Aprenda Mokapen.

Integrações

As integrações ligam o Mokapen às aplicações que já utiliza — calendário, agenda de contactos, e-mail, armazenamento na nuvem, comércio eletrónico, faturação, marketing, mensagens — para que os dados circulem no CRM sem cópias manuais, exportações para folhas de cálculo ou dupla digitação. Um contacto criado no site, uma marcação no calendário, uma encomenda da loja online ou um ficheiro no Drive pode acabar no registo certo no Mokapen, e vice-versa.

Esta página é a visão geral: o que são as integrações, quando convém usá-las, que vantagens trazem à equipa e como orientar-se na área Integrações. Para cada aplicação ligável existe (ou existirá) um guia dedicado com os passos concretos de ligação e configuração — por exemplo, Google Calendar, Google Contacts e Google Drive já têm a sua própria página.

O que são e como funcionam

Uma integração não substitui a aplicação externa: cria uma ponte autorizada entre a sua conta (Google, Microsoft, Shopify, etc.) e a sua organização Mokapen. Decide o que sincronizar, em que direção e com que regras; o Mokapen executa o alinhamento em segundo plano ou ao guardar, consoante o tipo de integração.

Pontos-chave do modelo Mokapen:

• Por organização — cada ligação vale dentro da org em que trabalha. Mude de org → verifique quais integrações estão ativas aí.
• Por utilizador que liga — normalmente quem clica em «Ligar» autoriza a sua própria conta externa. Na página vê Conta ligada (e-mail do serviço) e quem criou a ligação.
• Partilha opcional — algumas integrações (ex. armazenamento na nuvem) permitem que outros membros da equipa usem a mesma ligação, sem que cada um volte a iniciar sessão.
• Estados visíveis — Ligado, Sincronização em curso, Erro: repara de imediato se algo falhar.
• Desligar — pode revogar a ponte no Mokapen a qualquer momento. Ao desligar, o Mokapen mostra frequentemente uma janela em que escolhe se conserva na org os dados já importados (permanecem no CRM mas deixam de sincronizar) ou os remove do Mokapen. Os dados no serviço externo (Google, etc.) normalmente não são apagados automaticamente.

As integrações complementam os módulos do CRM (contactos, marcações, negócios, tickets, encomendas…) e as Automatizações: muitas ações automáticas (envio de e-mail, leitura de folhas, SMS) exigem que a integração correspondente esteja ativa e válida.

Vantagens para a equipa

• Um só sítio para trabalhar — o comercial vê no contacto e-mails, marcações e negócios sem abrir cinco separadores.
• Menos erros — sem CSV esquecidos nem contactos escritos duas vezes com dados diferentes.
• Histórico coerente — tickets, negócios e anexos permanecem ligados ao mesmo registo.
• Tempo poupado — sincronização automática ou a pedido em vez de exportar/importar semanalmente.
• Automatizações possíveis — com dados atualizados no Mokapen, fluxos e regras partem de informação real.
• Escalabilidade — novo colega: liga as suas apps ou usa uma conta partilhada onde previsto, sem reconstruir todo o CRM.

Onde encontrar a área Integrações

Dentro da organização, abra o menu de utilizador e escolha Integrações. Aparece uma grelha com todas as apps disponíveis para o seu plano: cada cartão mostra nome, breve descrição e estado (ativa ou em breve).

Ao clicar num cartão entra na página da integração: aí encontra o botão para ligar a conta, definições de sincronização, Guardar / Sincronizar / Desligar. Nem todas as integrações têm as mesmas opções — calendário, agenda e nuvem têm ecrãs diferentes porque fazem coisas diferentes.

Algumas integrações requerem um plano superior (ícone de medalha): sem o plano adequado pode ler a descrição mas não concluir a ligação.

