Mokapen Rehberi

Diziler

Diziler, Mokapen’in çok kişiye spam gibi görünmeden yazmanızı sağlayan yoludur: kaydedilen her kişi için zaman içinde bir e-posta serisi, adımlar arasında beklemeler ve yanıt, açılış veya tıklamada durma kuralları. Her CRM olayında tetiklenen bir workflow değildir: bir hedef kitleyi (veya filtreye uyan herkesi) kaydedersiniz ve Mokapen adımları kontrollü bir tempoda yürütür.

Kolaylık buradadır: bir filtre, bir e-posta akışı, kutuları döndüren ve her kişi için aynı From’u tutan bir gönderen havuzu. Başlangıçta bin gönderilik bir patlama yok, Gmail’e elle kopyalama yok, «kime yazmıştım» tablosu yok.

Diziler Premium Large planındadır (workflow’lardan ayrı bir limit). Kullanıcı menüsünden açın → Diziler: liste, düzenleyici, kayıtlar ve günlük.

Genel bakış

Bir dizi şunları birleştirir:

• Tanım — başlık, Sahip, İşbirlikçiler, Aktif/Aktif değil, hedef kitle filtresiyle tetikleyici Kişi kaydedildi, başlatma, gönderen havuzu ve çıkış kuralları.
• Adımlar — workflow’larla aynı düzenleyici: genelde sırayla E-posta gönder ve Gecikme. Dizi motoru yalnızca bu ikisini çalıştırır; gerisini workflow’lara bırakın.
• Kayıtlar — kişi başına bir satır: durum, geçerli adım, sonraki çalışma, çıkış nedeni.
• Etkinlik günlüğü — kaydedildi, e-posta gönderildi, bekliyor, çıktı, hatalar. Diziyi silene kadar tutulur.

Diziyi etkinleştirdiğinizde Mokapen o anda filtreye uyan herkesi kaydeder ve filtreye girenleri eklemeye devam eder. Gönderimler ritimlidir: gündüz penceresi (yaklaşık 9–18), kutu başına günlük tavan, başlangıçta dakikada birkaç kişi.

Temel kavramlar

• Kayıt — bir kişi ile bir dizi arasındaki bağ. Dizi başına kişi başına yalnızca bir tane: tamamlanma veya çıkıştan sonra otomatik olarak yeniden kaydedilmezler.
• Durum — Kuyrukta, Devam ediyor, Tamamlandı, Çıktı (iptal, kurallara göre yanıt/açılış/tıklama/bounce veya hata).
• Hedef kitle filtresi — tetikleyicideki kişi koşulları (otomasyon filtreleriyle aynı arayüz).
• Gönderen havuzu (SMTP) — bir veya daha fazla bağlı posta kutusu. Mokapen gönderimleri döndürür ve bir kişi için her adımda aynı From’u tutar. Havuz boşsa From’u her E-posta gönder adımında siz ayarlarsınız.
• Sahip — dizinin «sahibi» (izinler, işbirlikçiler). Gönderimler havuz kutularından (veya havuz boşsa adımın From’undan) gider, sahibin sihirli bir adresinden değil.
• Değişkenler — kaydedilen kişinin alanları (ad, e-posta, özel) konu ve gövdede, otomasyonlardaki gibi.

Diziler ve workflow’lar

Tepkisel CRM mantığı için workflow kullanın (form gönderildi → görev, fırsat kazanıldı → e-posta). Besleme, onboarding ve gönderim tavanlı çok dokunuşlu outreach için dizileri kullanın.

CRM’deki rolü

• Lead besleme — filtrelenmiş segment (ör. Newsletter etiketi) → 2 haftada 3 e-posta. Kişiler adres defterinde kalır.
• Onboarding — filtredeki yeni müşteriler → karşılama, ipucu, hatırlatma, elle kovalamadan.
• Yeniden etkinleştirme — son etkinlik eski → kısa bir seri, yanıt yoksa insan takibi.
• Outbound — Lead bul veya bir içe aktarmadan kitle: havuzda birkaç kutu, kişi başına aynı From, yanıtta dur.

