Lernen sie mokapen

Sequenzen

Mit Sequenzen können Sie in Mokapen viele Menschen anschreiben, ohne wie Spam zu wirken: eine E-Mail-Serie über die Zeit für jede eingeschriebene Person, mit Pausen zwischen den Schritten und Regeln, die stoppen, sobald jemand antwortet, öffnet oder klickt. Das ist kein Workflow, der bei jedem CRM-Ereignis loslegt: Sie schreiben eine Zielgruppe ein (oder alle, die zum Filter passen), und Mokapen führt die Schritte in kontrolliertem Tempo aus.

Der Vorteil liegt genau hier: ein Filter, ein E-Mail-Ablauf, ein Absender-Pool, der Postfächer rotiert und denselben From für jeden Kontakt behält. Kein Schwall von tausend Versänden beim Start, kein Kopieren von Hand in Gmail, keine Tabelle «wem habe ich schon geschrieben».

Sequenzen gehören zum Tarif Premium Large (eigenes Limit, getrennt von Workflows). Öffnen Sie sie über das Benutzermenü → Sequenzen: Liste, Editor, Einschreibungen und Protokoll.

Überblick

Eine Sequenz verbindet:

• Definition — Titel, Eigentümer, Teammitglieder, Aktiv/Inaktiv, Trigger Kontakt eingeschrieben mit Zielgruppenfilter, Start, Absender-Pool und Ausstiegsregeln.
• Schritte — derselbe Editor wie bei Workflows: typisch E-Mail senden und Verzögerung der Reihe nach. Die Sequenz-Engine führt nur diese beiden aus; den Rest überlassen Sie den Workflows.
• Einschreibungen — eine Zeile pro Kontakt: Status, aktueller Schritt, nächste Ausführung, Ausstiegsgrund.
• Aktivitätsprotokoll — eingeschrieben, E-Mail gesendet, wartet, ausgestiegen, Fehler. Bleibt, bis Sie die Sequenz löschen.

Wenn Sie die Sequenz aktivieren, schreibt Mokapen alle ein, die in dem Moment zum Filter passen, und nimmt weiter auf, wer später in den Filter kommt. Der Versand ist dosiert: Tagesfenster (ungefähr 9–18), Tageslimit pro Postfach, wenige Kontakte pro Minute beim Start.

Grundbegriffe

• Einschreibung — die Verbindung zwischen einem Kontakt und einer Sequenz. Nur eine pro Kontakt und Sequenz: nach Abschluss oder Ausstieg werden sie nicht automatisch erneut eingeschrieben.
• Status — In der Warteschlange, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Ausgestiegen (Abbrechen, Antwort/Öffnung/Klick/Bounce laut Regeln, oder Fehler).
• Zielgruppenfilter — Kontaktbedingungen am Trigger (dieselbe Oberfläche wie bei Automatisierungsfiltern).
• Absender-Pool (SMTP) — ein oder mehrere verbundene Postfächer. Mokapen rotiert die Versände und behält denselben From für einen Kontakt über alle Schritte. Bei leerem Pool setzen Sie From auf jedem Schritt E-Mail senden.
• Eigentümer — wer die Sequenz «besitzt» (Berechtigungen, Teammitglieder). Versände gehen von den Postfächern des Pools (oder vom From des Schritts, wenn der Pool leer ist), nicht von einer magischen Eigentümer-Adresse.
• Variablen — Felder des eingeschriebenen Kontakts (Name, E-Mail, eigene) in Betreff und Text, wie bei Automatisierungen.

Sequenzen vs Workflows

Nutzen Sie Workflows für reaktive CRM-Logik (Formular abgeschickt → Aufgabe, Deal gewonnen → E-Mail). Nutzen Sie Sequenzen für Nurturing, Onboarding und Outreach mit mehreren Touches und einem Versandlimit.

Rolle im CRM

• Lead-Nurturing — gefiltertes Segment (z. B. Label Newsletter) → 3 E-Mails in 2 Wochen. Kontakte bleiben im Adressbuch.
• Onboarding — neue Kunden im Filter → Willkommen, Tipp, Erinnerung, ohne sie von Hand hinterherzulaufen.
• Reaktivierung — letzte Aktivität liegt lange zurück → kurze Serie, dann menschliches Follow-up, wenn keine Antwort kommt.
• Outbound — Zielgruppe aus Leads finden oder einem Import: mehrere Postfächer im Pool, derselbe From pro Kontakt, Stopp bei Antwort.