Tipos de integração no Mokapen

O Mokapen agrupa as integrações por área funcional. Resumo do que servem:

• Calendário — alinha marcações Mokapen com calendários externos (Google Calendar, Outlook Calendar). Ideal para reuniões com clientes e agenda partilhada.
• Agenda e vendas — sincroniza contactos (Google Contacts, Outlook Contacts, enriquecimento de dados, LinkedIn…). Liga o CRM à agenda que usa no dia a dia.
• Armazenamento na nuvem — anexe e guarde ficheiros do Google Drive, OneDrive, etc. diretamente a partir dos registos do CRM.
• Comunicação — e-mail (IMAP/SMTP), SMS, WhatsApp: mensagens ligadas a contactos e usadas pelas automatizações. Para Gmail, Microsoft 365 e os outros fornecedores, os passos a fazer também fora do Mokapen estão mais abaixo.
• Marketing — listas e campanhas (Mailchimp, Brevo, MailerLite, Klaviyo…): contactos e estatísticas alinhados com o CRM.
• Comércio eletrónico — Shopify, WooCommerce: produtos, encomendas e clientes no fluxo de vendas Mokapen.
• Faturação — ex. Fatture in Cloud: dados mestre, produtos, orçamentos e encomendas coerentes entre sistemas.
• Publicidade e reuniões — Google Ads, Facebook Ads, Zoom: dados de campanhas ou participantes onde o conector o prevê.

A lista efetiva depende do plano e das apps ativadas para a sua org: nem todos os itens estão disponíveis para todos.

Ligar uma conta (em geral)

O fluxo é sempre semelhante, independentemente do fornecedor:

1. Abra a página da integração no Mokapen.
2. Prima o botão para ligar (Iniciar sessão com…, Sincronizar…, Ligar conta…).
3. É redirecionado para o site do fornecedor (Google, Microsoft, Shopify…).
4. Inicie sessão com a conta que pretende usar — pode ser diferente do e-mail com que entra no Mokapen.
5. Leia o que o Mokapen pede permissão para fazer e confirme com Permitir / Autorizar.
6. Volta ao Mokapen: aparecem definições e botões de sincronização.

Se não aceitar as permissões, a ligação não se completa: o Mokapen não pode ler nem escrever dados nesse serviço. Automatizações e funções que dependem dessa app permanecem bloqueadas até autorizar.

Após a primeira ligação, o Mokapen pode renovar o acesso automaticamente. Se alterar a palavra-passe, revogar a app no painel do fornecedor ou a sessão expirar, no Mokapen surge frequentemente uma mensagem de ligação expirada: desligue e volte a ligar.

Desligar uma integração

Ao premir Desligar numa página de integração abre-se uma confirmação. Além de escrever a palavra pedida, muitas integrações perguntam o que fazer com os dados já no Mokapen:

• Conservar no Mokapen (opção predefinida onde exista) — contactos, marcações, anexos ou outros registos importados permanecem no CRM, mas a ligação ao serviço externo é interrompida: não há mais sincronização bidirecional até voltar a ligar.
• Remover do Mokapen — ao desmarcar as caixas «Conservar» ou ativar o interruptor de remoção, o Mokapen elimina da org os registos ou referências ligados a essa sincronização (ex. contactos importados do Google, ligações de anexos Drive). Não é uma eliminação em massa no Google / Microsoft / nuvem externa: aí os dados permanecem salvo eliminação manual.

As opções variam consoante o tipo de integração — ex. Google Contacts distingue contactos e empresas; Google Drive propõe remover apenas as ligações no Mokapen. Leia sempre a janela antes de confirmar, sobretudo se mudar de conta ou org.

Permissões e privacidade

Cada fornecedor mostra uma lista do que o Mokapen poderá fazer (ler calendário, gerir contactos, aceder a ficheiros criados pela app, enviar e-mail…). O Mokapen pede apenas as permissões necessárias para essa integração — não um acesso genérico a toda a conta se não for preciso.

No Mokapen, além das permissões do fornecedor, encontra frequentemente:

• Visibilidade — contactos ou dados importados visíveis a toda a org ou só a si.
• Partilha de ligação — permitir que outros utilizadores usem a sua conta ligada (onde suportado).
• Autorização explícita — em algumas sincronizações (ex. agenda) uma caixa «Autorizo a cópia dos dados…» a marcar antes de sincronizar.

Combine estas escolhas com os papéis e permissões Mokapen: um utilizador sem permissão sobre contactos não gere registos que não pode ver de qualquer forma.

