La Guida di Mokapen

Portale clienti

Il portale è lo spazio in cui un cliente entra con credenziali sue, non con un utente Mokapen. Da lì apre ticket, guarda gli ordini e, se lo attivi, la bacheca. Tu continui a lavorare nel CRM: il ticket e l'ordine nascono nelle pipeline che hai scelto, con il responsabile che hai indicato.

Lo trovi in Supporto → Portale. Ogni portale ha un indirizzo proprio, del tipo dominio / lingua / portal / slug. Il cliente non vede il resto dell'organizzazione.

Creare il portale e tenerlo spento finché non è pronto

Dall'elenco premi il pulsante per un nuovo portale. Se l'organizzazione ha già raggiunto il numero massimo, Mokapen apre la finestra del piano invece di crearne un altro. Sulla scheda di ciascun portale vedi titolo, logo, se è attivo o spento, e il link esterno verso la home del cliente.

In Generale imposti titolo, slug dell'URL, lingua predefinita, email del portale e lo stato. Attivo significa che il link risponde. Inattivo significa che il portale non è raggiungibile: usalo mentre prepari pipeline, argomenti e catalogo, così un cliente non entra su una pagina vuota. La frase in pagina è chiara: imposti il portale e attivi solo le aree che vuoi mostrare.

L'email del portale è quella che il cliente vede come mittente delle credenziali. Se è vuota o è una casella che nessuno legge, le mail di accesso partono comunque ma le risposte si perdono.

Quali aree vede il cliente

In Applicazioni accendi, per questo portale, le aree con cui il cliente può interagire. Le voci sono tre, e non tutte le organizzazioni le vedono:

• Ticket — il cliente invia richieste e legge la risposta da lì.
• Ordini — vede prodotti e servizi in un catalogo e invia ordini di acquisto.
• Bacheca — compare solo se l'app News è attiva per l'organizzazione. Mostra la bacheca nella home del portale.

Accendere l'area non basta. Un portale con i ticket accesi e nessuna pipeline scelta crea richieste che non sai dove trovare. Un portale con gli ordini accesi e senza valuta, pipeline e stato lascia l'ordine senza un posto nella pipeline vendite.

Chi può entrare

La pagina Utenti del portale elenca i contatti già abilitati: nome, email, account, stato, data di creazione e il lucchetto di privacy. È un elenco di controllo, non il posto in cui crei l'accesso. Il filtro in alto restringe le righe.

L'accesso si dà dalla scheda contatto, scheda Portale. La frase in scheda dice di abilitare il contatto ad accedere a uno o più portali della tua organizzazione, per comunicare e ricevere assistenza. Per ogni portale c'è un interruttore. Acceso, Mokapen crea un utente portale per quel contatto e gli manda un'email con le credenziali: gli chiedi di entrare e di cambiare la password. Se spegni l'interruttore, l'utente portale viene eliminato. Ordini e ticket già collegati al contatto restano nel CRM.

Sulla stessa scheda scegli la visibilità:

• Privata — il cliente vede ticket e ordini suoi.
• Azienda — vede anche ticket e ordini collegati alla stessa azienda. Usala per il referente che deve seguire le richieste di tutto il cliente, non per ogni persona dell'azienda: altrimenti un commerciale vede i ticket aperti da un collega.

Email, nome, cognome e password sono i dati di login del portale. Non sono l'utente Mokapen e non ereditano un ruolo del CRM. Se cambi email o password, il contatto riceve un'email di aggiornamento.

Un contatto senza email non può ricevere le credenziali. Un contatto archiviato o eliminato sparisce dall'elenco utenti del portale anche se l'accesso era stato acceso.

Ticket aperti dal cliente

In Ticket scegli la pipeline in cui finiscono le richieste e gli argomenti da proporre. Gli argomenti sono quelli già definiti su quella pipeline: se la lista è vuota, il cliente non ha nulla da selezionare. Il pulsante in pagina porta alle impostazioni argomenti di quella pipeline, dove li crei e, se serve, assegni un responsabile all'argomento.

Il responsabile predefinito riceve tutti i ticket nati dal portale. In creazione puoi comunque assegnarli a un altro membro. Senza un responsabile, la richiesta entra in pipeline e nessuno la vede nella propria kanban «mio lavoro» finché qualcuno non se la prende.

Il cliente, una volta dentro, vede i propri ticket aperti e può seguirne lo stato. Non vede i ticket interni che non sono collegati a lui (o, con visibilità Azienda, alla sua azienda).

Ordini dal catalogo

In Ordini prepari come nasce l'ordine quando il cliente conferma il carrello. Imposti valuta, pipeline, stato iniziale e responsabile. Titolo e descrizione accettano variabili del utente portale: nome, cognome, email, azienda, contatto, nota, privacy, lingua. Un titolo del tipo «Ordine di {nome} {cognome}» resta leggibile in pipeline; un titolo vuoto ti lascia una riga senza contesto.

Nel portale il cliente sfoglia il catalogo, mette articoli nel carrello e conferma. Se nel carrello ci sono prodotti da spedire, gli viene chiesto il Paese per i costi di spedizione. Le tasse, IVA inclusa, si calcolano dopo la conferma. A ordine creato il cliente riceve gli aggiornamenti e può seguirlo nella sua area.

Con visibilità Azienda l'elenco ordini include anche gli ordini della stessa azienda, non solo quelli del contatto che ha fatto login.

Quando la scelta è sbagliata

• Portale attivo prima delle applicazioni. Il cliente entra e trova la home senza ticket né ordini. Tienilo inattivo finché pipeline, argomenti e responsabili sono impostati.
• Visibilità Azienda a tutti. Ogni contatto dell'azienda vede le richieste degli altri. Lasciala al referente.
• Stesso portale per clienti che non devono vedersi. Un portale è un URL. I dati restano filtrati per contatto, ma titolo, lingua e aree sono comuni. Due clienti con esigenze diverse (solo ticket, oppure ticket e catalogo) stanno meglio su due portali.
• Confondere utente portale e utente Mokapen. Il primo entra solo nel portale. Il secondo lavora nel CRM e ha un ruolo. Dare al cliente un utente Ospite del CRM non è il portale: vede schede interne, non il catalogo.

Guide collegate: Ticket, Ordini, Contatti.