Ο οδηγός Mokapen

Οφέλη για την ομάδα

• Ένα μέρος για δουλειά — οι εκπρόσωποι πωλήσεων βλέπουν τα email, τα ραντεβού και τις προσφορές στην επαφή χωρίς να ανοίξουν πέντε καρτέλες.
• Λιγότερα σφάλματα — δεν υπάρχουν ξεχασμένα αρχεία CSV ή επαφές που έχουν εισαχθεί δύο φορές με διαφορετικά δεδομένα.
• Συνεπές ιστορικό — τα εισιτήρια, οι προσφορές και τα συνημμένα παραμένουν συνδεδεμένα με το ίδιο ρεκόρ.
• Εξοικονόμηση χρόνου — αυτόματος ή κατά παραγγελία συγχρονισμός αντί για εβδομαδιαία εξαγωγή/εισαγωγή.
• Οι αυτοματισμοί ενεργοποιημένοι — με ενημερωμένα δεδομένα στο Mokapen, ροές εργασίας και κανόνες εκτελούνται με πραγματικές πληροφορίες.
.
• Επεκτασιμότητα — νέος συνάδελφος: συνδέστε τις εφαρμογές τους ή χρησιμοποιήστε έναν κοινόχρηστο λογαριασμό όπου υποστηρίζεται, χωρίς να δημιουργήσετε ξανά ολόκληρο το CRM.
.

Πού να βρείτε την περιοχή Ενσωματώσεις

Από το εσωτερικό του οργανισμού, ανοίξτε το μενού χρήστη και επιλέξτε Integrations. Εμφανίζεται ένα πλέγμα με όλες τις διαθέσιμες εφαρμογές για το σχέδιό σας: κάθε κάρτα εμφανίζει το όνομα, μια σύντομη περιγραφή και την κατάσταση (ενεργή ή σύντομα διαθέσιμη).

Κάνοντας κλικ σε μια κάρτα ανοίγει η σελίδα ενσωμάτωσης: εκεί θα βρείτε το κουμπί σύνδεσης του λογαριασμού, ρυθμίσεις συγχρονισμού, Αποθήκευση / Συγχρονισμός / Αποσύνδεση. Δεν έχουν όλες οι ενσωματώσεις τις ίδιες επιλογές — το ημερολόγιο, οι επαφές και το cloud έχουν διαφορετικές οθόνες επειδή κάνουν διαφορετικά πράγματα.

Ορισμένες ενσωματώσεις απαιτούν υψηλότερο σχέδιο (εικονίδιο μεταλλίου): χωρίς το σωστό σχέδιο μπορείτε να διαβάσετε την περιγραφή αλλά δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε τη σύνδεση.

Τύποι ενσωμάτωσης στο Mokapen

Το Mokapen ομαδοποιεί τις ενσωματώσεις κατά λειτουργική περιοχή.Να σε τι χρησιμεύουν, εν συντομία:

• Calendar — ευθυγραμμίζει Mokapen ραντεβού με εξωτερικά ημερολόγια (Ημερολόγιο Google, Ημερολόγιο Outlook). Ιδανικό για συναντήσεις πελατών και κοινές ατζέντες.
• Επαφές και πωλήσεις — συγχρονισμοί επαφές (Επαφές Google, Επαφές Outlook, εμπλουτισμός δεδομένων, LinkedIn…). Συνδέει το CRM με το βιβλίο διευθύνσεων που χρησιμοποιείτε καθημερινά.
• Cloud storage — επισυνάψτε και αποθηκεύστε αρχεία από το Google Drive, το OneDrive κ.λπ. απευθείας από τις εγγραφές CRM.
.
• Επικοινωνία — email (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: μηνύματα που συνδέονται με επαφές και χρησιμοποιούνται από αυτοματισμούς. Για Gmail, Microsoft 365 και τους άλλους παρόχους, τα βήματα που κάνετε και εκτός Mokapen είναι παρακάτω.
• Marketing — λίστες και καμπάνιες (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): επαφές και στατιστικά στοιχεία ευθυγραμμισμένα με το CRM.
• Ηλεκτρονικό εμπόριο — Shopify, WooCommerce: προϊόντα, παραγγελίες και πελάτες στη ροή πωλήσεων Mokapen.
.
• Τιμολόγηση — π.χ. Fatture στο Cloud: εγγραφές, προϊόντα, προσφορές και παραγγελίες συνεπείς σε όλα τα συστήματα.
• Διαφήμιση και συσκέψεις — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: δεδομένα καμπάνιας ή συμμετέχοντες εφόσον υποστηρίζονται από την εφαρμογή σύνδεσης.

