A Mokapen útmutató

Útmutató az adatláthatósághoz

Amikor megnyitja a Mokapent, nem látja «az egész céget». Azokat az adatokat látja, amelyekhez hozzáfér, és a mindennapi oldalakon gyakran csak a munkát, amely Önt érinti. Ez szándékos: Laura az értékesítésben a saját pipeline-ját látja maga előtt, Marco a támogatásban a saját jegyeit, és senki nem nyit meg véletlenül egy zárt kártyát.

Ez az útmutató azt magyarázza, mi jelenik meg a listában, a kanbanon, a naptárban, a keresésben és a jelentésekben — és miért nem egyeznek néha a számok egyik oldalon a másikkal. A lakat, a szerepek és a Network mind a «nyilvános» szót használja: itt példákkal választjuk szét őket.

Szerep a CRM-ben

Két különböző kérdés, két különböző válasz:

• Mit tehet — létrehozás, szerkesztés, meghívás, beállítások megnyitása. Ezt a szerep dönti el (Vendég, Felhasználó, Tag, Tulajdonos…). Részletek a Szerepek és engedélyek útmutatóban.
• Mely kártyák jutnak el Önhöz — mely lehetőségeket, jegyeket vagy névjegyeket találja a listában. Ezt a láthatóság dönti el: a szervezet, amelyben van, a bekapcsolt alkalmazások, a kártya lakatja, és (az operatív oldalakon) a szűrő a neve vagy a csapata szerint.

Lehet Tag teljes jogosultsággal, és mégsem látja egy kolléga privát lehetőségét, ha nincs az együttműködők között. Fordítva: egy Felhasználó látja az alkalmazása nyilvános kártyáit akkor is, ha nem módosíthatja a szervezet Biztonságát.

Amit mindig lát

Aranyszabály: soha nem jut el Önhöz olyan kártya, amelyet nem nyithat meg. Érvényes listában, kanbanon, naptárban, keresésben, a home-on és a jelentésekben. Ha egy kártya privát, és Ön nem felelős, együttműködő vagy létrehozó, kereséssel sem találja meg.

Először a Mokapen a világot erre a szervezetre szűkíti (amelyet felül a választóban lát). Aztán a bekapcsolt alkalmazásokra: ha a Jegyek ki van kapcsolva, nincs Jegyek oldal. Aztán minden kártya lakatjára. Csak ezután, az operatív oldalakon lép be a «saját munkám» szűrő.

Példa — Ugyanaz a cég, két ember. Laura (értékesítés) és Marco (támogatás). Laura nyilvános lehetőségei nem jelennek meg Marco napjában, ha neki nincs Értékesítés alkalmazása, vagy ha a lehetőség privát, és ő nem együttműködő. Marco nyilvános jegyei: ugyanez Laura számára. A jelentések ugyanazt a lakatot tartják: egyikük sem «fedezi fel» a másik elől zárt adatokat.

A «nyilvános» három jelentése

A Mokapenben a szó három különböző helyen jelenik meg. Nem mondanak ellent egymásnak: három dologról beszélnek.

• Nyilvános szervezet a Networkön — a külső kirakat (cégoldal, amelyet leendő ügyfelek vagy partnerek láthatnak). Nem nyitja ki a lehetőségeit vagy a névjegyeit a világnak. Bővebben a Szervezetek és hozzáférés útmutatóban.
• Nyilvános kártya (nyitott lakat) — a szervezeten belül azok a kollégák, akik használhatják az alkalmazást, megnyitják a kártyát anélkül, hogy az együttműködők listáján lennének.
• Napi munka szűrő — a szürke sáv a listán és a kanbanon. Nyilvános kártyák mellett is láthatja csak «a sajátjait» vagy egy csapatét, hogy ne fulladjon bele mindenki pipeline-jába.

Példa — A «Studio Alfa» nyilvános a Networkön, hogy az érdeklődők megtalálják. Belül egy stratégiai ügyfél lehetőségei privátak (zárt lakat). A kanbanon Laura a sajátjait látja; a jelentésekben a tulajdonos mindazt, amihez hozzáfér. Egyetlen Network-látogató sem nyitja meg ezeket a lehetőségeket.

Nyilvános és privát lakat

Szinte minden kártyán (feladat, projekt, névjegy, cég, lehetőség, jegy, árajánlat, rendelés, találkozó, foglalás, egyéni alkalmazások…) van egy lakat ikon:

• Nyilvános (nyitott lakat) — a szervezet azon tagjai látják, akiknek megvan az alkalmazás.
• Privát (zárt lakat) — a felelős, az együttműködők (személyek vagy csapatok) és aki létrehozta, látják. Mások sehol.

