Lernen sie mokapen

Leitfaden für benutzerdefinierte Anwendungen

Eine benutzerdefinierte Anwendung ist ein Arbeitsbereich, den Sie selbst aufbauen, wenn Mokapen das Objekt Ihres Prozesses noch nicht hat: ein Flottenfahrzeug, eine Immobilie, ein Vertrag, eine Akte, ein Außeneinsatz, ein Kurs, ein Raum. Es ist kein paralleles CRM: Es ist eine zusätzliche App in derselben Organisation, mit Menü, Datensätzen und Verknüpfungen zu Verzeichnis, Aufgaben und Deals.

Konkretes Beispiel: Sie haben eine Flotte. Sie erstellen die App Fahrzeuge. Jedes Fahrzeug ist ein Datensatz (Kennzeichen, Kilometerstand, Versicherungsablauf, Kunde der mietet). In der Liste suchen Sie sie, im Kanban schieben Sie sie von Verfügbar nach In Gebrauch nach Wartung, im Kalender sehen Sie, wann die Police abläuft. Vom Datensatz aus öffnen Sie eine Aufgabe «Service» oder verknüpfen den Kontakt im Verzeichnis.

Sie erstellen sie über Organisation → Anwendungen, Schaltfläche Benutzerdefinierte Anwendung erstellen. Sie erscheint im Hauptmenü mit dem Namen und Icon, das Sie wählen. Zum Ein- oder Ausschalten der eingebauten Mokapen-Apps (Aufgaben, Verzeichnis, Vertrieb…) siehe den Leitfaden Anwendungen.

Rolle im CRM

Sie ersetzt weder Aufgaben, Deals noch Tickets: Sie arbeitet mit ihnen. Der Datensatz ist der Teil der Realität, den diese Apps nicht abdecken; der Rest des CRM bleibt der Ort, an dem Sie verkaufen, arbeiten und unterstützen.

• Verzeichnis: Sie verknüpfen den Kunden, der das Fahrzeug mietet, den Mieter der Immobilie, die Gegenpartei des Vertrags.
• Aktivitäten und Vertrieb: vom Datensatz aus erstellen Sie Aufgaben, Termine oder Opportunities — der Einsatz oder das Fahrzeug wird zum Kontext der Arbeit.
• Andere benutzerdefinierte Anwendungen: ein Einsatz verknüpft sich mit dem Fahrzeug, ein Vertrag mit der Immobilie, ein Kurs mit dem Raum, in dem er stattfindet.
• Team: Owner, Stakeholder und Datenschutz, wie bei Aufgaben und Deals.

Praktische Regel: Wenn Mokapen das Objekt bereits hat (ein Ticket, ein Deal, ein Katalogprodukt), nutzen Sie diese App. Wenn Sie ein Domänenobjekt brauchen, das nicht existiert — Kennzeichen und Kilometerstand, qm und Miete, eine Akte mit Fälligkeit — erstellen Sie die Anwendung.

Anwendungsfälle

• Vermietung / Werkstatt: Vorlage Fahrzeuge. Liste mit Kennzeichen und Versicherungsablauf; Kanban Verfügbar → In Gebrauch → Wartung; Kalender auf Policen. Jedes Fahrzeug mit dem Kunden verknüpft. Eine zweite App Einsätze für Arbeiten am Fahrzeug.
• Immobilien / B&B: Vorlage Immobilien. Einheiten mit qm, Miete und «verfügbar ab»; Pipeline Belegt / Reserviert; Gast im Verzeichnis. Verträge für den Mietvertrag, Räume für Gemeinschaftsräume.
• Kanzlei / Agentur: Vorlage Fälle. Code, Priorität, Fälligkeit, Stakeholder auf der Akte. Das Ticket bleibt die eingehende Anfrage; der Fall ist das Sachdossier, verknüpft mit dem Ticket.
• Außendienst: Einsätze (Standort, Zeitfenster, Priorität) + Ausrüstung (Garantie, Zustand), beide mit dem Kontakt vor Ort verknüpft.
• Schulung: Kurse mit Plätzen, Daten und Gebühr; Teilnehmer im Verzeichnis; Räume für den Seminarraum. Kanban Geplant → Offen → Laufend → Abgeschlossen.
• Tierarzt / Pension: Tiere mit Name, Art, Chip, nächster Impfung im Kalender; Halter im Verzeichnis.
• Ihr eigener Prozess, von Grund auf: z. B. Softwarelizenzen (Code, Anbieter, Ablauf, Betrag). Keine Vorlage deckt das ab: leer starten und nur die Felder anlegen, die Sie nutzen.