Η πραγματική λίστα εξαρτάται από το σχέδιό σας και τις εφαρμογές που είναι ενεργοποιημένες για τον οργανισμό σας: δεν είναι όλα τα στοιχεία διαθέσιμα σε όλους.

Σύνδεση λογαριασμού (γενικά)

Η ροή είναι πάντα παρόμοια, ανεξάρτητα από τον πάροχο:

1. Ανοίξτε τη σελίδα ενσωμάτωσης στο Mokapen.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί για σύνδεση (Σύνδεση με…, Συγχρονισμός…, Σύνδεση λογαριασμού…).
3. Έχετε ανακατευθυνθεί στον ιστότοπο του παρόχου (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Συνδεθείτε με τον λογαριασμό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε — μπορεί να είναι διαφορετικός από το email που χρησιμοποιείτε για να συνδεθείτε στο Mokapen.
.
5. Διαβάστε τι ζητά άδεια η Mokapen και επιβεβαιώστε με Allow / Authorize.
.
6. Επιστρέφετε στο Mokapen: εμφανίζονται ρυθμίσεις και κουμπιά συγχρονισμού.

Εάν δεν αποδεχτείτε τα δικαιώματα, η σύνδεση δεν ολοκληρώνεται: Το Mokapen δεν μπορεί να διαβάσει ή να γράψει δεδομένα σε αυτήν την υπηρεσία. Οι αυτοματισμοί και οι λειτουργίες που εξαρτώνται από αυτήν την εφαρμογή παραμένουν αποκλεισμένες μέχρι να εξουσιοδοτήσετε.

Μετά την πρώτη σύνδεση, το Mokapen μπορεί να ανανεώσει αυτόματα την πρόσβαση. Εάν αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασής σας, ανακαλέσετε την εφαρμογή από τον πίνακα του παρόχου ή λήξει η περίοδος λειτουργίας, το Mokapen εμφανίζει συχνά ένα μήνυμα σύνδεσης που έχει λήξει: αποσυνδέστε και συνδεθείτε ξανά.

Αποσύνδεση ενοποίησης

Κάνοντας κλικ στο Disconnect σε μια σελίδα ενοποίησης ανοίγει μια επιβεβαίωση. Εκτός από την πληκτρολόγηση της απαιτούμενης λέξης, πολλές ενσωματώσεις ρωτούν τι να κάνουν με δεδομένα που βρίσκονται ήδη στο Mokapen:

• Διατήρηση στο Mokapen (προεπιλεγμένη επιλογή όπου παρέχεται) — επαφές, συναντήσεις, συνημμένα ή άλλες εισηγμένες εγγραφές μείνετε στο CRM, αλλά ο σύνδεσμος με την εξωτερική υπηρεσία δεν είναι πλέον αμφίδρομη σύνδεση: ξανά.
• Κατάργηση από το Mokapen — καταργώντας την επιλογή των πλαισίων «Keep» ή ενεργοποιώντας την εναλλαγή κατάργησης, το Mokapen διαγράφει από τον οργανισμό τις εγγραφές ή τις αναφορές συγχρονισμού που συνδέονται με αυτήν τη μονάδα δίσκου. Δεν πρόκειται για μαζική διαγραφή σε εξωτερικό Google / Microsoft / cloud: τα δεδομένα παραμένουν εκεί εκτός εάν τα διαγράψετε με μη αυτόματο τρόπο.

Οι επιλογές διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο ενσωμάτωσης — π.χ. Οι Επαφές Google διακρίνουν επαφές και εταιρείες. Το Google Drive προσφέρει την κατάργηση μόνο των συνδέσμων στο Mokapen. Να διαβάζετε πάντα το παράθυρο διαλόγου πριν την επιβεβαίωση, ειδικά εάν αλλάζετε λογαριασμό ή οργανισμό.

Άδειες και απόρρητο

Κάθε πάροχος εμφανίζει μια λίστα με το τι θα μπορεί να κάνει το Mokapen (διάβασμα ημερολογίου, διαχείριση επαφών, πρόσβαση σε αρχεία που δημιουργούνται από την εφαρμογή, αποστολή email…).Το Mokapen ζητά only τα δικαιώματα που απαιτούνται για αυτήν την ενσωμάτωση — όχι γενική πρόσβαση σε ολόκληρο τον λογαριασμό σας όταν δεν απαιτείται.

