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Utilizadores e Equipas

A secção Utilizadores e Equipas é o ponto central para gerir quem trabalha na sua organização e como o grupo está organizado. Daqui convida colegas e colaboradores, atribui Permissões (função organizacional), cria equipas por departamento ou projeto, controla os estados de acesso e respeita os limites do plano.

Utilizadores e equipas estão sempre ligados a uma única organização: não se partilham entre organizações diferentes. Um colega na organização A pode não existir na organização B, e uma equipa «Vendas» numa organização é independente de outra com o mesmo nome noutra. Para o contexto multi-organização, consulte o guia Organizações e acessos; para o detalhe do que cada função pode fazer, o guia Funções e permissões.

Visão geral

A página divide-se em dois separadores ligados:

• Utilizadores — lista de todos os acessos à organização: nome, email, Permissões (função org), equipas a que pertence, estado. Daqui convida novas pessoas e abre a ficha de cada utilizador.
• Equipas — grupos internos (Vendas, Suporte, Management, Projeto X…) com manager, membros e descrição. As equipas servem para organizar o trabalho, filtrar listas, atribuir responsabilidades e partilhar visibilidade em fichas e automatizações.

No topo de cada separador aparece um contador do tipo atuais / máximo permitido pelo plano (ex. «12/20» utilizadores, «5/10» equipas). Se ultrapassar o limite, o Mokapen mostra avisos e bloqueia novas ativações até reduzir o número ou fazer upgrade do plano.

Dois conceitos a não confundir:

• Permissões (função organizacional) — Convidado, Utilizador limitado, Utilizador, Membro, Proprietário: definem o que a pessoa pode ver e configurar em toda a organização. É o campo «Permissões» na lista e na ficha do utilizador.
• Função — etiqueta descritiva do cargo profissional (ex. «Responsável comercial», «Programador»). Não altera as permissões do sistema: serve para identificar as pessoas no organograma, filtros e fichas de perfil.

Onde se encontra e quem pode aceder

Abra o menu Organização (ícone de edifício na barra superior) e, no menu lateral sob o nome da organização, escolha Utilizadores e Equipas.

Quem vê a opção de menu — todos os utilizadores com pelo menos a função Utilizador limitado ou superior. Os Convidados não acedem às definições da organização e não veem esta secção.

Quem pode fazer o quê — em resumo:

• Utilizador limitado — vê a lista de utilizadores e apenas as equipas a que pertence; não convida, não cria equipas, não altera outros utilizadores.
• Utilizador — convida novos utilizadores, gere equipas, edita fichas de utilizador (nos limites da sua função). Pode sair da organização a partir do menu de opções da sua linha.
• Membro — como Utilizador, com acesso mais amplo às definições da organização (criação de equipas, gestão de membros de equipa, alteração de Permissões de utilizadores com função inferior ou igual à sua).
• Proprietário — pode ativar/desativar utilizadores, remover acessos de terceiros, ver identificadores numéricos na ficha. A Segurança da organização (opção separada no menu) continua reservada aos Proprietários.

Não pode atribuir a outro utilizador uma Permissão superior à sua nem alterar utilizadores com função acima da sua (salvo casos previstos para o próprio perfil). As funções Utilizador e Utilizador limitado requerem o plano Medium ou superior: sem esse nível, as opções aparecem desativadas com ícone de plano.

Separador Utilizadores — lista e filtros

O separador Utilizadores mostra uma tabela com colunas:

• Utilizadores — avatar, nome e apelido (se o perfil estiver completo) ou email se o convite ainda estiver pendente; por baixo do email aparece a etiqueta laranja «Convite pendente» quando o utilizador ainda não aceitou.
• Permissões — função organizacional traduzida (Convidado, Utilizador limitado, Utilizador, Membro, Proprietário…).
• Equipas — lista das equipas a que pertence; clique no nome para abrir a ficha da equipa. O ícone de utilizadores indica uma equipa da qual também faz parte («As minhas equipas»).
• Estado — Ativo, Inativo ou Pendente (convite não concluído).

Filtro de texto — a barra de pesquisa no topo filtra em tempo real por nome, email, Permissões ou equipa digitada.

Filtro de estado (visível a Membro e superiores) — menu pendente com contadores:

• Todos — lista completa.
• Ativos — utilizadores com acesso operativo.
• Inativos — acesso suspenso pelo administrador.
• Pendentes — convites enviados mas registo não concluído.

Abaixo dos filtros, a linha Utilizadores da organização: N/M resume quantos lugares está a usar face ao máximo do plano. Se N > M, aparece um alerta vermelho: os utilizadores em excesso foram desativados e não podem entrar até voltar ao limite ou fazer upgrade na página Faturação.

