La Guida di Mokapen

Guida alle applicazioni personalizzate

Un'applicazione personalizzata è un'area di lavoro che costruisci tu, quando Mokapen non ha già l'oggetto del tuo processo: un mezzo della flotta, un immobile, un contratto, una pratica, un intervento sul campo, un corso, una sala. Non è un CRM parallelo: è un'app in più nella stessa organizzazione, con menu, schede e collegamenti a rubrica, task e deal.

Esempio concreto: hai una flotta. Crei l'app Veicoli. Ogni mezzo è una scheda (targa, km, scadenza assicurazione, cliente che lo noleggia). In lista li cerchi, in kanban li sposti da Disponibile a In uso a Manutenzione, in calendario vedi quando scade la polizza. Dalla scheda apri un task «tagliando» o colleghi il contatto in rubrica.

Le crei da Organizzazione → Applicazioni, pulsante Crea applicazione personalizzata. Compare nel menu principale con il nome e l'icona che scegli. Per accendere o spegnere le app già presenti in Mokapen (Task, Rubrica, Vendite…) vedi la guida Applicazioni.

Ruolo nel CRM

Non sostituisce Task, Deal o Ticket: ci lavora insieme. La scheda è il pezzo di realtà che quelle app non coprono; il resto del CRM resta il posto in cui vendi, lavori e assisti.

• Rubrica: colleghi il cliente che noleggia il mezzo, il conduttore dell'immobile, la controparte del contratto.
• Attività e vendite: dalla scheda crei task, appuntamenti o opportunità — l'intervento o il veicolo diventa il contesto del lavoro.
• Altre applicazioni personalizzate: un intervento si collega al veicolo, un contratto all'immobile, un corso alla sala in cui si tiene.
• Team: responsabile, collaboratori e privacy, come su Task e Deal.

Regola pratica: se Mokapen ha già l'oggetto (un ticket, un deal, un prodotto a listino), usa quell'app. Se ti serve un oggetto di dominio che non esiste — targa e km, mq e canone, fascicolo con scadenza — crea l'applicazione.

Casi applicativi

• Noleggio / officina: modello Veicoli. Lista con targa e scadenza assicurazione; kanban Disponibile → In uso → Manutenzione; calendario sulle polizze. Ogni mezzo collegato al cliente. Un secondo app Interventi per i lavori sul veicolo.
• Property / B&B: modello Immobili. Unità con mq, canone e «disponibile da»; pipeline Occupato / Prenotato; ospite in rubrica. Contratti per la locazione, Spazi per le sale comuni.
• Studio / agenzia: modello Pratiche. Codice, priorità, scadenza, collaboratori sul fascicolo. Il ticket resta la richiesta in ingresso; la pratica è il dossier di merito, collegato al ticket.
• Field service: Interventi (sede, finestra, priorità) + Attrezzature (garanzia, condizione), entrambi legati al contatto sul campo.
• Formazione: Corsi con posti, date e quota; partecipanti in rubrica; Spazi per l'aula. Kanban Pianificato → Aperto → In svolgimento → Terminato.
• Veterinario / pensione: Animali con nome, specie, chip, prossimo vaccino in calendario; proprietario in rubrica.
• Processo tuo, da zero: es. licenze software (codice, fornitore, scadenza, importo). Nessun modello lo copre: parti vuoto e metti solo i campi che usi.

Dove si trova e chi può accedere

Menu Organizzazione (icona edificio) → Applicazioni.

Solo i Proprietari creano l'app, accendono o spengono gli interruttori, aprono le Impostazioni ed eliminano l'applicazione.

Piano richiesto — per creare e usare le applicazioni personalizzate serve almeno il piano Small. Con piano Gratuito il pulsante di creazione non è disponibile.

Con l'app accesa, i Membri la vedono nel menu, aprono lista/kanban/calendario e lavorano le schede. Come su un task: puoi restringere una scheda (privacy) e in lista filtrare per responsabile o team.

Dopo la creazione Mokapen apre subito le Impostazioni di quell'app. Ci torni dal nome nella card Applicazioni personalizzate, o dal menu laterale Organizzazione (voce con icona e titolo).

Il piano è per organizzazione: due org dello stesso account possono avere applicazioni diverse.