Öffnungen, Klicks und Antworten auf Sequenz-E-Mails speisen die Ausstiegsregeln und bleiben im Postfach, wie das übrige Mokapen-Tracking.

Anwendungsfälle

Eine Sequenz ist ein E-Mail-Faden über die Zeit, auf derselben Zielgruppe. Sie ist kein Workflow „wenn X passiert, tu Y“: sie ist Nurture und Outbound, mit einem Postfach-Pool und einem Tageslimit.

• Outbound mit mehreren Touches — Sie haben eine Liste im Adressbuch (Rolle, Land, kein offener Deal) und wollen 4–5 E-Mails in zwei Wochen, keinen Blast. Zielgruppenfilter auf diese Kontakte, Pool mit zwei oder drei Vertriebs-Postfächern, damit Sie nicht einen einzigen From verbrennen, 40 Versände pro Tag pro Postfach in der ganzen Org (zwei Sequenzen auf demselben Posteingang teilen sich das Limit). Schritte: E-Mail 1 → 3 Tage warten → E-Mail 2 → … Austritt wenn der Kontakt antwortet, damit jemand, der schon „nein“ gesagt hat, nicht E-Mail 4 bekommt. Start mit 3 Kontakten pro Minute beim Start. Das ist nicht der Ort für „jeder neue Deal postet nach Slack“: das ist ein Workflow.
• Onboarding von Personen im Trial — Neue Trials landen von selbst im Filter (Label Trial oder Plan), solange die Sequenz Aktiv ist: der periodische Sync schreibt sie ein, Sie fügen sie nicht von Hand hinzu. Tag 0 Willkommen, Tag 2 drei Dinge zu tun, Tag 7 Upgrade. Ein Postfach „hello@“ im Pool reicht; derselbe From: derselbe Trial hört immer hello@, er rotiert nicht auf vertrieb@. Konvertiert ein Trial zu Paid, zieht die Austrittsregel (Label / Plan geändert) ihn raus, bevor das Angebot von Tag 7 kommt.
• Follow-up nach einer Demo, eine Person nach der anderen — Nicht alle, die den Call hatten, sollen in einen globalen Filter: manche sind schon in einem Deal, manche nicht. Eine kurze Sequenz (Danke + Recap + „nächster Schritt“), manuelle Einschreibung des Kontakts nach dem Call, ohne die Zielgruppe zu erweitern. Der Filter kann eng oder leer bleiben: Sie nutzen die Sequenz als persönliche Cadence, nicht als Markt-Motor.
• Wenig Versände, Reputation schützen — Gmail und klassische Provider mögen 500 kalte E-Mails ab Tag eins nicht. Limit 40/Tag pro Postfach (das ist der Standard; das konfigurierbare Maximum ist 500, aber 40 ist der vorsichtige Wert), Tagesfenster ~9–18, 3 pro Minute beim Start. Geht ein Postfach wegen eines Bounce in Pause, nehmen Sie es aus dem Pool und setzen es zurück, wenn Sie wissen warum (tote Adresse, Provider-Sperre). Das Limit „weil der Vertrieb es eilig hat“ hochzusetzen, ist der schnellste Weg, hello@ im Spam landen zu lassen.

Zugriff und Berechtigungen

Tarif — Premium Large; Sequenzen haben ein eigenes Limit, getrennt von Workflows.

Wer anlegt — wie bei Workflows: nur der Organisationsinhaber startet eine neue Sequenz; Eigentümer/Teammitglieder und Admins bearbeiten bestehende (Leitfaden Rollen).

Wer sendet — Sie brauchen verbundene SMTP-Konten (Ihre, mit Ihnen geteilte oder organisationsweite) unter Integrationen. Legen Sie sie in den Pool, oder — wenn der Pool leer ist — wählen Sie From auf jedem Schritt E-Mail senden. Ist das Postfach nicht verbunden, schlägt der Schritt fehl.

Listenansicht

Unter Sequenzen → Meine Sequenzen: Titel, Eigentümer, Teammitglieder, Aktiv/Inaktiv, letzte Änderung. Massenaktionen wie bei Workflows. Eine Zeile öffnen für Karte und Editor.

