Sprievodca Mokapenom

Zmeny

Oblast Zmeny je HR modul Mokapenu pre plánování, kdo kde a kdy pracuje: lokácie, lidé, časové sloty a dny. Nie je to kalendár schôdzok (to sú Schôdzky) ani evidence odpracovaných hodin (to je Dochádzka): Zmeny říkají «tento člen tímu je přiřazen k této lokaci, v těchto časových slotech, v tyto dny».

Prístup z menu Lidské zdroje → Zmeny. Výchozí zobrazenie je mřížka Kalendár; lzo přepnout na Zoznam. Modul vyžaduje aktívna aplikaci Zmeny, správná oprávnenia a vhodný plán Premium (Zmeny sú součástí HR balíčku). Dostupnost overte u plánu a v Aplikacích organizácie.

Dva levely: organizační zmeny a priradenie

Pre dobré použití Směn pomôže hned pochopit rozdíl medzi dvěma objekty:

• Organizační zmeny (presety) — šablóny časových slotů podľa dne v týdnu (napr. «Ráno Po–Pá 09:00–13:00», «Víkend 10:00–18:00»). Vlastník (alebo někdo s prístupem k nastavenia) je vytvára a spravuje v Nastavenia organizácie → Lidské zdroje → Zmeny. Bez aspoň jednoho presetu môže mřížka zobraziť prázdný stav: «nejdříve nakonfigurujte organizační zmeny».
• Přiřazení směn (user shift) — konkrétní záznam: osoba + lokácie + dátum (alebo rozsah) + časové sloty (+ volitelný preset) + poznámky. To sú karty v kalendári a zoznamu, ktoré môžete vytvářet, přetahovat, klonovat, plánovat, archivovat alebo mazat.

Preset urychluje prácu: výběrem pri vytváření se předvyplní časové sloty. Na každém priradenie stále môžete definovat vlastní sloty. Nie je vazba na katalóg Služeb v Predaji: Zmeny pracují s lokáciemi a používaťeľi organizácie.

Oprávnenia používaťeľov: kdo vidí a kdo upravuje

Zmeny nemají tok «schválení» (potvrdit/odmítnout). Důležité sú tři úrovně oprávnenia:

1. Aplikácie a plán

Bez aktívna aplikácie Zmeny (a vhodného plánu Premium) nemôžete vstoupit do modulu ani reportů Směn. Vlastník aktivuje aplikaci v Nastavenia → Aplikácie.

2. Editoři směn

V Nastavenia → Lidské zdroje → Zmeny Vlastník nastaví, kdo môže vytvářet a upravovat priradenie pre celou organizácii (jednotliví používaťelia alebo «všichni»). Kdokoli na tomto zoznamu je editorem směn: vidí UI pre vytváření, môže přiřazovat zmeny komukoli, používať plán/klon/archiv/smazání hromadně, přetahovat karty a hromadně upravovat v zoznamu.

Poznámka: ak je používaťeľ už editorem docházky, Mokapen ho tiež považuje za editora směn — kdo spravuje hodiny, môže sladit plánování bez dvojí konfigurace.

3. Používateľ bez editorství (omezená viditeľnosť)

Nie-editoři typicky vidí len vlastní zmeny a zmeny svých podřízených — tj. členov tímů, ktoré vedou. Nievidí (ani neupravují) celý rozvrh organizácie. Vytváření nových priradenie pre ostatní zostáva editorům.

4. Vlastník a presety

Vytváření/úprava/mazání organizačních směn (presetů) a uložení zoznamu editorů typicky zostáva Vlastníkovi (nastavenia organizácie). Editor směn môže spravovat denní priradenie, ale týdenní šablóny definuje ten, kdo administruje org.

Shrnutí:

• Vlastník — aktivuje aplikaci, lokácie, presety, kdo je editor.
• Editor — plánuje zmeny pre všetky (alebo pre vybrané pri multi-vytvorenie).
• Nie-editor — sleduje vlastní zmeny a podřízené; nespravuje globální rozvrh.

