Mokapen Rehberi

Özel Uygulamalar Rehberi

Bir özel uygulama, Mokapen sürecinizin nesnesine henüz sahip olmadığında sizin kurduğunuz bir çalışma alanıdır: filo aracı, gayrimenkul, sözleşme, dosya, saha işi, kurs, oda. Paraleli bir CRM değildir: aynı organizasyonda menü, kayıtlar ve dizin, görevler ile fırsatlara bağlantılar içeren ekstra bir uygulamadır.

Somut örnek: bir filonuz var. Vehicles uygulamasını oluşturursunuz. Her araç bir kayıttır (plaka, kilometre, sigorta bitişi, kiralayan müşteri). Listede ararsınız, Kanbanda Available'dan In use'a, oradan Maintenance'e taşırsınız, Takvimde poliçenin ne zaman biteceğini görürsünüz. Kayıttan bir «service» görevi açar veya dizindeki kişiyi bağlarsınız.

Bunları Organizasyon → Uygulamalar menüsünden, Özel uygulama oluştur düğmesiyle oluşturursunuz. Seçtiğiniz ad ve simgeyle ana menüde görünür. Mokapen'in yerleşik uygulamalarını (Görevler, Kişiler, Satış…) açmak veya kapatmak için Uygulamalar rehberine bakın.

CRM'deki rolü

Görevler, Fırsat veya Biletlerin yerini almaz: onlarla birlikte çalışır. Kayıt, o uygulamaların kapsamadığı gerçeklik parçasıdır; CRM'in geri kalanı sattığınız, çalıştığınız ve destek verdiğiniz yerde kalır.

• Kişiler: aracı kiralayan müşteriyi, gayrimenkulün kiracısını, sözleşmenin diğer tarafını bağlarsınız.
• Etkinlik ve Satış: kayıttan görev, randevu veya fırsat oluşturursunuz — iş veya araç, çalışmanın bağlamı olur.
• Diğer özel uygulamalar: bir iş araca, bir sözleşme gayrimenkule, bir kurs yapıldığı odaya bağlanır.
• Takım: mal sahibi, paydaşlar ve mahremiyet, Görevler ve Fırsat'taki gibi.

Pratik kural: Mokapen nesneye zaten sahipse (bilet, fırsat, katalog ürünü), o uygulamayı kullanın. Var olmayan bir alan nesnesine ihtiyacınız varsa — plaka ve kilometre, m² ve kira, vadesi olan bir dosya — uygulamayı oluşturun.

Kullanım örnekleri

• Kiralama / atölye: Vehicles şablonu. Plaka ve sigorta bitişiyle liste; kanban Available → In use → Maintenance; poliçelerde takvim. Her araç müşteriye bağlı. Araç üzerindeki işler için ikinci bir Jobs uygulaması.
• Gayrimenkul / B&B: Properties şablonu. m², kira ve «Available from» ile birimler; Occupied / Reserved hattı; dizinde misafir. Kira için Contracts, ortak odalar için Spaces.
• Büro / ajans: Cases şablonu. Kod, öncelik, vade, dosyadaki paydaşlar. Bilet gelen talep olarak kalır; vaka, bilete bağlı esas dosyadır.
• Saha hizmeti: Jobs (saha, pencere, öncelik) + Equipment (garanti, durum), ikisi de sahadaki kişiye bağlı.
• Eğitim: Kontenjan, tarihler ve ücretle Courses; dizinde katılımcılar; sınıf için Spaces. Kanban Scheduled → Open → In progress → Completed.
• Veteriner / pansiyon: Ad, tür, çip, takvimde sonraki aşı ile Animals; dizinde sahip.
• Kendi süreciniz, sıfırdan: örn. yazılım lisansları (kod, tedarikçi, bitiş, tutar). Hiçbir şablon bunu kapsamaz: boş başlayın ve yalnızca kullandığınız alanları ekleyin.

Nerede bulunur ve kim erişebilir

Organizasyon menüsü (bina simgesi) → Uygulamalar.

