Vodnik po Mokapenu

Rezervacija sestankov

Stran Rezerviraj sestanek je način, kako Mokapen konča ping-pong treh datumov v e-pošti: obiskovalec izbere, koga bo srečal (ali ga Mokapen dodeli), vidi samo proste termine in potrdi. Sestanek je že v koledarju, s stikom v imeniku, Meet ali Teams, če jih ima gostitelj povezane, vabilo v koledar. Ničesar ne kopirate.

To ni rezervacija iz kataloga (plačano svetovanje, najem, mesto na tečaju): to je Rezerviraj storitev ali izdelek. Tu je predmet čas osebe v ekipi. Tudi ni kontaktni obrazec: tam zbirate sporočilo, tu vzamete pravi termin.

Udobje je prav tu: en URL (ali izrezek na spletnem mestu), stranka si rezervira sama, vi že najdete datum, gostitelja, kanal in kartico stika. Ista zasebnost, ista polja, isti koledar kot preostanek Mokapen. Brez ločenega Calendlyja, brez »dajte mi tri okna« v nabiralniku.

Čemu služi in zakaj pomaga

Povprečen prodajalec porabi več časa za rezervacijo klica kot za klic sam. Ta stran zapolni vrzel:

• Pravi termini, ne »prost ta teden« — pokažete samo ure, ko je gostitelj prost, s predhodnim obvestilom, vmesnim časom, odmorom za kosilo, zaprtji organizacije in izključenimi datumi te strani. Če je koledar Google/Outlook sinhroniziran, zunanja zasedenost šteje: brez dvojne rezervacije.
• Gostitelji po vaše — samo ena oseba (lastnik, specialist). Ali dve ali več: obiskovalec izbere, ali Mokapen rotira v round robin, ali gre za kolektivni sestanek (vsi prosti, vsi na klicu).
• Trajanje, ki ga določite vi — 15, 30, 45, 60 minut ali vrednost po meri. Če omogočite več kot eno, obiskovalec izbere, kako dolgo bo termin trajal. Privzeto ob ustvarjanju: 30 minut, ponedeljek–petek 9–18.
• Kanal že določen — Google Meet, Microsoft Teams in/ali lokacija. En kanal = implicitno. Več kanalov = obiskovalec izbere. Povezava Meet/Teams se ustvari sama, če je integracija gostitelja povezana: ne obljubljajte povezave, če gostitelj nima Googla ali Microsofta.
• Vse v CRM — stik + sestanek, vabila v koledar (privzeto vklopljena), gostje v CC, ki jih obiskovalec lahko doda. Od tam premikate, komentirate, arhivirate kot pri vsakem drugem sestanku: to ni druga programska oprema.

Na kratko: to stran uporabite, da vam rezervirajo čas osebe. Kontaktni obrazec uporabite, da zberete, kdo vam piše. Storitve/izdelke uporabite, da vam rezervirajo postavko kataloga. En obrazec, ena naloga: treh ne mešajte v istem obrazcu.

Kako dostopati in omejitve

• Uporabniški meni → Obrazci. Zgoraj filtri Vsi / Kontaktni obrazec / Rezervacija sestankov / Rezerviraj storitev ali izdelek. Iz filtra sestankov »Nov obrazec« že začne na pravi predlogi.
• Potrebujete aktivni aplikaciji Obrazci in Sestanki (Nastavitve → Aplikacije), dovoljenja vloge in termine razpoložljivosti na uporabnikih, ki jih daste na stran (koledar sestankov te osebe). Brez terminov je javni koledar prazen: uredite to, preden greste ONLINE.
• Meet in Teams se v bloku pojavita samo, če ima vsaj en gostitelj uporabno integracijo. To ni čarobno stikalo: to je ista povezava Google / Microsoft uporabnika.
• Omejitev obrazcev načrta velja tudi za te strani: na seznamu, če ste na limitu, Nov odpre nadgradnjo. Nad limitom najnovejši obrazci ostanejo zaklenjeni; starejši ostanejo. Podvajanje šteje kot še en obrazec.
• Avtomatizacije obrazcev (naloga, priložnost, ticket, posodobi stik) so na načrtih, ki vključujejo Avtomatizacije iz obrazcev. Brez tega načrta vseeno objavite: stik, sestanek, vabila in dnevnik so vseeno tam.

