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Timesheet

O timesheet é a grelha em que lê e introduz as horas da semana, agrupadas por cliente, projeto, task ou pessoa. O título na página é Rastreamento de tempo. Não é o temporizador na ficha nem o turno de RH.

O temporizador na ficha de task ou projeto — início, pausa, quanto tempo já foi marcado — está descrito no guia Tempo. Turnos e presenças estão nos guias Turnos e Presenças. O timesheet usa as horas já associadas às fichas (tasks, projetos, oportunidades, tickets, marcações, conforme as apps ativas) e coloca-as numa semana que pode corrigir, copiar e exportar.

Tabela e cartões

Em cima comuta Tabela e Cartões. A tabela é a grelha da semana: linhas para o agrupamento escolhido, células para os dias, total de linha. Os cartões são o mesmo conteúdo em fichas, útil se trabalhar num ecrã estreito ou quiser percorrer um grupo de cada vez.

O filtro na barra restringe ainda mais, além do período já definido. As ações em cima à direita são:

• Exportar — descarrega a vista atual.
• Página «Adicionar tempo» — a versão reduzida para marcar horas sem abrir a grelha inteira. É a página a usar a partir do telefone.
• Definições — só o Proprietário a vê neste menu. É a página em que se decide com que agrupamento e período o timesheet abre.

Na semana encontra Copiar semana anterior. Copia as linhas da semana anterior para a atual, assim um consultor que repete os mesmos clientes não reescreve a grelha todas as segundas-feiras. Verifique as células após a cópia: uma semana de férias copiada sobre uma semana de trabalho deve ser corrigida à mão.

Agrupamento, período e tipo de entrada

As definições dizem com o que a página abre: agrupamento, período, tipo de entrada e, para quem pode ver os colegas, que utilizadores. Os filtros extra ficam no painel de filtros, não aqui.

O agrupamento pode ser empresa, contacto, task, projeto, oportunidade, ticket, utilizador ou mês. Escolha o corte com que lê as horas. «Por projeto» responde a quanto custou um trabalho. «Por utilizador» responde a quem marcou o quê. «Por mês» alarga para além da semana.

O período é hoje, esta semana, próximos 7 dias, este mês, próximos 30 dias, próximos 12 meses, este ano, ano seguinte, 12 meses anteriores, ano anterior. A semana operativa começa na segunda-feira.

O tipo de entrada depende das apps ligadas: projetos e tasks se tiver Atividades, oportunidades se tiver Vendas, tickets se tiver Ticket, marcações se tiver Marcações. Se não tiver nenhuma destas apps, fica a task. Não aparecerá um tipo que a organização não use.

Em cima a página recorda os valores efetivos com que o timesheet abrirá. Se estiver a usar uma preferência pessoal, diz-lo explicitamente.

Predefinição da organização e preferência pessoal

Guardar as definições aplica-as a si. O Proprietário tem ainda o interruptor Aplicar a toda a organização: torna-se a predefinição de quem ainda não guardou uma preferência própria. Quem já guardou a sua continua a ver essa. É a frase na página: a predefinição da org não apaga as preferências pessoais.

Faz sentido uma predefinição «esta semana, por projeto» se a equipa fatura obras, e deixar que a administração se guarde «este mês, por utilizador» para si. O contrário — impor a todos a vista da administração — faz o consultor abrir uma grelha que não é a sua semana.

O campo utilizadores, visível para quem é pelo menos membro da organização, limita a grelha a essas pessoas. Sem seleção vê o perímetro permitido pelo seu papel e pela visibilidade das fichas. Não é uma forma de ler as horas de uma ficha privada a que não tem acesso.

Quando usar a outra ferramenta

• Está a trabalhar e quer iniciar o temporizador. Abra-o na ficha. O guia é Tempo. O timesheet lê o resultado, não substitui o botão de reprodução.
• Precisa de planear quem está no local. Isso é um turno, não uma hora numa task.
• Precisa do gráfico de horas no relatório de tasks. É um resumo, não a célula editável do dia. Ver Relatórios.
• Copia a semana e os totais duplicam. A cópia escreve as horas da semana anterior na atual. Se essas horas já lá estavam, corrija as células, não copie uma segunda vez.