Ghidul Mokapen

Ghid Schimburi

Zona Schimburi este modulul HR Mokapen pentru planificarea cine lucrează unde și când: locații, persoane, intervale orare și zile. Nu este un calendar de întâlniri (acela sunt Programările) nici evidența orelor lucrate (aceea sunt Prezențele): schimburile spun «acest colaborator este alocat acestei locații, în aceste intervale, în aceste date».

Accesați din meniul Resurse umane → Schimburi. Vizualizarea implicită este Calendarul în grilă; puteți trece la Listă. Modulul necesită aplicația Schimburi activă, permisiunile corecte și un plan Premium adecvat (schimburile fac parte din pachetul HR). Verificați disponibilitatea pe planul dvs. și în Aplicațiile organizației.

Două niveluri: schimburi organizaționale și alocări

Pentru a folosi bine Schimburile, e util să înțelegeți imediat diferența dintre cele două obiecte:

• Schimburi organizaționale (preset) — modele de interval orar pe zi a săptămânii (ex. «Dimineață lun–vin 09:00–13:00», «Weekend 10:00–18:00»). Le creează și le gestionează un owner (sau cine are acces la setări) în Setări organizație → Resurse umane → Schimburi. Fără cel puțin un preset, grila poate afișa starea goală: «configurați mai întâi schimburile organizației».
• Alocări de schimb (schimb utilizator) — înregistrarea concretă: persoană + locație + dată (sau interval) + intervale orare (+ preset opțional) + note. Acestea sunt cardurile din calendar și listă, pe care le puteți crea, trage, clona, planifica, arhiva sau șterge.

Presetul accelerează: alegându-l la creare, intervalele se precompletează. Puteți totuși defini sloturi personalizate pe fiecare alocare. Nu există legătură cu Serviciile din catalogul de vânzări: Schimburile lucrează cu locațiile și utilizatorii organizației.

Permisiuni utilizator: cine vede și cine modifică

Schimburile nu au un flux de «aprobare» (confirmare/respingere). Contează trei niveluri de permisiune:

1. Aplicație și plan

Fără aplicația Schimburi activă (și plan Premium adecvat) nu intrați în modul nici în rapoartele Schimburi. Owner-ul activează aplicația din Setări → Aplicații.

2. Editor de schimburi

În Setări → Resurse umane → Schimburi, owner-ul configurează cine poate crea și modifica alocările pentru întreaga organizație (utilizatori individuali sau «toți»). Cine este pe această listă este editor: vede UI-ul de creare, poate aloca schimburi oricărei persoane, folosește planifică/clonare/arhivare/ștergere în masă, trage cardurile, face editare în masă în listă.

Notă: dacă un utilizator este deja editor Prezențe, Mokapen îl tratează și ca editor Schimburi — astfel cine gestionează orele poate alinia planificarea fără configurare dublă.

3. Utilizator non-editor (vizibilitate restricționată)

Cine nu este editor vede de obicei doar propriile schimburi și pe cele ale reportees — adică membrii echipelor pe care le conduce. Nu vede (nici modifică) agenda completă a întregii organizații. Crearea de alocări noi pentru alții rămâne editorilor.

4. Owner și preset

Crearea/modificarea/ștergerea schimburilor organizaționale (preset) și salvarea listei de editori rămân de obicei la owner (setări organizație). Un member editor poate gestiona alocările zilnice, dar modelele săptămânale le definește cine administrează org-ul.

Pe scurt:

• Owner — activează aplicația, locații, preset, cine este editor.
• Editor — planifică schimburi pentru toți (sau pentru cei selectați la creare multiplă).
• Non-editor — consultă (și urmează) propriile schimburi și pe cele ale subordonaților; nu gestionează agenda globală.