Dizi e-postalarındaki açılışlar, tıklamalar ve yanıtlar çıkış kurallarını besler ve Mokapen takibinin geri kalanı gibi kutuda kalır.

Kullanım örnekleri

Dizi, aynı kitleye zaman içinde bir e-posta ipliğidir. «X olunca Y yap» workflow’u değildir: posta kutusu havuzu ve günlük tavanla nurture ve outbound’dur.

• Çok dokunuşlu outbound — Adres defterinde bir listeniz vardır (rol, ülke, açık fırsat yok) ve iki haftada blast değil 4–5 e-posta istersiniz. O kişilere kitle filtresi, tek From’u yakmamak için iki veya üç satış kutulu havuz, tüm kuruluşta kutu başına günde 40 gönderim (aynı gelen kutusundaki iki dizi tavanı paylaşır). Adımlar: e-posta 1 → 3 gün bekle → e-posta 2 → … Kişi yanıtlayınca çıkış, böylece «hayır» diyen e-posta 4’ü almaz. Başlangıçta dakikada 3 kişi. Burası «her yeni fırsat Slack’e gider» yeri değildir: o bir workflow’dur.
• Trial’daki kişilerin onboarding’i — Yeni trial’lar dizi Aktifken filtreye kendi düşer (Trial etiketi veya plan): periyodik senkron onları kaydeder, elle eklemezsiniz. 0. gün karşılama, 2. gün yapılacak üç şey, 7. gün yükseltme. Havuzda bir «hello@» kutusu yeter; yapışkan From: aynı trial her zaman hello@ duyar, sales@’a dönmez. Trial ücretliye dönerse çıkış kuralı (etiket / plan değişti) onu 7. gün teklifinden önce çıkarır.
• Demo sonrası takip, her seferinde bir kişi — Görüşmeye katılan herkes genel bir filtreye girmemelidir: bazıları zaten fırsatta, bazıları değil. Kısa dizi (teşekkür + özet + «sonraki adım»), görüşmeden sonra kişinin manuel kaydı, kitleyi genişletmeden. Filtre dar veya boş kalabilir: diziyi pazar motoru olarak değil, kişisel ritim olarak kullanıyorsunuz.
• Az gönderim, korunacak itibar — Gmail ve geleneksel sağlayıcılar birinci günden 500 soğuk e-postayı sevmez. Kutu başına 40/gün tavan (varsayılan budur; yapılandırılabilir azami 500’dür ama 40 temkinli değerdir), gündüz penceresi ~9–18, başlangıçta dakikada 3. Bir kutu bounce’ta duraklarsa havuzdan çıkarın ve nedenini bildiğinizde (ölü adres, sağlayıcı bloğu) geri koyun. Tavanı «satış acele ediyor diye» yükseltmek, hello@’u spam’e göndermenin en hızlı yoludur.

Erişim ve izinler

Plan — Premium Large; dizilerin workflow’lardan ayrı kendi limiti vardır.

Kim oluşturur — workflow’larla aynı: yalnızca Organizasyon Sahibi yeni bir dizi başlatır; Sahip/İşbirlikçiler ve yöneticiler mevcut olanları düzenler (Roller kılavuzu).

Kim gönderir — Entegrasyonlarda bağlı SMTP hesapları gerekir (sizin, sizinle paylaşılan veya organizasyon genelinde). Onları havuza koyun veya — havuz boşsa — her E-posta gönder adımında From’u seçin. Kutu bağlı değilse adım başarısız olur.

Liste sayfası

Diziler → Dizilerim altında: başlık, Sahip, İşbirlikçiler, Aktif/Aktif değil, son güncelleme. Workflow’lardaki gibi toplu işlemler. Kart ve düzenleyici için bir satır açın.

