De Mokapen-gids

Aanwezigheden-gids

Het onderdeel Aanwezigheden is Mokapens HR-module om uren en dagen van personen te registreren: werk op locatie, ziekteverlof, vakantie, verlof en andere types. Elke aanwezigheid heeft persoon, locatie, datum, begin-/eindtijd, type, notities en (waar van toepassing) privacy. Het kan koppelen aan een geplande Dienst op dezelfde dag/locatie.

Je bereikt het via het menu Human Resources → Aanwezigheden, of gebruik Aanwezigheid registreren vanuit het «+»-menu (typische snelkoppeling: toets R). Standaardweergave is Kalender; je kunt overschakelen naar Lijst. De module vereist de actieve Aanwezigheden-app, de juiste rechten en een passend Premium-plan (HR-pakket). Controleer beschikbaarheid op je plan.

Wat Aanwezigheden niet zijn: geen automatisch tijdkloksysteem (in-/uitklokken), geen verplichte geolocatie, en geen «managergoedkeurings»-flow (in behandeling/goedgekeurd). Jij (of een editor) registreert datums en tijden — handmatig, ook in bulk of vanuit planning. Het Urenstaat-onderdeel, indien aanwezig in Mokapen, is een aparte app.

Rol in het CRM en relatie met Diensten

• Diensten = planning («je hoort hier in deze tijdsloten te zijn»).
• Aanwezigheden = werkelijkheid («je was / je registreerde deze uren / dit type»).

Samen gebruiken is de aanbevolen flow: de editor plant diensten, registreert daarna (of laat registreren) aanwezigheden. Vanuit het dienstdossier open je snelkoppelingen om aanwezigheid aan te maken/bewerken en urenafwijking te zien. Bij aanmaak van aanwezigheid kan Mokapen automatisch koppelen als er een dienst bestaat voor dezelfde gebruiker + locatie + dag (shift_id). In rapporten vind je waar voorzien ook kruisdata voor diensten + aanwezigheden.

Gebruikersrechten: wie ziet, wie maakt aan, wie bewerkt

Er is geen «goedkeurder»-rol. Wat telt is app, editor, rapporten en privacy op de individuele aanwezigheid.

1. App en plan

De Aanwezigheden-app moet actief zijn (passend Premium-plan). De Eigenaar schakelt hem in via Instellingen → Applicaties. Zonder app zie je menu, lijst of Aanwezighedenrapporten niet.

2. Aanwezigheden-editors

In Instellingen → Human Resources → Aanwezigheden kiest de Eigenaar wie aanwezigheden voor iedereen kan aanmaken en bewerken (geselecteerde gebruikers of de hele organisatie). Editors:

• registreren aanwezigheden voor elke persoon (ook multi-persoon in één keer);
• bewerken, verplaatsen (drag&drop), klonen, plannen, archiveren en verwijderen;
• kunnen privacy, medewerkers/belanghebbenden en groepen op de aanwezigheid instellen;
• bij tijdoverlap krijgen ze een waarschuwing maar kunnen nog opslaan (flexibeler beleid dan normale gebruiker).

Aanwezigheden-editor zijn maakt je ook Diensten-editor (om planning en werkelijkheid af te stemmen).

3. Gebruiker zonder editor

Ze kunnen typisch eigen aanwezigheden registreren en beheren en, waar voorzien, die van hun rapporten (leden van teams die ze managen). Ze beheren niet het hele org-rooster. Bij tijdoverlap kan Mokapen blokkeren (anders dan een editor).

4. Privacy op individuele aanwezigheid

Zoals bij andere Mokapen-entiteiten: openbare aanwezigheid (in de org, volgens rechten) of privé — zichtbaar voor wie expliciete toegang heeft (persoon op aanwezigheid, wie het aanmaakte, aangegeven medewerkers/belanghebbenden, privacyregels). Editors stellen privacy en belanghebbenden in bij aanmaak/dossier. Gebruik privé privacy voor ziekteverlof of gevoelige data die niet voor iedereen zichtbaar mogen zijn.

