La Guida di Mokapen

Guida alle Presenze

L'area Presenze è il modulo HR di Mokapen per registrare le ore e le giornate delle persone: lavoro in sede, malattia, ferie, permessi e altre tipologie. Ogni presenza ha persona, sede, data, orario inizio/fine, tipologia, note e (se previsto) privacy. Può collegarsi a un Turno pianificato nello stesso giorno/sede.

Accedi dal menu Risorse umane → Presenze, oppure usa Registra presenza dal menu «+» (scorciatoia tipica: tasto R). La vista predefinita è il Calendario; puoi passare alla Lista. Il modulo richiede l'app Presenze attiva, i permessi corretti e un piano Premium adeguato (pacchetto HR). Verifica disponibilità sul tuo piano.

Cosa non sono le Presenze: non è un sistema di timbratura automatica (clock-in/out), non c'è geolocalizzazione obbligatoria né un flusso di «approvazione manager» (pending/approved). Registri tu (o un editor) data e orari — a mano, anche in blocco o da pianificazione. Il Timesheet, se presente in Mokapen, è un'app distinta.

Ruolo nel CRM e rispetto ai Turni

• Turni = piano («dovresti essere qui in queste fasce»).
• Presenze = consuntivo («sei stato / hai registrato queste ore / questa tipologia»).

Usarli insieme è il flusso consigliato: l'editor pianifica i turni, poi registra (o fa registrare) le presenze. Dalla scheda turno puoi aprire scorciatoie per creare/modificare la presenza e vedere lo scostamento ore. In creazione presenza, se esiste un turno stesso utente + sede + giorno, Mokapen può collegarlo automaticamente (shift_id). Nei report, dove previsto, trovi anche dati incrociati turni + presenze.

Poteri utenti: chi vede, chi crea, chi modifica

Non c'è un ruolo «approvatore». Contano app, editor, reportees e privacy sulla singola presenza.

1. App e piano

Serve l'app Presenze attiva (piano Premium adeguato). L'owner la abilita in Impostazioni → Applicazioni. Senza app non vedi menu, lista né report Presenze.

2. Editor delle presenze

In Impostazioni → Risorse umane → Presenze, l'owner sceglie chi può creare e modificare le presenze per tutti (utenti selezionati oppure tutta l'organizzazione). Gli editor:

• registrano presenze per qualsiasi persona (anche multi-persona in un colpo solo);
• modificano, spostano (drag&drop), clonano, pianificano, archiviano ed eliminano;
• possono impostare privacy, collaboratori/stakeholder e gruppi sulla presenza;
• in caso di sovrapposizione oraria ricevono un warning ma possono comunque salvare (policy più flessibile rispetto all'utente normale).

Essere editor Presenze ti rende anche editor Turni (per allineare pianificazione e consuntivo).

3. Utente non editor

Può tipicamente registrare e gestire le proprie presenze e, dove previsto, quelle dei reportees (membri dei team di cui è manager). Non gestisce l'agenda di tutta l'org. Su sovrapposizione oraria, Mokapen può bloccare il salvataggio (a differenza dell'editor).

4. Privacy sulla singola presenza

Come sulle altre entità Mokapen: presenza pubblica (nell'org, secondo i permessi) oppure privata — visibile a chi ha accesso esplicito (persona della presenza, chi l'ha creata, collaboratori/stakeholder indicati, regole privacy). Gli editor impostano privacy e stakeholder in creazione/scheda. Usa la privacy privata per malattie o dati sensibili che non devono comparire a tutti.

5. Impostazione «Visibilità presenze»

Nelle impostazioni Presenze trovi anche un blocco Visibilità (solo le mie / anche team / anche reportees / utenti selezionati). Serve a dichiarare le intenzioni di chi vede cosa. Nella pratica quotidiana, però, le regole che contano di più restano: chi è editor, reportees per la modifica, e la privacy sul singolo record. Se qualcosa non torna rispetto alle aspettative del team, verifica prima editor e privacy, poi la configurazione Visibilità con un admin.

In sintesi:

• Owner — attiva app, sedi, tipologie, editor (e opzioni visibilità).
• Editor — registra e corregge per tutti; pianifica e fa azioni bulk.
• Non editor — gestisce sé (e reportees); non l'intera org.
• Privacy — restringe la lettura del singolo record sensibile.

Tipologie di presenza

Ogni presenza ha una tipologia (campo configurabile). Se l'organizzazione non ha ancora tipi custom, Mokapen propone i default tipici:

• Lavorativa — giornata/ore di lavoro.
• Malattia
• Ferie
• Permesso
• Altro

Puoi personalizzare le tipologie in Impostazioni → Risorse umane → Presenze (gestione tipi). Le tipologie alimentano i report (ore per tipo) e i filtri: usale in modo coerente in tutto il team.

Pagina Presenze — barra e viste

Come i Turni, trovi Calendario e Lista.

• Calendario – Righe: mese intero, navigazione mese; righe = giorni; colonne secondo raggruppamento.
• Calendario – Colonne: finestra di giorni intorno a oggi; se esistono preset Turni con fasce, la griglia può suddividere le colonne per slot orari.
• Raggruppa per: Sede → Utente oppure Utente → Sede.
• Oggi: scorri al giorno corrente.
• Filtri avanzati: con piano Premium di base (dove previsto).
• Registra presenza / azioni: creazione; per gli editor anche Pianifica, duplica, archivio, azioni bulk in lista.

