De Mokapen-gids

Aangepaste applicaties-gids

Een aangepaste applicatie is een werkruimte die jij bouwt wanneer Mokapen het object van je proces nog niet heeft: een wagenparkvoertuig, een pand, een contract, een dossier, een veldklus, een cursus, een zaal. Het is geen parallel CRM: het is een extra app in dezelfde organisatie, met menu, dossiers en koppelingen naar adresboek, taken en deals.

Concreet voorbeeld: je hebt een wagenpark. Je maakt de app Voertuigen. Elk voertuig is een dossier (kenteken, kilometerstand, verzekeringsvervaldatum, klant die het huurt). In de lijst zoek je ze, op het kanban schuif je ze van Beschikbaar naar In gebruik naar Onderhoud, in de kalender zie je wanneer de polis verloopt. Vanuit het dossier open je een taak «onderhoud» of koppel je het contact in het adresboek.

Je maakt ze via Organisatie → Toepassingen, knop Aangepaste applicatie maken. De app verschijnt in het hoofdmenu met de naam en het pictogram die je kiest. Om ingebouwde Mokapen-apps aan of uit te zetten (Taken, Adresboek, Verkoop…) zie de gids Applicaties.

Rol in het CRM

Het vervangt Taken, Deals of Tickets niet: het werkt ermee samen. Het dossier is het stukje werkelijkheid dat die apps niet dekken; de rest van het CRM blijft de plek waar je verkoopt, werkt en ondersteunt.

• Adresboek: je koppelt de klant die het voertuig huurt, de huurder van het pand, de wederpartij van het contract.
• Activiteiten en verkoop: vanuit het dossier maak je taken, afspraken of kansen — de klus of het voertuig wordt de context van het werk.
• Andere aangepaste applicaties: een klus koppelt aan het voertuig, een contract aan het pand, een cursus aan de zaal waar die plaatsvindt.
• Team: eigenaar, medewerkers en privacy, zoals bij Taken en Deals.

Praktische regel: als Mokapen het object al heeft (een ticket, een deal, een catalogusproduct), gebruik die app. Als je een domeinobject nodig hebt dat niet bestaat — kenteken en kilometers, m² en huur, een dossier met vervaldatum — maak de applicatie.

Toepassingen

• Verhuur / werkplaats: sjabloon Voertuigen. Lijst met kenteken en verzekeringsvervaldatum; kanban Beschikbaar → In gebruik → Onderhoud; kalender op polissen. Elk voertuig gekoppeld aan de klant. Een tweede app Opdrachten voor werk aan het voertuig.
• Vastgoed / B&B: sjabloon Panden. Units met m², huur en «beschikbaar vanaf»; pipeline Bezet / Gereserveerd; gast in het adresboek. Contracten voor de huur, Ruimtes voor gemeenschappelijke zalen.
• Kantoor / bureau: sjabloon Dossiers. Code, prioriteit, vervaldatum, medewerkers op het dossier. Het ticket blijft de inkomende aanvraag; het dossier is de inhoudelijke map, gekoppeld aan het ticket.
• Veldwerk: Opdrachten (locatie, venster, prioriteit) + Apparatuur (garantie, staat), beide gekoppeld aan het contact in het veld.
• Opleiding: Cursussen met plaatsen, data en tarief; deelnemers in het adresboek; Ruimtes voor het leslokaal. Kanban Gepland → Open → Bezig → Voltooid.
• Dierenarts / pension: Dieren met naam, soort, chip, volgende vaccinatie in de kalender; eigenaar in het adresboek.
• Je eigen proces, vanaf nul: bijv. softwarelicenties (code, leverancier, vervaldatum, bedrag). Geen sjabloon dekt het: begin leeg en voeg alleen de velden toe die je gebruikt.

Waar je het vindt en wie toegang heeft

Menu Organisatie (gebouwpictogram) → Toepassingen.