Creare un'applicazione

1. Organizzazione → Applicazioni → Crea applicazione personalizzata.
2. Scegli Crea da modello (kit pronto) oppure Crea da zero.
3. Compila:
   • Nome plurale — etichetta nel menu, es. Veicoli.
   • Nome singolare — compare in «Nuovo veicolo» e nelle conferme.
   • Descrizione breve — testo accanto al nome in pagina Applicazioni.
   • Icona.
4. Conferma: Mokapen crea l'app e ti porta alle Impostazioni.

Con un modello, nome, singolare e icona arrivano già compilati: li puoi cambiare prima di salvare, e anche dopo dalla card Info.

L'indirizzo nell'URL (es. veicoli) si genera dal nome plurale alla creazione. Se in seguito rinomini l'app, lo slug non cambia: tienilo presente se hai già condiviso i link.

Modelli

I modelli sono un punto di partenza: campi, viste e pipeline già pronti. Dopo puoi aggiungere, togliere e rinominare tutto. In galleria ci sono due gruppi, un'anteprima della scheda e le viste incluse.

Asset e inventario

Veicoli — flotta, noleggio, officina.

• Campi: targa (obbligatoria), marca, modello, anno, telaio (VIN), chilometraggio, alimentazione (benzina, diesel, elettrico, ibrido, GPL), scadenza assicurazione.
• Collegamenti: contatto e azienda.
• Calendario: scadenza assicurazione.
• Pipeline: Disponibile → In uso → Manutenzione → Dismesso.

Immobili — appartamenti, camere, unità.

• Campi: indirizzo (obbligatorio), città, CAP, piano, superficie (m²), locali, disponibile da, canone.
• Collegamenti: contatto e azienda.
• Calendario: «Disponibile da».
• Pipeline: Disponibile → Prenotato → Occupato → Non disponibile.

Attrezzature — attrezzi e device.

• Campi: codice, marca, modello, numero di serie, ubicazione, data acquisto, scadenza garanzia, condizione (nuovo, buono, discreto, scarso).
• Collegamenti: contatto.
• Calendario: scadenza garanzia.
• Pipeline: Disponibile → Assegnato → Manutenzione → Dismesso.

Animali — pet e pensione.

• Campi: specie (obbligatoria: cane, gatto, uccello, coniglio, altro), razza, sesso, data di nascita, microchip, prossimo vaccino, mantello.
• Collegamenti: contatto del proprietario.
• Titolo in anteprima: Nome.
• Calendario: vaccino.
• Pipeline: Attivo → In pensione → In cura → Archiviato.

Operatività

Contratti — affitti, servizi, abbonamenti.

• Campi: codice, tipo (locazione, servizio, abbonamento, altro), date inizio/fine, importo, data rinnovo.
• Collegamenti: contatto e azienda.
• Calendario: periodo del contratto.
• Pipeline: Bozza → Attivo → In scadenza → Chiuso.

Pratiche — fascicoli e dossier.

• Campi: codice, tipo (amministrativa, legale, consulenza, altro), aperta il, scadenza, priorità.
• Collegamenti: contatto, azienda e collaboratori.
• Calendario: da apertura a scadenza.
• Pipeline: Presa in carico → In corso → In attesa → Chiuso.

Interventi — field service.

• Campi: codice, indirizzo sede, città, inizio/fine pianificati, priorità.
• Collegamenti: contatto, azienda e collaboratori.
• Calendario: finestra di lavoro.
• Pipeline: Pianificato → In corso → In attesa ricambi → Completato.

Corsi — edizioni formative.

• Campi: codice, luogo, città, posti, date, quota.
• Collegamenti: contatto e collaboratori.
• Calendario: date del corso.
• Pipeline: Pianificato → Aperto → In svolgimento → Terminato.

Spazi — sale e postazioni.

• Campi: codice, indirizzo (obbligatorio), città, CAP, telefono, edificio, piano, capienza, dotazioni.
• Calendario: nel kit non ci sono date. Se ti serve, aggiungi un campo data e collegalo in Impostazioni → Calendario.
• Pipeline: Disponibile → Prenotato → Occupato → Non disponibile.

Creare da zero

Parte con la sola vista Lista e i campi di base: titolo, tipologia, sottotipologia, descrizione, responsabile, collaboratori. Kanban e calendario restano spenti finché non li attivi.

Percorso tipico:

1. Crea l'app.
2. Aggiungi i Campi del processo.
3. Ordina la Scheda.
4. Scegli le colonne della lista.
5. Accendi Kanban e crea pipeline e stati.
6. Se hai date, mappa il Calendario.