A szervezet Tulajdonosának lenni nem jelenti automatikusan, hogy minden privát kártyát lát: szerepelnie kell a listán (személyesen, egy csapaton keresztül, vagy a Team Masterben, ha a szabályzat hozzáadja az új kártyákhoz). A találkozók elsősorban azt követik, ki érintett: szervező, résztvevők, együttműködők.

Hogyan születnek az új kártyák — alapértelmezés szerint Nyilvános vagy Privát, automatikus együttműködők, Team Master — a Biztonság oldal dönti el, csak Tulajdonosoknak. Ez a beállítás attól a pillanattól érvényes: a múltat a rendszer magától nem számolja újra. A teljes részlet a Biztonság útmutatóban.

Operatív oldalak és jelentések

Ez a pont zavarja meg a legtöbb embert, és szándékosan két különböző munkára készült.

Operatív oldalak — lista és kanban Feladatok, Projektek, Lehetőségek, Jegyek, Találkozók, Foglalások (és a kapcsolódó naptár) esetén. Itt alapból a Mokapen a saját munkáját mutatja: kártyák, amelyeknek felelőse, együttműködője, vagy amelyeknek a csapata szerepel. A sötétszürke sáv (az Ön neve, egy kolléga vagy egy csapat) éppen ez a szűrő. Azért van, hogy a reggel ne a cég teljes pipeline-jával kezdődjön az arcába.

Jelentések, keresés és home — itt a szürke szűrő nem érvényesül (a jelentésekben addig, amíg nem választ csapatot). Minden kártyát lát, amelyet megnyithat: a sajátjait, és ha nyilvánosak vagy együttműködő, a kollégákét is. A lakat marad: más privát kártyája nem kerül a jelentésekbe.

Példa — Laura. A Lehetőségek kanbanon 8 kártyája van (a sajátjai és azok, amelyeken együttműködő). Megnyitja az értékesítési jelentéseket: 40-et számol, a csapat összes nyilvánosát, plusz a saját privátjait. Nem hiba: a kanban «amit ma követek», a jelentés «milyen számaink vannak».

Példa — Marco. A Jegyek kanbanon a sajátjait és a Customer Care csapatét látja. Az SLA jelentésben minden jegyet lát, amelyhez hozzáfér. Ha egy jegy egy másik részleg privátja, és ő nem együttműködő, nincs sem a kanbanon, sem a jelentésben.

Árajánlatok, rendelések, termékek, szolgáltatások és dokumentumok alapból nem szűkülnek «a saját munkámra»: a listában már mindent lát, amit megnyithat, mint egy jelentésben. A névjegyek és a cégek ugyanígy viselkednek, hacsak nem szabja testre őket.

Felhasználó / csapat szűrő

A sötétszürke gomb a listán és a kanbanon (avatár és név, vagy egy csapat) a Felhasználó / csapat szűrő. Önmagát, egy kollégát vagy egy csoportot választ: a Mokapen az ahhoz a választáshoz kötött kártyákat mutatja — azok közül, amelyeket már megnyithat. Nem arra való, hogy «mások privát kártyáit lássa».

Alapból a gomb be van kapcsolva feladatokon, projekteken, lehetőségeken, jegyeken, találkozókon és foglalásokon. Rendeléseken, árajánlatokon, termékeken, szolgáltatásokon és dokumentumokon ki van kapcsolva: a lista már «minden, amihez hozzáfér».

A Testreszabás → Felhasználó / csapat szűrő menüből (Medium terv) kártyatípusonként:

• be- vagy kikapcsolhatja a gombot — kikapcsolva a lista és a kanban úgy viselkedik, mint a jelentések;
• eldöntheti, mi számít «saját munkának»: Ön mint felelős, mint együttműködő, a csapatai, a létrehozó, (találkozóknál) a résztvevő, a Team Master.

A Tulajdonos beállíthat egy alapértelmezést az egész szervezetnek; Ön ettől még menthet egy személyeset. Tipikus példa: aki a Team Masterben van (tulajdonos, IT, adatvédelem), megnyithatja az új privát kártyákat, de a kanbanon addig nem látja őket, amíg nem kapcsolja be a «Team Master mint együttműködő» opciót, vagy át nem vált a jelentésekre.