Alleen Eigenaren maken de app, zetten schakelaars aan of uit, openen Instellingen en verwijderen de applicatie.

Vereist plan — om aangepaste applicaties te maken en te gebruiken heb je minstens het plan Small nodig. Met het plan Free is de knop Maken niet beschikbaar.

Met de app aan zien Leden hem in het menu, openen lijst/kanban/kalender en werken de dossiers. Zoals bij een taak: je kunt een dossier beperken (privacy) en de lijst filteren op eigenaar of team.

Na aanmaken opent Mokapen meteen de Instellingen van die app. Je komt er terug via de naam op de kaart Aangepaste applicaties, of via het zijmenu Organisatie (item met pictogram en titel).

Het plan is per organisatie: twee org's op hetzelfde account kunnen verschillende applicaties hebben.

Een applicatie maken

1. Organisatie → Toepassingen → Aangepaste applicatie maken.
2. Kies Maken vanuit sjabloon (kant-en-klare kit) of Helemaal opnieuw maken.
3. Vul in:
   • Meervoudsnaam — menulabel, bijv. Voertuigen.
   • Enkelvoudsnaam — verschijnt in «Nieuw voertuig» en in bevestigingen.
   • Korte beschrijving — tekst naast de naam op de pagina Toepassingen.
   • Pictogram.
4. Bevestig: Mokapen maakt de app en brengt je naar Instellingen.

Met een sjabloon komen naam, enkelvoud en pictogram al ingevuld: je kunt ze wijzigen voor het opslaan, en later vanaf de kaart Info.

De URL-slug (bijv. voertuigen) wordt bij aanmaken gegenereerd uit de meervoudsnaam. Hernoem je de app later, dan verandert de slug niet: houd daar rekening mee als je al links hebt gedeeld.

Sjablonen

Sjablonen zijn een startpunt: velden, weergaven en pipeline al klaar. Daarna kun je alles toevoegen, verwijderen en hernoemen. De galerij heeft twee groepen, een kaartvoorbeeld en de inbegrepen weergaven.

Activa & inventaris

Voertuigen — wagenpark, verhuur, werkplaats.

• Velden: kenteken (verplicht), merk, model, jaar, VIN, kilometerstand, brandstoftype (benzine, diesel, elektrisch, hybride, LPG), verzekeringsvervaldatum.
• Koppelingen: contact en bedrijf.
• Kalender: verzekeringsvervaldatum.
• Pipeline: Beschikbaar → In gebruik → Onderhoud → Buiten gebruik.

Panden — appartementen, kamers, units.

• Velden: adres (verplicht), stad, postcode, verdieping, oppervlakte (m²), kamers, beschikbaar vanaf, huur.
• Koppelingen: contact en bedrijf.
• Kalender: «Beschikbaar vanaf».
• Pipeline: Beschikbaar → Gereserveerd → Bezet → Niet beschikbaar.

Apparatuur — gereedschap en toestellen.

• Velden: code, merk, model, serienummer, locatie, aankoopdatum, garantie-einde, staat (nieuw, goed, redelijk, slecht).
• Koppelingen: contact.
• Kalender: garantie-einde.
• Pipeline: Beschikbaar → Toegewezen → Onderhoud → Buiten gebruik.

Dieren — huisdieren en pension.

• Velden: soort (verplicht: hond, kat, vogel, konijn, overig), ras, geslacht, geboortedatum, microchip, volgende vaccinatie, vacht.
• Koppelingen: contact van de eigenaar.
• Titel in voorbeeld: Naam.
• Kalender: vaccinatie.
• Pipeline: Actief → Pension → Behandeling → Gearchiveerd.

Operaties

Contracten — huur, diensten, abonnementen.

• Velden: code, type (huur, dienst, abonnement, overig), begin-/einddatum, bedrag, verlengingsdatum.
• Koppelingen: contact en bedrijf.
• Kalender: contractperiode.
• Pipeline: Concept → Actief → Verloopt → Gesloten.