Stran seznama

Isti seznam kot pri vseh obrazcih: kartice z notranjim naslovom, značka Rezervacija sestankov, koda obrazca (slug: uporabili jo boste v avtomatizacijah), status Online (zelen, ikona za odpiranje javne strani) ali Offline (rdeč, oko za predogled brez sprejemanja rezervacij).

Meni treh pik: Uredi (Nastavitve), Podvoji, Izbriši. Podvojite, ko imate stran, ki deluje, in želite dvojčka za drugo ekipo ali drugo kampanjo (nato spremenite gostitelja, trajanje, e-pošto za obvestilo). Brisanje odstrani javno stran: že ustvarjeni sestanki ostanejo v koledarju.

Če je filtrirani seznam prazen, vam Mokapen to pove in ponudi gumb za novega (če ima načrt še prosta mesta).

Ustvarjanje strani

1. Obrazci → Nov obrazec. V »Kaj želite ustvariti?« izberite Rezerviraj sestanek. Predlogo izberete ob ustvarjanju: pozneje je s tega zaslona ne morete spremeniti — za storitev iz kataloga naredite drug obrazec.
2. Ime — notranje (vidite ga na seznamu). Obiskovalec vidi naslov in podnaslov vsebine.
3. E-pošta za obvestilo — kdo mora vedeti, da je prispela rezervacija (prodaja, recepcija, več naslovov). To ni arhiv: arhiv je stik + sestanek + dnevnik. Če jo pustite prazno, tvegate, da terminov ne opazite.
4. Mokapen že pripravi: logotip organizacije, naslov, e-pošta/ime/priimek, blok rezervacije z vami kot prvim gostiteljem (če imate uporabnika in fotografijo), zasebnost, stran zahvale za sestanek. Koledar terminov je vedno vklopljen: na tej predlogi ga ne morete odstraniti. Privzeto: trajanje 30 minut, pon–pet 9–18, vabila v koledar vklopljena, obzorje 60 dni.
5. Odprite Vsebina in obdelajte blok Rezervacije (osebe, pravila, video/lokacija, ure). Dopolnite stran uspeha in potrditveno e-pošto. V Nastavitvah nastavite ONLINE šele, ko so gostitelj, termini, kanal in besedila na mestu. Offline javna povezava ne sprejema rezervacij; predogled pa.

Polja stika, zasebnost, reCAPTCHA, skrita polja, izrezek in tracking: ista logika kot pri kontaktnem obrazcu. Spodaj je tisto, kar je specifično za koledar.

Kdo sreča obiskovalca

V bloku Rezervacije je vrsta Rezervacija sestankov. Dodajte eno ali več oseb: to so uporabniki organizacije z razpoložljivostjo v Sestankih. Vidno oznako (ime na strani) lahko spremenite glede na notranje ime.

Z eno osebo obiskovalec gostitelja ne izbira: sreča prav njo. Z vsaj dvema se pojavi Dodelitev gostitelja:

• Obiskovalec izbere osebo (privzeto) — vidi seznam in rezervira s komerkoli želi. Uporabite, ko kdo šteje: prodajalec A proti B, specialist proti generalistu, jezik, lokacija.
• Round robin — obiskovalec izbere samo uro; Mokapen dodeli prvo prosto osebo (najmanj prihodnjih sestankov). Na strani: »Srečali se boste z eno od teh oseb«. Izbira na strani je enojna. Koristno za demo ekipo, ki si mora deliti obremenitev, ne za »specifično želim Saro«.
• Kolektivno — vsi na seznamu morajo biti v tem terminu prosti in vsi sodelujejo. Za kickoff, demo dveh oseb, intervju s HR + vodjo. Izbira je večkratna (vsi gostitelji). Če je eden zaseden, se termin ne prikaže.