5. Instelling «Aanwezigheidszichtbaarheid»

In Aanwezighedeninstellingen vind je ook een blok Zichtbaarheid (alleen van mij / ook team / ook rapporten / geselecteerde gebruikers). Het declareert wie wat moet zien. In de praktijk blijven de regels die het meest tellen: wie editor is, rapporten voor bewerken, en privacy op het individuele dossier. Klopt iets niet met teamverwachtingen, controleer eerst editor en privacy, daarna Zichtbaarheid-configuratie met een beheerder.

Samengevat:

• Eigenaar — activeert app, locaties, types, editors (en zichtbaarheidsopties).
• Editor — registreert en corrigeert voor iedereen; plant en voert bulkacties uit.
• Niet-editor — beheert zichzelf (en rapporten); niet de hele org.
• Privacy — beperkt lezen van het gevoelige individuele dossier.

Aanwezigheidstypes

Elke aanwezigheid heeft een type (configureerbaar veld). Heeft de organisatie nog geen aangepaste types, biedt Mokapen typische defaults:

• Werk — werkdag/uren.
• Ziekteverlof
• Vakantie
• Verlof
• Overig

Je kunt types aanpassen in Instellingen → Human Resources → Aanwezigheden (typebeheer). Types voeden rapporten (uren per type) en filters: gebruik ze consistent in het team.

Aanwezighedenpagina — toolbar en weergaven

Zoals Diensten vind je Kalender en Lijst.

• Kalender – Rijen: volledige maand, maandnavigatie; rijen = dagen; kolommen volgens groepering.
• Kalender – Kolommen: venster van dagen rond vandaag; bestaan Diensten-presets met tijdsloten, kan het raster kolommen per tijdslot splitsen.
• Groeperen op: Locatie → Gebruiker of Gebruiker → Locatie.
• Vandaag: scroll naar huidige dag.
• Geavanceerde filters: met passend Premium-plan (waar voorzien).
• Aanwezigheid registreren / acties: aanmaak; voor editors ook Plannen, dupliceren, archiveren, bulkacties in lijst.

In Lijst (tabel): persoon, datum, tijden, type, locatie, notities, wie aanmaakte/werkte bij (en groepen indien editor). Ideaal voor massale correcties en analytische export richting rapporten.

Aanwezigheidsdossier

Klik een kaart of rij om het dossier te openen (modal). Typische velden:

• Persoon — bewerkbaar door editor; anders meestal vast op jou.
• Locatie, Datum, Begintijd / Eindtijd.
• Dienst-preset (optioneel, indien Diensten-app actief) — vult tijden vanuit preset-slots.
• Type, Notities.
• Privacy / medewerkers / groepen — voor editors.
• Gearchiveerd-badge indien buiten actieve weergaven.

Optiemenu: Klonen, Archiveren / Herstellen, Verwijderen. Op de kalender kun je met de juiste rechten de aanwezigheid slepen (wijzig datum/locatie/gebruiker; tijdsnap kan aligneren met dienstslot op dezelfde dag).

Aanwezigheid registreren

1. «+»-menu → Aanwezigheid registreren, of vanuit HR → Aanwezigheden, of vanuit een Dienstdossier.
2. Kies persoon (indien editor; je kunt er meer dan één selecteren), locatie, datums (ook een bereik), type, tijden (handmatig of vanuit dienst-preset).
3. Voeg notities toe; indien editor, stel privacy/belanghebbenden in indien nodig.
4. Opslaan. Bij tijdoverlap: blokkade (normale gebruiker) of waarschuwing (editor). Op org-sluitingsdagen verschijnt een waarschuwing: je kunt nog opslaan (geen serverblokkade).

Plannen en dupliceren

Plannen (editor) kopieert een periode aanwezigheden naar een doelmaand, met behoud van weekdag en positie in de maand — dezelfde logica als Diensten. Nuttig voor terugkerende patronen (bijv. vast deeltijd), niet om dagelijkse registratie van variabel werk te vervangen.

Dupliceren / Klonen maakt kopieën vanuit dossier of multi-selectie in lijst; werk daarna datums en tijden bij.