Στο Mokapen, εκτός από τις άδειες παρόχου, βρίσκεις συχνά:

• Visibility — εισαγόμενες επαφές ή δεδομένα ορατά σε ολόκληρο τον οργανισμό ή μόνο σε εσάς.
• Κοινή χρήση σύνδεσης — επιτρέψτε σε άλλους χρήστες να χρησιμοποιούν τον συνδεδεμένο λογαριασμό σας (όπου υποστηρίζεται).
• Ρητή εξουσιοδότηση — σε ορισμένους συγχρονισμούς (π.χ. επαφές) ένα πλαίσιο ελέγχου «Εξουσιοδοτώ την αντιγραφή δεδομένων…» για να επιλέξετε πριν από τον συγχρονισμό.
.

Συνδυάστε αυτές τις επιλογές με Mokapen ρόλους και δικαιώματα: ένας χρήστης χωρίς άδεια επαφής δεν μπορεί να διαχειριστεί εγγραφές που δεν μπορούν να δουν ούτως ή άλλως.

Συγχρονισμός κατεύθυνσης

Πολλές ενσωματώσεις (ημερολόγιο, επαφές, λίστες μάρκετινγκ) σάς επιτρέπουν να επιλέξετε με ποιον τρόπο τα δεδομένα ταξιδεύουν:

• Μόνο για Mokapen — η εξωτερική εφαρμογή τροφοδοτεί το CRM. Οι αλλαγές στο Mokapen δεν πάνε πίσω.
• Μόνο στην εξωτερική εφαρμογή — Το Mokapen στέλνει δεδομένα (π.χ. επαφές που δημιουργήθηκαν στο CRM στο βιβλίο διευθύνσεων cloud).
• Και οι δύο κατευθύνσεις — οι ενημερώσεις στο ένα σύστημα αντικατοπτρίζονται στο άλλο, με κανόνες για διπλότυπα και διενέξεις όπου παρέχονται.
.

Άλλες συνδέσεις (αποθήκευση αρχείων, κάποιο email) λειτουργούν με πιο «λειτουργικό» τρόπο: επισύναψη, αποθήκευση, αποστολή — χωρίς συνεχή αμφίδρομο συγχρονισμό εγγραφών.

Μετά από κάθε αλλαγή ρυθμίσεων, χρησιμοποιήστε Save και, όπου είναι διαθέσιμο, Sync για να εφαρμόσετε τους κανόνες.

Τυπικές περιπτώσεις χρήσης

Πωλήσεις και CRM

• Εισαγάγετε επαφές Google ή Outlook στο CRM και διατηρήστε τους πελάτες ευθυγραμμισμένους.
• Σύνδεση ηλεκτρονικού εμπορίου: ηλεκτρονική παραγγελία → επικοινωνία + ευκαιρία στο Mokapen.
• Τιμολόγηση: προσφορά στο Mokapen σύμφωνα με το έγγραφο στο σύστημα τιμολόγησης.

Λειτουργίες και ημερολόγιο

• Συνάντηση στο Ημερολόγιο Google → ραντεβού στο Mokapen με συμμετέχοντες και σύνδεσμος για το αρχείο πελατών.
• Δημιουργήθηκε ραντεβού στο Mokapen → εκδήλωση στο τηλέφωνο του αντιπροσώπου πωλήσεων.
• Συνημμένα συμβόλαια στο Drive που συνδέονται με τη συμφωνία, προσβάσιμα από την ομάδα.

Υποστήριξη και επικοινωνία

• Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου IMAP που συνδέεται με την επαφή: ιστορικό συνομιλιών στην εγγραφή. Σε Microsoft 365 και Google Workspace ο διαχειριστής του τομέα πρέπει να έχει ενεργοποιήσει το γραμματοκιβώτιο, διαφορετικά η σύνδεση μέσα στο Mokapen δεν αρκεί.
• SMS ή WhatsApp από την αυτοματοποίηση στην ενεργοποίηση εισιτηρίων ή προσφοράς.

Marketing

• Εγγραφή σε ενημερωτικό δελτίο → επικοινωνία στο Mokapen με ετικέτα και παρακολούθηση καμπάνιας.
• Άνοιξε email καμπάνιας Mailchimp → δραστηριότητα ορατή στην επαφή CRM.

Η ιδανική ροή περιγράφεται επίσης στο Ξεκινώντας με το Mokapen: email → επαφή → εργασία → συμφωνία → προσφορά, με ενσωματώσεις που αποφεύγουν το άλμα μεταξύ εφαρμογών.