Pagina Schimburi — bară și vizualizări

Sus comutați între Calendar și Listă. În calendar găsiți de asemenea:

• Mod Rânduri (implicit) — lună întreagă: fiecare rând este o zi; coloanele depind de grupare (locații sau utilizatori). Navigare lună cu lună.
• Mod Coloane — fereastră orizontală de aproximativ ieri → +7 zile, cu sub-coloane legate de intervalele preset ale zilei. Util pentru săptămâna operațională «scurtă»; nu este un calendar ISO dedicat numit «Săptămână».
• Grupează după — Locație → Utilizator (implicit) sau Utilizator → Locație. Schimbă modul de citire a cardurilor: într-un caz vedeți persoanele în locație; în celălalt, locațiile în persoană.
• Filtre avansate — cu plan Premium de bază (unde este prevăzut) restrângeți după persoane, locații, perioade; altfel poate apărea upgrade.
• Schimb nou / acțiuni — creare alocare (dacă editor); de aici sau din meniul acțiuni și Planifică, arhivă etc. conform permisiunilor.

În Listă vedeți alocările în tabel (persoană, date, locație, intervale, note…). Cu permisiuni de editor puteți selecta mai multe rânduri și folosi acțiuni bulk (modifică, duplică, arhivează, șterge, planifică conform opțiunilor disponibile).

Carduri în grilă și fișa alocării

În grilă fiecare alocare este un card colorat (culoarea utilizatorului în organizație). În funcție de grupare arată avatar/nume + intervale, sau locație + interval. Click-ul deschide fișa alocării.

Câmpuri tipice ale fișei

• Persoană, Locație (obligatorie), Dată, Orar (unul sau mai multe intervale), Schimb preset (opțional), Note.
• Badge Arhivat dacă alocarea este în afara vizualizărilor active.
• Dacă aplicația Prezențe este activă: comparație schimb vs prezență (ore planificate vs înregistrate, eventuale ore suplimentare), listă deschideri/închideri legate și scurtături pentru a înregistra sau modifica o prezență în aceeași zi/locație.

Meniul Opțiuni

• Clonează — duplică alocarea (util pentru a repeta același model pe alte date).
• Arhivează / Restaurează — scoate sau readuce în calendar/listă activ fără a pierde istoricul.
• Șterge — elimină alocarea (și deconectează prezențele care indicau acel schimb). Preferați arhivarea dacă aveți nevoie de urmă.

În calendar, dacă sunteți editor, puteți și trage cardurile între celule (schimb dată/locație/utilizator/interval conform grilei). Mokapen semnalează suprapunerile de intervale pe același utilizator/zi și avertismente privind zilele de închidere ale organizației.

Crearea unei alocări de schimb

1. Verificați că există locații (setări generale org) și cel puțin un preset organizațional (recomandat).
2. Resurse umane → Schimburi → Schimb nou (dacă vedeți butonul, sunteți de obicei editor).
3. Alegeți persoană (sau mai multe persoane, dacă editor), locație, eventuale preset.
4. Tip Singular (o dată) sau Multiplu (interval de date).
5. Setați intervalele orare (precompletate din preset sau personalizate) și notele.
6. Salvați: cardurile apar în grilă și listă.

Planificarea schimburilor (copiere perioadă → lună)

Funcția Planifică copiază alocările dintr-o perioadă sursă într-o lună destinație, încercând să păstreze ziua săptămânii și «poziția» în lună (util pentru a repeta modele recurente fără a recrea totul manual). Puteți restrânge după utilizatori și locații conform opțiunilor modalei. Dacă nu există schimburi de copiat, Mokapen o semnalează. Folosiți Planifică după consolidarea unei luni «model».

Modificare, clonare, arhivare, ștergere

• Modifică — deschideți fișa și actualizați câmpurile; în listă, edit bulk dacă este disponibil. Sau trageți în grilă.
• Clonează / Duplică — din fișă sau selecție multiplă; apoi corectați datele pe noul record.
• Arhivează — schimburile încheiate sau ne mai relevante ies din vizualizările operaționale dar rămân recuperabile.
• Șterge — pentru erori și teste; atenție la legătura cu prezențele.