Zielgruppe und Trigger

Jede Sequenz nutzt den Trigger Kontakt eingeschrieben. Die Einschreibung steuert der Zielgruppenfilter (Bedingungsraster wie bei «Kontakt erstellt»).

Wann Kontakte eingeschrieben werden

• Bei der Aktivierung — jeder Filter-Treffer (übersprungen, wenn schon eingeschrieben).
• Solange die Sequenz Aktiv ist — etwa alle 15 Minuten gleicht Mokapen den Filter erneut ab und schreibt neue Treffer ein.
• Manuelle Einschreibung — von der Sequenzkarte, ein Kontakt oder ein erneuter Lauf der Zielgruppe.

Wer bereits abgeschlossen oder ausgestiegen ist, wird nicht automatisch erneut eingeschrieben.

Start und Tempo

In der Trigger-Konfiguration (dasselbe Panel wie der Filter):

• Wann starten — sofort bei der Aktivierung, oder Datum/Uhrzeit mit Zeitzone. Die Engine wartet bis dahin.
• Kontakte pro Minute beim Start — Standard 3 (max. 20). Ein Sicherheitswert für SMTP: 3 pro Minute ist die Empfehlung auf dem Bildschirm.

Darüber hinaus versendet Mokapen im Tagesfenster (ungefähr 9–18) und hält die Limits des Absender-Pools ein. Verzögerungen zwischen Schritten überfluten die Warteschlange nicht: die Einschreibung läuft weiter, wenn sie fällig ist, im nächsten Zyklus.

Absender-Pool (SMTP)

Das ist der Unterschied zu «eine Sequenz = das Postfach des Eigentümers». Im Trigger finden Sie Absender-Pool (SMTP): wählen Sie ein oder mehrere verbundene Postfächer (Ihre, mit Ihnen geteilte oder organisationsweite).

Was Mokapen tut:

• Rotiert — der nächste Versand geht an das Pool-Postfach, das heute am wenigsten gesendet hat, unter dem Tageslimit.
• Derselbe From pro Kontakt — sobald ein Postfach einer Person zugeordnet ist, gehen alle späteren Schritte von dort. Der Kontakt sieht immer denselben Absender, nicht drei zufällige Adressen.
• Leerer Pool — keine Rotation: Sie setzen From auf jedem Schritt E-Mail senden, wie bei einem Workflow.

Tägliches Versandlimit pro Postfach — Standard 40, max. 500. Es gilt gemeinsam für alle Sequenzen der Organisation: nutzen zwei Sequenzen dasselbe Postfach, gelten die 40 (oder der von Ihnen gesetzte Wert) für beide. Gmail erlaubt oft 100–500 Versände pro Tag: 40 ist der vorsichtige Standard auf dem Bildschirm.

Pausierte Postfächer — wenn ein Versand in dieser Sequenz einen Bounce auslöst, wird dieses Postfach in dieser Sequenz pausiert. Die anderen Absender im Pool laufen weiter. Zum Fortsetzen: Adresse aus dem Pool nehmen, speichern, dann wieder hinzufügen.

Auf der Sequenzkarte sehen Sie den Pool, das Limit pro Postfach und (falls vorhanden) pausierte Postfächer. Am Schritt E-Mail senden wählen Sie From nicht mehr von Hand, wenn der Pool gesetzt ist: der Pool weist ihn zu.

Ablauf-Editor

Derselbe Editor wie bei den Workflow-Automatisierungen. Typischer linearer Pfad:

1. E-Mail senden — From aus dem Pool (oder am Schritt gewählt), an die Kontakt-E-Mail, Betreff/Text mit Variablen.
2. Verzögerung — Warten vor dem nächsten Schritt.
3. Wiederholen.

Vermeiden Sie Verzweigungen, Schleifen und CRM-Aktionen, es sei denn, Sie akzeptieren, dass die Sequenz-Engine sie nicht ausführt.

Schritte und Aktionen

E-Mail senden — Empfänger = eingeschriebener Kontakt; Tracking an. Variablen von Kontakt eingeschrieben. Ist ein Pool gesetzt, sagt Mokapen Ihnen, dass From vom Pool zugewiesen wird (dasselbe Postfach für diesen Kontakt in jedem Schritt).