Hedef kitle ve tetikleyici

Her dizi Kişi kaydedildi tetikleyicisini kullanır. Kayıt, hedef kitle filtresi ile yürür («kişi oluşturuldu» gibi koşul ızgarası).

Kişiler ne zaman kaydedilir

• Etkinleştirmede — filtrenin her eşleşmesi (zaten kayıtlıysa atlanır).
• Dizi Aktifken — yaklaşık her 15 dakikada Mokapen filtreyi yeniden senkronlar ve yeni eşleşmeleri kaydeder.
• Manuel kayıt — dizi kartından, bir kişi veya kitleyi yeniden çalıştırma.

Zaten tamamlanmış veya çıkmış olanlar otomatik olarak yeniden kaydedilmez.

Başlatma ve tempo

Tetikleyici yapılandırmasında (filtreyle aynı panel):

• Ne zaman başlasın — etkinleştirmede hemen veya saat dilimli bir tarih/saat. Motor o ana kadar bekler.
• Başlangıçta dakikada kişi — varsayılan 3 (en fazla 20). SMTP için bir güvenlik değeri: dakikada 3, ekrandaki öneridir.

Bunun üstüne Mokapen gündüz penceresinde (yaklaşık 9–18) gönderir ve gönderen havuzu tavanlarına uyar. Adımlar arasındaki Gecikmeler kuyruğu doldurmaz: kayıt vadesi gelince, sonraki döngüde devam eder.

Gönderen havuzu (SMTP)

«Bir dizi = Sahibin kutusu»na göre değişen budur. Tetikleyicide Gönderen havuzu (SMTP) bulunur: bağlı bir veya daha fazla kutu seçin (sizin, sizinle paylaşılan veya organizasyon genelinde).

Mokapen ne yapar:

• Döndürür — sonraki gönderim, günlük tavanın altında bugün en az göndermiş havuz kutusuna gider.
• Kişi başına aynı From — bir kutu bir kişiye atanınca sonraki her adım oradan çıkar. Kişi her zaman aynı göndereni görür, üç rastgele adresi değil.
• Boş havuz — döndürücü yok: her E-posta gönder adımında From’u siz ayarlarsınız, bir workflow gibi.

Kutu başına günlük gönderim limiti — varsayılan 40, en fazla 500. Organizasyondaki tüm diziler arasında paylaşılır: iki dizi aynı kutuyu kullanırsa 40 (veya sizin verdiğiniz değer) ikisine de uygulanır. Gmail sıkça günde 100–500 gönderime izin verir: 40, ekrandaki temkinli varsayılandır.

Duraklatılmış kutular — bu dizideki bir gönderim bounce olursa, o kutu bu dizide duraklatılır. Havuzdaki diğer gönderenler devam eder. Devam etmek için: adresi havuzdan çıkarın, kaydedin, sonra yeniden ekleyin.

Dizi kartında havuzu, kutu başına limiti ve (varsa) duraklatılmış kutuları görürsünüz. E-posta gönder adımında havuz ayarlıysa From’u artık elle seçmezsiniz: havuz atar.

Akış düzenleyici

Workflow otomasyonlarıyla aynı düzenleyici. Tipik doğrusal yol:

1. E-posta gönder — From havuzdan (veya adımda seçilmiş), kişi e-postasına, değişkenli konu/gövde.
2. Gecikme — sonraki adımdan önce bekleme.
3. Tekrarla.

Dizi motorunun onları çalıştırmayacağını kabul etmiyorsanız dallardan, döngülerden ve CRM eylemlerinden kaçının.

Adımlar ve eylemler

E-posta gönder — alıcı = kaydedilen kişi; takip açık. Değişkenler Kişi kaydedildi’den. Havuz ayarlıysa Mokapen From’un havuz tarafından atandığını söyler (bu kişi için her adımda aynı kutu).