Bewerken, archiveren, verwijderen

• Bewerken — inline in dossier, of bulk in lijst (editor).
• Verplaatsen — drag&drop op kalender.
• Archiveren — verwijdert uit actieve weergaven zonder geschiedenis te verliezen; herstel vanuit archief of dossiermenu.
• Verwijderen — definitieve dossierverwijdering; gebruik voor fouten, niet gesloten maanden (beter archiveren).

Aanwezighedeninstellingen

Pad: Organisatie-instellingen → Human Resources → Aanwezigheden.

• Gebruikers die aanwezigheden kunnen aanmaken en bewerken — editorlijst (belangrijkste rechtenhefboom).
• Zichtbaarheid — opties «alleen van mij / team / rapporten / gebruikers»; zie rechtensectie hierboven.
• Types — types aanmaken/bewerken (Werk, Vakantie, … of aangepast voor je sector).
• Locaties en sluitingen — in algemene org-instellingen; gedeeld met Diensten.

Er zijn geen Aanwezighedeninstellingen voor GPS, geofence of automatisch «thuiswerken»: werk je op afstand, registreer nog steeds locatie/type/notities volgens intern beleid.

Aanwezighedenrapporten

Menu Rapporten → Aanwezigheden: grafieken en lijst. Typische analyses:

• Uren per locatie
• Uren per type
• Weekend- / weekdaguren
• Uren per gebruiker (per locatie en in tabel)
• Uren per gebruiker / weekdag
• Kruisdata (diensten en aanwezigheden) — indien ook Diensten-app actief

Geavanceerde filters vereisen vaak een passend Premium-plan. Gebruik rapporten voor interne payroll, locatiebelasting en afwijking t.o.v. gepland — niet voor dagelijkse registratie (dat blijft Kalender/Lijst en «Aanwezigheid registreren»).

Use cases

• Winkel: editor = winkelmanager; personeel registreert (of laat registreren) werkdagen; vakantie/ziekteverlof met dedicated type en privacy indien nodig.
• Team met manager: niet-editor manager beheert rapporten; HR-editor ziet en corrigeert alles.
• Dienstafstemming: plan maand in Diensten → registreer Aanwezigheden aan einde week → controleer kruisdata in rapporten.
• Afwezigheden: type Vakantie/Verlof/Ziekteverlof op volledige dag (conventionele tijden volgens intern beleid).

Aanbevolen processen

• Definieer types en editors vóór go-live met personeel.
• Registreer aanwezigheden dezelfde dag of aan einde week, niet maanden later.
• Voor gevoelige data (ziekteverlof) gebruik je privé privacy.
• Vermijd overlap: een gebruiker mag niet twee aangrenzende tijdsloten op dezelfde dag hebben zonder reden.
• Archiveer gesloten periodes; verwijder alleen fouten.
• Combineer altijd met Diensten als je locaties plant.

Veelgestelde vragen

V: Kan ik in-/uitklokken vanuit de app?

A: Mokapen Aanwezigheden zijn datum/tijdregistraties (handmatig of gepland), geen GPS-badge in-/uitklokken.

V: Moet de manager mijn aanwezigheid goedkeuren?

A: Er is geen goedkeuringsworkflow. Wie editor is kan aanmaken/corrigeren; anderen beheren zichzelf (en rapporten).

V: Waarom kan ik niet opslaan? Er is overlap.

A: Je hebt al een aanwezigheid op dezelfde dag met een slot dat samenvalt of raakt. Corrigeer tijden of vraag een editor (die met waarschuwing kan opslaan).

V: Verschil tussen Aanwezigheden en Diensten?

A: Diensten = planning. Aanwezigheden = geregistreerde uren/types. Ideaal samen; details in de Dienstengids.

V: Ik zie Aanwezigheid registreren niet.

A: App niet actief, plan niet passend, of onvoldoende rechten. Controleer met een organisatiebeheerder.

V: Waarvoor is het type?

A: Om werk, vakantie, ziekteverlof, verlof… te onderscheiden voor filters en rapporten. Pas het aan in Aanwezighedeninstellingen.