De Mokapen-gids

Organisaties en toegang

In Mokapen werk je altijd binnen een organisatie: een dedicated werkruimte voor je team, bedrijf of afdeling. Elke organisatie heeft eigen gegevens, gebruikers, instellingen en rechten, gescheiden van de anderen. Je persoonlijke account (e-mail en wachtwoord) kan tot één of meer organisaties behoren, elk met een andere rol. Deze gids legt uit hoe organisaties, toegang en gegevensisolatie werken.

Account, organisatie en gesloten werkruimte

Belangrijk onderscheid:

• Gebruikersaccount — je loginidentiteit (e-mail, persoonlijk profiel, taalvoorkeuren). Eén account, geldig voor alle organisaties waarmee je verbonden bent.
• Organisatie — een werkomgeving met eigen contacten, taken, deals, tickets, gebruikers, teams, instellingen en Premium-plan. Het is een gesloten werkruimte: gegevens van de ene organisatie zijn niet zichtbaar vanuit een andere.
• Toegang — de koppeling tussen je account en een organisatie, vastgelegd met een rol (Gast, Gebruiker, Lid, Eigenaar…). Zonder toegang kun je die organisatie niet binnengaan.

Wanneer je bent ingelogd, toont Mokapen altijd één actieve organisatie (sessie-organisatie). Alles wat je ziet — menu's, lijsten, records, rapporten — hoort bij die organisatie. Wisselen van organisatie verandert de context volledig: het is alsof je van het ene bedrijf naar het andere gaat, met onafhankelijke gegevens en rechten.

Eén gebruiker, meerdere organisaties

Het is normaal om tegelijk toegang te hebben tot meerdere organisaties, bijvoorbeeld:

• je hoofdbedrijf (rol Eigenaar of Lid);
• een klantproject waar je Gast of Gebruiker bent op uitnodiging;
• een tweede afdeling of groepsbedrijf met een andere rol;
• een whitelabel- of partneromgeving met dedicated branding.

In elke organisatie kun je een andere rol hebben: Eigenaar in je bedrijf en Gast bij een leverancier, bijvoorbeeld. Rechten gelden alleen voor de actieve organisatie, niet globaal voor je account. Meer info in de Rollen- en rechtengids.

Organisatie wisselen

Om van de ene organisatie naar de andere te gaan, gebruik je de selector bovenaan in de navigatiebalk (logo en naam van de huidige organisatie). De dropdown toont alle organisaties waartoe je toegang hebt: klik op een item om die werkruimte te openen.

Wanneer je van organisatie wisselt:

• worden menu's, gegevens, instellingen en het zichtbare Premium-plan bijgewerkt;
• worden je rol en rechten voor die organisatie toegepast;
• blijf je waar mogelijk in hetzelfde app-gedeelte (bijv. je gaat van Taken in Org A naar Taken in Org B);
• verschijnt een bevestigingsmelding («Je bent overgeschakeld naar de organisatie…»).

Er is geen weergave «alle organisaties samen» voor contacten of taken: je werkt altijd in één organisatie tegelijk.

Voorkeursorganisatie

Je kunt een voorkeursorganisatie (standaard) instellen: elke keer dat je inlogt, opent Mokapen die eerst. Handig als je vooral in één werkruimte werkt maar af en toe andere gebruikt.

In de organisatieselector is de voorkeursorganisatie gemarkeerd met een sterpictogram. Je kunt die wijzigen via profiel- of organisatie-instellingen. Verwijder je de voorkeursorganisatie, dan wordt een andere waar je bij hoort voorgesteld.

Uitnodigingen en lid worden van een organisatie

Om lid te worden van een organisatie heb je een uitnodiging nodig van een gebruiker met rechten (meestal Gebruiker of hoger), of je maakt zelf een nieuwe organisatie aan.

• E-mailuitnodiging — je ontvangt een link, accepteert die en wordt toegevoegd met een rol die de uitnodiger toewijst.
• Uitnodigingslink — sommige organisaties delen een registreerbare link (indien ingeschakeld).
• Nieuwe organisatie — via het organisatiemenu, «Nieuwe organisatie»: je maakt een lege werkruimte aan en wordt Eigenaar.

Na lid worden verschijnt de organisatie in de selector. Je rol bepaalt wat je daar kunt doen (zie de Rollen-gids). Toegang kan door een beheerder worden ingetrokken: dan verdwijnt de organisatie of is niet meer beschikbaar.

