La Guida di Mokapen

Guida ai Turni

L'area Turni è il modulo HR di Mokapen per pianificare chi lavora dove e quando: sedi, persone, fasce orarie e giorni. Non è un calendario di riunioni (quello sono gli Appuntamenti) né la registrazione delle ore lavorate (quella sono le Presenze): i Turni dicono «questo collaboratore è assegnato a questa sede, in queste fasce, in queste date».

Accedi dal menu Risorse umane → Turni. La vista predefinita è il Calendario a griglia; puoi passare alla Lista. Il modulo richiede l'app Turni attiva, i permessi corretti e un piano Premium adeguato (i Turni fanno parte del pacchetto HR). Verifica disponibilità sul tuo piano e nelle Applicazioni dell'organizzazione.

Due livelli: turni organizzativi e assegnazioni

Per usare bene i Turni conviene capire subito la differenza tra i due oggetti:

• Turni organizzativi (preset) — modelli di fascia oraria per giorno della settimana (es. «Mattina lun–ven 09:00–13:00», «Weekend 10:00–18:00»). Li crea e gestisce un owner (o chi ha accesso alle impostazioni) in Impostazioni organizzazione → Risorse umane → Turni. Senza almeno un preset, la griglia può mostrare lo stato vuoto: «configura prima i turni aziendali».
• Assegnazioni turno (turno utente) — il record concreto: persona + sede + data (o range) + fasce orarie (+ preset opzionale) + note. Sono queste le card che vedi in calendario e in lista, che puoi creare, trascinare, clonare, pianificare, archiviare o eliminare.

Il preset accelera: scegliendolo in creazione, le fasce si precompilano. Puoi comunque definire slot custom su ogni assegnazione. Non esiste un legame ai Servizi del catalogo vendite: i Turni lavorano su sedi e utenti dell'organizzazione.

Poteri utenti: chi vede e chi modifica

I Turni non hanno un flusso di «approvazione» (conferma/rifiuto). Contano tre livelli di potere:

1. App e piano

Senza app Turni attiva (e piano Premium adeguato) non entri nel modulo né nei report Turni. L'owner attiva l'app da Impostazioni → Applicazioni.

2. Editor dei turni

In Impostazioni → Risorse umane → Turni, l'owner configura chi può creare e modificare le assegnazioni per tutta l'organizzazione (singoli utenti oppure «tutti»). Chi è in questa lista è un editor: vede la UI di creazione, può assegnare turni a qualsiasi persona, usare pianifica/clona/archivia/elimina in massa, trascinare le card, fare edit bulk in lista.

Nota: se un utente è già editor delle Presenze, Mokapen lo tratta anche come editor dei Turni — così chi gestisce le ore può allineare la pianificazione senza doppia configurazione.

3. Utente non editor (visibilità ristretta)

Chi non è editor vede in genere solo i propri turni e quelli dei reportees — cioè i membri dei team di cui è manager. Non vede (né modifica) l'agenda completa di tutta l'organizzazione. La creazione di nuove assegnazioni per altri rimane agli editor.

4. Owner e preset

La creazione/modifica/eliminazione dei turni organizzativi (preset) e il salvataggio della lista editor restano tipicamente all'owner (impostazioni organizzazione). Un member editor può gestire le assegnazioni giorno per giorno, ma i modelli settimanali li definisce chi amministra l'org.

In sintesi:

• Owner — attiva app, sedi, preset, chi è editor.
• Editor — pianifica turni per tutti (o per i selezionati in creazione multipla).
• Non editor — consulta (e segue) i propri turni e quelli di chi riporta a lui; non gestisce l'agenda globale.

Pagina Turni — barra e viste

In alto passi tra Calendario e Lista. Sul calendario trovi inoltre:

• Modalità Righe (predefinita) — mese intero: ogni riga è un giorno; le colonne dipendono dal raggruppamento (sedi o utenti). Navigazione mese per mese.
• Modalità Colonne — finestra orizzontale di circa ieri → +7 giorni, con sotto-colonne legate alle fasce dei preset del giorno. Utile per la settimana operativa «corta», non è un calendario ISO dedicato con nome «Settimana».
• Raggruppa per — Sede → Utente (default) oppure Utente → Sede. Cambia come si leggono le card: in un caso vedi le persone dentro la sede; nell'altro le sedi dentro la persona.
• Filtri avanzati — con piano Premium di base (dove previsto) restringi per persone, sedi, periodi; altrimenti può comparire l'upgrade.
• Nuovo turno / azioni — creazione assegnazione (se editor); da qui o da menu azioni anche Pianifica, archivio, ecc. secondo i poteri.

Nella Lista vedi le assegnazioni in tabella (persona, date, sede, fasce, note…). Con permessi editor puoi selezionare più righe e usare azioni bulk (modifica, duplica, archivia, elimina, pianifica secondo le voci disponibili).

Card in griglia e scheda assegnazione

Nella griglia ogni assegnazione è una card colorata (colore utente in organizzazione). A seconda del raggruppamento mostra avatar/nome + fasce, oppure sede + fascia. Il click apre la scheda assegnazione.

Campi tipici della scheda

• Persona, Sede (obbligatoria), Data, Orario (una o più fasce), Turno preset (opzionale), Note.
• Badge Archiviato se l'assegnazione è fuori dalle viste attive.
• Se l'app Presenze è attiva: confronto turno vs presenza (ore pianificate vs registrate, eventuale straordinario), elenco aperture/chiusure collegate e scorciatoie per registrare o modificare una presenza sullo stesso giorno/sede.

