Vodnik po Mokapenu

Vodnik po vidnosti podatkov

Ko odprete Mokapen, ne vidite «vsega, kar je v podjetju». Vidite podatke, do katerih imate dostop, in na vsakodnevnih straneh pogosto samo delo, ki se vas tiče. Tako je namerno: Laura v prodaji ima pred seboj svojo pipeline, Marco v podpori svoje tikete, in nihče po pomoti ne odpre rezervirane kartice.

Ta vodnik pojasni, kaj se prikaže na seznamu, kanbanu, koledarju, v iskanju in poročilih — in zakaj se številke včasih razlikujejo od strani do strani. Ključavnica, vloge in Network uporabljajo isto besedo «javno»: tukaj jih ločimo s primeri.

Vloga v CRM

Dve različni vprašanji, dva različna odgovora:

• Kaj lahko naredite — ustvariti, urediti, povabiti, odpreti nastavitve. To določa vloga (Gost, Uporabnik, Član, Lastnik…). Podrobnosti v vodniku Vloge in dovoljenja.
• Katere kartice dobite — katere priložnosti, tikete ali stike najdete na seznamu. To določa vidnost: organizacija, v kateri ste, vklopljene aplikacije, ključavnica kartice in (na operativnih straneh) filter na vaše ime ali ekipo.

Lahko ste Član z vsemi pooblastili in vseeno ne vidite zasebne priložnosti kolega, če niste med sodelavci. Nasprotno Uporabnik vidi javne kartice svoje aplikacije, tudi če ne more spreminjati Varnosti organizacije.

Kaj vidite vedno

Zlato pravilo: nikoli ne dobite kartice, ki je ne morete odpreti. Velja na seznamu, kanbanu, koledarju, v iskanju, na začetni strani in v poročilih. Če je kartica zasebna in niste odgovorni, sodelavec ali avtor, je ne najdete niti z iskanjem.

Najprej Mokapen zoži svet na to organizacijo (tisto v izbirniku zgoraj). Nato na vklopljene aplikacije: če so Tiketi izklopljeni, strani Tiketi ni. Nato na ključavnico vsake kartice. Šele potem na operativnih straneh stopi v igro filter «moje delo».

Primer — Isto podjetje, dve osebi. Laura (prodaja) in Marco (podpora). Laurine javne priložnosti se v Marcovem dnevu ne bodo pojavile, če nima aplikacije Prodaja ali če je priložnost zasebna in on ni sodelavec. Marcov javni tiketi, isto za Lauro. Poročila spoštujejo isto ključavnico: nihče od njiju ne «odkrije» podatkov, zaprtih za drugega.

Trije pomeni «javno»

V Mokapenu se beseda pojavi na treh različnih mestih. Ne nasprotujejo si: govorijo o treh stvareh.

• Javna organizacija na Networku — zunanja izložba (stran podjetja, vidna potencialnim strankam ali partnerjem). Ne odpre vaših priložnosti ali stikov svetu. Več v vodniku Organizacije in dostopi.
• Javna kartica (odprta ključavnica) — znotraj organizacije kolegi, ki lahko uporabljajo to aplikacijo, odprejo kartico, ne da bi bili na seznamu sodelavcev.
• Filter vsakodnevnega dela — siva vrstica na seznamu in kanbanu. Tudi pri javnih karticah lahko vidite samo «moje» ali tiste ekipe, da vas ne poplavi pipeline vseh.

Primer — «Studio Alfa» je javna na Networku, da jo prospecti najdejo. Znotraj so priložnosti strateške stranke zasebne (zaprta ključavnica). Na kanbanu Laura vidi svoje; v poročilih lastnik vidi vse, do katerih ima dostop. Noben obiskovalec Networka teh priložnosti ne odpre.

Ključavnica Javna in Zasebna

Na skoraj vsaki kartici (naloga, projekt, stik, podjetje, priložnost, tiket, ponudba, naročilo, sestanek, rezervacija, aplikacije po meri…) je ikona ključavnice:

• Javna (odprta ključavnica) — vidijo jo člani organizacije, ki imajo to aplikacijo.
• Zasebna (zaprta ključavnica) — vidijo jo odgovorni, sodelavci (osebe ali ekipe) in tisti, ki jo je ustvaril. Drugi ne, nikjer.