Yalnızca Mal sahibi uygulamayı oluşturur, anahtarları açar veya kapatır, Ayarlar'ı açar ve uygulamayı siler.

Gerekli plan — özel uygulamalar oluşturmak ve kullanmak için en az Small plan gerekir. Free planda oluşturma düğmesi yoktur.

Uygulama açıkken Üyeler onu menüde görür, liste/kanban/takvimi açar ve kayıtlarla çalışır. Bir görevde olduğu gibi: bir kaydı kısıtlayabilir (mahremiyet) ve listeyi mal sahibi veya takıma göre filtreleyebilirsiniz.

Oluşturmanın ardından Mokapen o uygulamanın Ayarlar'ını hemen açar. Oraya Özel uygulamalar kartındaki addan veya Organizasyon yan menüsünden (simge ve başlıklı öğe) dönersiniz.

Plan organizasyon başınadır: aynı hesaptaki iki organizasyonun farklı uygulamaları olabilir.

Uygulama oluşturma

1. Organizasyon → Uygulamalar → Özel uygulama oluştur.
2. Create from template (hazır kit) veya Create from scratch seçin.
3. Doldurun:
   • Application name (plural) — menü etiketi, örn. Vehicles.
   • Singular name — «Yeni Vehicle» ve onaylarda görünür.
   • Short description — Uygulamalar sayfasında adın yanındaki metin.
   • Simge.
4. Onaylayın: Mokapen uygulamayı oluşturur ve sizi Ayarlar'a götürür.

Şablonla ad, tekil ve simge önceden doldurulur: kaydetmeden önce değiştirebilir, sonra Bilgi kartından da düzenleyebilirsiniz.

URL slug'ı (örn. vehicles) oluşturma anında çoğul addan üretilir. Uygulamayı sonradan yeniden adlandırırsanız slug değişmez: bağlantıları zaten paylaştıysanız bunu aklınızda tutun.

Şablonlar

Şablonlar bir başlangıç noktasıdır: alanlar, görünümler ve hat zaten kuruludur. Sonra her şeyi ekleyebilir, kaldırabilir ve yeniden adlandırabilirsiniz. Galeride iki grup, kart önizlemesi ve dahil görünümler vardır.

Assets & inventory

Vehicles — filo, kiralama, atölye.

• Alanlar: License plate (zorunlu), brand, model, year, VIN, mileage, fuel type (gasoline, diesel, electric, hybrid, LPG), insurance expiry.
• Bağlantılar: contact ve company.
• Takvim: insurance expiry.
• Pipeline: Available → In use → Maintenance → Retired.

Properties — daireler, odalar, birimler.

• Alanlar: address (zorunlu), city, postal code, floor, surface (m²), rooms, available from, rent.
• Bağlantılar: contact ve company.
• Takvim: «Available from».
• Pipeline: Available → Reserved → Occupied → Unavailable.

Equipment — aletler ve cihazlar.

• Alanlar: code, brand, model, serial number, location, purchase date, warranty expiry, condition (new, good, fair, poor).
• Bağlantılar: contact.
• Takvim: warranty expiry.
• Pipeline: Available → Assigned → Maintenance → Retired.

Animals — evcil hayvanlar ve pansiyon.

• Alanlar: species (zorunlu: dog, cat, bird, rabbit, other), breed, sex, date of birth, microchip, next vaccine, coat.
• Bağlantılar: sahibin contact kaydı.
• Önizleme başlığı: Name.
• Takvim: vaccine.
• Pipeline: Active → Boarding → Treatment → Archived.

Operations

Contracts — kiralar, hizmetler, abonelikler.

• Alanlar: code, type (lease, service, subscription, other), start/end dates, amount, renewal date.
• Bağlantılar: contact ve company.
• Takvim: sözleşme dönemi.
• Pipeline: Draft → Active → Expiring → Closed.

Cases — dosyalar ve evraklar.

• Alanlar: code, type (administrative, legal, consulting, other), opened on, due date, priority.
• Bağlantılar: contact, company ve paydaşlar.
• Takvim: açılıştan vadeye.
• Pipeline: Intake → In progress → Waiting → Closed.