Setări Schimburi

Cale: Setări organizație → Resurse umane → card Schimburi (sau hub HR).

• Utilizatori care pot crea și modifica schimburi — listă editor (utilizatori sau întreaga org). Aceasta este pârghia principală a permisiunilor operaționale.
• Schimburi organizaționale (preset) — titlu + zile ale săptămânii cu unul sau mai multe intervale HH:MM–HH:MM. Creați modelele pe care le veți folosi în fiecare săptămână (dimineață/după-amiază, weekend, schimburi de seară…).
• Locații — se gestionează în setările generale ale organizației (locații); fără locații nu alocați schimburi utile.
• Închideri / sărbători — în setările generale: în zilele de închidere puteți primi avertismente sau blocaje la creare.

Schimburi și Prezențe împreună

Cu ambele aplicații active, fluxul tipic este: planificați cu Schimburile → înregistrați orele reale cu Prezențele (și din fișa schimbului). Fișa alocării poate arăta cât se abate prezența de la planificat. O prezență se poate lega automat de un schimb al aceluiași utilizator/locație/zi. Detalii în ghidul Prezențe.

Rapoarte Schimburi

Din meniul Rapoarte → Schimburi analizați orele planificate (derivate din intervalele alocărilor nearhivate): ore pe locație, ore pe utilizator, ore utilizator × zi a săptămânii, plus o listă analitică. Filtrele avansate necesită adesea un plan Premium de bază. Folosiți rapoartele pentru încărcarea locațiilor și acoperirea săptămânilor; pentru orele lucrate folosiți rapoartele Prezențe (și datele încrucișate unde sunt disponibile).

Cazuri de utilizare

• Retail / multi-locație: preset dimineață/după-amiază; grilă Locație→Utilizator; editor = store manager; Planifică în fiecare lună.
• Studio / clinică: coloane pe intervale preset; alocați profesioniști la locații; comparați cu Prezențele.
• Echipă cu manager: non-editorii văd doar pe ei și reportees; editor HQ vede tot.
• Închideri: sărbători org → evitați schimburi fantomă în zilele închise.

Procese recomandate

• Mai întâi creați locații și preset, apoi alocați persoanele — nu invers.
• Limitați editorii la cei care planifică efectiv (HR, store manager); evitați «toți» dacă org-ul este mare.
• Folosiți Planifică după o lună model stabilă.
• Arhivați lunile vechi în loc să le ștergeți dacă aveți nevoie de rapoarte istorice.
• Aliniați Schimburi și Prezențe: aceeași locație și aceleași intervale reduc abaterile și orele suplimentare «surpriză».

Întrebări frecvente

Î: Nu văd butonul Schimb nou. De ce?

R: De obicei nu sunteți printre editorii de schimburi (nici editor prezențe). Cereți owner-ului să vă adauge în Setări → Resurse umane → Schimburi.

Î: Grila este goală / cere schimburile organizației.

R: Lipsește configurarea preseturilor organizaționale. Un owner trebuie să le creeze în setările Schimburi.

Î: Văd doar schimburile mele, nu pe cele ale colegilor.

R: Comportament așteptat dacă nu sunteți editor: vedeți pe dvs. și reportees. Pentru agenda completă trebuie să fiți editor.

Î: Există aprobare a schimbului?

R: Nu. Nu există flux confirmare/respingere ca la rezervări. Starea operațională este planificare → (opț. prezență) → arhivă.

Î: Diferența între Schimburi și Programări?

R: Schimburi = planificare HR (locație + intervale + persoană). Programări = întâlniri/apeluri cu participanți CRM. Vedeți ghidul Programări.

Î: Schimburile depind de Servicii?

R: Nu. Depind de locații, utilizatori și preseturi orare ale organizației.