Sprievodca Mokapenom

Príručka Stretnutia

Oblasť Stretnutia je kalendár Mokapenu na plánovanie meetingů, hovorov so zákazníky, návštiev na místě, produktových dem a interních týmových stretnutí. Každá stretnutie má datum a čas, organizátora, účastníky, místo alebo videokonferenci, stav otevřeno/uzavřeno a väzby na zbytek CRM (kontakty, obchody, tickety, úlohy).

Pristúpte z menu Aktivity → Stretnutia alebo zo stránky Stretnutia. Predvolené zobrazení je Kalendár. Modul Stretnutia je k dispozici s vhodným plánom Premium a vyžaduje správná oprávnenia vo vašej organizáciu.

Role v CRM a procesech

Stretnutie v Mokapenu nie je jen kalendárová udalosť: je to prepojený záznam napojený na zbytek systému.

• Predaj: kvalifikační hovory, dema, vyjednávání — propojeno s kontaktem, spoločností a obchodem.
• Dodávka: kick-off projektu, týdeňní review — prepojení s projektem a follow-up úlohy.
• Podpora: stretnutie na místě alebo hovor prepojený s ticketem.
• Interné tým: stand-upy, one-to-one, stretnutia oddělení s kolegy v Mokapenu.

Praktické pravidlo: každá stretnutie s klientem alebo prospectem by mala mít aspoň jednoho účastníka-kontakt alebo prepojení s kontaktem, spoločností alebo obchodem — aby história zostala viditeľná zo záznamu klienta.

Účastníci, spolupracovníci a osobní kalendár

Stretnutia mají dva odlišné způsoby zapojení lidí. Pochopení rozdílu zabraňuje záměně mezi «kto se stretnutia účastní» a «kto stretnutie v Mokapenu iba potřebuje vidět».

Účastníci — kto se stretnutia účastní

Účastníci sú lidé zapojení do stretnutia. Přidáváte je na karte Dáta záznamu, v poli Účastníci. Můžete zadat tři typy:

• Používatelia Mokapenu — kolegové z týmu s účtem na platformě (predaj, projektoví manažeři, podpora…). Schůzku uvidí ve svojom kalendári, ak sú organizátory alebo účastníky.
• Kontakty — lidé v CRM adresári (klienti, prospecti, dodávatelia). Můžete vyhledávat podle jména alebo e-mailu. Pokud zadáte e-mail, ktorý ještě nie je v adresári, Mokapen môže automaticky vytvoriť nový kontakt.
• Spoločnosti — firmy prepojené se stretnutím (napr. kancelář klienta). Užitočné, keď se stretnutia účastní organizácie jako celek, ne jedna osoba.

Iba organizátor stretnutia môže účastníka odobrať (menu na karte účastníka → Odobrať). Pri vytváření, úpravě alebo mazání môže Mokapen zeptat, či odoslať e-mail účastníkům s aktualizovanými detaily — užitočné pre informovanie externých klientů o preplánovanie alebo zrušení.

Spolupracovníci — kto má stretnutie vidět bez účasti

Spolupracovníci (pole Spolupracovníci na karte Dáta, ak je vo vašej organizácii povolené) sú používatelia alebo týmy Mokapenu, ktorí potrebujú viditeľnosť na stretnutie, ale nemusí sa ho nevyhnutne zúčastniť. Príklady: predajní manažer sledujúci obchod, ale nezúčastňujúci sa hovoru; asistent pripravujúci materiály; manažer monitorujúcu aktivitu týmu.

Stručně:

• Účastník = osoba přítomná (alebo pozvaná) na stretnutí; dostává e-mailová oznámení, ak je odešlete; zobrazuje se jako účastník na záznamu.
• Spolupracovník = člen týmu, ktorý potřebuje stretnutie vidět a sledovat v Mokapenu, aniž by nutně patřil mezi účastníky stretnutia.

Se súkromným súkromiem (zámek v akční liště) je stretnutie viditelná iba organizátorovi, určeným spolupracovníkům a zapojeným používateľům Mokapenu jako účastníkům — ne všem členům organizácie.

Stretnutia naprieč organizáciemi — váš osobní kalendár

Na rozdiel od úloh, kontaktov alebo obchodů sú stretnutia primárne vázány na osobu, nielen na organizáciu, ve ktoré práve pracujete. Pokud sa zúčastňujete stretnutia vytvorené v inej organizáciu Mokapenu (alebo ste organizátor), stále ji uvidíte ve svojom kalendári bez prepnutie organizácie.

Ve predvoleném nastavení stránka Stretnutia zobrazuje stretnutia, kde ste vy organizátor alebo používateľský účastník — i keď patria do rôznych organizácií. V horní liště výber Používatelia / Týmy umožňuje prepnúť na kalendár kolegy alebo týmu (ak máte oprávnenia), aste videli, ako je organizovaný týdeň iného člena.

Každá stretnutie zostáva prepojená s organizácií, ktorá ji vytvorila (kontakty, prepojení a nastavení následují tuto organizáciu). Výhoda pre vás: jedno místo pre konzultaci všetkých závazků, i keď pracujete naprieč viac organizáciemi Mokapenu.