Wo zu finden und wer Zugriff hat

Organisationsmenü (Gebäude-Icon) → Anwendungen.

Nur Eigentümer erstellen die App, schalten Schalter ein oder aus, öffnen die Einstellungen und löschen die Anwendung.

Erforderlicher Plan — zum Erstellen und Nutzen benutzerdefinierter Anwendungen brauchen Sie mindestens den Plan Small. Mit dem Plan Free ist die Schaltfläche zum Erstellen nicht verfügbar.

Ist die App ein, sehen Mitglieder sie im Menü, öffnen Liste/Kanban/Kalender und arbeiten die Datensätze. Wie bei einer Aufgabe: Sie können einen Datensatz einschränken (Datenschutz) und die Liste nach Owner oder Team filtern.

Nach der Erstellung öffnet Mokapen sofort die Einstellungen dieser App. Zurück kommen Sie über den Namen auf der Karte Benutzerdefinierte Anwendungen oder über das Seitenmenü Organisation (Eintrag mit Icon und Titel).

Der Plan gilt pro Organisation: zwei Orgs desselben Kontos können unterschiedliche Anwendungen haben.

Eine Anwendung erstellen

1. Organisation → Anwendungen → Benutzerdefinierte Anwendung erstellen.
2. Wählen Sie Aus Vorlage erstellen (fertiges Kit) oder Von Grund auf erstellen.
3. Ausfüllen:
   • Name im Plural — Menübezeichnung, z. B. Fahrzeuge.
   • Name im Singular — erscheint in «Neues Fahrzeug» und in Bestätigungen.
   • Kurzbeschreibung — Text neben dem Namen auf der Seite Anwendungen.
   • Icon.
4. Bestätigen: Mokapen erstellt die App und bringt Sie zu den Einstellungen.

Mit einer Vorlage kommen Name, Singular und Icon vorausgefüllt: Sie können sie vor dem Speichern ändern und später über die Karte Info.

Der URL-Slug (z. B. fahrzeuge) entsteht beim Erstellen aus dem Pluralnamen. Wenn Sie die App später umbenennen, ändert sich der Slug nicht: das sollten Sie im Blick behalten, wenn Sie Links bereits geteilt haben.

Vorlagen

Vorlagen sind ein Startpunkt: Felder, Ansichten und Pipeline bereits eingerichtet. Danach können Sie alles hinzufügen, entfernen und umbenennen. Die Galerie hat zwei Gruppen, eine Kartenvorschau und die enthaltenen Ansichten.

Assets & Inventar

Fahrzeuge — Flotte, Vermietung, Werkstatt.

• Felder: Kennzeichen (erforderlich), Marke, Modell, Jahr, VIN, Kilometerstand, Kraftstoffart (Benzin, Diesel, Elektro, Hybrid, LPG), Versicherungsablauf.
• Verknüpfungen: Kontakt und Unternehmen.
• Kalender: Versicherungsablauf.
• Pipeline: Verfügbar → In Gebrauch → Wartung → Ausgemustert.

Immobilien — Wohnungen, Zimmer, Einheiten.

• Felder: Adresse (erforderlich), Stadt, Postleitzahl, Etage, Fläche (m²), Zimmer, verfügbar ab, Miete.
• Verknüpfungen: Kontakt und Unternehmen.
• Kalender: «Verfügbar ab».
• Pipeline: Verfügbar → Reserviert → Belegt → Nicht verfügbar.

Ausrüstung — Werkzeuge und Geräte.

• Felder: Code, Marke, Modell, Seriennummer, Standort, Kaufdatum, Garantieablauf, Zustand (neu, gut, mittel, schlecht).
• Verknüpfungen: Kontakt.
• Kalender: Garantieablauf.
• Pipeline: Verfügbar → Zugewiesen → Wartung → Ausgemustert.

Tiere — Haustiere und Pension.

• Felder: Art (erforderlich: Hund, Katze, Vogel, Kaninchen, andere), Rasse, Geschlecht, Geburtsdatum, Mikrochip, nächste Impfung, Fell.
• Verknüpfungen: Kontakt des Halters.
• Titel in der Vorschau: Name.
• Kalender: Impfung.
• Pipeline: Aktiv → Pension → Behandlung → Archiviert.

Betrieb

Verträge — Mietverträge, Dienstleistungen, Abonnements.

• Felder: Code, Typ (Miete, Dienstleistung, Abonnement, andere), Start-/Enddatum, Betrag, Verlängerungsdatum.
• Verknüpfungen: Kontakt und Unternehmen.
• Kalender: Vertragszeitraum.
• Pipeline: Entwurf → Aktiv → Läuft ab → Geschlossen.