Ενσωματώσεις και αυτοματισμοί

Οι αυτοματισμοί μπορούν να στέλνουν email, SMS, να διαβάζουν υπολογιστικά φύλλα Google ή Excel στο διαδίκτυο, να δημιουργούν εισιτήρια από φόρμες — αλλά μόνο εάν η σχετική ενσωμάτωση είναι ενεργή στη ροή Owner ή στον οργανισμό. Ένα βήμα «Αποστολή email» αποτυγχάνει εάν ο λογαριασμός SMTP δεν είναι συνδεδεμένος (πώς να τον συνδέσετε, συμπεριλαμβανομένου όταν πρέπει πρώτα να ενεργήσει διαχειριστής Google ή Microsoft, είναι στην ενότητα Email)· «Διαβάστε το Φύλλο Google» χωρίς επίσης έγκυρο λογαριασμό Google.

Πριν θέσετε μια ροή εργασίας στην παραγωγή, επαληθεύστε τις ενσωματώσεις και τα δικαιώματα χρήστη.Λεπτομέρειες ενέργειας: Αυτοματισμοί → Ενέργειες που συνδέονται με την ενσωμάτωση.

Email: ανάγνωση αλληλογραφίας (IMAP) και αποστολή (SMTP)

Συνδέετε το γραμματοκιβώτιο από Ενσωματώσεις → Email. Δεν είναι σύνδεση «Sign in with Google» ή «Sign in with Microsoft» όπως το ημερολόγιο. Για Gmail, Outlook.com, Yahoo και iCloud, το Mokapen ζητά τη διεύθυνση και έναν κωδικό, και σχεδόν ποτέ δεν είναι ο κωδικός της ιστοσελίδας. Ένα εταιρικό γραμματοκιβώτιο σε Microsoft 365 ακολουθεί άλλη διαδρομή, το κουμπί Συνδεθείτε με το Microsoft Office 365, και πρέπει πρώτα να ενεργήσει ο διαχειριστής του tenant. Αν το παραλείψετε, η Microsoft απορρίπτει την εφαρμογή και το Mokapen εμφανίζει «Η Microsoft δεν εξουσιοδότησε αυτό το γραμματοκιβώτιο».

Το Mokapen δεν αντιγράφει τα email στους δικούς του διακομιστές. Τα διαβάζει και τα στέλνει μέσω του παρόχου σας, σε πραγματικό χρόνο, και εμφανίζει το νήμα σε εγγραφή επαφής ή εταιρείας μόνο όταν η διεύθυνση ταιριάζει. Η σύνδεση λειτουργεί μόνο αν ο πάροχος αποδέχεται το Mokapen. Host, θύρα και κρυπτογράφηση για τους παρόχους της λίστας τα συμπληρώνει το Mokapen. Τα πληκτρολογείτε μόνο αν επιλέξετε Άλλος λογαριασμός email.

Ανοίξτε Email και πατήστε Συγχρονισμός Email. Η ανάγνωση είναι διαθέσιμη από το πλάνο Medium (έως 3 γραμματοκιβώτια) και το πλάνο Large (έως 10). Χωρίς το σωστό πλάνο, ή πέρα από αυτόν τον αριθμό, το κουμπί ανοίγει την αναβάθμιση αντί για τη φόρμα. Μόλις συνδεθεί το γραμματοκιβώτιο, στην ίδια κάρτα υπάρχει διακόπτης Αποστολή (SMTP): αυτός ενεργοποιεί απαντήσεις, προωθήσεις, αυτοματισμούς και ακολουθίες. Ο διακόπτης είναι στο πλάνο Large. Όποιος σύνδεσε το γραμματοκιβώτιο μπορεί να το μοιραστεί με ολόκληρο τον οργανισμό ή με μεμονωμένους συναδέλφους· οι άλλοι το χρησιμοποιούν χωρίς να συνδεθούν ξανά.

Υπάρχει επίσης σελίδα Email SMTP. Αν η ανάγνωση είναι ήδη συνδεδεμένη, ο πάροχος και η διεύθυνση εκεί παραμένουν ίδια και δεν αλλάζουν. Για Gmail, Outlook.com, Yahoo, iCloud και προσαρμοσμένο λογαριασμό, ο κωδικός αποστολής είναι ο ίδιος με της ανάγνωσης. Για Microsoft 365 δεν συνδέεστε ξανά με κωδικό: η αποστολή επαναχρησιμοποιεί τη συγκατάθεση Microsoft, όπως περιγράφεται παρακάτω.