Round robin in kolektivno se ne kombinirata z »obiskovalec izbere koga«: ali odločijo oni, ali odloči Mokapen, ali so vsi potrebni. Če gostitelj nima terminov (ali zunanji koledar zapolni celotno okno), ta oseba ne ponuja ur: uredite to pred objavo, ne po prvi pritožbi.

Razpoložljivost, trajanje, predhodno obvestilo, vmesni čas

V isti kartici Rezervacije nastavite, kdaj lahko rezervirajo. To ni osebni koledar gostitelja: to je maska te strani, nato Mokapen prekriža termine uporabnika z zasedenostjo iz povezanega koledarja.

• Trajanje — 15 / 30 / 45 / 60 minut, plus »Drugo« (do 480). Lahko označite več kot eno: obiskovalec izbere. Ena oznaka = fiksno trajanje. Privzeto 30.
• Dnevi in okna — za vsak dan v tednu vklop/izklop in eno ali več oken (npr. 9–12 in 14–18). Privzeto pon–pet 9–18. Soboto vklopite samo, če jo res spoštujete.
• Minimalno predhodno obvestilo — minute, pod katerimi se termin ne prikaže (0 = celo »čez četrt ure«; 120 = brez klica v dveh urah). Koraki po 15 minut. Uporabite, če potrebujete čas za pripravo demoja.
• Vmesni čas pred / po — prazne minute okoli sestanka, da se dva klica ne prekrivata ali da zamenjate prostor. Koraki po 5 minut.
• Rezerviraj do — obzorje v dneh (1–365, privzeto 60). Onkraj tega je javni koledar prazen. Skrajšajte ga (14, 21), če nočete koledarja, polnega klicev čez tri mesece.
• Odmor za kosilo — okno, ki se odstrani vsak dan (npr. 13:00–14:00), na vrhu časovnih oken.
• Izključeni datumi — dodatni dnevi samo za to stran (most med prazniki, notranje usposabljanje). Zaprtja organizacije so v bloku že navedena: ne vnašajte jih znova, zaprtje organizacije velja.
• Opomnik — zamik pred začetkom (iste možnosti kot drugi opomniki Mokapen). Sproži se na sestanku, to ni potrditvena e-pošta ob oddaji obrazca.
• Prekliči / prestavi do — minute pred začetkom, pod katerimi gost ne more več premakniti ali preklicati iz povezave za upravljanje. 0 = vedno dovoljeno (če to povezavo ponujate). Koraki po 15 minut.
• Vabila v koledar — oznaka privzeto vklopljena: vabila gredo gostitelju in stiku (in gostom). Izklopite samo, če vabila upravljate ročno: običajno jo pustite.

Na javni strani lahko obiskovalec doda e-pošte drugih udeležencev (neobvezno, ločene z vejico). Pristanejo na sestanku kot gostje; ne nadomestijo glavnega stika (ta ostane e-pošta/ime obrazca). Lastne e-pošte ni treba znova vpisati: Mokapen uporabi podatke stika spodaj.

Uskladite osebni koledar (Google/Outlook), če želite, da zunanja zasedenost šteje. Termini »prosti« v Mokapen + poln koledar = obiskovalec vidi luknje, ki jih ne morete spoštovati.

Meet, Teams, lokacija

V bloku, razdelek kanal sestanka, označite, kaj želite ponuditi:

• Google Meet — se prikaže, če ima vsaj en gostitelj Google uporabno povezan. Potrebujete integracijo tistega, ki se mora pridružiti klicu: pri kolektivnem vseh; pri round robin vsakega, ki ga je mogoče dodeliti. Če manjka, Mokapen to označi v urejevalniku (izhodna sinhronizacija, vsi gostitelji ali »povežite integracijo«).
• Microsoft Teams — enako z Outlook/Teams.
• Lokacije — naslovi iz Nastavitve → Lokacije (ulica, poštna številka, mesto). Če jih nimate, vam obrazec to pove in vas pošlje k Lokacijam. Označite samo lokacije, ki jih želite na tej strani, ne vseh iz navade.