Direção da sincronização

Muitas integrações (calendário, agenda, listas de marketing) permitem escolher para onde viajam os dados:

• Só para o Mokapen — a app externa alimenta o CRM; alterações no Mokapen não voltam atrás.
• Só para a app externa — o Mokapen envia os dados (ex. contactos criados no CRM para a agenda na nuvem).
• Ambas as direções — atualizações num sistema refletem-se no outro, com regras sobre duplicados e conflitos onde previsto.

Outros conectores (ficheiros, alguns e-mails) funcionam de forma mais «operacional»: anexar, guardar, enviar — sem sincronização bidirecional contínua de registos mestre.

Após cada alteração de definições use Guardar e, onde exista, Sincronizar para aplicar as regras.

Casos de uso típicos

Vendas e CRM

• Importar a agenda Google ou Outlook para o CRM e manter clientes alinhados.
• Ligar comércio eletrónico: encomenda online → contacto + oportunidade no Mokapen.
• Faturação: orçamento no Mokapen coerente com documento no sistema de gestão.

Operações e agenda

• Reunião no Google Calendar → marcação no Mokapen com participantes e ligação ao registo do cliente.
• Marcação criada no Mokapen → evento no telemóvel do comercial.
• Anexos de contrato no Drive ligados ao negócio, acessíveis à equipa.

Suporte e comunicação

• E-mail IMAP ligado ao contacto: histórico de conversas no registo. No Microsoft 365 e no Google Workspace o administrador do domínio tem de ter ativado a caixa; caso contrário, iniciar sessão no Mokapen não chega.
• SMS ou WhatsApp a partir de automatização em gatilho de ticket ou negócio.

Marketing

• Subscrição de newsletter → contacto no Mokapen com etiqueta e campanha rastreada.
• Abertura de e-mail de campanha Mailchimp → atividade visível no contacto CRM.

O fluxo ideal também está descrito em Começar com o Mokapen: e-mail → contacto → tarefa → negócio → orçamento, com integrações que evitam saltar entre apps.

Integrações e automatizações

As automatizações podem enviar e-mail, SMS, ler folhas Google ou Excel online, criar tickets a partir de formulários — mas só se a integração relacionada estiver ativa no Proprietário do fluxo ou na org. Um passo «Enviar e-mail» falha se a conta SMTP não estiver ligada (como ligá-la, incluindo quando um administrador Google ou Microsoft tem de agir primeiro, está na secção Email); «Ler Google Sheet» sem conta Google válida, idem.

Antes de colocar um fluxo em produção, verifique integrações e permissões de utilizador. Detalhe das ações: Automatizações → Ações ligadas às integrações.

Email: ler o correio (IMAP) e enviar (SMTP)

Liga a caixa a partir de Integrações → Email. Não é um login «Iniciar sessão com Google» ou «Iniciar sessão com Microsoft» como o calendário. Para Gmail, Outlook.com, Yahoo e iCloud, o Mokapen pede o endereço e uma palavra-passe, e essa palavra-passe quase nunca é a do site. Uma caixa de trabalho no Microsoft 365 segue outro caminho, o botão Connect with Microsoft Office 365, e o administrador do tenant tem de agir primeiro. Se saltar isso, a Microsoft recusa a app e o Mokapen mostra «A Microsoft não autorizou esta caixa de correio».

O Mokapen não copia os e-mails para os seus próprios servidores. Lê-os e envia-os através do seu fornecedor, em direto, e mostra o fio num registo de contacto ou empresa só quando o endereço coincide. A ligação só funciona se esse fornecedor aceitar o Mokapen. Host, porta e encriptação dos fornecedores da lista são preenchidos pelo Mokapen. Só os digita se escolher Outra conta de e-mail.

Abra Email e prima Sincronizar Email. A leitura está disponível a partir do plano Medium (até 3 caixas) e do plano Large (até 10). Sem o plano adequado, ou acima desse número, o botão abre o upgrade em vez do formulário. Depois de a caixa estar ligada, o mesmo cartão tem um interruptor Enviar (SMTP): é o que ativa respostas, reencaminhamentos, automatizações e sequências. O interruptor é do plano Large. Quem ligou a caixa pode partilhá-la com toda a organização ou com colegas individuais; os outros usam-na sem voltar a iniciar sessão.