Verzögerung — pausiert die Einschreibung, bis sie fällig ist; dann der nächste Schritt im nächsten Zyklus.

Andere Aktionen im Editor werden von der Sequenz-Engine nicht ausgeführt — nutzen Sie einen Workflow, wenn Sie Aufgaben, Deals oder Feldupdates brauchen.

So arbeitet die Engine

Etwa alle 15 Minuten macht Mokapen:

1. Für jede aktive Sequenz — Zielgruppe erneut abgleichen und neue Treffer einschreiben.
2. Wenn das Tagesfenster offen ist und Postfächer unter dem Limit frei sind — fällige Einschreibungen nehmen (In Bearbeitung zuerst, dann In der Warteschlange der Reihe nach).
3. Den Schritt ausführen (senden oder verzögern), die Einschreibung aktualisieren, das Protokoll schreiben. Mit Pool: den festen From wählen oder bestätigen und den Versand auf diesem Postfach zählen (organisationsweit).

Haben alle Postfächer im Pool das heutige Limit erreicht oder sind pausiert, warten die Versände bis zum nächsten Tag. Die Automatisierungs-Warteschlange muss in der Umgebung laufen (wie bei Workflows).

Ausstiegsregeln

In den Sequenzparametern (Standard: Ausstieg bei Antwort, nicht bei Öffnung/Klick, es sei denn, Sie schalten sie ein):

• Antwort — Antwort auf eine Sequenz-E-Mail → Ausgestiegen.
• Öffnung (optional) — Schätzung über ein Tracking-Pixel.
• Klick (optional) — Klick auf einen Link.
• Bounce — Sendefehler → der Kontakt steigt aus und das verwendete Postfach wird in dieser Sequenz pausiert.
• Manuell — Abbrechen auf der Karte.

E-Mail-Tracking

Wie bei Automatisierungen: Öffnungen und Klicks für Ausstiegsregeln und das Postfach. Antworten laufen über den normalen Antwortfluss. Nutzen Sie ein klares CTA, wenn Sie bei Klick aussteigen.

Einschreibungen und Protokolle

Der Sequenzstatus nutzt nicht die Workflow-Protokolle (die nach 28 Tagen gelöscht werden).

• Sequenzkarte — letzte Einschreibungen: Kontakt, Datum, Status, Abbrechen wenn noch in der Warteschlange oder in Bearbeitung. Pool, Limit pro Postfach, pausierte Postfächer.
• Protokoll anzeigen — alle Einschreibungen + Aktivitätsprotokoll (eingeschrieben, gesendet, wartet, ausgestiegen, Fehler).

Die Daten bleiben, bis die Sequenz gelöscht wird.

Häufige Probleme

• Keine Einschreibungen — Sequenz aktiv? Trifft der Filter jemanden? Archivierte Kontakte?
• Hängt in der Warteschlange — Start in der Zukunft? Außerhalb des Fensters 9–18? Limit pro Postfach erreicht (über alle Sequenzen der Organisation)? Alle Postfächer pausiert? Automatisierungs-Warteschlange aus?
• E-Mail geht nicht raus — leerer Pool und kein From am Schritt; Postfach nicht verbunden; leerer Empfänger; kaputte Variablen. Meldung im Aktivitätsprotokoll.
• Gleicher Kontakt, verschiedene Absender — nur wenn Sie das feste Postfach aus dem Pool genommen haben (oder es pausiert ist) und Mokapen es nicht mehr nutzen kann: dann wartet der Versand, es wird kein zufälliger anderer From gewählt.
• Postfach nach Bounce pausiert — aus dem Pool nehmen und wieder hinzufügen, um fortzusetzen. Ein Kontakt, der wegen Bounce ausgestiegen ist, wird nicht von selbst erneut eingeschrieben.
• Zu früher Ausstieg — Regeln prüfen (Antwort / Öffnung / Klick) und das Tracking.
• Neue Kontakte kommen nicht dazu — Sync etwa alle 15 Minuten; sie müssen zum Filter passen; bereits eingeschrieben/abgeschlossen/ausgestiegen bleiben draußen.