En kanal: obiskovalec ne izbira, je implicitno. Več kanalov: radio na strani. Nič video kanalov in nič lokacij: ponujate termin, ne da bi povedali kje — to je v redu samo, če to pojasnite v naslovu ali opisu (»poklicali vas bomo«). Meet stranki ne dokumentirajte, če gostitelj nima Googla: potrditveno polje v urejevalniku je onemogočeno ali manjka.

Objava: status, URL, vdelava

V Nastavitvah, kot pri kontaktnem obrazcu:

• ONLINE / OFFLINE — osnutek = Offline, delate v predogledu. Online = sprejemate rezervacije. Slug ostane viden: ne spreminjajte ga lahkomiselno, če ste ga že dali v kampanjo ali avtomatizacijo.
• URL strani — podpis e-pošte, »Rezerviraj klic« na spletnem mestu, oglasi, QR, LinkedIn. Gumb View je aktiven samo, če je ONLINE.
• Koda za prilepitev — izrezek za spletno mesto. Podatki pridejo v Mokapen, ne ostanejo v CMS.
• Sledenje obiskom (načrti s trackingom) — isti izrezek kot pri kontaktnem obrazcu, s privolitvijo.

Zasebnost, reCAPTCHA in stran uspeha veljajo tudi tu. Privzeto besedilo zahvale je tisto za sestanek: potrdite ga (»ste v koledarju v torek ob 10«, ne »poklicali vas bomo«). Potrditvena e-pošta obiskovalcu je dokaz termina; notranje obvestilo gre v nabiralnike, ki ste jih dali na obrazec.

Kaj se zgodi po rezervaciji

Brez česar koli drugega konfiguriranega, po vrsti:

• Mokapen zapiše dnevnik obrazca (polja, termin, kanal, gostje).
• Ustvari ali posodobi stik (isto pravilo e-pošte kot pri kontaktnem obrazcu: Email 1/2/3, ne podvoji, če že obstaja in ni arhiviran).
• Ustvari povezani sestanek, z gostiteljem, trajanjem, uro, kanalom, gosti. Izvor form_ + id strani.
• Če so vabila vklopljena, koledarji odidejo. Meet/Teams se odpre sam, če je integracija tam. Opomnik se sproži glede na zamik, ki ste ga nastavili.
• Obiskovalec vidi stran uspeha (ali preusmeritev) in, če ste jo napisali, potrditveno e-pošto. Ekipa lahko sestanek obdela kot vsakega drugega: glejte vodnik Sestanki.

Nato, če ste jih konfigurirali, avtomatizacije obrazca (oznaka, naloga »pripravi demo«, vhodna priložnost). Za zamude in pogoje uporabite modul Avtomatizacije s sprožilcem prejet obrazec in slugom te strani.

Priporočen postopek

• Najprej termini gostitelja v Sestankih, nato obrazec. Prazen koledar na strani = skoraj vedno nenastavljena razpoložljivost, ne hrošč obrazca.
• Ena oseba: pustite enega gostitelja. Demo ekipa: round robin. Kickoff dveh oseb: kolektivno. Ne uporabljajte kolektivnega »ker zgleda kul«, če zadošča eden.
• Kanal: Meet samo, če ima gostitelj Google; lokacija samo, če jo spoštujete. Nato predhodno obvestilo in vmesni čas (npr. 2 uri + 10 minut) pred ONLINE.
• Preizkusite Offline: rezervirajte na lasten naslov, preverite kartico stika, sestanek, vabilo, Meet, obvestilo, potrditev. Nato delovni dan dlje, da vidite termine.
• ONLINE samo na enem kanalu (podpis e-pošte). Po 48 urah poglejte izostanke in luknje. Nato spletno mesto / oglasi.
• Ne spreminjajte sluga na strani, ki je že v kampanji. Podvojite in ustvarite dvojčka (druga ekipa, drugo trajanje).