Se existirem convites pendentes para si (de outras organizações), um banner amarelo no topo da página indica quantos convites precisa de tratar.

Convidar novos utilizadores

O botão Convidar utilizador (canto superior direito) está disponível a Membro e superiores, enquanto não tiver atingido o limite de utilizadores do plano. Se o limite estiver cheio, o botão mostra o ícone de plano e abre a janela de upgrade.

O convite é guiado em dois passos:

1. Email — digite um endereço de email válido e prima Enter ou o botão Adicionar. Pode inserir vários emails um após o outro: cada endereço torna-se um «cartão» removível. O sistema impede ultrapassar o número máximo de utilizadores permitido pelo plano enquanto adiciona endereços.
2. Permissões — avance para o segundo passo com a seta, verifique a lista de pessoas a convidar, escolha a função organizacional e confirme.

Funções atribuíveis no convite (dependem da sua função):

• Proprietário — acesso administrativo completo à organização (definições, faturação, segurança). Use com parcimónia: normalmente bastam um ou poucos Proprietários.
• Membro — acesso completo ao CRM e às definições das apps, sem gestão de faturação e segurança da organização.
• Utilizador — gestão de utilizadores e equipas, convites, sem definições gerais da organização (requer plano Medium ou superior).
• Utilizador limitado — trabalho operativo diário sem gestão de utilizadores/equipas (requer plano Medium ou superior).
• Convidado — acesso mínimo, apenas aos recursos explicitamente partilhados. No convite deve indicar os projetos a que terá acesso: pode escolher Todos os projetos ou selecionar projetos individuais no menu de multi-seleção.

Para cada função, o Mokapen mostra um quadro informativo que resume as consequências da escolha (ex. «Os convidados só têm acesso aos projetos selecionados»).

Antes de enviar deve marcar a caixa de aprovação: confirma que pretende adicionar essas pessoas à organização com a Permissão escolhida. No envio:

• se o email já pertence a uma conta Mokapen registada, o utilizador recebe notificação na app e email de convite com link para aceitar ou recusar;
• se o email ainda não estiver registado, o convite fica pendente até a pessoa concluir o registo com esse endereço;
• para Convidados, o Mokapen adiciona o utilizador como colaborador dos projetos indicados.

Estados do utilizador

Cada acesso à organização tem um estado visível na lista e na ficha do utilizador:

• Ativo (ícone verde) — o utilizador pode aceder e trabalhar normalmente na organização.
• Inativo (ícone cinzento) — o acesso está suspenso: o utilizador não pode usar essa organização até um Proprietário o reativar. Útil para colaboradores temporariamente ausentes ou a sair sem apagar de imediato o histórico.
• Pendente (ícone de relógio) — convite enviado mas perfil ainda não ativado. Na lista vê apenas o email; o nome aparece após o registo.

Apenas os Proprietários podem passar um utilizador de Ativo a Inativo e vice-versa, e só se a organização não tiver ultrapassado o limite de utilizadores do plano (caso contrário, o seletor de estado fica bloqueado até voltar ao contingente ou fazer upgrade).

Ficha do utilizador

Clique numa linha da lista (ou Info no menu ⋮) para abrir a ficha do utilizador em ecrã completo. Contém:

• Estado — menu pendente no topo (Proprietário, se permitido).
• Copiar link — URL direto para a ficha, útil para partilha interna.
• Email — visualização ou edição (apenas para administradores Mokapen com acesso completo à conta).
• Permissões — função org editável se a sua função o permitir e o alvo não for superior a si na hierarquia.
• Cor — se a organização tiver a personalização de cores de utilizador ativa, pode atribuir uma cor distintiva (fundo e ícone) usada em etiquetas, calendários e campos «utilizadores e equipas».
• Função — texto livre do cargo profissional.
• Manager — responsável hierárquico no organograma, selecionável entre os utilizadores ativos da organização.
• Setor — campo descritivo adicional.
• Info — notas de texto com editor avançado (menções incluídas, se ativadas).
• Equipas — lista das equipas a que pertence com a função na equipa (se tiver visibilidade). Clique numa equipa para abrir a respetiva ficha.
• Foto de perfil — avatar à direita; a alteração da foto pessoal faz-se a partir do Perfil do próprio utilizador.

Os campos editáveis mostram o ícone de lápis: clique para passar ao modo de edição, depois Guardar no rodapé da ficha.

Utilizador de sistema — o Mokapen inclui um utilizador técnico especial (ícone de robot) usado por automatizações e processos internos. A sua ficha é só de leitura e não deve ser alterada manualmente.

Se estiver a ver o seu perfil, no menu ⋮ encontra a ligação Editar que leva às definições do perfil pessoal (nome, foto, preferências), distintas das Permissões da organização.