Empfohlener Ablauf

• SMTP-Postfächer verbinden und in den Pool legen, bevor Sie die E-Mails schreiben.
• Zielgruppe und Ausstiegsregeln festlegen, bevor der Text kommt.
• Als Inaktiv aufbauen; mit manueller Einschreibung eines Testkontakts prüfen.
• Aktivieren; 48 Stunden Einschreibungen, Protokolle und pausierte Postfächer beobachten.
• Mit 40 Versänden/Tag pro Postfach und 3 pro Minute starten; nur erhöhen, wenn SMTP und Reputation mitmachen.
• Deaktivieren, bevor Sie Filter drastisch ändern.

Praktische Beispiele

1. Cold Outreach — 4 E-Mails in 14 Tagen

Im Adressbuch Prospects mit „Outbound“ labeln und alle raushalten, die schon einen offenen Deal haben (Sequenzfilter: Label + kein Deal). Zwei SMTP-Postfächer verbinden und in den Pool legen, bevor Sie eine Zeile Copy schreiben. Sequenz Inaktiv: E-Mail 1 → 3 Tage warten → E-Mail 2 → 4 Tage → E-Mail 3 → 5 Tage → E-Mail 4. Austritt bei Antwort. 40/Tag pro Postfach. Einen Testkontakt manuell einschreiben, alle vier E-Mails im Posteingang (und im Spam) lesen. Erst dann Aktiv. 48 Stunden Einschreibungen und Protokolle beobachten: geht ein Postfach in Pause, „reparieren“ Sie das nicht, indem Sie das Limit hochsetzen — rausnehmen, den Bounce verstehen, wieder rein.

2. Trial-Nurture, das sich selbst speist

Filter: Plan oder Label Trial. Pool: ein Postfach hello@. Willkommen sofort, dann 2 Tage (wie man das Produkt nutzt), 5 Tage (Upgrade-Angebot). Austritt wenn der Plan nicht mehr Trial ist. Aktivieren: neue Trials, die der Sync einschreibt (etwa alle 15 Minuten), kommen von selbst. Klonen Sie die Sequenz nicht jeden Montag für „die Trials dieser Woche“ — der Filter muss über die Zeit wahr bleiben.

3. Ein Kontakt, nach dem Call, ohne die Zielgruppe zu erweitern

Die Sequenz „Post-Demo“ kann einen sehr engen Filter haben oder keinen, der von selbst matcht. Nach dem Call öffnen Sie den Kontakt und schreiben ihn von Hand ein. Er bekommt das Recap und den „nächsten Schritt“; Leute, die Sie nicht eingeschrieben haben, bekommen diese E-Mails nicht. Nützlich, wenn der Vertrieb Fall für Fall entscheidet, nicht wenn Sie jedes „Demo erledigt“ automatisch reinwollen (das ist wieder ein Filter auf ein Label oder auf das Termindatum, wenn Sie es so nutzen).

FAQ

F: Kann derselbe Kontakt zweimal eingeschrieben werden?

A: Nein — eine Einschreibung pro Kontakt und Sequenz.

F: Verschwinden Sequenzprotokolle nach 28 Tagen?

A: Nein. Workflow-Protokolle werden nach 28 Tagen gelöscht; Einschreibungen und Aktivitätsprotokolle der Sequenz bleiben bis zur Löschung.

F: Werden neue Kontakte im Filter aufgenommen?

A: Ja, solange die Sequenz Aktiv ist, etwa alle 15 Minuten.

F: Von welcher Adresse gehen die E-Mails raus?

A: Von den Postfächern des Absender-Pools, rotiert und fest pro Kontakt. Ist der Pool leer, vom From, den Sie auf jedem Schritt E-Mail senden setzen.

F: Gilt das Limit 40/Tag pro Sequenz?

A: Nein: es gilt pro Postfach, für die ganze Organisation. Zwei Sequenzen auf demselben Postfach teilen sich das Limit.

F: Ein Postfach ist «pausiert»: was tun?

A: In dieser Sequenz gab es einen Bounce. Adresse aus dem Pool nehmen und wieder hinzufügen, um fortzusetzen. Prüfen Sie auch, warum es zum Bounce kam (tote Adresse, Sperre beim Anbieter…).

F: Wo sehe ich die Historie eines Kontakts?

A: Unter Protokoll anzeigen der Sequenz.