Senza pipeline la board kanban non ha colonne. Senza un campo data il calendario resta vuoto.

Impostazioni dell'applicazione

Dalla pagina Impostazioni configuri l'app come fai con Task o Deal:

• Info: nome, singolare, descrizione, icona.
• Campi: magazzino campi. Vedi la guida Campi. Su alcuni campi, se il piano non basta, Mokapen mostra l'icona medaglia.
• Scheda: quali campi compaiono nel tab Dati e in che ordine. Vedi il layout scheda.
• Lista e colonne: colonne dell'elenco. Vedi lista e colonne.
• Kanban card (piano Medium): quali campi vedi sulla card della board. Compare se Kanban è acceso.
• Kanban: pipeline e stati.
• Calendario: quale campo data è l'inizio (e, se serve, la fine).
• Tab: quali tab mostrare sulla scheda e in che ordine.

In fondo c'è l'area rossa Elimina: cancella l'intera applicazione. Vedi Eliminare l'applicazione.

Viste: Lista, Kanban, Calendario

Nel blocco Pagine scegli cosa compare nella barra dell'app. Il menu principale apre la prima vista accesa, nell'ordine che imposti (trascina la maniglia).

• Lista — sempre accesa. Se spegni le altre, è quella che usi.
• Kanban — board per stato. Clic sulla chip per accendere o spegnere.
• Calendario — le schede sulle date che hai mappato.

Accendendo Kanban o Calendario compaiono le card di configurazione. Spegnere una vista la nasconde dal menu; i dati restano. I modelli partono di solito con tutte e tre; da zero parte solo la Lista.

Kanban e pipeline

Stessa logica di Deal e Ticket: una o più pipeline, ognuna con stati in colonna. Dalla card Kanban rinomini, riordini, aggiungi o togli stati e pipeline. I modelli creano già una pipeline con gli stati del kit.

Sulla board sposti le schede da una colonna all'altra per cambiare stato. Quali campi vedi sulla card lo imposti in Kanban card (piano Medium).

Se la board è vuota: accendi Kanban nelle Pagine e crea almeno una pipeline con due o tre stati.

Calendario

In Impostazioni → Calendario indichi il campo data inizio e, se l'evento ha una durata, la data fine. Se non hai ancora un campo data, crealo prima in Campi. I modelli con una sola data (assicurazione, vaccino, garanzia) usano lo stesso campo come inizio e fine.

È il calendario di quest'app (scadenze flotta, rinnovi, interventi), non il calendario globale di task e appuntamenti.

Tab della scheda

Di default la scheda ha:

• Dati: i campi che hai messo in layout.
• Checklist: passi ripetibili sulla scheda.
• Connessioni: rubrica, app native e altre applicazioni personalizzate.
• Timeline (menu a tendina): cronologia della scheda.

Da Impostazioni → Tab riordini o nascondi i tab. Per il lavoro operativo usa la checklist o collega un task.

Usare le schede

Dal menu principale apri l'app (es. Veicoli). In alto hai Lista, Kanban e Calendario (quelle che hai acceso), il filtro per responsabile o team, i Filtri (Premium) e il pulsante + seguito dal nome singolare (es. + Veicolo).

Creare una scheda

1. Clicca + Veicolo (o il singolare della tua app).
2. Inserisci un titolo chiaro — es. «Fiat Ducato — AB123CD».
3. Compila i campi (targa, marca, scadenza…) e collega il cliente in rubrica.
4. Salva: la scheda compare in lista e, se hai il kanban, nella prima colonna. Se hai mappato una data, compare anche in calendario.

Scheda

Clic sul titolo apre la scheda laterale; con piano Small puoi espandere in pagina intera (stesso layout, più spazio).

Barra azioni:

• Privacy, etichette, colore, copia link.
• Pagina intera (piano Small).
• + Crea e connetti: task, appuntamento, deal… collegati a questa scheda.

Menu Opzioni (tre puntini):

• Clona: duplica la scheda.
• Archivia / Ripristina (piano Medium): la toglie dal flusso attivo senza cancellarla — un mezzo dismesso, un contratto chiuso.
• Modifica scheda / tab (admin): layout campi e tab.
• Elimina: cestino organizzazione; dal banner ripristini o elimini definitiva.

Nel tab Dati modifichi i campi inline (icona matita), come su Deal e Ticket.

