Aprenda Mokapen.

Integrações

As integrações ligam o Mokapen às aplicações que já utiliza — calendário, agenda de contactos, e-mail, armazenamento na nuvem, comércio eletrónico, faturação, marketing, mensagens — para que os dados circulem no CRM sem cópias manuais, exportações para folhas de cálculo ou dupla digitação. Um contacto criado no site, uma marcação no calendário, uma encomenda da loja online ou um ficheiro no Drive pode acabar no registo certo no Mokapen, e vice-versa.

Esta página é a visão geral: o que são as integrações, quando convém usá-las, que vantagens trazem à equipa e como orientar-se na área Integrações. Para cada aplicação ligável existe (ou existirá) um guia dedicado com os passos concretos de ligação e configuração — por exemplo, Google Calendar, Google Contacts e Google Drive já têm a sua própria página.

O que são e como funcionam

Uma integração não substitui a aplicação externa: cria uma ponte autorizada entre a sua conta (Google, Microsoft, Shopify, etc.) e a sua organização Mokapen. Decide o que sincronizar, em que direção e com que regras; o Mokapen executa o alinhamento em segundo plano ou ao guardar, consoante o tipo de integração.

Pontos-chave do modelo Mokapen:

• Por organização — cada ligação vale dentro da org em que trabalha. Mude de org → verifique quais integrações estão ativas aí.
• Por utilizador que liga — normalmente quem clica em «Ligar» autoriza a sua própria conta externa. Na página vê Conta ligada (e-mail do serviço) e quem criou a ligação.
• Partilha opcional — algumas integrações (ex. armazenamento na nuvem) permitem que outros membros da equipa usem a mesma ligação, sem que cada um volte a iniciar sessão.
• Estados visíveis — Ligado, Sincronização em curso, Erro: repara de imediato se algo falhar.
• Desligar — pode revogar a ponte no Mokapen a qualquer momento. Ao desligar, o Mokapen mostra frequentemente uma janela em que escolhe se conserva na org os dados já importados (permanecem no CRM mas deixam de sincronizar) ou os remove do Mokapen. Os dados no serviço externo (Google, etc.) normalmente não são apagados automaticamente.

As integrações complementam os módulos do CRM (contactos, marcações, negócios, tickets, encomendas…) e as Automatizações: muitas ações automáticas (envio de e-mail, leitura de folhas, SMS) exigem que a integração correspondente esteja ativa e válida.

Vantagens para a equipa

• Um só sítio para trabalhar — o comercial vê no contacto e-mails, marcações e negócios sem abrir cinco separadores.
• Menos erros — sem CSV esquecidos nem contactos escritos duas vezes com dados diferentes.
• Histórico coerente — tickets, negócios e anexos permanecem ligados ao mesmo registo.
• Tempo poupado — sincronização automática ou a pedido em vez de exportar/importar semanalmente.
• Automatizações possíveis — com dados atualizados no Mokapen, fluxos e regras partem de informação real.
• Escalabilidade — novo colega: liga as suas apps ou usa uma conta partilhada onde previsto, sem reconstruir todo o CRM.

Onde encontrar a área Integrações

Dentro da organização, abra o menu de utilizador e escolha Integrações. Aparece uma grelha com todas as apps disponíveis para o seu plano: cada cartão mostra nome, breve descrição e estado (ativa ou em breve).

Ao clicar num cartão entra na página da integração: aí encontra o botão para ligar a conta, definições de sincronização, Guardar / Sincronizar / Desligar. Nem todas as integrações têm as mesmas opções — calendário, agenda e nuvem têm ecrãs diferentes porque fazem coisas diferentes.

Algumas integrações requerem um plano superior (ícone de medalha): sem o plano adequado pode ler a descrição mas não concluir a ligação.

