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Relatórios

Os relatórios respondem a «que números temos», não a «o que faço esta manhã». Cada módulo tem a sua página: Task, Projetos, Oportunidades, Ticket e os outros que têm o botão Relatório. O título em cima é Relatório | nome do módulo. A partir daí volta às suas atividades com o botão na barra.

Não existe um único painel que misture tudo. Se procura os tempos das tasks, abra os relatórios das tasks. Se procura a pipeline, abra os relatórios das oportunidades. O detalhe de cada gráfico está no guia do módulo, secção Relatório. Esta página explica como os ler e porque o número não coincide com o kanban.

Onde estão e como se abrem

Abra o módulo e passe à vista relatório, ou use a ligação Relatório no menu do guia desse módulo. Em cima à direita tem duas vistas:

• Gráficos — um cartão por cada gráfico visível (estado, prioridade, equipa, responsável, etiquetas, tempo, e os outros previstos para esse módulo).
• Lista — as mesmas fichas em tabela, com os mesmos filtros.

O botão de filtros restringe o período e os outros campos. Nos relatórios das tasks a data de vencimento é um filtro bloqueado: permanece sempre aplicado, assim o gráfico não mistura vencimentos de anos diferentes sem que o tenha escolhido. O seletor soma / contagem muda se o cartão soma um valor ou conta as fichas.

O gráfico tempo só aparece se a organização tiver o rastreamento de tempos (plano Medium, ou a divisão time tracking ativa). Sem isso, o cartão não é desenhado: não é um gráfico vazio, está ausente.

Quem vê que números

O relatório mostra todas as fichas que pode abrir, não só as do seu kanban. O filtro cinzento utilizadores / equipas da página operativa aqui não é aplicado, até escolher uma equipa. O cadeado, sim, permanece: uma ficha privada de um colega, se não for responsável, colaborador ou autor, não entra nem no kanban nem no relatório.

É o ponto que faz o relatório parecer «errado». A Laura no kanban Oportunidades tem 8 cartões, os seus. Nos relatórios conta 40: as públicas a que tem acesso, mais as privadas suas. O Marco no relatório de tickets vê os tickets que pode abrir; um ticket privado de outro departamento, se ele não for colaborador, não está.

Ser Proprietário não abre por si só as fichas privadas dos outros. É preciso estar na lista, em pessoa ou através de uma equipa. O detalhe está no guia Visibilidade dos dados.

Orçamentos, encomendas, produtos, serviços e documentos já em lista mostram tudo o que pode abrir, como um relatório. Ali o desfasamento kanban / relatório não se apresenta da mesma forma.

Como ler um gráfico sem o confundir com a lista

O gráfico agrupa. A lista enumera. Se o gráfico de estado diz 12 «Abertas» e a lista, com o mesmo filtro, mostra 12, os dois números devem bater certo. Se não baterem, costuma ter um filtro diferente entre as duas vistas, ou está a comparar o kanban (só o seu trabalho) com o relatório (tudo o que pode abrir).

Um gráfico por equipa conta as fichas em que essa equipa está envolvida. Uma ficha com duas equipas pode pesar em mais do que uma fatia: não some as fatias e espere o total de fichas. Para o total use a contagem no cabeçalho ou a lista sem agrupamento.

Os filtros valem para a página. Se exportar ou passar à lista, permanecem no URL. Se partilhar a ligação com um colega, ele vê os seus números dentro desses mesmos filtros: o perímetro é o acesso dele, não o seu.

Quando o relatório não é a ferramenta certa

• Quer só o seu trabalho de hoje. Fique no kanban ou na lista com o filtro utilizadores / equipas. O relatório alarga.
• Quer as horas escritas na grelha semanal. Essa é a página Timesheet, não o gráfico de tempo do relatório.
• Quer um número que inclua as fichas privadas dos outros. Não se obtém ao subir o papel. Obtém-se ao pôr a pessoa (ou a sua equipa) entre os colaboradores, ou ao deixar a ficha pública.
• Compara dois módulos. Os relatórios não se somam entre si. 40 oportunidades e 40 tickets são dois conjuntos diferentes.

Para o significado de cada cartão (estado, prioridade, Gantt, etiquetas) abra o guia do módulo e vá à secção Relatório.