De Mokapen-gids

Diensten-gids

Het onderdeel Diensten is Mokapens HR-module om te plannen wie waar en wanneer werkt: locaties, personen, tijdsloten en dagen. Het is geen vergaderkalender (dat zijn Afspraken) noch een registratie van gewerkte uren (dat zijn Aanwezigheden): Diensten zeggen «deze teammember is toegewezen aan deze locatie, in deze tijdsloten, op deze datums».

Je bereikt het via het menu Human Resources → Diensten. Standaardweergave is het Kalender-raster; je kunt overschakelen naar Lijst. De module vereist de actieve Diensten-app, de juiste rechten en een passend Premium-plan (Diensten maken deel uit van het HR-pakket). Controleer beschikbaarheid op je plan en in Applicaties van je organisatie.

Twee niveaus: organisatiediensten en toewijzingen

Om Diensten goed te gebruiken helpt het meteen het verschil tussen de twee objecten te begrijpen:

• Organisatiediensten (presets) — tijdslot-templates per weekdag (bijv. «Ochtend ma–vr 09:00–13:00», «Weekend 10:00–18:00»). Een Eigenaar (of iemand met toegang tot instellingen) maakt en beheert ze in Organisatie-instellingen → Human Resources → Diensten. Zonder minstens één preset kan het raster een lege staat tonen: «configureer eerst organisatiediensten».
• Diensttoewijzingen (user shift) — het concrete dossier: persoon + locatie + datum (of bereik) + tijdsloten (+ optionele preset) + notities. Dit zijn de kaarten die je in kalender en lijst ziet, die je kunt aanmaken, slepen, klonen, plannen, archiveren of verwijderen.

De preset versnelt: bij aanmaak kiezen vult tijdsloten vooraf in. Je kunt nog steeds aangepaste slots op elke toewijzing definiëren. Er is geen koppeling met Sales-catalogus Services: Diensten werken op organisatie-locaties en gebruikers.

Gebruikersrechten: wie ziet en wie bewerkt

Diensten hebben geen «goedkeurings»-flow (bevestigen/afwijzen). Drie rechtenniveaus tellen:

1. App en plan

Zonder actieve Diensten-app (en passend Premium-plan) kun je de module of Dienstenrapporten niet openen. De Eigenaar activeert de app via Instellingen → Applicaties.

2. Diensteditors

In Instellingen → Human Resources → Diensten configureert de Eigenaar wie toewijzingen voor de hele organisatie kan aanmaken en bewerken (individuele gebruikers of «alle»). Wie op deze lijst staat is een diensteditor: ze zien de aanmaak-UI, kunnen diensten aan iedereen toewijzen, Plan/Klonen/Archiveren/Verwijderen in bulk gebruiken, kaarten slepen en bulk bewerken in de lijst.

Let op: is een gebruiker al Aanwezigheden-editor, dan behandelt Mokapen hem ook als Diensten-editor — wie uren beheert kan planning afstemmen zonder dubbele configuratie.

3. Gebruiker zonder editor (beperkte zichtbaarheid)

Niet-editors zien typisch alleen eigen diensten en die van hun rapporten — leden van teams die ze managen. Ze zien (noch bewerken) niet het volledige rooster van de hele organisatie. Nieuwe toewijzingen voor anderen blijven voor editors.

4. Eigenaar en presets

Aanmaken/bewerken/verwijderen van organisatiediensten (presets) en opslaan van de editorlijst blijven typisch bij de Eigenaar (organisatie-instellingen). Een Lid-editor kan dagelijkse toewijzingen beheren, maar wekelijkse templates definieert wie de org beheert.

Samengevat:

• Eigenaar — activeert app, locaties, presets, wie editor is.
• Editor — plant diensten voor iedereen (of voor geselecteerden bij multi-aanmaak).
• Niet-editor — bekijkt (en volgt) eigen diensten en die van rapporten; beheert het globale rooster niet.