Stránka Zmeny — lišta a zobrazenie

Nahoře přepínáte medzi Kalendár a Zoznam. V kalendári tiež najdete:

• Režim řádků (výchozí) — celý měsíc: každý riadok je den; stĺpce podľa seskupení (lokácie alebo používaťelia). Navigace měsíc po měsíci.
• Režim sloupců — horizontální okno cca včera → +7 dní, s podsloupci vázanými na časové sloty presetu dne. Užitočné pre «krátký» provozní týden; nie je dedikovaný ISO kalendár pojmenovaný «Týden».
• Seskupit podle — Lokácie → Používateľ (výchozí) alebo Používateľ → Lokácie. Mění čtení karet: v jednom prípadě vidíte lidi v lokaci; v druhejm lokácie u osoby.
• Pokročilé filtre — se základním plánem Premium (kde je k dispozícii) zužují lidi, lokácie, obdobia; jinak se môže zobraziť výzva k upgrade.
• Nová smena / akce — vytvorenie priradenie (pokud jste editor); odtud alebo z menu akcií tiež Plán, archiv atd. dle oprávnenia.

V Zoznamu vidíte priradenie v tabulce (osoba, dátumy, lokácie, časové sloty, poznámky…). S oprávneniam editora môžete vybrat viac řádků a použít hromadné akcie (úprava, duplikace, archiv, smazání, plán dle dostupných položek).

Karty mřížky a karta priradenie

V mřížce je každé priradenie barevnou kartou (barva používaťeľa v organizácii). Podľa seskupení zobrazuje avatar/jméno + časové sloty, alebo lokaci + slot. Klik otevře kartu priradenie.

Typická pole karty

• Osoba, Lokácie (povinné), Dátum, Čas (jeden alebo viac slotů), Preset zmeny (volitelný), Poznámky.
• Odznak Archivováno, ak je priradenie mimo aktívna zobrazenie.
• Ak je aktívna aplikácie Dochádzka: porovnanie zmeny vs docházky (plán vs zaznamenané hodiny, možné přesčasy), zoznam prepojených příchodů/odchodů a zkratky pre záznam alebo úpravu docházky ve stejný den/lokaci.

Menu možností

• Klonovat — duplikuje priradenie (užitečné pre opakování stejného vzoru v jiné dny).
• Archivovat / Obnovit — odstraní alebo vrátí do aktívnaho kalendáre/zoznamu bez ztráty história.
• Odstrániť — odstraní priradenie (a odpojí docházku, ktorá na směnu ukazovala). Raději archivujte, pokud potrebujete stopu.

V kalendári, pokud jste editor, môžete tiež přetahovat karty medzi buňkami (zmena dátumy/lokácie/používaťeľa/slotu dle mřížky). Mokapen označí překryvy časových slotů u stejného používaťeľa/dne a varovanie u dnů zatvorenie organizácie.

Vytvorenie priradenie zmeny

1. Overte, že existujú lokácie (obecná nastavenia org) a aspoň jeden organizační preset (doporučeno).
2. HR → Zmeny → Nová smena (pokud tlačidlo vidíte, jste typicky editor).
3. Vyberte osobu (alebo viac osob, pokud jste editor), lokaci, volitelný preset.
4. Typ Jednorázová (jedno dátum) alebo Viac (rozsah dátumů).
5. Nastavte časové sloty (předvyplněné z presetu alebo vlastní) a poznámky.
6. Uložte: karty se objeví v mřížce a zoznamu.

Plánování směn (kopie obdobia → měsíc)

Funkce Plán kopíruje priradenie zo zdrojového obdobia do cílového měsíce a snaží se zachovat den v týdnu a «pozici» v měsíci (užitečné pre opakování opakujících se vzorů bez ručního převytváření). Lzo zužit podľa používaťeľov a lokací dle možností modalu. Ak nesú zmeny ku kopírování, Mokapen to oznámí. Použite Plán po konsolidaci «šablonového» měsíce.

Úprava, klon, archiv, smazání

• Upraviť — otvorte kartu a aktualizujte pole; v zoznamu hromadná úprava, ak je k dispozícii. Alebo přetažením v mřížce.
• Klonovat / Duplikovat — z karty alebo multi-výběru; pak opravte dátumy u nového záznamu.
• Archivovat — dokončené alebo neaktuální zmeny opustí provozní zobrazenie, ale zůstanou obnovitelné.
• Odstrániť — pre chyby a testy; sledujte vazbu s docházkou.

