Lernen sie mokapen

Microsoft Outlook Calendar

Diese Integration verbindet das Modul Termine von Mokapen mit Ihrem Microsoft Outlook Calendar. Besprechungen und Termine können zwischen den beiden Systemen gemäß den von Ihnen festgelegten Regeln wechseln — ohne manuelle Exporte oder doppelte Eingabe.

Es synchronisiert keine Aufgaben: auf der Seite ist die Aufgabenoption deaktiviert (demnächst verfügbar). Es gilt nur für Termine mit Datum und Uhrzeit.

Allgemeine Integrationsübersicht: Integrationen.

Voraussetzungen

• Mokapen-Tarif mit Kalenderintegration (Premium-Abzeichen-Symbol beim Menüpunkt Termine). Ohne passenden Tarif öffnet die Verbindungsschaltfläche die Upgrade-Seite.
• Microsoft-Konto mit aktivem Outlook-Kalender.
• Berechtigung, Mokapen die Verwaltung von Kalender und Ereignissen bei Microsoft zu erlauben.

Outlook Calendar verbinden

1. Benutzermenü → Integrationen → Registerkarte Microsoft Outlook Calendar.
2. Klicken Sie auf Microsoft Outlook Calendar synchronisieren (oder gleichwertig).
3. Bei Microsoft: Wählen Sie das Konto (es kann abweichend von der E-Mail sein, mit der Sie sich bei Mokapen anmelden).
4. Lesen Sie die angeforderten Berechtigungen (Kalender und Ereignisse) und bestätigen Sie den Zugriff.
5. Sie kehren zu Mokapen zurück: Verbundenes Konto: erscheint mit der autorisierten Microsoft-E-Mail.

Wenn Sie die Berechtigungen nicht akzeptieren, wird die Verbindung nicht abgeschlossen und kein Termin wird synchronisiert. Automatisierungen, die vom Kalender abhängen, können Outlook-Ereignisse nicht nutzen.

Bei der Meldung «Verbindung abgelaufen» klicken Sie auf Trennen und verbinden Sie erneut.

Was Mokapen von Microsoft anfordert

Neben Name und E-Mail des Profils fordert Mokapen Zugriff auf den Kalender und die Ereignisse an: bestehende Besprechungen lesen, neue aus Mokapen erstellen, aktualisieren und löschen, wenn Sie einen verknüpften Termin ändern oder stornieren. Ohne diese Berechtigungen startet die Synchronisation nicht.

Microsoft-E-Mail unterscheidet sich von Mokapen-E-Mail

Das ist erlaubt und häufig: Sie arbeiten in Mokapen mit einem Login und synchronisieren den Kalender team@firma.de oder ein persönliches Outlook-Konto. Auf der Integrationsseite ist die E-Mail unter Verbundenes Konto die für die Sync maßgebliche, nicht die des Mokapen-Logins.

Gleiche Adresse (Mokapen = Microsoft): Export/Import behält Organisator und Teilnehmer bei; unbekannte E-Mails beim Import können Kontakte (nur E-Mail) im Adressbuch anlegen.

Unterschiedliche Adressen:

• Bei Outlook muss das verbundene Konto Organisator oder Teilnehmer des Ereignisses sein, sonst akzeptiert Outlook keine Schreiboperation.
• Beim Export: Wenn der Mokapen-Organisator auf diesem Kalender nicht existiert, wird das Ereignis mit dem verbundenen Microsoft-Konto als Organisator erstellt.
• Beim Import: Wenn Ihr Mokapen-Benutzer am Ereignis teilnimmt, gelangt der Termin in Mokapen; wenn nicht, kann das Ereignis importiert bleiben, aber für Sie nicht sichtbar sein; Ereignisse ohne nützliche Teilnehmer können ignoriert werden.

Tipp: Fügen Sie sich als Teilnehmer zu Terminen hinzu, die in beiden Systemen erscheinen sollen, oder verwenden Sie nach Möglichkeit dieselbe E-Mail-Adresse.

Einstellungen zum Konfigurieren

Sync-Richtung

Drei Modi (Pfeile auf der Seite):

• Nur nach Mokapen — Outlook speist das CRM; Änderungen in Mokapen gehen nicht zurück zu Outlook.
• Nur nach Outlook — Mokapen sendet Termine an den Kalender.
• Beide — Aktualisierungen in einem System spiegeln sich im anderen wider.

Kalender

• Hauptkalender — wählen Sie, welchen Outlook-Kalender als Hauptkalender verwenden (vom verbundenen Konto geladen).
• Weitere Kalender — wählen Sie sekundäre Kalender (Kunden, Team…). Geburtstage und Feiertage werden automatisch ausgeschlossen.

Weitere Steuerungen

• Termine synchronisieren — muss aktiviert bleiben.
• Startdatum — ab welchem Tag vergangene Ereignisse importiert werden; nach vorne etwa ein Jahr (auf der Seite gibt es kein festes Limit von 15 Tagen zurück wie bei Google Calendar).
• Microsoft Teams (wenn der Tarif es erlaubt) — fügt exportierten Terminen einen Videokonferenz-Link hinzu.

Klicken Sie auf Speichern, um zu speichern, Synchronisieren, um die Abgleichung auszuführen.

Was bei der Synchronisation passiert

• Neuer Termin in Mokapen → Ereignis auf Outlook (wenn Export aktiv).
• Änderung oder Löschung in Mokapen → Aktualisierung oder Entfernung des verknüpften Outlook-Ereignisses.
• Neues Ereignis auf Outlook → Termin in Mokapen (wenn Import aktiv und im Datumsbereich).
• Änderung auf Outlook → Mokapen aktualisiert den verknüpften Termin (automatische Benachrichtigungen von Microsoft, wenn möglich).

Häufige Probleme

• Fehlende Ereignisse — prüfen Sie Startdatum, ausgewählte Kalender, Sync-Richtung, E-Mail-Teilnahme bei unterschiedlichen Konten.
• Doppelte Ereignisse — zwei Verbindungen oder dasselbe Ereignis importiert und manuell neu erstellt; zusammenführen und einen einzigen offiziellen Kalender verwenden.
• Langsame Sync — normal beim ersten Durchlauf mit vielen Ereignissen.

Trennen

Klicken Sie auf Trennen, bestätigen Sie durch Eingabe des geforderten Wortes und fahren Sie fort. Mokapen beendet die Verbindung mit Outlook Calendar und entfernt Sync-Verweise zwischen Terminen und Ereignissen.

Was mit den Daten passiert:

• Termine in Mokapen — bleiben im CRM als normale Datensätze, sind aber nicht mehr synchronisiert mit Outlook (keine automatischen Updates in beide Richtungen).
• Ereignisse auf Outlook Calendar — werden von Mokapen nicht automatisch gelöscht.

Anders als bei Adressbuch oder Drive bietet das Trennungsfenster für Calendar keine Kontrollkästchen zum Massenlöschen bereits importierter Termine: praktisch behalten Sie sie in Mokapen, getrennt von der Sync. Wenn Sie das CRM bereinigen möchten, löschen oder bearbeiten Sie Termine nach dem Trennen manuell.

Terminverwaltung im CRM: Termine-Leitfaden.