Biti Lastnik organizacije ne pokaže samodejno vseh zasebnih kartic: morate biti na seznamu (osebno, prek ekipe ali v Team Master, če politika ekipo doda na nove kartice). Sestanki sledijo predvsem tistim, ki so vključeni: organizator, udeleženci, sodelavci.

Kako nastanejo nove kartice — Javna ali Zasebna privzeto, samodejni sodelavci, Team Master — določa stran Varnost, samo za Lastnike. Ta nastavitev velja od tistega trenutka naprej: zgodovina se sama ne preračuna. Vse podrobnosti so v vodniku Varnost.

Operativne strani in poročila

To je točka, ki ljudi najbolj zmede, in je narejena namerno za dve različni nalogi.

Operativne strani — seznam in kanban Nalog, Projektov, Priložnosti, Tiketov, Sestankov, Rezervacij (in povezani koledar). Tukaj Mokapen privzeto pokaže vaše delo: kartice, pri katerih ste odgovorni, sodelavec ali pri katerih je navedena ekipa. Temno siva vrstica (vaše ime, kolega ali ekipa) je prav ta filter. Zato se jutro ne začne s pipeline celotnega podjetja pred nosom.

Poročila, iskanje in začetna stran — tukaj se sivi filter ne uporabi (v poročilih, dokler ne izberete ekipe). Vidite vse kartice, ki jih lahko odprete: svoje in, če so javne ali ste sodelavec, tudi kolegov. Ključavnica ostane: zasebna kartica drugega v poročila ne vstopi.

Primer — Laura. Na kanbanu Priložnosti ima 8 kartic (svoje in tiste, pri katerih je sodelavka). Odpre prodajna poročila: jih prešteje 40, vse javne ekipe, plus svoje zasebne. Ni napaka: kanban je «kar spremljam danes», poročilo je «kakšne številke imamo».

Primer — Marco. Na kanbanu Tiketi vidi svoje in tiste ekipe Customer Care. V poročilu SLA vidi vse tikete, do katerih ima dostop. Če je tiket zaseben drugega oddelka in on ni sodelavec, ga ni niti na kanbanu niti v poročilu.

Ponudbe, naročila, izdelki, storitve in dokumenti se privzeto ne zožijo na «moje delo»: na seznamu že vidite vse, kar lahko odprete, kot v poročilu. Stiki in podjetja se obnašajo enako, razen če jih prilagodite.

Filter uporabnikov / ekip

Temno siv gumb na seznamu in kanbanu (avatar in ime ali ekipa) je Filter uporabnikov / ekip. Izberete sebe, kolega ali skupino: Mokapen pokaže kartice, vezane na to izbiro — med tistimi, ki jih že lahko odprete. Ni način, da «vidite zasebne kartice drugih».

Privzeto je gumb vklopljen pri nalogah, projektih, priložnostih, tiketih, sestankih in rezervacijah. Pri naročilih, ponudbah, izdelkih, storitvah in dokumentih je izklopljen: seznam je že «vse, do česar imate dostop».

Iz Prilagoditev → Filter uporabnikov / ekip (načrt Medium) lahko za vsak tip kartice:

• vklopite ali izklopite gumb — izklopljen, seznam in kanban se obnašata kot poročila;
• določite, kaj šteje kot «moje delo»: vi kot odgovorni, kot sodelavec, vaše ekipe, avtor, (pri sestankih) udeleženec, Team Master.

Lastnik lahko nastavi privzeto za celotno organizacijo; vi lahko vseeno shranite osebnega. Tipičen primer: kdo je v Team Master (lastnik, IT, zasebnost) lahko odpre nove zasebne kartice, a jih na kanbanu morda ne vidi, dokler ne vklopi «Team Master kot sodelavec» ali ne preklopi na poročila.