Dienstenpagina — toolbar en weergaven

Bovenaan wissel je tussen Kalender en Lijst. Op de kalender vind je ook:

• Rijenmodus (standaard) — volledige maand: elke rij is een dag; kolommen hangen af van groepering (locaties of gebruikers). Maand-voor-maand navigatie.
• Kolommenmodus — horizontaal venster van ongeveer gisteren → +7 dagen, met subkolommen gekoppeld aan preset-tijdsloten van de dag. Nuttig voor de «korte» operationele week; het is geen dedicated ISO-kalender «Week».
• Groeperen op — Locatie → Gebruiker (standaard) of Gebruiker → Locatie. Verandert hoe kaarten lezen: in het ene geval zie je personen binnen de locatie; in het andere locaties binnen de persoon.
• Geavanceerde filters — met passend Premium-plan (waar voorzien) verfijn op personen, locaties, periodes; anders kan een upgrade-prompt verschijnen.
• Nieuwe dienst / acties — toewijzingsaanmaak (indien editor); van hier of het actiemenu ook Plannen, archiveren, enz. volgens rechten.

In Lijst zie je toewijzingen in een tabel (persoon, datums, locatie, tijdsloten, notities…). Met editorrechten kun je meerdere rijen selecteren en bulkacties gebruiken (bewerken, dupliceren, archiveren, verwijderen, plannen volgens beschikbare items).

Rasterkaarten en toewijzingsdossier

In het raster is elke toewijzing een gekleurde kaart (gebruikerskleur in de organisatie). Afhankelijk van groepering toont het avatar/naam + tijdsloten, of locatie + slot. Klik opent het toewijzingsdossier.

Typische dossier velden

• Persoon, Locatie (verplicht), Datum, Tijd (een of meer slots), Preset-dienst (optioneel), Notities.
• Gearchiveerd-badge als de toewijzing buiten actieve weergaven valt.
• Is de Aanwezigheden-app actief: vergelijking dienst vs aanwezigheid (gepland vs geregistreerde uren, mogelijke overuren), lijst gekoppelde in-/uitklokken en snelkoppelingen om aanwezigheid te registreren of bewerken op dezelfde dag/locatie.

Optiemenu

• Klonen — dupliceert de toewijzing (nuttig om hetzelfde patroon op andere datums te herhalen).
• Archiveren / Herstellen — verwijdert of brengt terug naar actieve kalender/lijst zonder geschiedenis te verliezen.
• Verwijderen — verwijdert de toewijzing (en ontkoppelt aanwezigheden die naar die dienst verwezen). Geef de voorkeur aan archiveren als je een spoor nodig hebt.

Op de kalender kun je als editor ook kaarten slepen tussen cellen (wijzig datum/locatie/gebruiker/slot volgens het raster). Mokapen markeert overlap van tijdsloten op dezelfde gebruiker/dag en waarschuwingen op organisatie-sluitingsdagen.

Diensttoewijzing aanmaken

1. Controleer dat locaties bestaan (algemene org-instellingen) en minstens één organisatie-preset (aanbevolen).
2. HR → Diensten → Nieuwe dienst (zie je de knop, ben je typisch editor).
3. Kies persoon (of meerdere personen, indien editor), locatie, optionele preset.
4. Type Enkel (één datum) of Meervoudig (datumbereik).
5. Stel tijdsloten in (vooringevuld vanuit preset of aangepast) en notities.
6. Opslaan: kaarten verschijnen in raster en lijst.

Diensten plannen (periode kopiëren → maand)

De functie Plannen kopieert toewijzingen van een bronperiode naar een doelmaand, met behoud van weekdag en «positie» in de maand (nuttig om terugkerende patronen te herhalen zonder alles handmatig opnieuw te maken). Je kunt verfijnen op gebruikers en locaties volgens modalopties. Zijn er geen diensten om te kopiëren, meldt Mokapen dat. Gebruik Plannen na consolidatie van een «template»-maand.

Bewerken, klonen, archiveren, verwijderen

• Bewerken — open dossier en werk velden bij; in lijst bulk bewerken indien beschikbaar. Of sleep in het raster.
• Klonen / Dupliceren — vanuit dossier of multi-selectie; corrigeer daarna datums op het nieuwe dossier.
• Archiveren — voltooide of niet meer relevante diensten verlaten operationele weergaven maar blijven herstelbaar.
• Verwijderen — voor fouten en tests; let op koppeling met aanwezigheden.