Fälle — Akten und Dossiers.

• Felder: Code, Typ (administrativ, rechtlich, Beratung, andere), eröffnet am, Fälligkeit, Priorität.
• Verknüpfungen: Kontakt, Unternehmen und Stakeholder.
• Kalender: von Eröffnung bis Fälligkeit.
• Pipeline: Eingang → In Bearbeitung → Wartend → Geschlossen.

Einsätze — Außendienst.

• Felder: Code, Standortadresse, Stadt, geplanter Start/Ende, Priorität.
• Verknüpfungen: Kontakt, Unternehmen und Stakeholder.
• Kalender: Arbeitsfenster.
• Pipeline: Geplant → In Bearbeitung → Warten auf Teile → Abgeschlossen.

Kurse — Schulungsdurchgänge.

• Felder: Code, Ort, Stadt, Plätze, Daten, Gebühr.
• Verknüpfungen: Kontakt und Stakeholder.
• Kalender: Kursdaten.
• Pipeline: Geplant → Offen → Laufend → Abgeschlossen.

Räume — Räume und Arbeitsplätze.

• Felder: Code, Adresse (erforderlich), Stadt, Postleitzahl, Telefon, Gebäude, Etage, Kapazität, Ausstattung.
• Kalender: im Kit gibt es keine Daten. Wenn Sie eines brauchen, fügen Sie ein Datumsfeld hinzu und ordnen Sie es in Einstellungen → Kalender zu.
• Pipeline: Verfügbar → Reserviert → Belegt → Nicht verfügbar.

Von Grund auf erstellen

Es startet nur mit der Ansicht Liste und den Basisfeldern: Titel, Typ, Untertyp, Beschreibung, Owner, Stakeholder. Kanban und Kalender bleiben aus, bis Sie sie einschalten.

Typischer Weg:

1. App erstellen.
2. Die Felder des Prozesses hinzufügen.
3. Die Karte anordnen.
4. Die Listenspalten wählen.
5. Kanban einschalten und Pipeline und Status anlegen.
6. Wenn Sie Daten haben, den Kalender zuordnen.

Ohne Pipeline hat das Kanban-Board keine Spalten. Ohne Datumsfeld bleibt der Kalender leer.

Einstellungen der Anwendung

Auf der Seite Einstellungen konfigurieren Sie die App wie bei Aufgaben oder Deals:

• Info: Name, Singular, Beschreibung, Icon.
• Felder: Feldlager. Siehe den Leitfaden Felder. Bei manchen Feldern zeigt Mokapen das Medaillen-Icon, wenn der Plan nicht ausreicht.
• Karte: welche Felder im Tab Daten erscheinen und in welcher Reihenfolge. Siehe das Kartenlayout.
• Liste und Spalten: Listenspalten. Siehe Liste & Spalten.
• Kanban-Karte (Plan Medium): welche Felder Sie auf der Board-Karte sehen. Erscheint, wenn Kanban ein ist.
• Kanban: Pipeline und Status.
• Kalender: welches Datumsfeld der Start ist (und, falls nötig, das Ende).
• Tabs: welche Tabs auf dem Datensatz erscheinen und in welcher Reihenfolge.

Unten liegt der rote Bereich Löschen: er entfernt die gesamte Anwendung. Siehe Die Anwendung löschen.

Ansichten: Liste, Kanban, Kalender

Im Block Seiten wählen Sie, was in der App-Leiste erscheint. Das Hauptmenü öffnet die erste Ansicht, die ein ist, in der Reihenfolge, die Sie festlegen (Ziehgriff).

• Liste — immer ein. Wenn Sie die anderen ausschalten, ist das die Ansicht, die Sie nutzen.
• Kanban — Board nach Status. Klick auf den Chip zum Ein- oder Ausschalten.
• Kalender — Datensätze auf den Daten, die Sie zugeordnet haben.

Wenn Sie Kanban oder Kalender einschalten, erscheinen die Konfigurationskarten. Eine Ansicht auszuschalten blendet sie aus dem Menü aus; die Daten bleiben. Vorlagen starten in der Regel mit allen dreien; von Grund auf startet nur die Liste.

Kanban und Pipeline

Dieselbe Logik wie bei Deals und Tickets: eine oder mehrere Pipelines, jede mit Status als Spalten. Über die Kanban-Karte benennen, ordnen, fügen Sie Status und Pipelines hinzu oder entfernen sie. Vorlagen legen bereits eine Pipeline mit den Kit-Status an.