Jobs — saha hizmeti.

• Alanlar: code, site address, city, scheduled start/end, priority.
• Bağlantılar: contact, company ve paydaşlar.
• Takvim: çalışma penceresi.
• Pipeline: Scheduled → In progress → Waiting for parts → Completed.

Courses — eğitim dönemleri.

• Alanlar: code, venue, city, seats, dates, fee.
• Bağlantılar: contact ve paydaşlar.
• Takvim: kurs tarihleri.
• Pipeline: Scheduled → Open → In progress → Completed.

Spaces — odalar ve masalar.

• Alanlar: code, address (zorunlu), city, postal code, phone, building, floor, capacity, amenities.
• Takvim: kitte tarih yoktur. İhtiyacınız varsa bir tarih alanı ekleyin ve Ayarlar → Takvim'de eşleyin.
• Pipeline: Available → Reserved → Occupied → Unavailable.

Sıfırdan oluşturma

Yalnızca Liste görünümü ve temel alanlarla başlar: başlık, tipoloji, alt tür, tanım, mal sahibi, paydaşlar. Kanban ve takvim, siz açana kadar kapalı kalır.

Tipik yol:

1. Uygulamayı oluşturun.
2. Sürecin Alanlarını ekleyin.
3. Biçimi düzenleyin.
4. Liste sütunlarını seçin.
5. Kanban'ı açın ve hat ile durumları oluşturun.
6. Tarihleriniz varsa Takvimi eşleyin.

Hat olmadan kanban panosunun sütunu olmaz. Tarih alanı olmadan takvim boş kalır.

Uygulama ayarları

Ayarlar sayfasından uygulamayı Görevler veya Fırsat'ta yaptığınız gibi yapılandırırsınız:

• Bilgi: ad, tekil, tanım, simge.
• Alanlar: alan deposu. Alanlar rehberine bakın. Bazı alanlarda plan yetmezse Mokapen madalya simgesini gösterir.
• Biçim: Veri sekmesinde hangi alanların hangi sırada görüneceği. kart düzenine bakın.
• Liste ve sütunlar: liste sütunları. liste ve sütunlar rehberine bakın.
• Kanban card (Medium plan): panodaki kartta hangi alanları gördüğünüz. Kanban açıksa görünür.
• Kanban: hat ve durumlar.
• Takvim: hangi tarih alanının başlangıç (ve gerekirse bitiş) olduğu.
• Tabs: kayıtta hangi sekmelerin hangi sırada gösterileceği.

Altta kırmızı Silmek alanı vardır: tüm uygulamayı siler. Bkz. Uygulamayı silme.

Görünümler: Liste, Kanban, Takvim

Sayfalar bloğunda uygulama çubuğunda neyin görüneceğini seçersiniz. Ana menü, ayarladığınız sırada (tutamacı sürükleyin) açık olan ilk görünümü açar.

• Liste — her zaman açık. Diğerlerini kapatırsanız kullandığınız budur.
• Kanban — duruma göre pano. Açmak veya kapatmak için chip'e tıklayın.
• Takvim — eşlediğiniz tarihlerdeki kayıtlar.

Kanban veya Takvim'i açmak yapılandırma kartlarını getirir. Bir görünümü kapatmak onu menüden gizler; veriler kalır. Şablonlar genellikle üçüyle başlar; sıfırdan yalnızca Liste başlar.

Kanban ve hat

Fırsat ve Biletler ile aynı mantık: bir veya daha fazla hat, her birinde sütun olarak durumlar. Kanban kartından durumları ve hatları yeniden adlandırır, sıralar, ekler veya kaldırırsınız. Şablonlar kit durumlarıyla bir hat zaten oluşturur.

Panoda kayıtları durum değiştirmek için sütundan sütuna taşırsınız. Kartta hangi alanları gördüğünüz Kanban card (Medium plan) ile ayarlanır.