Existe também uma página Email SMTP. Se a leitura já estiver ligada, o fornecedor e o endereço aí permanecem iguais e não se podem alterar. Para Gmail, Outlook.com, Yahoo, iCloud e uma conta personalizada, a palavra-passe de envio é a mesma da leitura. Para Microsoft 365 não volta a iniciar sessão com palavra-passe: o envio reutiliza o consentimento da Microsoft, como descrito abaixo.

Microsoft 365 e Office 365 (caixa de trabalho)

Uma caixa @empresa no Microsoft 365 não se liga com e-mail e palavra-passe, e não escolhe Outlook. Essa entrada é Outlook.com e Hotmail, o correio pessoal. Para o trabalho, escolha Office 365 e prima Connect with Microsoft Office 365. Inicie sessão com a conta de trabalho, a que usa para o Outlook na web, não com uma conta Microsoft pessoal.

Antes desse clique, o administrador do Microsoft 365 tem de preparar o tenant. Se não o fizer, a janela da Microsoft fecha-se com uma recusa (muitas vezes «Need admin approval») e o Mokapen mostra o mesmo aviso que vê na página. Não é uma palavra-passe errada. As três coisas a pedir-lhe são as mesmas que o Mokapen lista ao lado do botão.

Atribuir-lhe a app Mokapen CRM. No Microsoft Entra (o portal de identidades, antes Azure Active Directory) o admin abre Enterprise applications, encontra Mokapen CRM, abre Users and groups e adiciona o seu utilizador. Em alternativa desativa Assignment required nessa app: então qualquer pessoa no tenant pode ligar, sem uma atribuição nominativa. Se a atribuição for obrigatória e não estiver na lista, a Microsoft bloqueia o login mesmo com a palavra-passe correta.

Consentimento de administrador para IMAP e para Mail.Send. Quando prima Ligar, a Microsoft pede permissão para ler o correio via IMAP (IMAP.AccessAsUser.All) e para enviar através do Microsoft Graph (Mail.Send). Em muitos tenants um utilizador normal não pode aceitá-los sozinho. O admin concede o consentimento de administrador na mesma app Mokapen CRM. Sem esse consentimento a ligação não se conclui.

IMAP ativado na caixa. Nas caixas novas o IMAP já está ligado. Se alguém o desligou, o consentimento da Microsoft não chega e a leitura não começa. O admin volta a ligá-lo no centro de administração do Exchange (admin.exchange.microsoft.com): Recipients → Mailboxes → a sua caixa → General → Manage email apps settings → IMAP enabled. O mesmo interruptor está no centro de administração do Microsoft 365 (admin.microsoft.com): Users → Active users → a pessoa → Mail → Manage email apps. O envio a partir do Mokapen não passa pelo SMTP autenticado do tenant: usa o Microsoft Graph (Mail.Send). Não peça ao admin para reativar Authenticated SMTP só para o Mokapen. Se a caixa esteve ligada no passado e o envio falha com um pedido para a religar, volte a Integrações e prima outra vez Connect with Microsoft Office 365: a ligação antiga não tem a permissão Mail.Send.

Após o consentimento, no cartão da caixa ative Enviar (SMTP) e prima Sincronizar. O Mokapen reutiliza o login Microsoft que acabou de concluir. Não pede uma palavra-passe e não o envia para a página SMTP para voltar a iniciar sessão. A partir daí a caixa pode ser usada para escrever a partir do CRM, para automatizações e para o pool de remetentes das sequências.

Gmail e Google Workspace

A Google não aceita a palavra-passe com que abre o Gmail. No Mokapen escolha Gmail, introduza o endereço e, no campo da palavra-passe, uma palavra-passe de aplicação. Cria-a a partir da conta Google depois de ativar a verificação em 2 passos. Os passos são os da Google: app passwords. É uma cadeia que não é a sua palavra-passe real. Se a revogar na Google, o Mokapen deixa de ler a caixa: crie outra e cole-a de novo, tanto para leitura como quando ativar Enviar (SMTP).

