Vodnik po Mokapenu

Predloge (Templates)

Predloge so besedila in postavitve za večkratno uporabo, ki jih pripravite enkrat in nato uporabite kjerkoli v Mokapen: dokumenti, e-pošta, SMS, WhatsApp Business, ponudbe in naročila. Namesto da vsakič znova pišete isto sporočilo ali isto glavo PDF, izberete predlogo in Mokapen vstavi podatke stika, podjetja ali dokumenta prek spremenljivk.

Najdete jih v Nastavitvah organizacije → Predloge. Vsak tip ima svoj urejevalnik in potek uporabe: spodaj poglobitev po tipih, nato skupna pravila (spremenljivke, privzeto, upravljanje).

Čemu služijo

• Hitrost — en klik namesto ponovnega kopiranja besedil in oblikovanja.
• Skladnost — enak ton in enaka grafika za celotno ekipo.
• Samodejna prilagoditev — spremenljivke se napolnijo s podatki zapisa, na katerem delate.
• Različni kanali, eno mesto — PDF, e-pošta, SMS in WhatsApp iz istega razdelka Predloge.

Kako dostopati in ustvariti

1. Nastavitve organizacije → Predloge.
2. Pritisnite Nova predloga → okno Izberi glede na tip.
3. Izberite tip, izpolnite naslov in vsebino, vstavite spremenljivke, po želji omogočite Privzeto in shranite.
4. Na seznamu lahko urejate, Podvojite ali Izbrišete. Zasebnost (kjer je predvidena) omejuje, kdo lahko vidi/uporablja predlogo.

Predloga Dokument

To je dokument HTML v obliki strani (A4) z bogatim urejevalnikom (naslovi, seznami, tabele, slike, povezave) in nastavljivimi robovi. Spremenljivke lahko povežete z entiteto iz imenika/prodaje (npr. stik, priložnost), da se ob generiranju iz povezanega zapisa polja sama napolnijo.

Kaj nastavite

• Naslov predloge in zastavica Privzeto
• Robovi strani
• Telo dokumenta s spremenljivkami (gumb Spremenljivka)
• Zasebnost / člani

Kje jo uporabite — v aplikaciji Dokumenti ob ustvarjanju izberite Iz predloge namesto začetka od nič. Mokapen naloži vsebino in, če je dokument povezan z entiteto, zamenja spremenljivke s podatki tega zapisa.

Primeri — spremno pismo, kartica stranke, zapisnik sestanka, operativni postopek z nespremenljivo strukturo.

Predloga E-pošta

To je telo e-poštnega sporočila (HTML) za sestavo iz Mokapen. Tipične spremenljivke pridejo iz stika (ime, e-pošta, povezano podjetje, …) ter podatkov organizacije in trenutnega uporabnika.

Kaj nastavite

• Naslov, Privzeto, zasebnost
• Telo HTML s spremenljivkami
• Morebitni robovi/postavitev urejevalnika e-pošte

Kje jo uporabite — pri sestavi e-pošte (Sporočila / pošiljanje s kartice): odprite izbirnik Izberi predlogo in telo se napolni. Pred pošiljanjem lahko še uredite zadevo in besedilo (potrebna je konfigurirana integracija e-pošte/SMTP).

Opomba o avtomatizacijah — dejanje avtomatizacije Pošlji e-pošto uporablja besedilo/HTML, določeno v samem dejanju. Predloge E-pošta v razdelku Predloge so namenjene predvsem ročnemu pošiljanju; vsebino predloge lahko vseeno kopirate v dejanje.

Primeri — prodajni follow-up, zahteva za sestanek, standardni odgovor na zahtevek, pozdravna e-pošta novemu leadu.

Predloga SMS

To je kratko besedilo (brez postavitve PDF) za pošiljanje SMS. Tipične spremenljivke so iz stika. Ne vsebuje vzdevka pošiljatelja: ta se nastavi v integraciji SMS (odobren vzdevek + kredit denarnice).

Kaj nastavite

• Naslov in besedilo sporočila
• Spremenljivke z gumbom Spremenljivka ali z vnosom {
• Privzeto (izbirno)

Omejitve dolžine — v abecedi GSM en SMS znaša približno 160 znakov; z Unicode/emoji približno 70 na segment. Če presežete, se sporočilo razdeli na več SMS (in stane več). Spremenljivke po zamenjavi lahko podaljšajo besedilo: vedno preverite oceno znakov pri sestavi.

