La Guida di Mokapen

Google Drive

Collega Google Drive a Mokapen per allegare file dalle schede del CRM (contatti, deal, ticket, progetti…) e, se vuoi, salvare sul cloud i file caricati dal computer invece che solo sul server Mokapen.

Panoramica generale: Integrazioni.

Requisiti

• Account Google con spazio Drive disponibile.
• Permesso per Mokapen di accedere ai file che l'app crea o apre su Drive (non a tutto il contenuto del disco).

Collegare Google Drive

1. Menu utente → Integrazioni → Google Drive.
2. Premi Sincronizza Google Drive.
3. Accedi a Google e Consenti l'accesso ai file gestiti da Mokapen.
4. Configura preferenze e condivisione (solo l'utente che ha collegato vede quelle sezioni).
5. Premi Sincronizza in fondo pagina.

Se non accetti, non potrai allegare file da Drive né salvare upload sul cloud.

Cosa chiede Mokapen a Google

Mokapen chiede accesso ai file che crea o apre tramite l'integrazione — non la lettura di tutto il tuo Drive personale. Serve per cartella dedicata, upload e apertura allegati dalle schede CRM.

Preferenze

• Salva sul cloud i file dal computer (interruttore attivo): i file caricati dal PC vanno anche sul tuo Google Drive, non solo su Mokapen.
• Cartella dedicata: Mokapen crea o riusa una cartella Nome app – Nome organizzazione e vi mette i file collegati, così li trovi raggruppati su Google.

Condivisione con il team

• Attiva per altri utenti — colleghi o tutta l'org possono usare il tuo collegamento Drive per allegare file senza rifare login. Utile per Drive aziendale gestito da un referente.
• Condividi tutti i file Drive con i membri — se attivo, i file Mokapen su Drive sono accessibili via link condiviso con i membri org; se disattivo, permessi più restrittivi.

Dopo ogni modifica premi Sincronizza.

Uso quotidiano — allegare file dalla scheda

Apri una scheda (contatto, deal, ticket, progetto…), clicca la graffetta (Allegati) e scegli la sorgente. Con Google Drive collegato compaiono due modalità distinte:

1. Dal tuo computer (verso Google Drive)

Voce di menu: Il tuo computer (su Google Drive).

1. Selezioni il file sul PC (o trascini nell'area upload, dove disponibile).
2. Mokapen lo carica sull'account Google Drive collegato all'integrazione — non solo nello spazio Mokapen.
3. Se in Integrazioni hai attiva la cartella dedicata, Mokapen crea (o riusa) la cartella Nome app – Nome organizzazione e vi mette il file.
4. Il file viene allegato alla scheda con un link che apre il documento su Google Drive.

Vantaggi: il documento resta nel Drive dell'org (o dell'account condiviso con il team); non consumi lo spazio allegati Mokapen; backup e condivisione Google restano disponibili anche fuori dal CRM. Ideale per contratti, PDF e file nuovi che nascono sul computer.

2. Google Drive (online) — selettore file

Voce di menu: Google Drive (online).

1. Si apre il selettore Google (finestra Drive).
2. Scegli uno o più file già presenti sul Drive, oppure una cartella.
3. Mokapen non ricarica il file dal PC: collega alla scheda il riferimento al file (o ai file) su Drive, con link per aprirlo.

Vantaggi: nessun upload duplicato; usi documenti già organizzati in cartelle Drive; utile per template, presentazioni o cartelle condivise che il team mantiene su Google. Il file resta dove l'hai messo tu su Drive — Mokapen aggiunge solo il collegamento CRM.

Quale scegliere?

• File nuovo dal PC → «Il tuo computer (su Google Drive)».
• File già su Drive → «Google Drive (online)».

Se l'integrazione Drive è condivisa con i colleghi, entrambe le opzioni usano il collegamento attivo per l'org (il tuo o quello condiviso), così gli allegati puntano allo stesso archivio aziendale.

Eliminare un allegato dalla scheda Mokapen non cancella il file su Google Drive. Se un file sparisce da Drive, il link in Mokapen può smettere di funzionare — in quel caso disconnetti e riconnetti l'integrazione o sostituisci l'allegato.

Dettagli generali sugli allegati: guida Allegati.

Problemi comuni

• Errore upload — file troppo grande, formato non supportato, spazio Drive esaurito o permesso revocato. Riconnetti integrazione.
• Collega non vede impostazioni — solo chi ha creato il collegamento modifica preferenze e condivisione; gli altri usano account condiviso se abilitato.

Disconnettere

Premi Disconnetti e conferma digitando la parola richiesta. Nella finestra puoi scegliere cosa fare dei link agli allegati Drive già presenti in Mokapen.

Opzioni in Mokapen:

• Disconnessione standard (interruttore «Rimuovi tutti i link…» spento) — revochi solo il collegamento account. Gli allegati con link Drive restano sulle schede in Mokapen, ma senza integrazione attiva i link possono smettere di funzionare finché non ricolleghi o sostituisci gli allegati.
• Rimuovi da Mokapen tutti i link ai file su Google Drive (interruttore acceso) — Mokapen elimina dalla org i riferimenti agli allegati Drive (record collegati a quella sync). I file non vengono cancellati su Google Drive: restano nel cloud, spariscono solo i collegamenti dal CRM.

In ogni caso i documenti sul Drive esterno non vengono distrutti automaticamente da Mokapen. Per liberare spazio o chiudere un archivio, agisci direttamente su Google Drive.

Dettagli allegati: guida Allegati.