Gecikme — kaydı vadesine kadar duraklatır; sonra sonraki döngüde sonraki adım.

Düzenleyicideki diğer eylemler dizi motoru tarafından çalıştırılmaz — görev, fırsat veya alan güncellemesi gerekiyorsa bir workflow kullanın.

Motor nasıl çalışır

Yaklaşık her 15 dakikada Mokapen:

1. Her Aktif dizi için — kitleyi yeniden senkronlar ve yeni eşleşmeleri kaydeder.
2. Gündüz penceresindeyse ve tavanın altında kutu varsa — vadesi gelen kayıtları alır (önce Devam ediyor, sonra sırayla Kuyrukta).
3. Adımı çalıştırır (gönder veya gecikme), kaydı günceller, günlüğe yazar. Havuzla: yapışkan From’u seçer veya onaylar ve gönderimi o kutuda sayar (organizasyon genelinde).

Havuzdaki her kutu bugünün limitine ulaştıysa veya duraklatıldıysa, gönderimler ertesi günü bekler. Ortamda otomasyon kuyruğunun çalışıyor olması gerekir (workflow’larla aynı).

Çıkış kuralları

Dizi parametrelerinde (varsayılan: yanıtta çık, açılış/tıklamayı siz açmadıkça değil):

• Yanıt — bir dizi e-postasına yanıt → Çıktı.
• Açılış (isteğe bağlı) — takip pikselinden tahmin.
• Tıklama (isteğe bağlı) — bir bağlantıya tıklama.
• Bounce — gönderim hatası → kişi çıkar ve kullanılan kutu bu dizide duraklatılır.
• Manuel — karttaki İptal.

E-posta takibi

Otomasyonlarla aynı: çıkış kuralları ve kutu için açılışlar ve tıklamalar. Yanıtlar standart yanıt akışından geçer. Tıklamada çıkıyorsanız net bir CTA kullanın.

Kayıtlar ve günlükler

Dizi durumu workflow günlüklerini kullanmaz (onlar 28 gün sonra silinir).

• Dizi kartı — son kayıtlar: kişi, tarih, durum, hâlâ kuyrukta veya devam ediyorsa İptal. Havuz, kutu başına limit, duraklatılmış kutular.
• Günlüğe bakın — tüm kayıtlar + Etkinlik günlüğü (kaydedildi, gönderildi, bekliyor, çıktı, hata).

Veriler dizi silinene kadar kalır.

Yaygın sorunlar

• Kayıt yok — Dizi aktif mi? Filtre kimseyle eşleşmiyor mu? Arşivlenmiş kişiler?
• Kuyrukta takılı — Gelecek başlatma mı? 9–18 penceresinin dışında mı? Kutu başına tavan doldu mu (tüm org dizilerinde)? Her kutu duraklatıldı mı? Otomasyon kuyruğu kapalı mı?
• E-posta gitmiyor — boş havuz ve adımda From yok; kutu bağlı değil; boş alıcı; bozuk değişkenler. Mesaj etkinlik günlüğünde.
• Aynı kişi, farklı gönderenler — yalnızca yapışkan kutuyu havuzdan çıkardıysanız (veya duraklatıldıysa) ve Mokapen artık onu kullanamıyorsa: o zaman gönderim bekler, rastgele başka bir From seçmez.
• Bounce sonrası kutu duraklatıldı — devam etmek için havuzdan çıkarıp yeniden ekleyin. Bounce ile çıkan bir kişi kendi kendine yeniden kaydedilmez.
• Erken çıkış — kuralları (yanıt / açılış / tıklama) ve takibi kontrol edin.
• Yeni kişiler eklenmiyor — senkron yaklaşık her 15 dakikada; filtreye uymaları gerekir; zaten kayıtlı/tamamlanmış/çıkmış olanlar dışarıda kalır.