Kje jo uporabite

• Ročno pošiljanje — kartica stika (ali podjetja) → Pošlji SMS → izberite predlogo: besedilo se vstavi in spremenljivke se zamenjajo s podatki tega stika.
• Avtomatizacije — dejanje Pošlji SMS → lahko izberete predlogo: besedilo se prilepi v sporočilo. V avtomatizaciji ni enake samodejne zamenjave »po stiku« kot s kartice: uporabite spremenljivke avtomatizacije ali prilagodite besedilo.

Vodič kanala: SMS.

Primeri — opomnik sestanka, »naročilo pripravljeno za prevzem«, OTP/notranja koda (če politike dovoljujejo), obvestilo o zamudi.

Predloga WhatsApp Business

Predloge WhatsApp so najbolj posebne: niso le »besedilo, shranjeno v Mokapen«. So predloge sporočil (HSM), odobrene s strani Meta. Brez odobrene predloge ne morete začeti (ali znova odpreti) pogovora zunaj 24-urne okna podpore strankam.

Dva načina, da jih imate v Mokapen

• Ustvariti v Predlogah — Nova predloga → WhatsApp Business: izpolnite ime, jezik, kategorijo in komponente; Mokapen jih ustvari tudi pri Meta in shrani lokalno kopijo.
• Sinhronizirati — v Integracijah → WhatsApp Business lahko Sinhroniziraj predloge / prikažete že prisotne pri Meta in uvozite APPROVED v Predloge.

Ime in jezik — ime Meta dovoljuje le male črke, številke in podčrtaj (npr. order_shipped_it), brez presledkov. Jezik se mora ujemati z besedilom; za vsak jezik potrebujete ločeno predlogo.

Kategorije (izberite skladno z vsebino, sicer jo Meta lahko zavrne):

• Utility — posodobitve, ki jih uporabnik pričakuje: status naročila, opomnik sestanka, opozorila računa.
• Marketing — promocije, ponudbe, novice: potreben je izrecen WhatsApp opt-in.
• Preverjanje pristnosti — OTP / kode za preverjanje v formatu Meta (ne mešati z marketingom).

Struktura sporočila

• Glava (izbirno) — besedilo (najv. 60 znakov) ali predstavnost (slika, video, dokument) ali lokacija.
• Telo (obvezno) — najv. 1024 znakov; postavite Meta oznake {{1}}, {{2}}… zaporedoma brez preskokov.
• Noga (izbirno) — najv. 60 znakov.
• Gumbi (najv. 3) — hitri odgovor, URL (HTTPS) ali telefon; oznaka najv. 20 znakov. Predloge za preverjanje pristnosti uporabljajo gumbe OTP, ki jih določa Meta.

Spremenljivke: Meta ↔ Mokapen — pri Meta so oznake {{1}}, {{2}}. V Mokapen na predlogi WABA preslikate vsako številko na spremenljivko CRM (npr. {{1}} → ime stika). Če preslikava manjka, je predloga ob pošiljanju morda neizbirna, dokler ne nastavite spremenljivk.

Odobritev — Meta pregleda predlogo (pogosto v minutah, včasih do ~24 ur). Tipična stanja: v pregledu, odobrena, zavrnjena (z razlogom). Za pošiljanje se uporabljajo le odobrene. Zavajajoča vsebina, spam, napačna kategorija ali slabo oblikovane spremenljivke so pogosti razlogi za zavrnitev.

Kje jo uporabite — kartica stika → Pošlji WhatsApp → izberite odobreno predlogo (in vrednosti oznak). Potrebna je povezana integracija WhatsApp Business ter kredit/denarnica, kjer je predvideno. Ni (danes) dejanja avtomatizacije »Pošlji WhatsApp«.

Celoten vodič kanala: WhatsApp Business.

Primeri — »naročilo odposlano«, »sestanek potrjen«, koda OTP, promocijska kampanja z opt-in.

Predloga Ponudba

Predloga Ponudba ni preprosto besedilo: je postavitev komercialnega dokumenta PDF (in predogled), ki jo uporabljate na karticah ponudbe. Določa videz glave, podatkov stranke, tabele postavk, pogojev in podpisa — da celotna ekipa izdaja ponudbe z enako firmino grafiko.