Menu Opzioni

• Clona — duplica l'assegnazione (utile per ripetere lo stesso schema su altre date).
• Archivia / Ripristina — toglie o riporta in calendario/lista attivi senza perdere lo storico.
• Elimina — rimuove l'assegnazione (e scollega eventuali presenze che puntavano a quel turno). Preferisci archiviare se serve traccia.

Sul calendario, se sei editor, puoi anche trascinare le card tra celle (cambio data/sede/utente/fascia secondo la griglia). Mokapen segnala sovrapposizioni di fasce sullo stesso utente/giorno e avvisi sui giorni di chiusura dell'organizzazione.

Creare un'assegnazione turno

1. Verifica che esistano sedi (impostazioni generali org) e almeno un preset organizzativo (consigliato).
2. HR → Turni → Nuovo turno (se vedi il pulsante sei tipicamente editor).
3. Scegli persona (o più persone, se editor), sede, eventuale preset.
4. Tipo Singolo (una data) o Multiplo (intervallo di date).
5. Imposta le fasce orarie (precompilate dal preset o custom) e le note.
6. Salva: le card compaiono in griglia e in lista.

Pianificare i turni (copia periodo → mese)

La funzione Pianifica copia le assegnazioni da un periodo di origine a un mese di destinazione, cercando di mantenere il giorno della settimana e la «posizione» nel mese (utile per ripetere pattern ricorrenti senza ricreare tutto a mano). Puoi restringere per utenti e sedi secondo le opzioni del modale. Se non ci sono turni da copiare, Mokapen lo segnala. Usa Pianifica dopo aver consolidato un mese «modello».

Modificare, clonare, archiviare, eliminare

• Modifica — apri la scheda e aggiorna campi; in lista, edit bulk se disponibile. Oppure trascina in griglia.
• Clona / Duplica — da scheda o selezione multipla; poi correggi date sul nuovo record.
• Archivia — turni conclusi o non più rilevanti escono dalle viste operative ma restano recuperabili.
• Elimina — per errori e test; attenzione al collegamento con le presenze.

Impostazioni Turni

Percorso: Impostazioni organizzazione → Risorse umane → card Turni (oppure hub HR).

• Utenti che possono creare e modificare i turni — lista editor (utenti o tutta l'org). È la leva principale dei poteri operativi.
• Turni organizzativi (preset) — titolo + giorni della settimana con una o più fasce HH:MM–HH:MM. Crea i pattern che userai ogni settimana (mattina/pomeriggio, weekend, turni serali…).
• Sedi — si gestiscono nelle impostazioni generali dell'organizzazione (sedi/location); senza sedi non assegni turni utili.
• Chiusure / festività — nelle impostazioni generali: nei giorni di chiusura puoi ricevere warning o blocchi in creazione.

Turni e Presenze insieme

Con entrambe le app attive, il flusso tipico è: pianifichi con i Turni → registri le ore reali con le Presenze (anche dalla scheda turno). La scheda assegnazione può mostrare quanto la presenza si discosta dal pianificato. Una presenza può collegarsi automaticamente a un turno dello stesso utente/sede/giorno. Dettagli nella guida Presenze.

Report Turni

Dal menu Report → Turni analizzi le ore pianificate (derivate dalle fasce delle assegnazioni non archiviate): ore per sede, ore per utente, ore utente × giorno della settimana, più una lista analitica. I filtri avanzati richiedono spesso un piano Premium di base. Usa i report per carico sedi e copertura settimane; per le ore lavorate usa i report Presenze (e i dati incrociati dove disponibili).

Casi applicativi

• Retail / multi-sede: preset mattina/pomeriggio; griglia Sede→Utente; editor = store manager; Pianifica ogni mese.
• Studio / clinic: colonne per fasce preset; assegni professionisti alle sedi; confronti con Presenze.
• Team con manager: non-editor vedono solo sé e i reportees; HQ editor vede tutto.
• Chiusure: festività in org → eviti turni fantasma nei giorni chiusi.

Processi consigliati

• Prima crea sedi e preset, poi assegna le persone — non il contrario.
• Limita gli editor a chi davvero pianifica (HR, store manager); evita «tutti» se l'org è grande.
• Usa Pianifica dopo un mese modello stabile.
• Archivia i mesi vecchi invece di eliminarli se ti servono i report storici.
• Allinea Turni e Presenze: stessa sede e stesse fasce riducono scostamenti e straordinari «a sorpresa».

Domande frequenti

D: Non vedo il pulsante Nuovo turno. Perché?

A: Di solito non sei tra gli editor dei turni (né editor delle presenze). Chiedi all'owner di aggiungerti in Impostazioni → Risorse umane → Turni.

D: La griglia è vuota / chiede i turni aziendali.

A: Manca la configurazione dei preset organizzativi. Un owner deve crearli nelle impostazioni Turni.

D: Vedo solo i miei turni, non quelli dei colleghi.

A: Comportamento atteso se non sei editor: vedi te e i tuoi reportees. Per l'agenda completa serve essere editor.

D: C'è un'approvazione del turno?

A: No. Non c'è un flusso conferma/rifiuto come sulle prenotazioni. Lo stato operativo è pianificazione → (opz. presenza) → archivio.

D: Differenza tra Turni e Appuntamenti?

A: Turni = pianificazione HR (sede + fasce + persona). Appuntamenti = riunioni/call con partecipanti CRM. Vedi la guida Appuntamenti.

D: I Turni dipendono dai Servizi?

A: No. Dipendono da sedi, utenti e preset orari dell'organizzazione.