Primeri uporabe

Vsak primer je resnična situacija, ne seznam kljukic. Stran je ista; spremenijo se gostitelji, dodelitev in kanal.

• Dva prodajalca, isti demo — Sara in Marco predstavljata isti izdelek. Če obiskovalcu pustite izbiro, vsi rezervirajo Saro in Marco sedi. Dodajte oba kot gostitelja in uporabite round robin: stran prikazuje ure, ne imen (»srečali se boste z eno od teh oseb«), Mokapen pa dodeli tistega z manj prihodnjimi sestanki. Trajanje 30 minut, Meet samo, če imata oba povezan Google (sicer povezava nikoli ne steče za tistega brez integracije). Dveurno predhodno obvestilo, da ne skačete iz klica v klic nepripravljeni. Desetminutni vmesni čas med termini. 21-dnevno obzorje, ne treh mesecev polnega koledarja. Če Sara govori nemško, Marco pa ne, je round robin napačno orodje: tedaj potrebujete »Obiskovalec izbere osebo«.
• Klic z lastnikom — Prospect želi vas, ne »nekoga iz ekipe«. En gostitelj: obiskovalec ne vidi seznama oseb, izbere samo datum in uro. Meet, če imate Google, ali lokacija, če sprejemate v pisarni — ne obojega »za vsak slučaj«. Kratko obzorje (14–21 dni), če ste že zasedeni: sicer končate s klici v marcu, ki jih potem premikate. Vsaj eno uro predhodnega obvestila. Ta stran ni za delitev obremenitve: to je vaš javni koledar.
• Intervju s HR in vodjo zaposlovanja — Oba morata biti v sobi (ali na klicu). Dodelitev Kolektivno: termin se prikaže samo, če sta oba prosta, in oba pristane na sestanku. Teams, če imata povezan Microsoft. Izključeni datumi za izredne dneve zaprtja (zaprtja organizacije so že navedena v bloku: ne vnašate jih znova). 24-urno predhodno obvestilo, da HR lahko prebere življenjepis. To ni round robin: kandidat pričakuje obe osebi, ne »ene od dveh«.
• Pisarna na lokaciji, brez videa — Stranka pride v pisarno. Ne označite Meet ali Teams: obljubili bi povezavo, ki ne obstaja. Označite samo lokacijo (če je nimate, vam blok to pove: ustvarite jo najprej). En gostitelj — kdor sprejema na recepciji ali svetovalec na dolžnosti. Okna 9–12 in 14–17, odmor za kosilo, 14-dnevno obzorje. Besedilo uspeha mora povedati, kam priti, ne »poslali vam bomo Meet«.
• Uvajanje po pogodbi — Obiskovalec je že stranka, ne lead. Klonirajte demo stran: notranji naslov »Uvajanje«, en CSM kot gostitelj, 45 minut, Meet, obvestilo CSM, ne prodaji. Avtomatizacija na obrazcu: naloga »pripravi račun« na stiku. Malo polj (e-pošta, ime). Dva ločena URL-ja: eden v podpisu za demo, eden v e-pošti dobrodošlice. Ne mešajte ju, sicer prodaja v koledarju najde uvajanja.

