Vodnik po Mokapenu

Vodnik za prisotnosti

Območje Prisotnosti je Mokapenov HR modul za evidenco ur in delovnih dni oseb: delo na lokaciji, bolniška, dopust, odsotnosti in druge vrste. Vsaka prisotnost ima osebo, lokacijo, datum, začetni/končni čas, vrsto, opombe in (če je predvideno) zasebnost. Lahko se poveže z Izmeno, načrtovano isti dan/lokacija.

Dostopate iz menija Človeški viri → Prisotnosti ali uporabite Registriraj prisotnost iz menija «+» (tipična bližnjica: tipka R). Privzeti pogled je Koledar; lahko preklopite na Seznam. Modul zahteva aktivno aplikacijo Prisotnosti, pravilna dovoljenja in ustrezen Premium načrt (HR paket). Preverite razpoložljivost na svojem načrtu.

Kaj prisotnosti niso: niso avtomatski sistem evidence (clock-in/out), ni obvezne geolokacije niti poteka «odobritve managerja» (pending/approved). Vi (ali editor) evidentirate datum in ure — ročno, tudi v množici ali iz načrtovanja. Timesheet, če obstaja v Mokapenu, je ločena aplikacija.

Vloga v CRM in glede na izmene

• Izmene = načrt («moral bi biti tu v teh pasovih»).
• Prisotnosti = dejansko stanje («bil si / evidentiral si te ure / to vrsto»).

Skupna uporaba je priporočen potek: editor načrtuje izmene, nato evidentira (ali poskrbi za evidenco) prisotnosti. Iz kartice izmene lahko odprete bližnjice za ustvarjanje/spremembo prisotnosti in vidite odstopanje ur. Pri ustvarjanju prisotnosti, če obstaja izmena isti uporabnik + lokacija + dan, jo Mokapen lahko samodejno poveže (shift_id). V poročilih, kjer je predvideno, najdete tudi križne podatke izmen + prisotnosti.

Uporabniške pravice: kdo vidi, kdo ustvarja, kdo spreminja

Ni vloge «odobritelja». Pomembni so aplikacija, editor, reportees in zasebnost posamezne prisotnosti.

1. Aplikacija in načrt

Potrebna je aktivna aplikacija Prisotnosti (ustrezen Premium načrt). Owner jo omogoči v Nastavitve → Aplikacije. Brez aplikacije ne vidite menija, seznama niti poročil prisotnosti.

2. Editor prisotnosti

V Nastavitve → Človeški viri → Prisotnosti owner izbere, kdo lahko ustvarja in spreminja prisotnosti za vse (izbrani uporabniki ali celotna organizacija). Editorji:

• evidentirajo prisotnosti za kogar koli (tudi več oseb hkrati);
• spreminjajo, premikajo (drag&drop), klonirajo, načrtujejo, arhivirajo in brišejo;
• lahko nastavijo zasebnost, sodelavce/stakeholderje in skupine na prisotnosti;
• ob časovnem prekrivanju prejmejo opozorilo, a lahko vseeno shranijo (bolj prilagodljiva politika kot pri običajnem uporabniku).

Biti editor prisotnosti pomeni tudi editor izmen (za uskladitev načrtovanja in dejanskega stanja).

3. Uporabnik, ki ni editor

Običajno lahko evidentira in upravlja svoje prisotnosti in, kjer je predvideno, prisotnosti reportees (članov ekip, ki jih vodi). Ne upravlja celotne agende org. Ob prekrivanju ur Mokapen lahko blokira shranjevanje (za razliko od editorja).

4. Zasebnost posamezne prisotnosti

Kot pri drugih Mokapen entitetah: prisotnost javna (v org, glede na dovoljenja) ali zasebna — vidna tistim z eksplicitnim dostopom (oseba prisotnosti, ustvarjalec, navedeni sodelavci/stakeholderji, pravila zasebnosti). Editorji nastavijo zasebnost in stakeholderje ob ustvarjanju/kartici. Zasebno uporabite za bolniške ali občutljive podatke, ki ne smejo biti vidni vsem.