Antes da palavra-passe, o IMAP tem de estar ligado no Gmail. Abra o Gmail na web, a engrenagem → See all settings → Forwarding and POP/IMAP → Enable IMAP → Save changes. Se essa opção faltar ou estiver bloqueada, o administrador do domínio desligou-a.

Com um endereço de trabalho no Google Workspace (não @gmail.com) a ligação depende da consola de administração, não de uma definição do Mokapen. O admin abre Apps → Google Workspace → Gmail → End user access e, em POP and IMAP access, ativa o IMAP para os utilizadores (Enable IMAP access for all users). Pode fazê-lo para toda a organização ou só para a sua unidade organizacional. O guia da Google é Turn POP and IMAP on or off.

Nessa mesma definição a Google pode limitar o IMAP a uma lista de IDs de clientes OAuth. Se o admin só permitir esses clientes, o Mokapen não consegue ligar: esta página não faz «Iniciar sessão com Google», usa o e-mail e uma palavra-passe de aplicação. Uma lista só de clientes OAuth exclui esse método. O admin tem de deixar o IMAP utilizável por clientes que se autenticam com palavra-passe de aplicação, e tem de deixar as pessoas gerá-las. Se a organização desativou as palavras-passe de aplicação, a Google não as oferece e não há outro botão no Mokapen que contorne o bloqueio.

Quando a leitura e o envio estão ligados, ative Enviar (SMTP) e sincronize. O Mokapen testa o envio com a mesma palavra-passe de aplicação. Se a Google recusar, costuma ser a palavra-passe da conta em vez da de aplicação, o IMAP está desligado, ou o Workspace restringiu os clientes.

Outlook.com e Hotmail

Escolha Outlook, não Office 365. É para endereços outlook.com, hotmail.com e live.com. Introduza o endereço e a palavra-passe da conta. Se tiver verificação em 2 passos, a Microsoft rejeita muitas vezes a palavra-passe do site e quer uma palavra-passe de aplicação: cria-a a partir da sua conta Microsoft e cola-a no Mokapen. Se o login falhar, siga Microsoft app passwords e tente de novo. Use a mesma palavra-passe quando ativar Enviar (SMTP).

Esta entrada não passa pelo administrador do Exchange. Se a caixa for de trabalho e o domínio estiver no Microsoft 365, uma palavra-passe de aplicação do Outlook.com não desbloqueia o tenant: volte a Microsoft 365 e faça o admin ligar a app Mokapen CRM.

Yahoo, iCloud e outra conta de e-mail

Yahoo não aceita a palavra-passe do site. Na página de segurança da conta gera uma palavra-passe de aplicação e usa-a no Mokapen, para ler e para enviar. Os passos estão na página da Yahoo: Yahoo app passwords. Se a Yahoo tiver a verificação em 2 passos desligada, muitas vezes não deixa criar essa palavra-passe: ative-a primeiro.

iCloud funciona da mesma forma. No ID Apple ativa a verificação em 2 passos e gera uma palavra-passe específica da app. Não é a palavra-passe do ID Apple nem o código do dispositivo. A Apple explica como criá-la em App-specific passwords. Se o ID Apple for gerido por uma empresa ou escola (Apple Business Manager, ou um perfil que proíbe palavras-passe de aplicação), só esse administrador pode desbloquear a criação. O Mokapen não tem «Iniciar sessão com Apple» nesta página.

Outra conta de e-mail é o servidor da empresa, o hosting ou um fornecedor que não está na lista. Não há um portal único. Peça a quem gere o correio três valores para a leitura e três para o envio: host, porta e encriptação (SSL, TLS ou STARTTLS), mais se precisa de uma palavra-passe diferente do webmail. No Mokapen escolha Outra conta de e-mail e preencha-os. Se o fornecedor desligou o IMAP ou o envio autenticado, o login falha até os voltar a ligar: não há uma definição do Mokapen que o contorne. Quando ativa Enviar (SMTP) neste tipo de caixa, o Mokapen pede de novo o host, a porta e a encriptação de envio, porque não os consegue adivinhar a partir do nome de domínio.