Connessioni

Le schede stanno nel grafo delle connessioni, come il resto di Mokapen.

Sulla scheda dell'app colleghi contatti e aziende (nei modelli sono già nel tab Dati). Sulle schede di Task, Deal, Contatti compare una sezione per ogni applicazione personalizzata attiva: dal contatto apri il veicolo noleggiato, dal contratto l'immobile. Tra app tue: intervento → veicolo, pratica → contratto.

Contatto e azienda nei modelli sono connessioni, non campi extra. Si gestiscono dal layout scheda e dal tab Connessioni.

Accendere e spegnere

In Organizzazione → Applicazioni ogni app tua ha lo stesso interruttore delle altre. Il master Abilita tutte le applicazioni le include.

• Accesa (default): voce nel menu, schede usabili, connessioni visibili.
• Spenta: scompare dal menu di tutti. Dati e impostazioni restano. Riattivando, ricompare tutto.

Conferma con Salva in fondo alla pagina, altrimenti gli switch non restano.

Eliminare l'applicazione

Eliminare non è spegnere. Dalle Impostazioni → Elimina devi digitare ELIMINA. L'operazione è irreversibile: via tutte le schede, i campi, le viste, le pipeline, i file e i collegamenti di quell'app.

Contatti, aziende e task restano: sparisce solo il riferimento a quel veicolo o contratto. Se non sei sicuro, spegni l'interruttore e valuta.

Problemi comuni

Non vedo il pulsante Crea — devi essere Proprietario, con piano Small (o superiore), sulla pagina Organizzazione → Applicazioni.

L'app non compare nel menu — interruttore spento (e Salva non premuto), oppure app eliminata. I membri non la creano: la usano se il Proprietario l'ha accesa.

Kanban vuoto — vista spenta, oppure nessuna pipeline. Accendi Kanban e crea stati (i modelli lo fanno da soli).

Calendario vuoto — manca un campo data o il mapping in Impostazioni → Calendario. Su Spazi il kit non include date: aggiungile tu.

Non trovo i contatti in scheda — connessione non messa nel layout Scheda, oppure tab Connessioni nascosto. Nei modelli contatto e azienda sono già nel tab Dati.

Ho spento l'app e pensavo di averla cancellata — i dati ci sono. Riapri Applicazioni, riaccendi, Salva. Per cancellare serve Elimina + conferma ELIMINA.

Domande frequenti

D: Quante applicazioni personalizzate posso creare?

A: Non c'è un tetto in pagina. Creane una per oggetto di dominio (Veicoli, Contratti…), non una per ogni sfumatura. Troppe voci appesantiscono il menu: spegni quelle che non usi.

D: Posso usare un modello e poi cambiarlo?

A: Sì. Campi, stati, viste, nomi e icona si modificano. Il modello evita di partire da una scheda vuota.

D: Devo creare Veicoli se ho già i Prodotti in catalogo?

A: I Prodotti sono listino, preventivi e ordini. Un mezzo di flotta (targa, km, assicurazione, «in officina») è un altro oggetto: per quello serve l'applicazione Veicoli.

D: I Ticket non bastano per le pratiche?

A: Il ticket è la richiesta e la conversazione. La pratica è il fascicolo (codice, scadenze, priorità di dossier). Spesso convivono: il ticket si collega alla pratica.

D: Chi vede le schede?

A: I membri dell'organizzazione, se l'app è accesa. Come su un task: puoi restringere la singola scheda (privacy) e in lista filtrare per responsabile o team. Spegnere l'app le nasconde a tutti, senza cancellare i dati.

D: La ricerca in alto trova le mie schede?

A: Sì, per titolo della scheda (targa, nome immobile, codice pratica), come fai con task e contatti. Accanto al risultato compare il nome dell'app (es. Veicoli).

D: Posso importare un Excel di veicoli?

A: L'import organizzazione non elenca questi tipi. Inserisci le schede in app, oppure usa l'API se i volumi sono grandi.

D: Posso automatizzare «quando scade l'assicurazione…»?

A: Non c'è un trigger dedicato. Usa il calendario dell'app e la lista filtrata sulle date. Se il passo successivo è un task o un deal, le automazioni partono da lì.

D: Eliminare l'applicazione cancella anche i contatti collegati?

A: No. Via le schede dell'app e i collegamenti. Contatti, aziende e task restano.