5. Nastavitev «Vidnost prisotnosti»

V nastavitvah prisotnosti je tudi blok Vidnost (samo moje / tudi ekipa / tudi reportees / izbrani uporabniki). Določa namere, kdo kaj vidi. V vsakodnevni praksi pa še vedno najbolj štejejo: kdo je editor, reportees za spreminjanje in zasebnost posameznega zapisa. Če kaj ne ustreza pričakovanjem ekipe, najprej preverite editorje in zasebnost, nato nastavitev Vidnost z adminom.

Na kratko:

• Owner — aktivira aplikacijo, lokacije, vrste, editorje (in možnosti vidnosti).
• Editor — evidentira in popravlja za vse; načrtuje in dela množična dejanja.
• Ni editor — upravlja sebe (in reportees); ne celotne org.
• Zasebnost — zoži branje občutljivega posameznega zapisa.

Vrste prisotnosti

Vsaka prisotnost ima vrsto (nastavljivo polje). Če organizacija še nima prilagojenih vrst, Mokapen ponudi tipične privzete:

• Delovna — delovni dan/ure.
• Bolniška
• Dopust
• Odsotnost
• Drugo

Vrste lahko prilagodite v Nastavitve → Človeški viri → Prisotnosti (upravljanje vrst). Vrste poganjajo poročila (ure po vrsti) in filtre: uporabljajte jih dosledno v celotni ekipi.

Stran Prisotnosti — vrstica in pogledi

Kot pri izmenah najdete Koledar in Seznam.

• Koledar – Vrstice: cel mesec, navigacija po mesecih; vrstice = dnevi; stolpci glede na združevanje.
• Koledar – Stolpci: okno dni okoli danes; če obstajajo preset izmene s pasovi, mreža lahko razdeli stolpce po časovnih režah.
• Združi po: Lokacija → Uporabnik ali Uporabnik → Lokacija.
• Danes: pomakne na trenutni dan.
• Napredni filtri: z osnovnim Premium načrtom (kjer je predvideno).
• Registriraj prisotnost / dejanja: ustvarjanje; za editorje tudi Načrtuj, podvoji, arhiv, množična dejanja v seznamu.

V Seznamu (tabela): oseba, datum, ure, vrsta, lokacija, opombe, kdo je ustvaril/posodobil (in skupine, če editor). Idealno za množične popravke in analitične izvoze v poročila.

Kartica prisotnosti

Klik na kartico ali vrstico odpre kartico (modalno okno). Tipična polja:

• Oseba — urejajo editorji; sicer običajno fiksno na vas.
• Lokacija, Datum, Začetni čas / Končni čas.
• Preset izmene (neobvezen, če je aplikacija Izmene aktivna) — napolni ure iz pasov preseta.
• Vrsta, Opombe.
• Zasebnost / sodelavci / skupine — za editorje.
• Značka Arhivirano, če je izven aktivnih pogledov.

Meni Možnosti: Kloniraj, Arhiviraj / Obnovi, Izbriši. V koledarju, z ustreznimi pravicami, lahko povlečete prisotnost (sprememba datuma/lokacije/uporabnika; časovni snap se lahko poravna z režo izmene istega dne).

Evidentiranje prisotnosti

1. Meni «+» → Registriraj prisotnost, ali iz Človeški viri → Prisotnosti, ali iz kartice izmene.
2. Izberite osebo (če editor; lahko več), lokacijo, datume (tudi obseg), vrsto, ure (ročno ali iz preseta izmene).
3. Dodajte opombe; če editor, nastavite zasebnost/stakeholderje po potrebi.
4. Shrani. Ob prekrivanju ur: blokada (običajni uporabnik) ali opozorilo (editor). Ob dneh zaprtja org se prikaže opozorilo: vseeno lahko shranite (ni strežniške blokade).

Načrtovanje in podvajanje

Načrtuj (editor) kopira obdobje prisotnosti v ciljni mesec in ohranja dan v tednu ter položaj v mesecu — ista logika kot pri izmenah. Koristno za ponavljajoče se vzorce (npr. fiksni skrajšani delovni čas), ne za nadomestitev dnevne evidence spremenljivega dela.

Podvoji / Kloniraj ustvari kopije iz kartice ali večkratne izbire v seznamu; nato posodobite datume in ure.