Microsoft 365 και Office 365 (εταιρικό γραμματοκιβώτιο)

Ένα γραμματοκιβώτιο @εταιρεία σε Microsoft 365 δεν συνδέεται με email και κωδικό, και δεν επιλέγετε Outlook. Αυτή η επιλογή είναι για Outlook.com και Hotmail, προσωπική αλληλογραφία. Για εργασία επιλέξτε Office 365 και πατήστε Συνδεθείτε με το Microsoft Office 365. Συνδεθείτε με τον εταιρικό λογαριασμό, αυτόν που χρησιμοποιείτε για Outlook στο web, όχι με προσωπικό λογαριασμό Microsoft.

Πριν από αυτό το κλικ, ο διαχειριστής Microsoft 365 πρέπει να προετοιμάσει το tenant. Αν δεν το κάνει, το παράθυρο Microsoft κλείνει με απόρριψη (συχνά «Need admin approval») και το Mokapen εμφανίζει την ίδια ειδοποίηση που βλέπετε στη σελίδα. Δεν είναι λάθος κωδικός. Τα τρία πράγματα που πρέπει να ζητήσετε είναι τα ίδια που παραθέτει το Mokapen δίπλα στο κουμπί.

Να σας αντιστοιχίσει στην εφαρμογή Mokapen CRM. Στο Microsoft Entra (η πύλη ταυτότητας, πρώην Azure Active Directory) ο διαχειριστής ανοίγει Enterprise applications, βρίσκει το Mokapen CRM, ανοίγει Users and groups και προσθέτει τον χρήστη σας. Εναλλακτικά απενεργοποιεί το Assignment required σε αυτή την εφαρμογή: τότε οποιοσδήποτε στο tenant μπορεί να συνδεθεί, χωρίς ονομαστική αντιστοίχιση. Αν απαιτείται αντιστοίχιση και δεν είστε στη λίστα, η Microsoft μπλοκάρει τη σύνδεση ακόμη και όταν ο κωδικός είναι σωστός.

Συγκατάθεση διαχειριστή για IMAP και για Mail.Send. Όταν πατήσετε Connect, η Microsoft ζητά άδεια να διαβάζει αλληλογραφία μέσω IMAP (IMAP.AccessAsUser.All) και να στέλνει μέσω Microsoft Graph (Mail.Send). Σε πολλούς tenants ένας κανονικός χρήστης δεν μπορεί να τα αποδεχτεί μόνος του. Ο διαχειριστής χορηγεί admin consent στην ίδια εφαρμογή Mokapen CRM. Χωρίς αυτή τη συγκατάθεση η σύνδεση δεν ολοκληρώνεται.

IMAP ενεργό στο γραμματοκιβώτιο. Σε νέα γραμματοκιβώτια το IMAP είναι ήδη ενεργό. Αν κάποιος το απενεργοποίησε, η συγκατάθεση Microsoft δεν αρκεί και η ανάγνωση δεν ξεκινά. Ο διαχειριστής το ενεργοποιεί ξανά στο Exchange admin center (admin.exchange.microsoft.com): Recipients → Mailboxes → το γραμματοκιβώτιό σας → General → Manage email apps settings → IMAP enabled. Ο ίδιος διακόπτης υπάρχει στο Microsoft 365 admin center (admin.microsoft.com): Users → Active users → το πρόσωπο → Mail → Manage email apps. Η αποστολή από το Mokapen δεν περνά από το authenticated SMTP του tenant: χρησιμοποιεί Microsoft Graph (Mail.Send). Μην ζητάτε από τον διαχειριστή να ενεργοποιήσει ξανά το Authenticated SMTP μόνο για το Mokapen. Αν το γραμματοκιβώτιο είχε συνδεθεί στο παρελθόν και η αποστολή αποτυγχάνει με αίτημα επανασύνδεσης, επιστρέψτε στις Ενσωματώσεις και πατήστε ξανά Συνδεθείτε με το Microsoft Office 365: η παλιά σύνδεση δεν έχει το δικαίωμα Mail.Send.

Μετά τη συγκατάθεση, στην κάρτα του γραμματοκιβωτίου ενεργοποιήστε το Αποστολή (SMTP) και πατήστε Sync. Το Mokapen επαναχρησιμοποιεί τη σύνδεση Microsoft που μόλις ολοκληρώσατε. Δεν ζητά κωδικό και δεν σας στέλνει στη σελίδα SMTP να συνδεθείτε ξανά. Από εκεί το γραμματοκιβώτιο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για σύνταξη από το CRM, για αυτοματισμούς και για το pool αποστολέων ακολουθιών.