Mezők a kártyán

Egy kártya megnyitása nem jelenti, hogy minden sort lát. Egy mező csak bizonyos felhasználók vagy csapatok számára lehet látható vagy szerkeszthető — pl. az árrés % csak a senior értékesítésnek, egy HR-megjegyzés csak a HR-csapatnak. Ez egy extra réteg, egy már megnyitott kártyán. Részletek a Mezők útmutatóban, a feltételes láthatóság szakaszban.

Használati esetek

• Ügynökség, nyilvános lehetőségek — mindenki a saját kanbanján dolgozik; az igazgató a teljes pipeline jelentéseit olvassa, amihez hozzáfér. Senki nem nyúl a Biztonsághoz: a napi szűrő elég.
• Ügyvédi iroda, privát kártyák — minden ügy zártan indul (Biztonság oldal). A Team Master (partnerek) megnyithatja az iratokat; a kanbanon a partner bekapcsolja a Team Mastert a szűrőben, vagy a jelentéseket használja az áttekintéshez.
• Támogatás és értékesítés együtt — Marco nem látja Laura privát lehetőségeit; Laura nem látja a belső IT-jegyeket. Mindenki jelentései az alkalmazás és a lakat határain belül maradnak.
• Network-kirakat és belső adatok — szervezet nyilvános a Networkön, HR-névjegyek és érzékeny lehetőségek belül privátak. A két «nyilvános» nem érinti egymást.
• Két cég, egy fiók — szervezetet vált a választóban: adathalmazt vált. Nincs közös címtár vagy pipeline, még ha Ön ugyanaz a személy is.
• Vendég egy projekten — csak azt látja, amit megosztottak vele, nem a teljes listát. Szűk szerep és szűk láthatóság, együtt.
• Egyéni alkalmazás (pl. Vehicles, Cases) — ugyanaz a lakat és ugyanaz a szűrő a kártyáin. Lásd az Egyéni alkalmazások útmutatót.

Kapcsolódó útmutatók

• Szervezetek és hozzáférés — zárt munkaterületek, Network, szervezetváltás.
• Szerepek és engedélyek — mit tehet, Vendégtől Tulajdonosig.
• Biztonság — Nyilvános/Privát alapértelmezés az új kártyákon, Team Master.
• Felhasználók és csapatok — ki melyik csoportban van, vezetők.
• Alkalmazások — Feladatok, Értékesítés, Jegyek… be- vagy kikapcsolása.
• Mezők — egyetlen sor láthatósága a kártyán.

Gyakran ismételt kérdések

K: A jelentésekben látom egy kolléga lehetőségét, a kanbanon nem. Ez hiba?

A: Nem, ez a várt viselkedés. A kanban (bekapcsolt szűrővel) a saját munkája; a jelentések minden kártyát mutatnak, amelyet megnyithat. Ugyanez, ha a keresésben vagy a home-on megtalálja, a pipeline-ban pedig nem.

K: Hogyan látom a kanbanon az egész csapat lehetőségeit?

A: A szürke gombon válassza a csapatot (vagy egy kollégát). A Testreszabásban kikapcsolhatja a gombot a Lehetőségeken: a lista olyan lesz, mint a jelentések. A privát kártyák, amelyekhez nincs hozzáférése, kimaradnak.

K: Tulajdonos vagyok, és nem látok egy privát kártyát. Miért?

A: A szerep önmagában nem nyitja a lakatokat. Felelősnek, együttműködőnek, létrehozónak kell lennie, vagy a Team Masterben (és a kanbanon a szűrőnek tartalmaznia kell ezt a szempontot). Kérje, hogy felvegyék, vagy nyissa meg a jelentéseket, ha már van hozzáférése, de a napi szűrő elrejti.

K: A szervezet nyilvános: az adatok kint is látszanak?

A: Nem. A Networkön nyilvános a cég kirakata, nem a belső kártyák. Kint csak a meghívottak maradnak.

K: A Biztonságot Privátra állítottam: a tegnapi adatok priváttá váltak?

A: Nem. Csak a változás után mentett kártyák. Ezt a Biztonság útmutató magyarázza.

K: Egy vendég látja a címtárat?

A: Általában nem: azt látja, amit megosztottak vele (pl. egy projektet vagy egy feladatot). A Vendég a legszűkebb szerep; a részletek a Szerepek útmutatóban vannak.

K: Miért nem látom a kanbanon a Team Master privátjait?

A: Megnyithatja őket, ha a Team Masterben van, de a napi szűrő alapból nem veszi őket bele. Kapcsolja be a «Team Master mint együttműködő» opciót a Testreszabásban, vagy használja a jelentéseket.