Případy použití

• Predaj: «Produktové demo — Acme s.r.o.» s kontaktem rozhodovatele, odkazem na videokonferenci, prepojením s obchodem v pipeline.
• Agentura: mesačné review s klientem s viac účastníky a pripojeným reportem.
• Konzultácie: stretnutie na místě s fyzickú adresou a prepojeným úlohou po návštěvě.
• Interné: tímové stretnutie bez externých kontaktov; verejné alebo súkromné súkromie pre omezení, kto stretnutie vidí.
• Z iného záznamu: rýchle vytvorenie pomocou Vytvoriť a prepojiť z kontaktu, obchodu alebo ticketu — stretnutie se vytvorí už prepojená.

Stránka Stretnutia — horní lišta

Hlavní stránka nabízí dvě zobrazení: Kalendár a Zoznam. Horní lišta:

• Filtre (vhodný plán Premium): otevře panel pre zúžení stretnutí podle období, organizátora, štítků, typu stretnutia, účastníků a dalších nakonfigurovaných polí. Užitočné, keď je kalendár plný a potřebujete najít iba dema mesiace alebo stretnutia s konkrétním klientem.
• Akcie: export vybraných stretnutí do souboru (ze zobrazení Zoznam).
• Zobrazenia: prepnutie mezi Kalendár (predvolené) a Zoznam (vhodný plán Premium) — triediteľná tabulka s konfigurovateľnými sloupci.
• Používatelia / Týmy: zobrazení kalendáre kolegy alebo celého týmu místo vašeho. Ve predvoleném nastavení vidíte své stretnutia (organizátor alebo účastník).
• + Stretnutie: otevře modálne okno pre vytvorenie.

Ve zobrazení Zoznam výber řádků zaškrtávacími políčky zobrazí akční lištu: Duplikovať, Archivovať, Zmazať. Neexistuje dedikovaná hromadná úprava: jednotlivá pole se aktualizují zo záznamu stretnutia.

Záznam stretnutia

Kliknutím na udalosť v kalendári alebo na název v zoznamu otvorte bočný panel. S vhodným plánom Premium ho môžete otevřít jako celou stránku (ikona šipek pre rozbalení): stejný obsah, viac místa a pevné tlačítko Uložiť hore.

Hlavička: název upraviteľný na místě, odznak Archivované, ak je to relevantní. Pokud je stretnutie v kôši, červený banner s Obnoviť a Zmazať natrvalo (vhodný plán Premium).

Akční lišta

• Stav (rozbaľovacie menu): Otvorené alebo Uzavreté — označuje, či je stretnutie stále aktívna alebo dokončená (inej než úlohu se zaškrtávacím políčkem dokončenia).
• Priorita (vlajka): Normálna alebo Urgentná.
• Súkromie (zámek): Verejné (viditelné členům organizácie) alebo Súkromné (iba organizátor, spolupracovníci a určení používateľscí účastníci).
• Štítky, Barva názvu/pozadí záznamu, Prílohy, Lepicí poznámky (vhodný plán Premium).
• Celá stránka, Kopírovat odkaz.
• + Vytvoriť a prepojiť: úlohy, tickety, obchody… už prepojené se stretnutím.

Menu Možnosti (tři tečky)

• Duplikovať: duplikuje stretnutie; modálne okno pre volbu, či kopírovat prílohy, prepojení, komentáře, aktualizácia.
• Archivovať / Obnoviť (vhodný plán Premium): skryje z prevádzkových zobrazení alebo vrátí do kalendáre/zoznamu.
• Upraviť záznam (autorizovaní členové): otevře nastavení rozložení polí stretnutia.
• Zmazať / Obnoviť (červená položka): presun do kôše (vhodný plán Premium) alebo přímé zmazanie (základný plán).

Karty záznamu

• Dáta: organizátor, účastníci, spolupracovníci, data, typ, videokonference, místo — viz karta Dáta a Účastníci a spolupracovníci.
• Prepojenia, Čas: viz Súvisiace sekcie.
• Další menu: Marketing, Synchronizace (Google Calendar / Outlook), Aktualizácia (história záznamu).

Karta Dáta — hlavní pole

Pole upravitelná na místě (ikona tužky) alebo zo záznamu v režimu úpravy:

• Organizátor: používateľ Mokapenu odpovědný za stretnutie; ve predvoleném nastavení ten, kto ji vytvořil. Hlavní kontaktní bod stretnutia.
• Účastníci: viz sekce Účastníci a spolupracovníci.
• Spolupracovníci: používatelia alebo týmy s viditeľnosťí na stretnutie, aniž by sa ho nutně účastnili — viz Účastníci a spolupracovníci.
• Datum zahájení / Datum ukončení: časový rozsah; v kalendári udalosť zabírá odpovídající slot. U jednodeňních stretnutí nastavte stejný deň se začátkem a koncem.
• Typ: kategorizuje stretnutie (hovor, návštěva, demo…) — užitočné pre filtry a reporty.
• Videokonference: vygenerovaný alebo vybraný odkaz — Google Meet (s aktívna integrací Google Calendar a Meet) alebo Microsoft Teams (s integrací Outlook Calendar). Odkaz je klikatelný zo záznamu.
• Místo: fyzická adresa alebo volný text pre osobní stretnutia.
• Popis (formátovaný text, @ zmínky pre označení kolegů).