Gmail και Google Workspace

Η Google δεν δέχεται τον κωδικό με τον οποίο ανοίγετε το Gmail. Στο Mokapen επιλέξτε Gmail, εισαγάγετε τη διεύθυνση και, στο πεδίο κωδικού, έναν app password. Τον δημιουργείτε από τον λογαριασμό Google αφού ενεργοποιήσετε την επαλήθευση σε 2 βήματα. Τα βήματα είναι της Google: app passwords. Είναι μια συμβολοσειρά που δεν είναι ο πραγματικός σας κωδικός. Αν τον ανακαλέσετε στη Google, το Mokapen σταματά να διαβάζει το γραμματοκιβώτιο: δημιουργήστε άλλον και επικολλήστε τον ξανά, τόσο για ανάγνωση όσο και όταν ενεργοποιείτε Αποστολή (SMTP).

Πριν από τον κωδικό, το IMAP πρέπει να είναι ενεργό στο Gmail. Ανοίξτε το Gmail στο web, το γρανάζι → See all settings → Forwarding and POP/IMAP → Enable IMAP → Save changes. Αν αυτή η επιλογή λείπει ή είναι κλειδωμένη, ο διαχειριστής του τομέα την έχει απενεργοποιήσει.

Με εταιρική διεύθυνση σε Google Workspace (όχι @gmail.com) η σύνδεση εξαρτάται από την Admin console, όχι από ρύθμιση Mokapen. Ο διαχειριστής ανοίγει Apps → Google Workspace → Gmail → End user access και, στο POP and IMAP access, ενεργοποιεί το IMAP για χρήστες (Enable IMAP access for all users). Μπορεί να το κάνει για ολόκληρο τον οργανισμό ή μόνο για τη δική σας οργανωτική μονάδα. Ο οδηγός της Google είναι Turn POP and IMAP on or off.

Στην ίδια ρύθμιση η Google μπορεί να περιορίσει το IMAP σε λίστα OAuth client IDs. Αν ο διαχειριστής επιτρέπει μόνο αυτούς τους clients, το Mokapen δεν μπορεί να συνδεθεί: αυτή η σελίδα δεν κάνει «Sign in with Google», χρησιμοποιεί το email και έναν app password. Μια λίστα μόνο OAuth clients αποκλείει αυτή τη μέθοδο. Ο διαχειριστής πρέπει να αφήσει το IMAP χρησιμοποιήσιμο από clients που πιστοποιούνται με app password, και να επιτρέπει στους χρήστες να τους δημιουργούν. Αν ο οργανισμός έχει απενεργοποιήσει τους app passwords, η Google δεν τους προσφέρει και δεν υπάρχει άλλο κουμπί στο Mokapen που παρακάμπτει τον αποκλεισμό.

Όταν ανάγνωση και αποστολή είναι συνδεδεμένες, ενεργοποιήστε το Αποστολή (SMTP) και συγχρονίστε. Το Mokapen δοκιμάζει την αποστολή με τον ίδιο app password. Αν η Google αρνηθεί, συνήθως είναι ο κωδικός λογαριασμού αντί για app password, το IMAP είναι απενεργοποιημένο, ή το Workspace έχει περιορίσει τους clients.

Outlook.com και Hotmail

Επιλέξτε Outlook, όχι Office 365. Αυτό ισχύει για διευθύνσεις outlook.com, hotmail.com και live.com. Εισαγάγετε τη διεύθυνση και τον κωδικό λογαριασμού. Αν έχετε επαλήθευση σε 2 βήματα, η Microsoft συχνά αρνείται τον κωδικό ιστοσελίδας και θέλει app password: τον δημιουργείτε από τον λογαριασμό Microsoft και τον επικολλάτε στο Mokapen. Αν η σύνδεση αποτύχει, ακολουθήστε τα Microsoft app passwords και δοκιμάστε ξανά. Χρησιμοποιήστε τον ίδιο κωδικό όταν ενεργοποιείτε Αποστολή (SMTP).

Αυτή η επιλογή δεν περνά από τον διαχειριστή Exchange. Αν το γραμματοκιβώτιο είναι εταιρικό και ο τομέας είναι σε Microsoft 365, ένα app password Outlook.com δεν ξεκλειδώνει το tenant: επιστρέψτε στο Microsoft 365 και ζητήστε από τον διαχειριστή να συνδέσει την εφαρμογή Mokapen CRM.