Pano boşsa: Sayfalar'da Kanban'ı açın ve en az iki veya üç durumlu bir hat oluşturun.

Takvim

Ayarlar → Takvim'de başlangıç tarihi alanını ve olayın süresi varsa bitiş tarihini ayarlarsınız. Henüz tarih alanınız yoksa önce Alanlar'da oluşturun. Tek tarihli şablonlar (sigorta, aşı, garanti) aynı alanı başlangıç ve bitiş olarak kullanır.

Bu, görevlerin ve randevuların genel takvimi değil, bu uygulamanın takvimidir (filo bitişleri, yenilemeler, işler).

Kayıt sekmeleri

Varsayılan olarak kayıttan şunlar vardır:

• Veri: düzene koyduğunuz alanlar.
• Kontrol listeleri: kayıtta tekrarlanabilir adımlar.
• Bağlantılar: dizin, yerleşik uygulamalar ve diğer özel uygulamalar.
• Timeline (açılır menü): kayıt geçmişi.

Ayarlar → Tabs'tan sekmeleri yeniden sıralar veya gizlersiniz. Operasyonel iş için kontrol listesini kullanın veya bir görev bağlayın.

Kayıtları kullanma

Ana menüden uygulamayı açın (örn. Vehicles). Üstte Liste, Kanban ve Takvim (açtıklarınız), mal sahibi veya takım filtresi, Filtreler (Premium) ve tekil adı izleyen + düğmesi (örn. + Vehicle) vardır.

Kayıt oluşturma

1. + Vehicle (veya uygulamanızın tekili) öğesine tıklayın.
2. Net bir başlık girin — örn. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Alanları doldurun (plaka, marka, bitiş…) ve müşteriyi dizine bağlayın.
4. Kaydedin: kayıt listede ve kanbanınız varsa ilk sütunda görünür. Bir tarih eşlediyseniz takvimde de görünür.

Kayıt

Başlığa tıklamak yan kaydı açar; Small planla tam sayfaya genişletebilirsiniz (aynı düzen, daha fazla yer).

Eylem çubuğu:

• Mahremiyet, etiketler, renk, bağlantıyı kopyala.
• Tam sayfa (Small plan).
• + Oluştur ve bağla: bu kayda bağlı görev, randevu, fırsat…

Seçenekler menüsü (üç nokta):

• Kopyalamak: kaydı çoğaltır.
• Arşiv / Eski haline getirmek (Medium plan): silmeden aktif akıştan çıkarır — emekli araç, kapanmış sözleşme.
• Kartı / sekmeleri düzenle (yönetici): alan ve sekme düzeni.
• Silmek: organizasyon çöp kutusu; banner'dan geri yükler veya kalıcı silersiniz.

Veri sekmesinde alanları satır içi (kalem simgesi) düzenlersiniz, Fırsat ve Biletler'deki gibi.

Bağlantılar

Kayıtlar, Mokapen'in geri kalanı gibi bağlantılar grafındadır.

Uygulama kaydında kişileri ve şirketleri bağlarsınız (şablonlarda zaten Veri sekmesindedir). Görev, Fırsat ve Kişi kayıtlarında her aktif özel uygulama için bir bölüm görünür: kişiden kiralanan aracı, sözleşmeden gayrimenkulü açarsınız. Uygulamalarınız arasında: job → vehicle, case → contract.

Şablonlardaki contact ve company bağlantılardır, ekstra alan değil. Bunları kart düzeninden ve Bağlantılar sekmesinden yönetirsiniz.

Açma ve kapama

Organizasyon → Uygulamalar'da her uygulamanızın diğerleriyle aynı anahtarı vardır. Tüm uygulamaları etkinleştir ana anahtarı onları kapsar.

• Açık (varsayılan): menü öğesi, kullanılabilir kayıtlar, görünür bağlantılar.
• Kapalı: herkesin menüsünden kaybolur. Veriler ve ayarlar kalır. Yeniden açın, her şey geri gelir.

Sayfanın altındaki Kaydet ile onaylayın, aksi halde anahtarlar kalıcı olmaz.