Tipos de integração no Mokapen

O Mokapen agrupa as integrações por área funcional. Resumo do que servem:

• Calendário — alinha marcações Mokapen com calendários externos (Google Calendar, Outlook Calendar). Ideal para reuniões com clientes e agenda partilhada.
• Agenda e vendas — sincroniza contactos (Google Contacts, Outlook Contacts, enriquecimento de dados, LinkedIn…). Liga o CRM à agenda que usa no dia a dia.
• Armazenamento na nuvem — anexe e guarde ficheiros do Google Drive, OneDrive, etc. diretamente a partir dos registos do CRM.
• Comunicação — e-mail (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: mensagens ligadas a contactos e usadas pelas automatizações.
• Marketing — listas e campanhas (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): contactos e estatísticas alinhados com o CRM.
• Comércio eletrónico — Shopify, WooCommerce: produtos, encomendas e clientes no fluxo de vendas Mokapen.
• Faturação — ex. Fatture in Cloud: dados mestre, produtos, orçamentos e encomendas coerentes entre sistemas.
• Publicidade e reuniões — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: dados de campanhas ou participantes onde o conector o prevê.

A lista efetiva depende do plano e das apps ativadas para a sua org: nem todos os itens estão disponíveis para todos.

Ligar uma conta (em geral)

O fluxo é sempre semelhante, independentemente do fornecedor:

1. Abra a página da integração no Mokapen.
2. Prima o botão para ligar (Iniciar sessão com…, Sincronizar…, Ligar conta…).
3. É redirecionado para o site do fornecedor (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Inicie sessão com a conta que pretende usar — pode ser diferente do e-mail com que entra no Mokapen.
5. Leia o que o Mokapen pede permissão para fazer e confirme com Permitir / Autorizar.
6. Volta ao Mokapen: aparecem definições e botões de sincronização.

Se não aceitar as permissões, a ligação não se completa: o Mokapen não pode ler nem escrever dados nesse serviço. Automatizações e funções que dependem dessa app permanecem bloqueadas até autorizar.

Após a primeira ligação, o Mokapen pode renovar o acesso automaticamente. Se alterar a palavra-passe, revogar a app no painel do fornecedor ou a sessão expirar, no Mokapen surge frequentemente uma mensagem de ligação expirada: desligue e volte a ligar.

Desligar uma integração

Ao premir Desligar numa página de integração abre-se uma confirmação. Além de escrever a palavra pedida, muitas integrações perguntam o que fazer com os dados já no Mokapen:

• Conservar no Mokapen (opção predefinida onde exista) — contactos, marcações, anexos ou outros registos importados permanecem no CRM, mas a ligação ao serviço externo é interrompida: não há mais sincronização bidirecional até voltar a ligar.
• Remover do Mokapen — ao desmarcar as caixas «Conservar» ou ativar o interruptor de remoção, o Mokapen elimina da org os registos ou referências ligados a essa sincronização (ex. contactos importados do Google, ligações de anexos Drive). Não é uma eliminação em massa no Google / Microsoft / nuvem externa: aí os dados permanecem salvo eliminação manual.

As opções variam consoante o tipo de integração — ex. Google Contacts distingue contactos e empresas; Google Drive propõe remover apenas as ligações no Mokapen. Leia sempre a janela antes de confirmar, sobretudo se mudar de conta ou org.

Permissões e privacidade

Cada fornecedor mostra uma lista do que o Mokapen poderá fazer (ler calendário, gerir contactos, aceder a ficheiros criados pela app, enviar e-mail…). O Mokapen pede apenas as permissões necessárias para essa integração — não um acesso genérico a toda a conta se não for preciso.

No Mokapen, além das permissões do fornecedor, encontra frequentemente:

• Visibilidade — contactos ou dados importados visíveis a toda a org ou só a si.
• Partilha de ligação — permitir que outros utilizadores usem a sua conta ligada (onde suportado).
• Autorização explícita — em algumas sincronizações (ex. agenda) uma caixa «Autorizo a cópia dos dados…» a marcar antes de sincronizar.

Combine estas escolhas com os papéis e permissões Mokapen: um utilizador sem permissão sobre contactos não gere registos que não pode ver de qualquer forma.

Direção da sincronização

Muitas integrações (calendário, agenda, listas de marketing) permitem escolher para onde viajam os dados:

• Só para o Mokapen — a app externa alimenta o CRM; alterações no Mokapen não voltam atrás.
• Só para a app externa — o Mokapen envia os dados (ex. contactos criados no CRM para a agenda na nuvem).
• Ambas as direções — atualizações num sistema refletem-se no outro, com regras sobre duplicados e conflitos onde previsto.