Sistemske postavitve proti prilagojeni predlogi

• Mokapen že ponuja pripravljene postavitve, izbirne na kartici, npr. Postavke-besedilo, Besedilo-postavke, Postavke-besedilo-podpis, Besedilo-postavke-podpis (spremenijo vrstni red razdelkov in prisotnost podpisa).
• Z ustvarjanjem predloge tipa Ponudba v Predlogah zgradite prilagojeno postavitev (nato se pojavi kot možnost v polju Grafika ponudbe).

Kaj nastavite v urejevalniku Ponudbe

• Glava in noga — logotip, sklici podjetja, oštevilčenje, fiksne opombe zgoraj/spodaj na strani (s spremenljivkami).
• Levi / desni bloki — dva stolpca besedila HTML (npr. levo številka ponudbe in datumi; desno stiki ali podatki stranke) z gumbom Spremenljivka na vsakem.
• Tabela postavk — tema (izmenične vrstice, robovi, brez), stolpci za prikaz (koda, opis, cena na enoto, količina, DDV, popust, vmesni seštevek, …), oznaka vsakega stolpca, poravnava in širina %.
• Ekonomski pogoji — blok HTML za plačila, veljavnost ponudbe, pravne opombe itd. (tudi tukaj spremenljivke).
• Podpis — omogočite/onemogočite in prilagodite oznako (npr. »Za sprejem«).
• Vrstni red razdelkov / postavitev / robovi / višine — razporeditev delov dokumenta in prostor strani.

Spremenljivke ponudbe tipično izpostavljajo polja same ponudbe, organizacije, uporabnika in povezanih podatkov (stranka itd.) ter kar je potrebno v predogledu za vrstice postavk.

Kje jo uporabite

• Kartica Ponudba → polje Grafika (Design): izberite sistemsko postavitev ali svojo prilagojeno predlogo.
• Predogled in PDF / pošiljanje dokumenta uporabljata to postavitev z resničnimi podatki kartice (postavke, seštevki, stranka).
• V avtomatizacijah, ki ustvarjajo ponudbe, lahko navedete predlogo grafike, da samodejno ustvarjeni PDF-ji že imajo znamko.

Vodič modula: Ponudbe.

Primeri — standardna B2B ponudba s cenovno tabelo in pogoji 30 dni; »lahka« ponudba brez podpisa; ponudba s podpisom za spletni sprejem.

Predloga Naročilo

Predloga Naročilo deluje kot Ponudba: je postavitev PDF/dokumenta naročila, ne besedilo sporočila. Urejevalnik ima enake logike (glava/noga, levi/desni bloki, tabela postavk s stolpci in temo, ekonomski pogoji, podpis, robovi in vrstni red razdelkov).

Sistemske postavitve — tudi za naročila najdete različice tipa Postavke-besedilo, Besedilo-postavke, Postavke-besedilo-podpis, Besedilo-postavke-podpis ter svoje prilagojene predloge, ustvarjene v Predloge → Naročilo.

Praktična razlika glede na ponudbo — enaka orodja za sestavo, a vezana na entiteto Naročilo (koda naročila, datumi, potrjene postavke, pogoji po sprejemu). Pogosto predloga naročila prevzame slog firminih ponudb s posodobljenimi besedili (npr. »potrditev naročila« namesto »ponudba«).

Kje jo uporabite

• Kartica Naročilo → Grafika: izberite sistemsko postavitev ali prilagojeno predlogo.
• Predogled / PDF / pošiljanje dokumenta naročila.
• Avtomatizacije, ki ustvarjajo naročila (npr. iz sprejete ponudbe), lahko uporabijo privzeto ali izbrano predlogo naročila.

Vodič modula: Naročila.

Primeri — potrditev naročila s tabelo postavk in IBAN; dokument izpolnitve s podpisom odgovorne osebe; poenostavljena postavitev za notranja naročila.

Spremenljivke (skupna pravila)

• Dokument, E-pošta, SMS, Ponudba, Naročilo — format Mokapen {$entiteta.polje} (npr. {$contact.name}, {$org.title}, {$current_date}). Vstavite jih z Spremenljivka ali z vnosom { (SMS).
• WhatsApp — pri Meta uporabljate {{1}}, {{2}}…; v Mokapen pred pošiljanjem vsako številko preslikate na spremenljivko CRM.
• Brez spremenljivk je predloga fiksno besedilo/postavitev; s spremenljivkami se ista predloga prilagodi vsakemu zapisu.