Uygulamayı silme

Silmek, kapatmak değildir. Ayarlar → Silmek'ten SILMEK yazmanız gerekir. İşlem geri alınamaz: o uygulamanın tüm kayıtları, alanları, görünümleri, hatları, dosyaları ve bağlantıları gider.

Kişiler, şirketler ve görevler kalır: yalnızca o araca veya sözleşmeye olan başvuru kaybolur. Emin değilseniz anahtarı kapatın ve bekleyin.

Sık karşılaşılan sorunlar

Oluştur düğmesini göremiyorum — Mal sahibi olmalısınız, Small planda (veya üstünde), Organizasyon → Uygulamalar sayfasında.

Uygulama menüde görünmüyor — anahtar kapalı (ve Kaydet basılmamış) veya uygulama silinmiş. Üyeler oluşturmaz: Mal sahibi açtıysa kullanır.

Boş kanban — görünüm kapalı veya hat yok. Kanban'ı açın ve durumlar oluşturun (şablonlar bunu sizin yerinize yapar).

Boş takvim — tarih alanı veya Ayarlar → Takvim eşlemesi eksik. Spaces kitinde tarih yoktur: kendiniz ekleyin.

Kayıtta kişileri bulamıyorum — bağlantı Biçim düzenine konmamış veya Bağlantılar sekmesi gizli. Şablonlarda contact ve company zaten Veri sekmesindedir.

Uygulamayı kapattım ve sildiğimi sandım — veriler duruyor. Uygulamalar'ı yeniden açın, açın, Kaydet. Silmek için Silmek + SILMEK onayı gerekir.

Sık sorulan sorular

S: Kaç özel uygulama oluşturabilirim?

C: Sayfada bir tavan yoktur. Alan nesnesi başına bir tane oluşturun (Vehicles, Contracts…), her nüans için bir tane değil. Çok fazla öğe menüyü kalabalıklaştırır: kullanmadıklarınızı kapatın.

S: Bir şablon kullanıp sonra değiştirebilir miyim?

C: Evet. Alanlar, durumlar, görünümler, adlar ve simge düzenlenebilir. Şablon yalnızca boş bir karttan başlamayı önler.

S: Katalogda zaten Ürünler varsa Vehicles oluşturmalı mıyım?

C: Ürünler katalog, teklifler ve siparişlerdir. Filo aracı (plaka, kilometre, sigorta, «atölyede») farklı bir nesnedir: Vehicles uygulaması bunun içindir.

S: Vakalar için Biletler yetmez mi?

C: Bilet talep ve konuşmadır. Vaka dosyadır (kod, vadeler, dosya önceliği). Sıkça birlikte yaşarlar: bilet vakaya bağlanır.

S: Kayıtları kim görebilir?

C: Uygulama açıksa organizasyon üyeleri. Bir görevde olduğu gibi: tek kaydı kısıtlayabilir (mahremiyet) ve listeyi mal sahibi veya takıma göre filtreleyebilirsiniz. Uygulamayı kapatmak onları herkesten gizler, verileri silmeden.

S: Üstteki arama kayıtlarımı bulur mu?

C: Evet, kayıt başlığına göre (plaka, gayrimenkul adı, vaka kodu), görevler ve kişilerde yaptığınız gibi. Sonucun yanında uygulama adı görünür (örn. Vehicles).

S: Araçların Excel'ini içe aktarabilir miyim?

C: Organizasyon içe aktarma bu türleri listelemez. Kayıtları uygulamaya girin veya hacim büyükse API'yi kullanın.

S: «Sigorta bittiğinde…» otomasyonu yapabilir miyim?

C: Özel bir tetikleyici yoktur. Uygulama takvimini ve tarihlere göre filtrelenmiş listeyi kullanın. Sonraki adım bir görev veya fırsatsa otomasyonlar oradan başlar.

S: Uygulamayı silmek bağlı kişileri de siler mi?

C: Hayır. Uygulama kayıtları ve bağlantılar gider. Kişiler, şirketler ve görevler kalır.