A Mokapen útmutató

Google Drive

Csatlakozás Google Drive hogy Mokapen hogy csatolj fájlokat a CRM-nyilvántartásokból (kapcsolatok, ajánlatok, jegyek, projektek…), és ha kívánja, mentse a felhőbe a számítógépéről feltöltött fájlokat ahelyett, hogy csak a Mokapen szerveren tárolná őket.

Általános áttekintés: Integrációk.

Követelmények

• Google-fiók elérhető Drive-tárhellyel.
• Engedély a Mokapen számára az alkalmazás által létrehozott vagy a Drive-on megnyitott fájlokhoz (nem a teljes meghajtó tartalmához).

Csatlakoztassa a Google Drive-ot

1. Felhasználói menü → Integrációk → Google Drive.
2. Kattintson Szinkronizálja a Google Drive-ot.
3. Jelentkezzen be a Google-ba és Engedélyezze hozzáférés a Mokapen által kezelt fájlokhoz.
4. Konfigurálja a beállításokat és a megosztást (csak a csatlakozott felhasználó látja ezeket a szakaszokat).
5. Kattintson Szinkronizál az oldal alján.

Ha nem fogadja el, akkor nem tud majd fájlokat csatolni a Drive-ból, illetve a feltöltéseket a felhőbe menteni.

Amit Mokapen kér a Google-tól

Mokapen hozzáférést kér a fájlokhoz létrehoz vagy megnyit az integráción keresztül – nem olvasási hozzáférés a teljes személyes meghajtóhoz. Erre a dedikált mappához, a feltöltésekhez és a CRM-rekordokból származó mellékletek megnyitásához van szükség.

Preferences

• Számítógépes fájlok mentése a felhőbe (bekapcsolás): a számítógépről feltöltött fájlok a Google Drive-ra is eljutnak, nem csak a Mokapenbe.
• Dedikált mappa: A Mokapen létrehoz vagy újra felhasznál egy nevű mappát Alkalmazás neve – Szervezet neve és ott helyezi el a hivatkozott fájlokat, így csoportosítva találhatja meg őket a Google-on.

Megosztás a csapattal

• Engedélyezés más felhasználók számára — a kollégák vagy az egész szervezet használhatja a te Drive-kapcsolat a fájlok csatolásához újbóli bejelentkezés nélkül. Hasznos a vállalati Drive számára, amelyet egy kapcsolattartó személy kezel.
• Ossza meg az összes Drive-fájlt a tagokkal – ha be van kapcsolva, a Drive-on lévő Mokapen-fájlok elérhetők a szervezeti tagokkal megosztott linken keresztül; kikapcsolt állapotban az engedélyek szigorúbbak.

Minden változtatás után kattintson a gombra Szinkronizál.

Napi használat – csatoljon fájlokat egy rekordból

Nyisson meg egy rekordot (kapcsolat, üzlet, jegy, projekt…), kattintson a gombra gemkapocs (Mellékletek), és válassza ki a forrást. Ha csatlakoztatta a Google Drive-ot, két különböző mód megjelenik:

1. A számítógépéről (a Google Drive-ra)

Menüpont: Számítógépe a Google Drive-on.

1. Válassza ki a fájlt a számítógépén (vagy húzza a feltöltési területre, ha elérhető).
2. A Mokapen feltölti az integrációhoz kapcsolódó Google Drive-fiókba – nem csak a Mokapen tárhelyére.
3. Ha engedélyezte a dedikált mappa az Integrációkban a Mokapen létrehozza (vagy újrafelhasználja) a mappát Alkalmazás neve – Szervezet neve és oda helyezi a fájlt.
4. A fájl az csatolva a jegyzőkönyvhöz egy hivatkozással, amely megnyitja a dokumentumot a Google Drive-on.

Előnyök: a dokumentum a szervezeti meghajtóban (vagy a csapattal megosztott fiókban) marad; nem használ Mokapen melléklettárolót; A Google biztonsági mentése és megosztása továbbra is elérhető a CRM-en kívül. Ideális szerződésekhez, PDF-ekhez és a számítógépen létrehozott új fájlokhoz.

2. Google Drive online – fájlválasztó

Menüpont: Google Drive online.

1. Megnyílik a Google választó (Drive ablak).
2. Válasszon egyet vagy többet fájlok már be vannak kapcsolva meghajtót vagy mappát.
3. Mokapen igen ne töltse fel újra a fájlt a számítógépéről: összekapcsolja a rekordot a Drive-on lévő fájllal (vagy fájlokkal), egy hivatkozással a megnyitásához.

Előnyök: nincs ismétlődő feltöltés; már a Drive mappáiba rendezett dokumentumokat használ; hasznos sablonokhoz, prezentációkhoz vagy megosztott mappákhoz, amelyeket a csapat a Google-on tart fenn. A fájl ott marad, ahol a Drive-on elhelyezte – a Mokapen csak a CRM-hivatkozást adja hozzá.

Melyiket válasszam?

• Új fájl a számítógépről → «Számítógépe a Google Drive-on».
• A fájl már a Drive-on található → «Google Drive online».

Ha a Drive-integráció meg van osztva a kollégákkal, akkor mindkét lehetőség a szervezet aktív kapcsolatát használja (az Öné vagy a megosztott), így a mellékletek ugyanarra a vállalati archívumra mutatnak.

Melléklet eltávolítása a Mokapen rekordból nem törli a fájlt a Google Drive-on. Ha egy fájl eltűnik a Drive-ról, előfordulhat, hogy a Mokapenben található hivatkozás leáll – ebben az esetben válassza le, majd csatlakoztassa újra az integrációt, vagy cserélje ki a mellékletet.

Általános információk a mellékletekről: Mellékletek útmutatója.

Gyakori problémák

• Feltöltési hiba — a fájl túl nagy, nem támogatott formátum, a Drive-tárhely megtelt, vagy az engedélyt visszavonták. Csatlakoztassa újra az integrációt.
• A kolléga nem látja a beállításokat — csak a kapcsolatot létrehozó felhasználó módosíthatja a beállításokat és a megosztást; mások a megosztott fiókot használják, ha engedélyezve van.

Leválasztás

Kattintson Leválasztás és erősítse meg a kért szó beírásával. Az ablakban kiválaszthatja, hogy mit kezdjen a meglévővel Drive melléklet linkek Mokapenben.

Lehetőségek Mokapenben:

• Normál leválasztás ("Minden link eltávolítása..." kapcsoló le) — csak a fiókkapcsolatot vonja vissza. Mellékletek Drive-hivatkozásokkal nyilvántartásban marad a Mokapenben, de aktív integráció nélkül a hivatkozások működése leállhat, amíg újra nem csatlakoztatja vagy kicseréli a mellékleteket.
• Távolítsa el az összes Google Drive-fájl hivatkozását a Mokapenből (kapcsoló -on) – Mokapen eltávolítja a szervezetből hivatkozások a Drive-mellékletekre (az adott szinkronizáláshoz kapcsolódó rekordok). A fájlok igen nincs törölve a Google Drive-on: a felhőben maradnak; csak a CRM-hivatkozások tűnnek el.

Mindenesetre a külső meghajtón lévő dokumentumokat a Mokapen nem semmisíti meg automatikusan. Tárhely felszabadításához vagy archívum bezárásához lépjen közvetlenül a Google Drive-on.

Melléklet részletei: Mellékletek útmutatója.