Önerilen süreç

• SMTP kutularını bağlayın ve e-postaları yazmadan önce havuza koyun.
• Metinden önce kitleyi ve çıkış kurallarını tanımlayın.
• Aktif değil olarak kurun; bir test kişisini manuel kaydederek deneyin.
• Etkinleştirin; 48 saat kayıtları, günlükleri ve duraklatılmış kutuları izleyin.
• Kutu başına günde 40 gönderim ve dakikada 3 ile başlayın; yalnızca SMTP ve itibar dayanırsa yükseltin.
• Filtreleri köklü değiştirmeden önce devre dışı bırakın.

Pratik örnekler

1. Soğuk outreach — 14 günde 4 e-posta

Adres defterinde prospect’leri «Outbound» etiketleyin ve açık fırsatı olanları dışarıda tutun (dizi filtresi: etiket + fırsat yok). İki SMTP kutusu bağlayın ve bir satır copy yazmadan önce havuza koyun. Dizi Aktif değil: E-posta 1 → 3 gün bekle → E-posta 2 → 4 gün → E-posta 3 → 5 gün → E-posta 4. Yanıtta çıkış. Kutu başına 40/gün. Test kişisini elle kaydedin, dört e-postayı gelen kutusunda (ve spam’de) okuyun. Ancak o zaman Aktif. 48 saat kayıtları ve günlükleri izleyin: bir kutu duraklarsa tavanı yükselterek «düzeltmeyin» — çıkarın, bounce’u anlayın, geri koyun.

2. Kendini besleyen trial nurture

Filtre: plan veya Trial etiketi. Havuz: bir hello@ kutusu. Hemen karşılama, sonra 2 gün (ürün nasıl kullanılır), 5 gün (yükseltme teklifi). Plan artık Trial olmayınca çıkış. Etkinleştirin: senkronun kaydettiği yeni trial’lar (yaklaşık her 15 dakikada) kendi girer. «Bu haftanın trial’ları» için diziyi her Pazartesi klonlamayın — filtrenin zaman içinde doğru kalması gerekir.

3. Görüşmeden sonra bir kişi, kitleyi genişletmeden

«Post-demo» dizisinin çok dar bir filtresi olabilir veya kendi eşleşeni hiç olmayabilir. Görüşmeden sonra kişiyi açıp elle kaydedersiniz. Özeti ve «sonraki adım»ı alır; kaydetmedikleriniz o e-postaları almaz. Satışın vaka vaka karar verdiği yerde işe yarar, her «demo yapıldı»yı otomatik istediğinizde değil (o yine bir etiket veya randevu tarihi filtresidir, öyle kullanıyorsanız).

Sık sorulan sorular

S: Aynı kişi iki kez kaydedilebilir mi?

C: Hayır — dizi başına kişi başına bir kayıt.

S: Dizi günlükleri 28 gün sonra kaybolur mu?

C: Hayır. Workflow günlükleri 28 günde silinir; dizi kayıtları ve etkinlik günlükleri silinene kadar kalır.

S: Filtredeki yeni kişiler eklenir mi?

C: Evet, dizi Aktifken, yaklaşık her 15 dakikada.

S: E-postalar hangi adresten çıkar?

C: Döndürülen ve kişi başına yapışkan gönderen havuzu kutularından. Havuz boşsa, her E-posta gönder adımında ayarladığınız From’dan.

S: 40/gün limiti dizi başına mı?

C: Hayır: kutu başına, tüm organizasyon genelinde. Aynı kutudaki iki dizi tavanı paylaşır.

S: Bir kutu «duraklatılmış»: ne yapayım?

C: Bu dizide bir bounce oldu. Devam etmek için adresi havuzdan çıkarıp yeniden ekleyin. Neden bounce olduğunu da kontrol edin (ölü adres, sağlayıcı bloğu…).

S: Bir kişinin geçmişini nerede görürüm?

C: Dizinin Günlüğe bakın bölümünde.