Nastavenia směn

Cesta: Nastavenia organizácie → Lidské zdroje → karta Zmeny (alebo HR hub).

• Používatelia, ktorí mohou vytvářet a upravovat zmeny — zoznam editorů (používaťelia alebo celá org). Hlavní páka provozních oprávnenia.
• Organizační zmeny (presety) — názov + dny v týdnu s jedním alebo viac sloty HH:MM–HH:MM. Vytvořte vzory pre každý týden (ráno/odpoledne, víkend, večerní zmeny…).
• Lokácie — spravované v obecných nastaveniach organizácie (lokácie); bez lokací nelzo smysluplně přiřazovat zmeny.
• Zatvorenie / sviatky — v obecných nastaveniach: v dnech zatvorenie môžete dostat varovanie alebo blok pri vytváření.

Zmeny a Dochádzka společně

S oběma aktívnami aplikáciemi je typický tok: plánovat ve Směnách → zaznamenat skutečné hodiny v Docházce (tiež z karty zmeny). Karta priradenie môže ukázat, jak moc dochádzka odchyluje od plánu. Dochádzka se môže automaticky propojit se směnou pre stejného používaťeľa/lokaci/den. Detaily v příručce Dochádzka.

Reporty směn

Z menu Reporty → Zmeny analyzujete plánované hodiny (odvozené z časových slotů nearchivovaných priradenie): hodiny podľa lokácie, podľa používaťeľa, hodiny používaťeľa × den v týdnu, plus analytický zoznam. Pokročilé filtre často vyžadují základní plán Premium. Reporty pre vytížení lokací a pokrytí týdne; pre odpracované hodiny použite reporty Docházky (a křížová dátumy, kde sú k dispozícii).

Prípady použitia

• Maloobchod / viac poboček: presety ráno/odpoledne; mřížka Lokácie→Používateľ; editor = vedoucí predajny; Plán každý měsíc.
• Studio / klinika: stĺpce podľa preset slotů; priradenie profesionálů k lokacím; porovnanie s Docházkou.
• Tím s manažerem: ne-editoři vidí len sebe a podřízené; editor HQ vidí vše.
• Zatvorenie: org sviatky → vyhněte se «duchům» směn v uzavřené dny.

Doporučené postupy

• Niejdříve vytvořte lokácie a presety, pak přiřazujte lidi — ne naopak.
• Omezte editory na ty, kdo skutečně plánují (HR, vedoucí predajny); u velké org se vyhněte «všem».
• Použite Plán po stabilním šablonovém měsíci.
• Archivujte staré měsíce namiesto mazání, pokud potrebujete historické reporty.
• Slaďte Zmeny a Docházku: rovnaká lokácie a stejné sloty snižují odchylky a «překvapivé» přesčasy.

Časté dotazy

O: Nievidím tlačidlo Nová smena. Proč?

A: Obvykle nejste medzi editory směn (ani editorem docházky). Požádejte Vlastníka o pridanie v Nastavenia → Lidské zdroje → Zmeny.

O: Mřížka je prázdná / žádá organizační zmeny.

A: Chybí konfigurace organizačního presetu. Vlastník je musí vytvoriť v nastavenia Směn.

O: Vidím len své zmeny, ne kolegů.

A: Očekávané správanie, pokud nejste editor: vidíte sebe a podřízené. Celý rozvrh vyžaduje byť editorem.

O: Existuje schvalování směn?

A: Nie. Nie je tok potvrdit/odmítnout jako u rezervací. Provozní stav je plánování → (volitelná dochádzka) → archiv.

O: Rozdíl medzi Smenami a Schôdzkami?

A: Zmeny = HR plánování (lokácie + sloty + osoba). Schôdzky = schôdzky/hovory s účastníky CRM. Viz příručka Schôdzky.

O: Závisí Zmeny na Službách?

A: Nie. Závisí na lokacích, používaťeľích a časových presetech organizácie.