De Mokapen-gids

Timesheet

Het timesheet is het rooster waarin je de uren van de week leest en invoert, gegroepeerd per klant, project, taak of persoon. De titel op de pagina is Tijdregistratie. Het is niet de timer op de kaart en niet de HR-dienst.

De timer op de taak- of projectkaart — starten, pauzeren, hoeveel tijd al is geboekt — staat in de handleiding Tijd. Diensten en aanwezigheid staan in de handleidingen Diensten en Aanwezigheid. Het timesheet gebruikt de uren die al aan kaarten hangen (taken, projecten, opportunities, tickets, afspraken, afhankelijk van actieve apps) en zet ze in een week die je kunt corrigeren, kopiëren en exporteren.

Tabel en cards

Bovenaan schakel je tussen Tabel en Cards. De tabel is het weekrooster: rijen voor de gekozen groepering, cellen voor de dagen, rijtotaal. De cards zijn dezelfde inhoud als kaarten, handig op een smal scherm of om groep voor groep te scrollen.

Het filter in de balk beperkt verder, naast de al ingestelde periode. Acties rechtsboven zijn:

• Exporteren — je downloadt de huidige weergave.
• Pagina «Tijd toevoegen» — de verkorte versie om uren te boeken zonder het hele rooster te openen. Dat is de pagina vanaf de telefoon.
• Instellingen — alleen de Eigenaar ziet die in dit menu. Het is de pagina waar je bepaalt met welke groepering en periode het timesheet opent.

Op de week vind je Vorige week kopiëren. Dat kopieert de rijen van de vorige week naar de huidige, zodat een consultant die dezelfde klanten herhaalt het rooster niet elke maandag herschrijft. Controleer de cellen na het kopiëren: een vakantieweek gekopieerd over een werkweek moet je handmatig corrigeren.

Groepering, periode en type regel

De instellingen zeggen waarmee de pagina opent: groepering, periode, type regel en, voor wie collega's mag zien, welke gebruikers. Extra filters blijven in het filterpaneel, niet hier.

Groepering kan bedrijf, contact, taak, project, opportunity, ticket, gebruiker of maand zijn. Kies de snede waarmee je de uren leest. «Per project» beantwoordt wat een klus heeft gekost. «Per gebruiker» wie wat heeft geboekt. «Per maand» verruimt voorbij de week.

De periode is vandaag, deze week, komende 7 dagen, deze maand, komende 30 dagen, komende 12 maanden, dit jaar, volgend jaar, vorige 12 maanden, vorig jaar. De werkweek begint op maandag.

Het type regel hangt af van de ingeschakelde apps: projecten en taken als je Activiteiten hebt, opportunities als je Verkoop hebt, tickets als je Tickets hebt, afspraken als je Afspraken hebt. Zonder een van die apps blijft taak over. Er verschijnt geen type dat de organisatie niet gebruikt.

Bovenaan herinnert de pagina je aan de werkelijke waarden waarmee het timesheet opent. Gebruik je een persoonlijke voorkeur, zegt hij dat expliciet.

Organisatiedefault en persoonlijke voorkeur

Instellingen opslaan past ze op jou toe. De Eigenaar heeft bovendien de schakelaar Toepassen op hele organisatie: dat wordt de default voor wie nog geen eigen voorkeur heeft opgeslagen. Wie die al heeft opgeslagen, blijft die zien. Dat is de zin op de pagina: de org-default wist persoonlijke voorkeuren niet.

Een default «deze week, per project» heeft zin als het team projecten afrekent, en administratie mag voor zichzelf «deze maand, per gebruiker» opslaan. Het omgekeerde — iedereen de administratieweergave opleggen — laat de consultant een rooster openen dat niet zijn week is.

Het veld gebruikers, zichtbaar voor wie minstens lid van de organisatie is, beperkt het rooster tot die personen. Zonder selectie zie je het bereik dat je rol en de zichtbaarheid van kaarten toelaten. Het is geen manier om uren van een privékaart te lezen waartoe je geen toegang hebt.

Wanneer het andere hulpmiddel gebruiken

• Je werkt en wilt de timer starten. Open die op de kaart. De handleiding is Tijd. Het timesheet leest het resultaat, vervangt de afspeelknop niet.
• Je moet plannen wie op kantoor is. Dat is een dienst, niet een uur op een taak.
• Je hebt de urengrafiek in het takenrapport nodig. Dat is een samenvatting, niet de bewerkbare dagcel. Zie Rapporten.
• Je kopieert de week en totalen verdubbelen. De kopie schrijft de uren van de vorige week op de huidige. Stonden die uren er al, corrigeer de cellen, kopieer niet een tweede keer.