Nella Lista (tabella): persona, data, orari, tipologia, sede, note, chi ha creato/aggiornato (e gruppi se editor). Ideale per correzioni di massa e export analitici verso i report.

Scheda presenza

Click su una card o riga apre la scheda (modale). Campi tipici:

• Persona — editabile dall'editor; altrimenti di solito fissa su di te.
• Sede, Data, Ora inizio / Ora fine.
• Preset turno (opzionale, se app Turni attiva) — popola gli orari dalle fasce del preset.
• Tipologia, Note.
• Privacy / collaboratori / gruppi — per gli editor.
• Badge Archiviata se fuori dalle viste attive.

Menu Opzioni: Clona, Archivia / Ripristina, Elimina. Sul calendario, con i giusti poteri, puoi trascinare la presenza (cambio data/sede/utente; lo snap orario può allinearsi a uno slot turno dello stesso giorno).

Registrare una presenza

1. Menu «+» → Registra presenza, oppure da HR → Presenze, oppure dalla scheda di un Turno.
2. Scegli persona (se editor; puoi selezionarne più di una), sede, date (anche intervallo), tipologia, orari (manuali o da preset turno).
3. Aggiungi note; se editor, imposta privacy/stakeholder se serve.
4. Salva. In caso di overlap orario: blocco (utente normale) o warning (editor). Sui giorni di chiusura org compare un avviso: puoi comunque salvare (non è un blocco server).

Pianificare e duplicare

Pianifica (editor) copia un periodo di presenze verso un mese destinazione, mantenendo giorno-settimana e posizione nel mese — stessa logica dei Turni. Utile per pattern ricorrenti (es. part-time fissi), non per sostituire la registrazione quotidiana del lavoro variabile.

Duplica / Clona crea copie da scheda o da selezione multipla in lista; poi aggiorni date e orari.

Modificare, archiviare, eliminare

• Modifica — inline in scheda, o bulk in lista (editor).
• Sposta — drag&drop in calendario.
• Archivia — toglie dalle viste attive senza perdere lo storico; ripristina da archivio o dal menu scheda.
• Elimina — rimozione definitiva del record; usa per errori, non per mesi chiusi (meglio archiviare).

Impostazioni Presenze

Percorso: Impostazioni organizzazione → Risorse umane → Presenze.

• Utenti che possono creare e modificare le presenze — lista editor (leva principale dei poteri).
• Visibilità — opzioni «solo mie / team / reportees / utenti»; vedi sezione poteri sopra.
• Tipologie — crea/modifica i tipi (Lavorativa, Ferie, … o custom del tuo settore).
• Sedi e chiusure — nelle impostazioni generali org; condivise con i Turni.

Non esistono impostazioni Presenze per GPS, geofence o «lavoro remoto» automatico: se lavori da remoto, registra comunque sede/tipologia/note secondo le policy interne.

Report Presenze

Menu Report → Presenze: grafici e lista. Tipiche analisi:

• Ore per sede
• Ore per tipologia
• Ore weekend / feriali
• Ore per utente (per sede e in tabella)
• Ore per utente / giorno settimana
• Dati incrociati (turni e presenze) — se anche l'app Turni è attiva

I filtri avanzati richiedono spesso un piano Premium di base. Usa i report per payroll interno, carico sedi e scostamenti rispetto al pianificato — non per la registrazione quotidiana (quella resta Calendario/Lista e «Registra presenza»).

Casi applicativi

• Negozio: editor = responsabile punto vendita; staff registra (o fa registrare) le giornate lavorative; ferie/malattia con tipologia dedicata e privacy se serve.
• Team con manager: il manager non-editor gestisce i reportees; HR editor vede e corregge tutto.
• Allineamento turni: pianifica il mese a Turni → a fine settimana registra le Presenze → controlla i dati incrociati in report.
• Assenze: tipologia Ferie/Permesso/Malattia su giornata intera (orari convenzionali secondo policy interna).

Processi consigliati

• Definisci tipologie e editor prima del go-live con lo staff.
• Registra le presenze in giornata o a fine settimana, non a mesi di distanza.
• Per dati sensibili (malattia) usa privacy privata.
• Evita sovrapposizioni: un utente non dovrebbe avere due fasce che si toccano nello stesso giorno senza motivo.
• Archivia i periodi chiusi; elimina solo errori.
• Combina sempre con Turni se pianifichi le sedi.

Domande frequenti

D: Posso timbrare in entrata/uscita dall'app?

A: Le Presenze Mokapen sono registrazioni di data/orario (manuali o pianificate), non un badge clock-in/out con GPS.

D: Il manager deve approvare la mia presenza?

A: Non c'è un workflow di approvazione. Chi è editor può creare/correggere; gli altri gestiscono sé (e reportees).

D: Perché non posso salvare? Dice che c'è sovrapposizione.

A: Hai già una presenza nello stesso giorno con fascia che coincide o si tocca. Correggi gli orari oppure chiedi a un editor (che può salvare con warning).

D: Differenza tra Presenze e Turni?

A: Turni = pianificazione. Presenze = ore/tipologie registrate. Ideali insieme; dettagli nella guida Turni.

D: Non vedo Registra presenza.

A: App non attiva, piano non adeguato, oppure permessi insufficienti. Verifica con un admin dell'organizzazione.

D: A cosa serve la tipologia?

A: A distinguere lavoro, ferie, malattia, permesso… per filtri e report. Personalizzala nelle impostazioni Presenze.