Remover um utilizador ou sair da organização

A partir do menu ⋮ em cada linha:

• Remover (Proprietário, noutros utilizadores) — revoga o acesso à organização. A conta Mokapen da pessoa mantém-se, mas deixa de entrar nesta organização.
• Sair (Utilizador e superiores, na própria linha) — sai voluntariamente da organização. Útil se já não trabalha com esse cliente ou departamento.

Em ambos os casos o Mokapen pede confirmação num modal dedicado. Considere primeiro desativar (Inativo) se quiser manter rastreabilidade sem acesso operativo imediato.

Separador Equipas — lista e visibilidade

Mude para o separador Equipas no topo (junto a Utilizadores). A lista mostra:

• Equipa — nome do grupo (clique para abrir a ficha).
• Manager — responsável da equipa, com avatar; clique para abrir a ficha do manager.
• Membros — número de pessoas na equipa.

O ícone de utilizadores à esquerda do nome indica uma equipa da qual faz parte.

Quem vê que equipas:

• Utilizador (e superiores) — vê todas as equipas da organização.
• Utilizador limitado — vê apenas as equipas a que pertence.

No canto superior direito encontra:

• Meus papéis — ligação ao perfil onde cada utilizador atualiza a sua Função profissional, manager e Permissões (nos limites permitidos) sem passar pela lista de administração.
• Nova equipa — cria um grupo (Membro e superiores), se não tiver atingido o limite de equipas do plano.

Como para os utilizadores, o contador Equipas da organização: N/M e os alertas indicam quando ultrapassa o limite do plano.

Se ainda não existir nenhuma equipa, a página mostra um estado vazio com botão para criar a primeira.

Criar uma nova equipa

O modal Nova equipa abre a partir de Nova equipa ou da página vazia. Preencha:

1. Título — nome visível em toda a app (ex. «Customer Success», «Desenvolvimento», «Board»). Obrigatório.
2. Separador Membros:
   • Manager — utilizador responsável pela equipa (opcional mas recomendado). Apenas utilizadores com estado ativo são selecionáveis.
   • Membros — pesquise por nome ou email com autocompletar; cada utilizador selecionado é adicionado à lista com possibilidade de remover antes de guardar.
3. Separador Info — Descrição textual da equipa (missão, âmbito, notas para colegas).

Ao guardar, o Mokapen cria a equipa, regista manager e membros e envia notificações e emails aos novos membros. Aparece uma mensagem de confirmação e a lista atualiza-se.

O manager é o responsável da equipa; cada outro utilizador adicionado entra como membro. Estas funções internas à equipa são distintas das Permissões organizacionais (Convidado, Utilizador limitado, Utilizador, Membro, Proprietário).

Ficha da equipa

Ao abrir uma equipa encontra dois separadores:

Membros

• Manager — editável por Membro e superiores; pesquisa utilizadores da organização.
• Membros — lista atual com possibilidade de adicionar (campo de pesquisa) ou remover (ícone de caixote) utilizadores individuais. O manager não aparece entre os membros «normais» mas é gerido no campo dedicado.

Info

• Descrição — texto livre da equipa, editável inline.

No topo: Copiar link para a ficha; os Proprietários veem também o identificador numérico da equipa (útil para importações avançadas).

Eliminar equipa — a partir do menu ⋮, se for o manager da equipa ou um Membro com permissão para gerir equipas. A operação é irreversível: verifique se não existem automatizações, filtros ou atribuições que dependam dessa equipa.

As alterações a manager, membros e descrição requerem Guardar no rodapé (visível apenas a quem pode editar).

Equipas e utilizadores no resto do CRM

Utilizadores e equipas não são apenas registos: encontram-se em todo o lado onde o Mokapen gere responsabilidades e visibilidade:

• Proprietário e Colaboradores — em tarefas, projetos, oportunidades, tickets, orçamentos, encomendas e automatizações. Pode atribuir utilizadores individuais ou equipas inteiras.
• Campos personalizados «Utilizadores e equipas» — tipo de campo que aceita um ou mais utilizadores e/ou equipas.
• Filtros de lista — Kanban, listas e relatórios permitem frequentemente filtrar por responsável, colaboradores ou equipa.
• Automatizações — o Proprietário de um fluxo e os Colaboradores podem ser equipas; os passos herdam as permissões do Proprietário escolhido (consulte o guia Automatizações).
• Importação/exportação — nos ficheiros CSV, para utilizadores usa-se o email; para equipas o código com «t» antes do número (como indicado nas instruções de importação).
• Ligações e menções — nas notas e linha temporal pode mencionar utilizadores; as equipas ajudam a agrupar visibilidade em projetos e atividades.

Uma equipa bem estruturada reduz o trabalho de atribuição repetida: em vez de adicionar cinco pessoas a cada ficha, atribua a equipa «Suporte L2» uma única vez.