Auf dem Board verschieben Sie Datensätze von einer Spalte in die andere, um den Status zu ändern. Welche Felder Sie auf der Karte sehen, legen Sie unter Kanban-Karte fest (Plan Medium).

Wenn das Board leer ist: Kanban unter Seiten einschalten und mindestens eine Pipeline mit zwei oder drei Status anlegen.

Kalender

Unter Einstellungen → Kalender setzen Sie das Feld Startdatum und, wenn das Ereignis eine Dauer hat, das Enddatum. Wenn Sie noch kein Datumsfeld haben, legen Sie es zuerst unter Felder an. Vorlagen mit einem einzelnen Datum (Versicherung, Impfung, Garantie) nutzen dasselbe Feld als Start und Ende.

Es ist der Kalender dieser App (Flottenabläufe, Verlängerungen, Einsätze), nicht der globale Kalender von Aufgaben und Terminen.

Tabs des Datensatzes

Standardmäßig hat der Datensatz:

• Daten: die Felder, die Sie ins Layout gelegt haben.
• Checkliste: wiederholbare Schritte auf dem Datensatz.
• Verbindungen: Verzeichnis, native Apps und andere benutzerdefinierte Anwendungen.
• Timeline (Dropdown): Verlauf des Datensatzes.

Unter Einstellungen → Tabs ordnen oder blenden Sie Tabs aus. Für die operative Arbeit nutzen Sie die Checkliste oder verknüpfen eine Aufgabe.

Datensätze nutzen

Über das Hauptmenü öffnen Sie die App (z. B. Fahrzeuge). Oben haben Sie Liste, Kanban und Kalender (die eingeschalteten), den Filter nach Owner oder Team, Filter (Premium) und die Schaltfläche + gefolgt vom Singularnamen (z. B. + Fahrzeug).

Einen Datensatz erstellen

1. Klicken Sie auf + Fahrzeug (oder den Singular Ihrer App).
2. Geben Sie einen klaren Titel ein — z. B. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Füllen Sie die Felder (Kennzeichen, Marke, Ablauf…) und verknüpfen Sie den Kunden im Verzeichnis.
4. Speichern: Der Datensatz erscheint in der Liste und, wenn Sie Kanban haben, in der ersten Spalte. Wenn Sie ein Datum zugeordnet haben, erscheint er auch im Kalender.

Datensatz

Klick auf den Titel öffnet den seitlichen Datensatz; mit Plan Small können Sie auf Vollseite erweitern (dasselbe Layout, mehr Platz).

Aktionsleiste:

• Datenschutz, Labels, Farbe, Link kopieren.
• Vollseite (Plan Small).
• + Erstellen und verbinden: Aufgabe, Termin, Deal… mit diesem Datensatz verknüpft.

Menü Optionen (drei Punkte):

• Klonen: dupliziert den Datensatz.
• Archivieren / Wiederherstellen (Plan Medium): nimmt ihn aus dem aktiven Fluss, ohne ihn zu löschen — ein ausgemustertes Fahrzeug, ein geschlossener Vertrag.
• Karte / Tabs bearbeiten (Admin): Feld- und Tab-Layout.
• Löschen: Organisations-Papierkorb; über das Banner stellen Sie wieder her oder löschen endgültig.

Im Tab Daten bearbeiten Sie Felder inline (Stift-Icon), wie bei Deals und Tickets.

Verbindungen

Datensätze liegen im Graph der Verbindungen, wie der Rest von Mokapen.

Auf dem App-Datensatz verknüpfen Sie Kontakte und Unternehmen (in Vorlagen liegen sie bereits im Tab Daten). Auf den Datensätzen von Aufgabe, Deal und Kontakt erscheint ein Abschnitt für jede aktive benutzerdefinierte Anwendung: vom Kontakt aus öffnen Sie das gemietete Fahrzeug, vom Vertrag die Immobilie. Zwischen Ihren Apps: Einsatz → Fahrzeug, Fall → Vertrag.

Kontakt und Unternehmen in Vorlagen sind Verbindungen, keine Extrafelder. Sie verwalten sie über das Kartenlayout und den Tab Verbindungen.

Ein- und ausschalten

Unter Organisation → Anwendungen hat jede Ihrer Apps denselben Schalter wie die anderen. Der Master Alle Anwendungen aktivieren schließt sie ein.

• Ein (Standard): Menüeintrag, nutzbare Datensätze, sichtbare Verbindungen.
• Aus: verschwindet aus dem Menü aller. Daten und Einstellungen bleiben. Wieder einschalten, und alles erscheint erneut.