Dossiers — mappen en dossiers.

• Velden: code, type (administratief, juridisch, advies, overig), geopend op, vervaldatum, prioriteit.
• Koppelingen: contact, bedrijf en medewerkers.
• Kalender: van opening tot vervaldatum.
• Pipeline: Intake → Bezig → Wachten → Gesloten.

Opdrachten — veldwerk.

• Velden: code, locatieadres, stad, gepland begin/einde, prioriteit.
• Koppelingen: contact, bedrijf en medewerkers.
• Kalender: werkvenster.
• Pipeline: Gepland → Bezig → Wachten op onderdelen → Voltooid.

Cursussen — opleidingsedities.

• Velden: code, locatie, stad, plaatsen, data, tarief.
• Koppelingen: contact en medewerkers.
• Kalender: cursusdata.
• Pipeline: Gepland → Open → Bezig → Voltooid.

Ruimtes — zalen en bureaus.

• Velden: code, adres (verplicht), stad, postcode, telefoon, gebouw, verdieping, capaciteit, voorzieningen.
• Kalender: de kit heeft geen data. Heb je er een nodig, voeg een datumveld toe en koppel het in Instellingen → Kalender.
• Pipeline: Beschikbaar → Gereserveerd → Bezet → Niet beschikbaar.

Helemaal opnieuw maken

Het start alleen met de weergave Lijst en de basisvelden: titel, typologie, tweede typologie, beschrijving, eigenaar, medewerkers. Kanban en kalender blijven uit tot je ze aanzet.

Typisch pad:

1. Maak de app.
2. Voeg de Velden van het proces toe.
3. Rangschik de Kaart.
4. Kies de lijstkolommen.
5. Zet Kanban aan en maak pipeline en statussen.
6. Heb je data, koppel dan de Kalender.

Zonder pipeline heeft het kanbanbord geen kolommen. Zonder datumveld blijft de kalender leeg.

Applicatie-instellingen

Vanaf de pagina Instellingen configureer je de app zoals bij Taken of Deals:

• Info: naam, enkelvoud, beschrijving, pictogram.
• Velden: veldmagazijn. Zie de gids Velden. Bij sommige velden toont Mokapen het medaillepictogram als het plan niet volstaat.
• Kaart: welke velden op het tabblad Gegevens verschijnen en in welke volgorde. Zie de kaartlay-out.
• Lijst en kolommen: lijstkolommen. Zie lijst en kolommen.
• Kanban card (plan Medium): welke velden je op de bordkaart ziet. Verschijnt als Kanban aan staat.
• Kanban: pipeline en statussen.
• Kalender: welk datumveld de start is (en, indien nodig, het einde).
• Tabs: welke tabbladen op het dossier te tonen en in welke volgorde.

Onderaan staat het rode gebied Verwijderen: het wist de hele applicatie. Zie De applicatie verwijderen.

Weergaven: Lijst, Kanban, Kalender

In het blok Pagina's kies je wat in de appbalk verschijnt. Het hoofdmenu opent de eerste weergave die aan staat, in de volgorde die je instelt (sleep de hendel).

• Lijst — altijd aan. Zet je de andere uit, dan is dit degene die je gebruikt.
• Kanban — bord per status. Klik op de chip om aan of uit te zetten.
• Kalender — dossiers op de data die je hebt gekoppeld.

Kanban of Kalender aanzetten toont de configuratiekaarten. Een weergave uitzetten verbergt hem uit het menu; de data blijft. Sjablonen starten meestal met alle drie; vanaf nul start alleen Lijst.

Kanban en pipeline

Dezelfde logica als Deals en Tickets: een of meer pipelines, elk met statussen als kolommen. Vanaf de Kanban-kaart hernoem, herschik, voeg toe of verwijder je statussen en pipelines. Sjablonen maken al een pipeline met de kitstatussen.