Meus papéis (perfil)

O botão Meus papéis no separador Equipas (e a opção homónima em Perfil → Meus papéis) leva a uma página onde cada utilizador atualiza os seus dados organizacionais:

• função profissional;
• manager de referência;
• eventuais Permissões modificáveis autonomamente (nos limites definidos pelo administrador).

É o percurso recomendado para colegas que só precisam de corrigir o cargo ou o responsável sem abrir ticket à IT ou ao Proprietário. Os administradores continuam a usar as fichas em Utilizadores e Equipas para alterações noutros perfis.

Limites do plano

Cada organização tem contingentes distintos, ligados ao plano ativo (Gratuito, Small, Medium, Large…):

• Número máximo de utilizadores — inclui ativos e pendentes; os inativos podem continuar a ocupar um lugar consoante a organização tenha ou não ultrapassado o limite do plano.
• Número máximo de equipas — cada equipa criada consome um lugar do plano.
• Plano Medium ou superior — necessário para atribuir as funções Utilizador e Utilizador limitado no convite e na edição.

Quando atinge o limite:

• o botão Convidar utilizador / Nova equipa propõe upgrade;
• se o plano foi reduzido e os utilizadores ativos ultrapassam o novo máximo, o Mokapen desativa os acessos em excesso e mostra alertas com link para a página de preços;
• o Proprietário deve decidir quem manter ativo ou adquirir lugares adicionais.

Os limites são por organização, não por conta pessoal: duas org diferentes têm dois contadores independentes.

Casos de uso práticos

• Onboarding de colaborador — Convide com função Utilizador limitado → adicione à equipa «Operations» → o manager define o campo Manager na ficha do utilizador → o utilizador completa «Meus papéis» com o cargo profissional.
• Consultor externo num projeto — Convide como Convidado selecionando apenas o projeto «Site Cliente X». Não vê o diretório completo nem definições; trabalha em tarefas e marcos do projeto.
• Responsável de departamento — Função Membro + manager da equipa «Vendas Portugal». Atribua a equipa como Colaborador nas oportunidades do departamento e nas automatizações de follow-up.
• Saída de colaborador — Primeiro defina Inativo para bloquear o acesso; após o período de transição, Remova da organização. Reatribua tarefas e responsabilidades em aberto antes da remoção.
• Reestruturação de equipas — Crie «Customer Success» e «Customer Success — Enterprise» como equipas separadas; mova os membros a partir da ficha da equipa sem alterar as Permissões na organização.
• Controlo de convites pendentes — Filtro «Pendentes» em Utilizadores para ver quem ainda não aceitou; reenvie o link verbalmente ou considere remover o convite obsoleto.

Guias relacionados

• Funções e permissões — tabela completa de Convidado a Proprietário e o que cada nível pode fazer.
• Organizações e acessos — várias organizações, mudança de organização, isolamento de dados.
• Projetos — acesso de Convidados e colaboradores de projeto.
• Automatizações — Proprietário e Colaboradores (utilizadores/equipas) dos fluxos.
• Segurança — modo público/privado, Team Master e visibilidade predefinida dos dados.

Perguntas frequentes

P: Qual é a diferença entre Permissões e Função na ficha do utilizador?

R: Permissões = função organizacional (Convidado, Utilizador limitado, Utilizador, Membro, Proprietário) que regula acesso e funcionalidades. Função = etiqueta profissional livre (ex. «Account Manager») sem efeito nas permissões do sistema.

P: Um Utilizador limitado vê todos os colegas?

R: Sim na lista de utilizadores, mas no separador Equipas vê apenas as equipas a que pertence. Não pode convidar nem criar equipas.

P: Posso convidar várias pessoas com funções diferentes num só convite?

R: Não: no segundo passo do convite uma única função aplica-se a todos os emails inseridos nessa sessão. Para funções diferentes, repita o convite em passos separados.

P: O que acontece se eliminar uma equipa?

R: A equipa desaparece da organização; as atribuições históricas nas fichas podem permanecer como referência até as atualizar. Verifique automatizações e filtros que usam essa equipa.

P: O manager da equipa é obrigatório?

R: Não, mas é recomendado para clareza sobre responsabilidades e relatórios. Pode atribuí-lo na criação ou mais tarde a partir da ficha da equipa.

P: Um Convidado pode tornar-se Utilizador completo?

R: Sim: um Membro ou Proprietário abre a ficha do utilizador e altera as Permissões de Convidado para Utilizador (ou outra). Avalie também o acesso a projetos e equipas.

P: Onde gere a palavra-passe e a 2FA da organização?

R: Na secção Segurança do menu da organização (Proprietário), não em Utilizadores e Equipas. Cada utilizador gere a sua palavra-passe em Perfil → Segurança.