Bestätigen Sie mit Speichern unten auf der Seite, sonst bleiben die Schalter nicht.

Die Anwendung löschen

Löschen ist nicht ausschalten. Unter Einstellungen → Löschen müssen Sie LÖSCHEN tippen. Der Vorgang ist unumkehrbar: alle Datensätze, Felder, Ansichten, Pipelines, Dateien und Verknüpfungen dieser App sind weg.

Kontakte, Unternehmen und Aufgaben bleiben: nur der Bezug zu diesem Fahrzeug oder Vertrag verschwindet. Wenn Sie unsicher sind, schalten Sie den Schalter aus und warten Sie.

Häufige Probleme

Ich sehe die Schaltfläche Erstellen nicht — Sie müssen Eigentümer sein, auf Plan Small (oder höher), auf der Seite Organisation → Anwendungen.

Die App erscheint nicht im Menü — Schalter aus (und Speichern nicht gedrückt), oder die App wurde gelöscht. Mitglieder erstellen sie nicht: sie nutzen sie, wenn der Eigentümer sie eingeschaltet hat.

Leeres Kanban — Ansicht aus, oder keine Pipeline. Kanban einschalten und Status anlegen (Vorlagen tun das für Sie).

Leerer Kalender — es fehlt ein Datumsfeld oder die Zuordnung unter Einstellungen → Kalender. Bei Räumen hat das Kit keine Daten: fügen Sie sie selbst hinzu.

Ich finde keine Kontakte auf dem Datensatz — Verbindung nicht im Kartenlayout platziert, oder Tab Verbindungen ausgeblendet. In Vorlagen liegen Kontakt und Unternehmen bereits im Tab Daten.

Ich habe die App ausgeschaltet und dachte, ich hätte sie gelöscht — die Daten sind da. Anwendungen wieder öffnen, einschalten, Speichern. Zum Löschen brauchen Sie Löschen + Bestätigung LÖSCHEN.

Häufige Fragen

F: Wie viele benutzerdefinierte Anwendungen kann ich erstellen?

A: Es gibt keine Obergrenze auf der Seite. Legen Sie eine pro Domänenobjekt an (Fahrzeuge, Verträge…), nicht eine pro Nuance. Zu viele Einträge überladen das Menü: schalten Sie die aus, die Sie nicht nutzen.

F: Kann ich eine Vorlage nutzen und sie danach ändern?

A: Ja. Felder, Status, Ansichten, Namen und Icon lassen sich alle bearbeiten. Die Vorlage erspart nur den Start mit einer leeren Karte.

F: Soll ich Fahrzeuge anlegen, wenn ich bereits Produkte im Katalog habe?

A: Produkte sind Katalog, Angebote und Aufträge. Ein Flottenfahrzeug (Kennzeichen, Kilometerstand, Versicherung, «in der Werkstatt») ist ein anderes Objekt: dafür ist die Anwendung Fahrzeuge da.

F: Reichen Tickets nicht für Fälle?

A: Das Ticket ist die Anfrage und die Konversation. Der Fall ist die Akte (Code, Fälligkeiten, Dossier-Priorität). Oft leben sie zusammen: das Ticket verknüpft sich mit dem Fall.

F: Wer kann die Datensätze sehen?

A: Mitglieder der Organisation, wenn die App ein ist. Wie bei einer Aufgabe: Sie können den einzelnen Datensatz einschränken (Datenschutz) und die Liste nach Owner oder Team filtern. Die App auszuschalten blendet sie für alle aus, ohne die Daten zu löschen.

F: Findet die Suche oben meine Datensätze?

A: Ja, nach Datensatztitel (Kennzeichen, Immobilienname, Fallcode), wie bei Aufgaben und Kontakten. Neben dem Ergebnis sehen Sie den App-Namen (z. B. Fahrzeuge).

F: Kann ich ein Excel mit Fahrzeugen importieren?

A: Der Organisationsimport listet diese Typen nicht. Legen Sie die Datensätze in der App an, oder nutzen Sie die API bei großen Mengen.

F: Kann ich «wenn die Versicherung abläuft…» automatisieren?

A: Es gibt keinen eigenen Trigger. Nutzen Sie den App-Kalender und die nach Daten gefilterte Liste. Wenn der nächste Schritt eine Aufgabe oder ein Deal ist, starten die Automatisierungen von dort.

F: Löscht das Löschen der Anwendung auch die verknüpften Kontakte?

A: Nein. Die App-Datensätze und die Verknüpfungen gehen. Kontakte, Unternehmen und Aufgaben bleiben.