Outros conectores (ficheiros, alguns e-mails) funcionam de forma mais «operacional»: anexar, guardar, enviar — sem sincronização bidirecional contínua de registos mestre.

Após cada alteração de definições use Guardar e, onde exista, Sincronizar para aplicar as regras.

Casos de uso típicos

Vendas e CRM

• Importar a agenda Google ou Outlook para o CRM e manter clientes alinhados.
• Ligar comércio eletrónico: encomenda online → contacto + oportunidade no Mokapen.
• Faturação: orçamento no Mokapen coerente com documento no sistema de gestão.

Operações e agenda

• Reunião no Google Calendar → marcação no Mokapen com participantes e ligação ao registo do cliente.
• Marcação criada no Mokapen → evento no telemóvel do comercial.
• Anexos de contrato no Drive ligados ao negócio, acessíveis à equipa.

Suporte e comunicação

• E-mail IMAP ligado ao contacto: histórico de conversas no registo.
• SMS ou WhatsApp a partir de automatização em gatilho de ticket ou negócio.

Marketing

• Subscrição de newsletter → contacto no Mokapen com etiqueta e campanha rastreada.
• Abertura de e-mail de campanha Mailchimp → atividade visível no contacto CRM.

O fluxo ideal também está descrito em Começar com o Mokapen: e-mail → contacto → tarefa → negócio → orçamento, com integrações que evitam saltar entre apps.

Integrações e automatizações

As automatizações podem enviar e-mail, SMS, ler folhas Google ou Excel online, criar tickets a partir de formulários — mas só se a integração relacionada estiver ativa no Proprietário do fluxo ou na org. Um passo «Enviar e-mail» falha se a conta SMTP não estiver ligada; «Ler Google Sheet» sem conta Google válida, idem.

Antes de colocar um fluxo em produção, verifique integrações e permissões de utilizador. Detalhe das ações: Automatizações → Ações ligadas às integrações.

Guias dedicados por app

Para ligação passo a passo e definições específicas, abra o guia da integração de que precisa:

• Google Calendar — marcações e calendário.
• Google Contacts — agenda de contactos.
• Google Drive — anexos e armazenamento de ficheiros.
• Microsoft Outlook Calendar — marcações e calendário Outlook.
• Microsoft Outlook Contacts — contactos Outlook.
• OneDrive — anexos e armazenamento cloud Microsoft.
• MailerLite — contactos e listas de email marketing.
• MailChimp — audiências e subscritores de marketing.

Outras integrações terão página dedicada à medida que as publicarmos. Até lá, use a página Integrações no Mokapen e a descrição no cartão.

Problemas comuns (todas as integrações)

• Ligação expirada — desligue no Mokapen e volte a ligar aceitando todas as permissões.
• Sincronização bloqueada em «em curso» — aguarde; em agendas grandes pode demorar minutos. Se não terminar, desligue e volte a ligar.
• Duplicados — muitas vezes primeira sincronização sem regras de e-mail ou dupla ligação do mesmo serviço com contas diferentes. Use regras anti-duplicados onde previsto e a ferramenta Duplicados na agenda.
• Dados em falta — verifique direção de sincronização, visibilidade «só eu», permissões de papel Mokapen e que a conta ligada é a correta (e-mail mostrado na página).
• Automatização falhada — verifique a integração do Proprietário do fluxo e o histórico de passos em Automatizações.

Sugestões para a equipa

• Decida quem liga o quê (ex. uma conta de calendário team@, um Drive empresarial) e documente internamente.
• Ligue as integrações antes de importações em massa ou go-live de automatizações.
• Teste em org ou dados de teste quando a sincronização for invasiva (agenda completa, calendário anual).
• Alinhe e-mails de participantes / organizadores quando usar conta Mokapen diferente da conta de calendário na nuvem.
• Revise periodicamente integrações inativas ou utilizadores que saíram da org — desligue o que já não for necessário.
• Mokapen AI e relatórios trabalham com dados já no Mokapen: sincronização regular = assistente e painéis úteis.