Hitri povzetek: tip → kje ga izberete

• Dokument → Dokumenti → Iz predloge
• E-pošta → sestava e-pošte → Izberi predlogo
• SMS → Pošlji SMS (kartica) ali dejanje avtomatizacije Pošlji SMS
• WhatsApp Business → Pošlji WhatsApp (kartica); ustvari/sinhroniziraj tudi iz Integracij WABA
• Ponudba → kartica Ponudba → Grafika (+ PDF / avtomatizacije)
• Naročilo → kartica Naročilo → Grafika (+ PDF / avtomatizacije)

Privzeta predloga

Zastavica Privzeto označi privzeto predlogo za ta tip (npr. standardni PDF ponudbe ekipe). Aktivna ostane le ena na tip: z omogočitvijo druge se prejšnja privzeta onemogoči.

Praktični nasveti

• Jasni naslovi (SMS – Opomnik sestanka, PDF – Standardna ponudba 2026, WABA – order_shipped_it).
• SMS: izogibajte se nepotrebnemu Unicode; preverite segmente po zamenjavi spremenljivk.
• WhatsApp: Utility za posodobitve, Marketing le z opt-in; vedno preslikajte oznake pred produkcijsko uporabo.
• Ponudbe/Naročila: uskladite logotip, stolpce postavk in pravne pogoje v skupnih predlogah, ne vrstico za vrstico na karticah.
• Brisanje predloge WABA jo lahko odstrani tudi pri Meta; PDF-ji, že ustvarjeni iz predloge Ponudba/Naročilo, ostanejo.

Primeri uporabe

• Prodajni komplet — ena predloga Ponudba + ena Naročilo z isto grafiko; ekipa spremeni le podatke na kartici.
• Opomnik SMS — predloga z uro/spremenljivkami; pošiljanje s kartice ali osnova za avtomatizacijo.
• Ponovno odpiranje WhatsApp — odobrena predloga Utility za sporočilo stranki po 24 urah.
• E-pošta follow-up — predloga E-pošta, izbrana pri sestavi po klicu.
• Dokument iz priložnosti — predloga Dokument s spremenljivkami deal/stik, ustvarjena Iz predloge že izpolnjena.
• Od ponudbe do naročila — avtomatizacija, ki ustvari naročilo z uporabo privzete predloge Naročilo.

Pogosta vprašanja

V: Kje ustvarim predloge?

O: Nastavitve organizacije → Predloge. Od tam upravljate vse tipe.

V: Zakaj sta Ponudba in Naročilo bolj zapletena kot E-pošta ali SMS?

O: Ker nista le besedilo: določata postavitev PDF (bloki, tabela postavk, pogoji, podpis, robovi). Uporabljata se iz polja Grafika kartice, ne iz pošiljanja sporočila.

V: Kakšna je razlika med predlogo SMS in WhatsApp?

O: SMS je lokalno besedilo Mokapen s spremenljivkami {$…}. WhatsApp uporablja predloge, odobrene s strani Meta ({{1}}, {{2}}…), s kategorijami, omejitvami in pregledom; pred pošiljanjem jih je treba preslikati in odobriti.

V: Zakaj je predloga WhatsApp ob pošiljanju onemogočena?

O: Običajno manjka preslikava oznak ali odobritev Meta. Dopolnite spremenljivke na predlogi ali sinhronizirajte iz Integracij.

V: Ali se v avtomatizacijah SMS spremenljivke stika zamenjajo same?

O: Ne tako kot pri pošiljanju s kartice. V avtomatizaciji se predloga prilepi; uporabite spremenljivke avtomatizacije ali prilagodite besedilo.

V: Ali lahko uporabim predlogo E-pošta v avtomatizacijah?

O: Dejanje Pošlji e-pošto deluje na besedilu dejanja. Predloge E-pošta služijo predvsem ročni sestavi (vsebino lahko kopirate v dejanje).

V: Čemu služi zastavica Privzeto?

O: Označi privzeto za ta tip. Aktivna ostane le ena na tip.

V: Če izbrišem predlogo Ponudba, ali izginejo stari PDF-ji?

O: Ne. Že ustvarjeni dokumenti ostanejo; odstranite le predlogo za prihodnje izbire Grafike.

V: Kje poglobim znanje o kanalih in modulih?

O: Vodiči Ponudbe, Naročila, SMS, WhatsApp Business.