Op het bord verplaats je dossiers van de ene kolom naar de andere om de status te wijzigen. Welke velden je op de kaart ziet, stel je in bij Kanban card (plan Medium).

Is het bord leeg: zet Kanban aan bij Pagina's en maak minstens één pipeline met twee of drie statussen.

Kalender

In Instellingen → Kalender stel je het veld startdatum in en, als de gebeurtenis een duur heeft, de einddatum. Heb je nog geen datumveld, maak het eerst in Velden. Sjablonen met één datum (verzekering, vaccinatie, garantie) gebruiken hetzelfde veld als start en einde.

Het is de kalender van deze app (wagenparkvervallen, verlengingen, klussen), niet de globale kalender van taken en afspraken.

Dossiertabbladen

Standaard heeft het dossier:

• Gegevens: de velden die je in de lay-out hebt gezet.
• Checklist: herhaalbare stappen op het dossier.
• Verbindingen: adresboek, native apps en andere aangepaste applicaties.
• Timeline (dropdown): dossiergeschiedenis.

Vanuit Instellingen → Tabs herschik of verberg je tabbladen. Voor operationeel werk gebruik je de checklist of koppel je een taak.

Dossiers gebruiken

Open de app vanuit het hoofdmenu (bijv. Voertuigen). Bovenaan heb je Lijst, Kanban en Kalender (die je hebt aangezet), de filter op eigenaar of team, Filters (Premium) en de knop + gevolgd door de enkelvoudsnaam (bijv. + Voertuig).

Een dossier maken

1. Klik op + Voertuig (of het enkelvoud van jouw app).
2. Voer een duidelijke titel in — bijv. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Vul de velden (kenteken, merk, vervaldatum…) en koppel de klant in het adresboek.
4. Opslaan: het dossier verschijnt in de lijst en, als je kanban hebt, in de eerste kolom. Heb je een datum gekoppeld, dan verschijnt het ook in de kalender.

Dossier

Klik op de titel om het zij-dossier te openen; met het plan Small kun je uitklappen naar volledige pagina (zelfde lay-out, meer ruimte).

Actiebalk:

• Privacy, etiketten, kleur, kopieer link.
• Volledige pagina (plan Small).
• + Maken en koppelen: taak, afspraak, deal… gekoppeld aan dit dossier.

Menu Opties (drie puntjes):

• Dupliceren: dupliceert het dossier.
• Archiveren / Herstellen (plan Medium): haalt het uit de actieve stroom zonder te verwijderen — een voertuig buiten gebruik, een gesloten contract.
• Kaart / tabs bewerken (admin): veld- en tablay-out.
• Verwijderen: organisatietrash; vanaf de banner herstel je of verwijder je definitief.

Op het tabblad Gegevens bewerk je velden inline (potloodpictogram), zoals bij Deals en Tickets.

Koppelingen

Dossiers zitten in de graaf van koppelingen, zoals de rest van Mokapen.

Op het app-dossier koppel je contacten en bedrijven (in sjablonen staan ze al op het tabblad Gegevens). Op dossiers van Taken, Deals en Contacten verschijnt een sectie voor elke actieve aangepaste applicatie: vanuit het contact open je het gehuurde voertuig, vanuit het contract het pand. Tussen jouw apps: opdracht → voertuig, dossier → contract.

Contact en bedrijf in sjablonen zijn koppelingen, geen extra velden. Je beheert ze via de kaartlay-out en het tabblad Verbindingen.

Aan- en uitzetten

In Organisatie → Toepassingen heeft elke app van jou dezelfde schakelaar als de andere. De master Schakel alle applicaties in neemt ze mee.

• Aan (standaard): menu-item, bruikbare dossiers, zichtbare koppelingen.
• Uit: verdwijnt uit ieders menu. Data en instellingen blijven. Zet weer aan en alles komt terug.