Yahoo, iCloud και άλλος λογαριασμός email

Yahoo δεν δέχεται τον κωδικό ιστοσελίδας. Από τη σελίδα ασφαλείας λογαριασμού δημιουργείτε app password και τον χρησιμοποιείτε στο Mokapen, για ανάγνωση και για αποστολή. Τα βήματα είναι στη σελίδα Yahoo: Yahoo app passwords. Αν η επαλήθευση σε 2 βήματα είναι απενεργοποιημένη στο Yahoo, συχνά δεν σας αφήνει να δημιουργήσετε αυτόν τον κωδικό: ενεργοποιήστε την πρώτα.

iCloud λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο. Στο Apple ID ενεργοποιείτε επαλήθευση σε 2 βήματα και δημιουργείτε app-specific password. Δεν είναι ο κωδικός Apple ID και δεν είναι ο κωδικός συσκευής. Η Apple εξηγεί πώς να τον δημιουργήσετε στο App-specific passwords. Αν το Apple ID διαχειρίζεται εταιρεία ή σχολή (Apple Business Manager, ή προφίλ που απαγορεύει app passwords), μόνο εκείνος ο διαχειριστής μπορεί να ξεκλειδώσει τη δημιουργία. Το Mokapen δεν έχει «Sign in with Apple» σε αυτή τη σελίδα.

Άλλος λογαριασμός email είναι ο εταιρικός διακομιστής, ο host ή πάροχος που δεν είναι στη λίστα. Δεν υπάρχει ενιαία πύλη. Ζητήστε από όποιον διαχειρίζεται την αλληλογραφία τρεις τιμές για ανάγνωση και τρεις για αποστολή: host, θύρα και κρυπτογράφηση (SSL, TLS ή STARTTLS), και αν χρειάζεστε κωδικό διαφορετικό από το webmail. Στο Mokapen επιλέξτε Άλλος λογαριασμός email και συμπληρώστε τα. Αν ο πάροχος έχει απενεργοποιήσει IMAP ή authenticated sending, η σύνδεση αποτυγχάνει μέχρι να τα ενεργοποιήσει ξανά: δεν υπάρχει ρύθμιση Mokapen που το παρακάμπτει. Όταν ενεργοποιείτε Αποστολή (SMTP) για τέτοιου είδους γραμματοκιβώτιο, το Mokapen ζητά ξανά host, θύρα και κρυπτογράφηση αποστολής, γιατί δεν μπορεί να τα μαντέψει από το όνομα τομέα.

Αν μετά τη σύνδεση η Google, η Microsoft ή ο πάροχος ανακαλέσουν τον κωδικό ή τη συγκατάθεση, το γραμματοκιβώτιο στο Mokapen μπαίνει σε σφάλμα. Αποσυνδέστε το και συνδέστε το ξανά. Για Microsoft 365, πατήστε ξανά Συνδεθείτε με το Microsoft Office 365 μόνο αφού ο διαχειριστής επιβεβαιώσει αντιστοίχιση, συγκατάθεση και IMAP ενεργό.

Αφιερωμένοι οδηγοί ανά εφαρμογή

Για σύνδεση βήμα προς βήμα και συγκεκριμένες ρυθμίσεις, ανοίξτε τον οδηγό για την ενσωμάτωση που χρειάζεστε:

• Google Calendar — ραντεβού και ημερολόγιο.
• Google Contacts — ευρετήριο επαφών.
• Google Drive — συνημμένα και αρχείο αρχείων.
• Microsoft Outlook Calendar — ραντεβού και ημερολόγιο Outlook.
• Microsoft Outlook Contacts — ευρετήριο Outlook.
• OneDrive — συνημμένα και cloud της Microsoft.
• MailerLite — επαφές και λίστες.
• MailerLite καμπάνιες — απεσταλμένες καμπάνιες και ενέργειες επαφών.
• MailChimp — κοινό και συνδρομητές.
• MailChimp καμπάνιες — απεσταλμένες καμπάνιες και ενέργειες επαφών.
• Brevo — επαφές, αμφίδρομος συγχρονισμός.
• Brevo καμπάνιες — απεσταλμένες καμπάνιες, ανοίγματα και κλικ, webhook.
• MailUp — επαφές, αμφίδρομος συγχρονισμός.
• MailUp καμπάνιες — απεσταλμένα newsletter· μετά από νέες αποστολές πρέπει να πατήσετε Συγχρονισμός.
• Klaviyo — επαφές, αμφίδρομος συγχρονισμός.
• ActiveCampaign καμπάνιες — απεσταλμένες καμπάνιες και ενέργειες επαφών.
• Zoho Campaigns — απεσταλμένες καμπάνιες.
• Shopify — προϊόντα, επαφές και παραγγελίες καταστήματος.
• WooCommerce — προϊόντα, επαφές και παραγγελίες καταστήματος.
• Fatture in Cloud — εταιρείες, προϊόντα, υπηρεσίες, προσφορές και φορολογικές παραγγελίες.
• SMS — αποστολή SMS σε επαφές, χειροκίνητα ή από αυτοματισμό.
• WhatsApp Business — μηνύματα WhatsApp συνδεδεμένα με το CRM.
• Google Ads — leads και διαφημιστικές καμπάνιες.
• Facebook Ads — leads και διαφημιστικές καμπάνιες.
• LinkedIn Ads — leads και διαφημιστικές καμπάνιες.
• Zoom — εγγεγραμμένοι σε webinar ως επαφές. Δεν είναι η βιντεοκλήση του ραντεβού.
• Fireflies, Fathom, MeetGeek, tl;dv, Grain, Read.ai, Jamie — απομαγνητοφωνήσεις κλήσεων σε έγγραφα ή σημειώσεις.
• Slack — ειδοποιήσεις στο κανάλι και εργασίες από την εντολή.
• 3CX — αναδυόμενη επαφή, σημειώσεις κλήσης και click-to-call.
• Zapier — άλλες εφαρμογές μέσω API token, χωρίς OAuth στο Mokapen.
• Chrome επεκτάσεις — Gmail, Outlook στο web και LinkedIn. Δεν είναι συγχρονισμός γραμματοκιβωτίου.
• Corporate data — εταιρικά στοιχεία.

Η αλληλογραφία IMAP και SMTP (Gmail, Outlook.com, Microsoft 365, Yahoo, iCloud) είναι σε αυτόν τον ίδιο οδηγό, στην ενότητα Email, όχι σε ξεχωριστή σελίδα.

Κοινά ζητήματα (όλες οι ενσωματώσεις)

• Έληγη σύνδεση — αποσυνδεθείτε στο Mokapen και συνδεθείτε ξανά, αποδεχόμενοι όλες τις άδειες.
• Ο συγχρονισμός έχει κολλήσει στο «σε εξέλιξη» — περιμένετε. Τα μεγάλα βιβλία διευθύνσεων μπορεί να διαρκέσουν λίγα λεπτά. Εάν δεν τελειώσει, αποσυνδέστε και επανασυνδέστε.
• Διπλότυπα — συχνά συγχρονίζεται πρώτα χωρίς κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή διπλή σύνδεση της ίδιας υπηρεσίας με διαφορετικούς λογαριασμούς. Χρησιμοποιήστε κανόνες κατά των διπλότυπων όπου παρέχονται και το εργαλείο Διπλότυπα στις επαφές.
• Λείπουν δεδομένα — ελέγξτε την κατεύθυνση συγχρονισμού, την ορατότητα «μόνο εγώ», τα δικαιώματα ρόλου Mokapen και ότι ο συνδεδεμένος λογαριασμός είναι ο σωστός (email που εμφανίζεται στη σελίδα).
• Αποτυχία αυτοματισμού — ελέγξτε την ενσωμάτωση ροής και το ιστορικό βημάτων του κατόχου στους Αυτοματισμούς.
.

Συμβουλές για την ομάδα

• Αποφασίστε ποιος συνδέει τι (π.χ. έναν λογαριασμό ημερολογίου team@, ένα εταιρικό Drive) και τεκμηριώστε το εσωτερικά.
.
• Συνδέστε τις ενσωματώσεις πριν μαζικές εισαγωγές ή αυτοματοποίηση.
• Δοκιμή σε δοκιμαστικό οργανισμό ή δεδομένα όταν ο συγχρονισμός είναι επεμβατικός (πλήρες βιβλίο διευθύνσεων, ετήσιο ημερολόγιο).
• Ευθυγραμμίστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των συμμετεχόντων/διοργανωτών όταν χρησιμοποιείτε έναν λογαριασμό Mokapen διαφορετικό από τον λογαριασμό ημερολογίου cloud.
• Ελέγχετε ανενεργές ενσωματώσεις ή χρήστες που αποχώρησαν από τον οργανισμό περιοδικά — αποσυνδέστε ό,τι δεν χρειάζεται πλέον.
• Mokapen AI και οι αναφορές λειτουργούν σε δεδομένα ήδη στο Mokapen: κανονικός συγχρονισμός = χρήσιμος βοηθός και πίνακες εργαλείων.