Gegevensisolatie

Elke organisatie is een gesloten tenant. Dat betekent:

• contacten, bedrijven, taken, deals, tickets en documenten aangemaakt in Org A zijn niet zichtbaar in Org B;
• gebruikers en teams worden per organisatie weergegeven: een collega in Org A bestaat mogelijk niet in Org B;
• integraties, aangepaste velden, pipelines en app-voorkeuren worden apart geconfigureerd per org;
• facturatie en het Premium-plan (Gratis of passend Premium-plan…) gelden per organisatie, niet per gebruikersaccount.

Ook koppelingen tussen entiteiten blijven binnen dezelfde werkruimte: je kunt geen taak in Org A koppelen aan een contact in Org B. Dat waarborgt privacy tussen klanten, vestigingen of aparte projecten.

Teams en aanvullende rechten

Binnen elke organisatie zijn er teams: groepen gebruikers (Verkoop, Support, Management…). Naast de organisatierol kunnen rechten op teamniveau worden verfijnd voor specifieke resources of gebieden.

Een Beperkte gebruiker ziet alleen de teams waartoe hij of zij behoort; een Gebruiker of hoger beheert teams en leden. Teams overschrijden geen organisatiegrenzen: «Verkoopteam» in Org A is onafhankelijk van dat in Org B.

Openbare of private organisatie

Elke organisatie kan openbaar of privé zijn op het Mokapen Network:

• Openbaar — heeft een pagina op het Network, nuttig om gevonden te worden door potentiële klanten of partners.
• Privé — alleen voor intern gebruik; verschijnt niet op het Network. Dat is de meest voorkomende keuze voor gesloten bedrijfswerkruimten.

Openbaar of privé gaat over externe zichtbaarheid op het Network, niet over interne rechten: in beide gevallen blijven gegevens alleen toegankelijk voor uitgenodigde gebruikers.

Whitelabel en dedicated domeinen

Sommige organisaties gebruiken whitelabel: aangepast domein, logo en communicatie (bijv. CRM van een partner met eigen merk). Je blijft in een gesloten werkruimte zoals andere orgs, maar de visuele ervaring en sommige functies kunnen verschillen. Toegang en gegevensisolatie werken hetzelfde.

Toegangsstatus

In de organisatieselector geeft een waarschuwingspictogram opgeschorte of beperkte toegang aan (bijv. onvolledige uitnodiging, gedeactiveerde organisatie, quotum overschreden). In dat geval kan de organisatie grijs worden weergegeven: neem contact op met de Eigenaar of organisatiebeheerder om toegang te herstellen.

Praktische voorbeelden

• Freelance consultant — Eigenaar van eigen org; Gast of Gebruiker in klantorgs waar hij toegewezen taken uitvoert. Wisselt 's ochtends org via de selector.
• Groep met twee bedrijven — twee aparte organisaties (Holding Org, Vestiging Org). Dezelfde managers met één account, gescheiden gegevens en facturatie.
• Externe leverancier — uitgenodigd als Gast op een project: ziet alleen gedeelde taken/projecten, niet het volledige adresboek of instellingen.
• HR en verkoop — dezelfde org, verschillende Lid- en Gebruikersrollen; HR-team en Verkoopteam met zichtbaarheid op afdelingsniveau.

Veelgestelde vragen

V: Synchroniseren mijn contacten over alle organisaties?

A: Nee. Elke organisatie heeft een eigen adresboek. Hetzelfde account kan verschillende contacten hebben in verschillende orgs.

V: Kan ik verschillende rollen hebben in verschillende organisaties?

A: Ja. De rol is gekoppeld aan toegang in elke organisatie, niet aan je globale account.

V: Wat gebeurt er als ik uit een organisatie wordt verwijderd?

A: Je verliest toegang tot die werkruimte en de gegevens daar. Je account en andere organisaties blijven actief.

V: Moet ik voor elke organisatie Premium betalen?

A: Ja, het Premium-plan geldt per organisatie. Verschillende orgs kunnen verschillende plannen hebben (Gratis of passend Premium-plan…).

V: Waar kan ik leren wat ik met mijn rol kan doen?

A: In de Rollen- en rechtengids, met een vergelijkingstabel en FAQ voor Gast, Gebruiker, Lid, Eigenaar en Admin.