Se depois de ligar a Google, a Microsoft ou o fornecedor revogar a palavra-passe ou o consentimento, a caixa no Mokapen passa a erro. Desligue-a e volte a ligá-la. Para Microsoft 365, prima Connect with Microsoft Office 365 outra vez só depois de o admin ter confirmado a atribuição, o consentimento e o IMAP ativado.

Guias dedicados por app

Para a ligação passo a passo e as definições específicas, abra o guia da integração de que precisa:

• Google Calendar — marcações e calendário.
• Google Contacts — agenda de contactos.
• Google Drive — anexos e arquivo de ficheiros.
• Microsoft Outlook Calendar — marcações e calendário Outlook.
• Microsoft Outlook Contacts — agenda Outlook.
• OneDrive — anexos e arquivo cloud Microsoft.
• MailerLite — contactos e listas.
• MailerLite campanhas — campanhas enviadas e ações dos contactos.
• MailChimp — audience e subscritores.
• MailChimp campanhas — campanhas enviadas e ações dos contactos.
• Brevo — contactos, sync bidirecional.
• Brevo campanhas — campanhas enviadas, aberturas e cliques, webhook.
• MailUp — contactos, sync bidirecional.
• MailUp campanhas — newsletters enviadas; após os novos envios é preciso premir Sincronizar.
• Klaviyo — contactos, sync bidirecional.
• ActiveCampaign campanhas — campanhas enviadas e ações dos contactos.
• Zoho Campaigns — campanhas enviadas.
• Shopify — produtos, contactos e encomendas da loja.
• WooCommerce — produtos, contactos e encomendas da loja.
• Fatture in Cloud — empresas, produtos, serviços, orçamentos e encomendas fiscais.
• SMS — envio SMS a contactos, em manual ou por automatização.
• WhatsApp Business — mensagens WhatsApp ligadas ao CRM.
• Google Ads — leads e campanhas publicitárias.
• Facebook Ads — leads e campanhas publicitárias.
• LinkedIn Ads — leads e campanhas publicitárias.
• Zoom — registados nos webinars como contactos. Não é a videochamada da marcação.
• Fireflies, Fathom, MeetGeek, tl;dv, Grain, Read.ai, Jamie — transcrições das calls em documentos ou notas.
• Slack — avisos no canal e tasks criadas pelo comando.
• 3CX — popup de contacto, notas de chamada e click-to-call.
• Zapier — outras apps via token API, sem OAuth no Mokapen.
• Extensões Chrome — Gmail, Outlook web e LinkedIn. Não é a sync da caixa.
• Dados societários — fichas de empresas.

O correio IMAP e SMTP (Gmail, Outlook.com, Microsoft 365, Yahoo, iCloud) está neste mesmo guia, secção Email, não numa página à parte.

Problemas comuns (todas as integrações)

• Ligação expirada — desligue no Mokapen e volte a ligar aceitando todas as permissões.
• Sincronização bloqueada em «em curso» — aguarde; em agendas grandes pode demorar minutos. Se não terminar, desligue e volte a ligar.
• Duplicados — muitas vezes primeira sincronização sem regras de e-mail ou dupla ligação do mesmo serviço com contas diferentes. Use regras anti-duplicados onde previsto e a ferramenta Duplicados na agenda.
• Dados em falta — verifique direção de sincronização, visibilidade «só eu», permissões de papel Mokapen e que a conta ligada é a correta (e-mail mostrado na página).
• Automatização falhada — verifique a integração do Proprietário do fluxo e o histórico de passos em Automatizações.

Sugestões para a equipa

• Decida quem liga o quê (ex. uma conta de calendário team@, um Drive empresarial) e documente internamente.
• Ligue as integrações antes de importações em massa ou go-live de automatizações.
• Teste em org ou dados de teste quando a sincronização for invasiva (agenda completa, calendário anual).
• Alinhe e-mails de participantes / organizadores quando usar conta Mokapen diferente da conta de calendário na nuvem.
• Revise periodicamente integrações inativas ou utilizadores que saíram da org — desligue o que já não for necessário.
• Mokapen AI e relatórios trabalham com dados já no Mokapen: sincronização regular = assistente e painéis úteis.