Spreminjanje, arhiviranje, brisanje

• Uredi — neposredno v kartici ali množično v seznamu (editor).
• Premakni — drag&drop v koledarju.
• Arhiviraj — odstrani iz aktivnih pogledov brez izgube zgodovine; obnovi iz arhiva ali menija kartice.
• Izbriši — dokončna odstranitev zapisa; za napake, ne za zaprte mesece (raje arhivirajte).

Nastavitve prisotnosti

Pot: Nastavitve organizacije → Človeški viri → Prisotnosti.

• Uporabniki, ki lahko ustvarjajo in spreminjajo prisotnosti — seznam editorjev (glavna ročica pravic).
• Vidnost — možnosti «samo moje / ekipa / reportees / uporabniki»; glejte razdelek o pravicah zgoraj.
• Vrste — ustvarite/spremenite vrste (Delovna, Dopust, … ali po meri vaše panoge).
• Lokacije in zaprtja — v splošnih nastavitvah org; skupno z izmenami.

Ni nastavitev prisotnosti za GPS, geofence ali avtomatsko «delo na daljavo»: če delate na daljavo, vseeno evidentirajte lokacijo/vrsto/opombe po internih pravilih.

Poročila prisotnosti

Meni Poročila → Prisotnosti: grafikoni in seznam. Tipične analize:

• Ure po lokaciji
• Ure po vrsti
• Ure vikend / delovni dnevi
• Ure po uporabniku (po lokaciji in v tabeli)
• Ure po uporabniku / dan v tednu
• Križni podatki (izmene in prisotnosti) — če je aktivna tudi aplikacija Izmene

Napredni filtri pogosto zahtevajo osnovni Premium načrt. Poročila uporabite za interno plačilno listo, obremenitev lokacij in odstopanja od načrtovanega — ne za dnevno evidenco (ta ostane Koledar/Seznam in «Registriraj prisotnost»).

Primeri uporabe

• Trgovina: editor = vodja trgovine; osebje evidentira (ali poskrbi za evidenco) delovnih dni; dopust/bolniška z namensko vrsto in zasebnostjo po potrebi.
• Ekipa z managerjem: manager ne-editor upravlja reportees; HR editor vidi in popravlja vse.
• Uskladitev izmen: načrtuj mesec v izmenah → ob koncu tedna evidentiraj prisotnosti → preveri križne podatke v poročilih.
• Odsotnosti: vrsta Dopust/Odsotnost/Bolniška za cel dan (konvencionalni časi po internih pravilih).

Priporočeni procesi

• Pred zagonom z osebjem določite vrste in editorje.
• Evidentirajte prisotnosti isti dan ali ob koncu tedna, ne po mesecih.
• Za občutljive podatke (bolniška) uporabite zasebno zasebnost.
• Izogibajte se prekrivanjem: uporabnik ne bi smel imeti dveh pasov, ki se dotikata isti dan brez razloga.
• Arhivirajte zaprta obdobja; brišite le napake.
• Vedno kombinirajte z Izmene, če načrtujete lokacije.

Pogosta vprašanja

V: Ali lahko v aplikaciji «clock-in/out»?

O: Mokapen prisotnosti so evidence datuma/ure (ročne ali načrtovane), ne clock-in/out z GPS.

V: Ali mora manager odobriti mojo prisotnost?

O: Ni poteka odobritve. Editor lahko ustvarja/popravlja; ostali upravljajo sebe (in reportees).

V: Zakaj ne morem shraniti? Pravi, da je prekrivanje.

O: Že imate prisotnost isti dan s pasom, ki se prekriva ali dotika. Popravite ure ali prosite editorja (ki lahko shrani z opozorilom).

V: Razlika med prisotnostmi in izmenami?

O: Izmene = načrtovanje. Prisotnosti = evidentirane ure/vrste. Idealno skupaj; podrobnosti v vodniku Izmene.

V: Ne vidim Registriraj prisotnost.

O: Aplikacija ni aktivna, načrt ni ustrezen ali dovoljenja ne zadoščajo. Preverite pri adminu organizacije.

V: Kaj je namen vrste?

O: Ločevanje dela, dopusta, bolniške, odsotnosti… za filtre in poročila. Prilagodite v nastavitvah prisotnosti.