Polja na kartici

Odpreti kartico ne pomeni videti vsake vrstice. Polje je lahko vidno ali uredljivo samo za določene uporabnike ali ekipe — npr. marža % samo za seniorja v prodaji, opomba HR samo za ekipo HR. Je dodatna plast, na kartici, ki ste jo že odprli. Podrobnosti v vodniku Polja, razdelek pogojna vidnost.

Primeri uporabe

• Agencija, javne priložnosti — vsak dela na svojem kanbanu; direktor bere poročila celotne pipeline, do katere ima dostop. Nihče ne spreminja Varnosti: zadostuje dnevni filter.
• Odvetniška pisarna, zasebne kartice — vsaka zadeva nastane omejena (stran Varnost). Team Master (partnerji) lahko odpre fascikle; na kanbanu partner vklopi Team Master v filtru ali uporabi poročila za pregled.
• Podpora in prodaja skupaj — Marco ne vidi Laurinih zasebnih priložnosti; Laura ne vidi notranjih IT tiketov. Poročila vsakega ostanejo v obsegu aplikacije in ključavnice.
• Izložba Network in notranji podatki — organizacija javna na Networku, stiki HR in občutljive priložnosti zasebne znotraj. Dva «javno» se ne dotikata.
• Dve družbi, en račun — v izbirniku zamenjate organizacijo: zamenjate nabor podatkov. Ni skupnega imenika ali pipeline, tudi če ste ista oseba.
• Gost na projektu — vidi samo tisto, kar mu je bilo deljeno, ne celotnega seznama. Ozka vloga in ozka vidnost, skupaj.
• Aplikacija po meri (npr. Vozila, Zadeve) — ista ključavnica in isti filter na vaših karticah. Glejte vodnik Aplikacije po meri.

Povezani vodniki

• Organizacije in dostopi — zaprti delovni prostori, Network, menjava organizacije.
• Vloge in dovoljenja — kaj lahko naredite, od Gosta do Lastnika.
• Varnost — privzeto Javna/Zasebna na novih karticah, Team Master.
• Uporabniki in ekipe — kdo je v kateri skupini, managerji.
• Aplikacije — vklop ali izklop Nalog, Prodaje, Tiketov…
• Polja — vidnost posamezne vrstice na kartici.

Pogosta vprašanja

V: V poročilih vidim priložnost kolega, na kanbanu ne. Je to napaka?

O: Ne, tako je predvideno. Kanban (z vklopljenim filtrom) je vaše delo; poročila pokažejo vse kartice, ki jih lahko odprete. Isto, če jo najdete v iskanju ali na začetni strani in ne v pipeline.

V: Kako na kanbanu vidim priložnosti celotne ekipe?

O: Sivega gumba izberite ekipo (ali kolega). V Prilagoditvi lahko gumb pri Priložnostih izklopite: seznam postane kot poročila. Zasebne kartice, do katerih nimate dostopa, ostanejo zunaj.

V: Sem Lastnik in ne vidim zasebne kartice. Zakaj?

O: Vloga sama ne odklene ključavnic. Morate biti odgovorni, sodelavec, avtor ali v Team Master (in na kanbanu mora filter vključevati to merilo). Prosite, da vas dodajo, ali odprite poročila, če imate že dostop, a ga dnevni filter skriva.

V: Organizacija je javna: so podatki vidni zunaj?

O: Ne. Javna na Networku je izložba podjetja, ne notranje kartice. Zunaj ostanejo samo povabljeni.

V: Varnost sem preklopil na Zasebna: so včerajšnji podatki postali zasebni?

O: Ne. Samo kartice, shranjene po spremembi. To pojasni vodnik Varnost.

V: Ali gost vidi imenik?

O: Ponavadi ne: vidi tisto, kar mu je bilo deljeno (npr. projekt ali nalogo). Vloga Gost je najožja; podrobnosti so v vodniku Vloge.

V: Zakaj na kanbanu ne vidim zasebnih kartic Team Master?

O: Lahko jih odprete, če ste v Team Master, a dnevni filter jih privzeto ne vključuje. Vklopite «Team Master kot sodelavec» v Prilagoditvi ali uporabite poročila.