Praktični primeri

1. Povezavo v podpis (en gostitelj, pol ure)

Odprite Obrazci → Novo → Rezerviraj sestanek. Notranje ime »Demo Luca«, obvestilo na vaš naslov. V Vsebini odprite Rezervacije: pustite se kot edinega gostitelja, trajanje 30 minut, pon–pet kot vnaprej izpolnjeno. Če je Google povezan, označite Meet; če ne, lokacijo ali brez videa in to napišite v naslov (»poklicali vas bomo«). 60-minutno predhodno obvestilo. Nastavitve: ostanite Offline, odprite Predogled, rezervirajte termin na svoj Gmail. Preverite, da je sestanek v koledarju, da je vabilo prispelo, da je stik v imeniku. Šele tedaj ONLINE in URL prilepite v podpis. Ne ustvarjajte priložnosti ob vsakem klicu: veliko jih je raziskovalnih. Priložnost odprete pozneje ali z avtomatizacijo samo, če ima obrazec izpolnjeno polje podjetje.

2. Trije AE, ki si delijo demoje

Ista predloga, a v blok dodate tri account executive (potrebujejo termine v Sestankih). Pojavi se Dodelitev gostitelja: izberite round robin, ne »Obiskovalec izbere osebo«. Isto trajanje in isti vmesni časi za vse, sicer Mokapen nima enega pravila. Če ponujate Meet, odprite urejevalnik in preverite, da noben gostitelj nima izklopljene potrditvene oznake: eden brez Googla pokvari klic, ko round robin pade nanj. Na strani obiskovalec ne vidi imen — v redu, če je pitch isti. Če je en AE edini, ki pokriva DACH, odvrzite round robin in se vrnite k »Obiskovalec izbere osebo«, z vidno oznako »Anna — nemško«.

3. Kickoff prodaja + delivery

Stranka je podpisala in mora srečati tistega, ki je prodal, in tistega, ki bo opravil delo. Dva gostitelja, kolektivna dodelitev, 60 minut, Teams. Termin na strani obstaja samo v urah, ko sta oba prosta: to je namerno, ne hrošč. Ne uporabljajte round robin »da je vsaj kdo«: stranka pride, delivery pa manjka. Dopolnite stran uspeha z »na klicu boste z [imena]« in preizkusite Offline z dvema pravima koledarjema, ne s praznim predogledom.

Pogosta vprašanja

V: Na strani ne vidim ur.

O: Ali ima gostitelj termine v Sestankih? Ste v razponu (dan/ure bloka), po predhodnem obvestilu, znotraj obzorja, zunaj kosila, zaprtij in izključenih datumov? Ali zunanji koledar zapolni vse? Poskusite torek čez dva tedna, ne »danes čez dvajset minut«.

V: Razlika od Rezerviraj storitev ali izdelek?

O: Sestanek = čas osebe. Rezervacija storitve/izdelka = postavka kataloga s trajanjem in mesti. Podrobnosti v vodniku Rezervacije in vodniku obrazca za storitev.

V: Meet se ne ustvari / potrditveno polje je izklopljeno.

O: Google integracija gostitelja (vsi gostitelji pri kolektivnem; kdor koli se lahko dodeli pri round robin). Mokapen to označi v urejevalniku. Brez integracije pustite lokacijo ali »poklicali vas bomo« in ne obljubljajte povezave.

V: Ali lahko v istem obrazcu mešam storitve in sestanke?

O: Obrazec ima eno vrsto rezervacije. Dve strani, ali spremenite vrsto v bloku, vedoč da se spremeni tudi entitet, ustvarjen v CRM (sestanek proti rezervaciji).

V: Ali gostje postanejo stiki?

O: Glavni stik je tisti, ki je izpolnil e-pošto/ime. Druge e-pošte so udeleženci na sestanku. Ne nadomestijo kartice.

V: Obrazec ne sprejema rezervacij.

O: Mora biti ONLINE. Preverite reCAPTCHA, obvezna polja, omejitev obrazcev načrta, pravi slug v izrezku in da predogled ni edina stran, ki jo uporabljate (oko Offline ne rezervira zares).

V: Kje vidim, kdo je rezerviral?

O: Koledar Sestanki, kartica stika (izvor obrazca), dnevnik oddaje na časovnici stika. E-pošte za obvestilo so opozorilo, ne arhiv.