Bevestig met Opslaan onderaan de pagina, anders blijven de schakelaars niet staan.

De applicatie verwijderen

Verwijderen is niet uitzetten. Vanuit Instellingen → Verwijderen moet je VERWIJDEREN typen. De bewerking is onomkeerbaar: alle dossiers, velden, weergaven, pipelines, bestanden en koppelingen van die app gaan weg.

Contacten, bedrijven en taken blijven: alleen de verwijzing naar dat voertuig of contract verdwijnt. Weet je het niet zeker, zet de schakelaar uit en wacht.

Veelvoorkomende problemen

Ik zie de knop Maken niet — je moet Eigenaar zijn, op het plan Small (of hoger), op de pagina Organisatie → Toepassingen.

De app verschijnt niet in het menu — schakelaar uit (en Opslaan niet ingedrukt), of de app is verwijderd. Leden maken hem niet: ze gebruiken hem als de Eigenaar hem heeft aangezet.

Leeg kanban — weergave uit, of geen pipeline. Zet Kanban aan en maak statussen (sjablonen doen dat voor je).

Lege kalender — ontbrekend datumveld of de koppeling in Instellingen → Kalender. Bij Ruimtes heeft de kit geen data: voeg ze zelf toe.

Ik vind geen contacten op het dossier — koppeling niet in de Kaart-lay-out geplaatst, of tabblad Verbindingen verborgen. In sjablonen staan contact en bedrijf al op het tabblad Gegevens.

Ik zette de app uit en dacht dat ik hem had verwijderd — de data is er. Open Toepassingen opnieuw, zet aan, Opslaan. Om te wissen heb je Verwijderen + bevestiging VERWIJDEREN nodig.

Veelgestelde vragen

V: Hoeveel aangepaste applicaties kan ik maken?

A: Er is geen limiet op de pagina. Maak er één per domeinobject (Voertuigen, Contracten…), niet één per nuance. Te veel items maken het menu rommelig: zet uit wat je niet gebruikt.

V: Kan ik een sjabloon gebruiken en daarna wijzigen?

A: Ja. Velden, statussen, weergaven, namen en pictogram zijn allemaal bewerkbaar. Het sjabloon voorkomt alleen een lege startkaart.

V: Moet ik Voertuigen maken als ik al Producten in de catalogus heb?

A: Producten zijn catalogus, offertes en orders. Een wagenparkvoertuig (kenteken, kilometers, verzekering, «in de werkplaats») is een ander object: daarvoor is de applicatie Voertuigen.

V: Zijn Tickets niet genoeg voor dossiers?

A: Het ticket is de aanvraag en het gesprek. Het dossier is de map (code, termijnen, dossierprioriteit). Ze leven vaak samen: het ticket koppelt aan het dossier.

V: Wie kan de dossiers zien?

A: Leden van de organisatie, als de app aan staat. Zoals bij een taak: je kunt het enkele dossier beperken (privacy) en de lijst filteren op eigenaar of team. De app uitzetten verbergt ze voor iedereen, zonder de data te verwijderen.

V: Vindt de zoekbalk bovenaan mijn dossiers?

A: Ja, op dossiertitel (kenteken, pandnaam, dossiercode), zoals bij taken en contacten. Naast het resultaat zie je de appnaam (bijv. Voertuigen).

V: Kan ik een Excel van voertuigen importeren?

A: Organisatie-import somt deze types niet op. Voer de dossiers in de app in, of gebruik de API bij grote volumes.

V: Kan ik automatiseren «wanneer de verzekering verloopt…»?

A: Er is geen speciale trigger. Gebruik de appkalender en de lijst gefilterd op data. Is de volgende stap een taak of een deal, dan starten automatiseringen daar.

V: Verwijdert het verwijderen van de applicatie ook gekoppelde contacten?

A: Nee. De appdossiers en de koppelingen gaan weg. Contacten, bedrijven en taken blijven.