Diensteninstellingen

Pad: Organisatie-instellingen → Human Resources → kaart Diensten (of HR-hub).

• Gebruikers die diensten kunnen aanmaken en bewerken — editorlijst (gebruikers of hele org). Dit is de belangrijkste operationele rechtenhefboom.
• Organisatiediensten (presets) — titel + weekdagen met een of meer HH:MM–HH:MM-slots. Maak patronen die je elke week gebruikt (ochtend/middag, weekend, avonddiensten…).
• Locaties — beheerd in algemene organisatie-instellingen (locaties); zonder locaties kun je geen nuttige diensten toewijzen.
• Sluitingen / feestdagen — in algemene instellingen: op sluitingsdagen kun je waarschuwingen of blokkades bij aanmaak krijgen.

Diensten en Aanwezigheden samen

Met beide apps actief is de typische flow: plannen met Diensten → registreren werkelijke uren met Aanwezigheden (ook vanuit het dienstdossier). Het toewijzingsdossier kan tonen hoeveel de aanwezigheid afwijkt van wat gepland was. Een aanwezigheid kan automatisch koppelen aan een dienst voor dezelfde gebruiker/locatie/dag. Details in de Aanwezighedengids.

Dienstenrapporten

Vanuit het menu Rapporten → Diensten analyseer je geplande uren (afgeleid van tijdsloten van niet-gearchiveerde toewijzingen): uren per locatie, uren per gebruiker, gebruikersuren × weekdag, plus analytische lijst. Geavanceerde filters vereisen vaak een passend Premium-plan. Gebruik rapporten voor locatiebelasting en weekdekking; voor gewerkte uren gebruik je Aanwezighedenrapporten (en kruisdata waar beschikbaar).

Use cases

• Retail / multi-locatie: ochtend/middag-presets; Locatie→Gebruiker-raster; editor = winkelmanager; Plannen elke maand.
• Studio / kliniek: kolommen op preset-slots; wijs professionals toe aan locaties; vergelijk met Aanwezigheden.
• Team met manager: niet-editors zien alleen zichzelf en rapporten; HQ-editor ziet alles.
• Sluitingen: org-feestdagen → vermijd spookdiensten op gesloten dagen.

Aanbevolen processen

• Maak eerst locaties en presets, wijs daarna personen toe — niet andersom.
• Beperk editors tot wie echt plant (HR, winkelmanager); vermijd «alle» bij grote org.
• Gebruik Plannen na een stabiele template-maand.
• Archiveer oude maanden in plaats van verwijderen als je historische rapporten nodig hebt.
• Stem Diensten en Aanwezigheden af: dezelfde locatie en tijdsloten verminderen afwijkingen en «verrassings»-overuren.

Veelgestelde vragen

V: Ik zie de knop Nieuwe dienst niet. Waarom?

A: Meestal ben je geen diensteditor (noch aanwezigheden-editor). Vraag de Eigenaar je toe te voegen in Instellingen → Human Resources → Diensten.

V: Het raster is leeg / vraagt om organisatiediensten.

A: Organisatie-preset-configuratie ontbreekt. Een Eigenaar moet ze aanmaken in Diensteninstellingen.

V: Ik zie alleen mijn diensten, niet die van collega's.

A: Verwacht gedrag als je geen editor bent: je ziet jezelf en je rapporten. Het volledige rooster vereist editor zijn.

V: Is er dienstgoedkeuring?

A: Nee. Er is geen bevestig/afwijs-flow zoals bij boekingen. Operationele status is planning → (optionele aanwezigheid) → archief.

V: Verschil tussen Diensten en Afspraken?

A: Diensten = HR-planning (locatie + tijdsloten + persoon). Afspraken = vergaderingen/gesprekken met CRM-deelnemers. Zie de Afsprakengids.

V: Hangen Diensten af van Services?

A: Nee. Ze hangen af van organisatielocaties, gebruikers en tijdpresets.