απαιτούν βασικό πλάνο Premium. Χρησιμοποιήστε αναφορές για εσωτερική μισθοδοσία, φόρτο τοποθεσίας και απόκλιση από το προγραμματισμένο — όχι για καθημερινή καταγραφή (αυτό μένει στο Ημερολόγιο/Λίστα και «Καταγραφή παρουσίας»).

Περιπτώσεις χρήσης

• Κατάστημα: επεξεργαστής = υπεύθυνος καταστήματος· το προσωπικό καταγράφει (ή έχει καταγεγραμμένες) ημέρες εργασίας· διακοπές/αναρρωτική με αφιερωμένο τύπο και απόρρητο αν χρειάζεται.
• Ομάδα με manager: μη επεξεργαστής manager διαχειρίζεται υφισταμένους· επεξεργαστής HR βλέπει και διορθώνει όλα.
• Ευθυγράμμιση βαρδιών: προγραμματίστε τον μήνα στις Βάρδιες → καταγράψτε Παρουσίες στο τέλος εβδομάδας → ελέγξτε διασταυρωμένα δεδομένα στις αναφορές.
• Απουσίες: τύπος Διακοπές/Άδεια/Αναρρωτική σε πλήρη ημέρα (συμβατικές ώρες σύμφωνα με εσωτερική πολιτική).

Προτεινόμενες διαδικασίες

• Ορίστε τύπους και επεξεργαστές πριν το go-live με το προσωπικό.
• Καταγράφετε παρουσίες την ίδια ημέρα ή στο τέλος εβδομάδας, όχι μήνες αργότερα.
• Για ευαίσθητα δεδομένα (αναρρωτική) χρησιμοποιήστε ιδιωτικό απόρρητο.
• Αποφύγετε επικαλύψεις: ένας χρήστης δεν πρέπει να έχει δύο αγγιζόμενες χρονοθυρίδες την ίδια ημέρα χωρίς λόγο.
• Αρχειοθετήστε κλειστές περιόδους· διαγράφετε μόνο σφάλματα.
• Συνδυάζετε πάντα με τις Βάρδιες αν προγραμματίζετε τοποθεσίες.

Συχνές ερωτήσεις

Q: Μπορώ να κάνω είσοδο/έξοδο από την εφαρμογή;

A: Οι Παρουσίες Mokapen είναι εγγραφές ημερομηνίας/ώρας (χειροκίνητες ή προγραμματισμένες), όχι ρολόι εισόδου/εξόδου με GPS.

Q: Πρέπει ο manager να εγκρίνει την παρουσία μου;

A: Δεν υπάρχει ροή έγκρισης. Όποιος είναι επεξεργαστής μπορεί να δημιουργεί/διορθώνει· οι άλλοι διαχειρίζονται τον εαυτό τους (και υφισταμένους).

Q: Γιατί δεν μπορώ να αποθηκεύσω; Λέει ότι υπάρχει επικάλυψη.

A: Έχετε ήδη παρουσία την ίδια ημέρα με θυρίδα που συμπίπτει ή αγγίζει. Διορθώστε τις ώρες ή ζητήστε από επεξεργαστή (που μπορεί να αποθηκεύσει με προειδοποίηση).

Q: Διαφορά μεταξύ Παρουσιών και Βαρδιών;

A: Βάρδιες = προγραμματισμός. Παρουσίες = καταγεγραμμένες ώρες/τύποι. Ιδανικά μαζί· λεπτομέρειες στον Οδηγό βαρδιών.

Q: Δεν βλέπω Καταγραφή παρουσίας.

A: Εφαρμογή μη ενεργή, πλάνο μη κατάλληλο ή ανεπαρκή δικαιώματα. Ελέγξτε με διαχειριστή οργανισμού.

Q: Σε τι χρησιμεύει ο τύπος;

A: Για διάκριση εργασίας, διακοπών, αναρρωτικής, άδειας… για φίλτρα και αναφορές. Προσαρμόστε τον στις ρυθμίσεις Παρουσιών.