S vlastnými poľami (vhodný plán Premium) karta Dáta následuje pravidla viditeľnosťi a povinnosti definovaná v nastavení. Prílohy a komentáře doplňují záznam dole na karte.

Súvisiace sekcie

• Prepojenia — prepojení obchodů, úloh, ticketů, projektů, dalších kontaktov; otevření kontaktu ukáže prepojené stretnutia.
• Čas — zaznamenání hodin věnovaných stretnutí (příprava, hovor, debrief).
• Synchronizace — stav prepojení s Google Calendar alebo Outlook (ak sú integrace aktívna).
• Štítky a Prílohy — jako u ostatních entit Mokapenu.

Stretnutia nemají nativní kartu Kontrolný zoznam: pre follow-up akce vytvořte prepojený úlohu pomocou Vytvoriť a prepojiť alebo z karty Prepojenia.

Vytvorenie stretnutia

Postup

1. Otvorte stránku Stretnutia (Kalendár alebo Zoznam).
2. Kliknite na + Stretnutie (alebo klikněte na prázdný slot v kalendári, ak je k dispozici).
3. Zadajte název (povinné).
4. Karta Dáta: nastavte organizátora, účastníky, spolupracovníky podle potřeby, datum/čas, typ, videokonferenci alebo místo.
5. Voliteľne: karta Prepojenia pre prepojení kontaktu alebo obchodu pred uložením.
6. Uložte; ak sa zobrazí výzva, potvrďte odeslání e-mailu účastníkům.

Stretnutia možno tiež vytvářet pomocou Vytvoriť a prepojiť u iného záznamu, alebo z prepojení u kontaktu, spoločnosti alebo obchodu.

Úprava stretnutia

Jednotlivá úprava (záznam)

1. Otvorte záznam stretnutia.
2. Upravte na místě: název v hlavičce, pole karty Dáta (tužka), účastníky, data.
3. Aktualizujte Stav (Otvorené/Uzavreté), prioritu, štítky, súkromie z akční lišty.
4. V Kalendári pretiahnite udalosť pre rychlou změnu data a času.
5. Uložte; pri úpravě dat alebo účastníků môže být výzva k odeslání aktualizačních e-mailů.

Uzavření stretnutia

Z menu Stav v akční liště vyberte Uzavreté, keď stretnutie skončila. Stretnutie zostane v historii a reportech; nezmizí z kalendáre, ak ji nearchívujete alebo nezmažete.

Zmazanie stretnutia

Mažte stretnutia vytvorené omylem alebo duplicitní testovací záznamy. Uprednostnite Archivaci, ak stretnutie skončila a chcete zachovat historii a prepojení, aniž by zahlcovaly kalendár a zoznam.

Jednotlivé zmazanie

1. Otvorte záznam → Možnosti → Zmazať (červená položka).
2. Potvrďte v modálním okně; volitelný e-mail účastníkům.

S vhodným plánom Premium jde stretnutie do kôše organizácie (stránka Stretnutia → Akcie → Kôš stretnutí). Odtiaľ môžete Obnoviť alebo Zmazať natrvalo. Pokud otvorte stretnutie už v kôši, zobrazí se banner Obnoviť / Zmazať natrvalo.

Na bezplatnom plánu (bez vhodného plánu Premium) je zmazanie obecně trvalé ihned po potvrzení, bez kôše — overte oprávnenia vaší organizácie.

Hromadné zmazanie

1. Zobrazenia Zoznam → vyberte zaškrtávacími políčky.
2. Kliknite na Zmazať (červené tlačítko) → potvrďte.

Archivácia stretnutia

Archiv je pre dokončené stretnutia, ktoré by se už nemali zobrazovat v prevádzkovým kalendári a zoznamu, pri zachování prepojení a história.

Archivácia jedné stretnutia

1. Záznam → Možnosti → Archivovať (vhodný plán Premium) → potvrďte.

Archivácia viac stretnutí / obnovení

• Hromadně: zobrazení Zoznam → vyberte → Archivovať v akční liště.
• Obnoviť: otvorte záznam (napr. z karty Prepojenia u prepojeného kontaktu) → Možnosti → Obnoviť z archívu. Archivované stretnutia sa nezobrazujú v štandardných zobrazeních kalendáre a zoznamu.

Duplikovanie stretnutia

Užitočné pre opakující se stretnutia se stejnou strukturou (rovnaké prílohy, rovnaká CRM prepojení).

Jednotlivá duplikace

1. Záznam → Možnosti → Duplikovať.
2. Modální okno: název (s příponou «kopie»), volba kopírování Příloh, Prepojenia, Komentářů, Aktualizací.
3. Potvrďte; aktualizujte data a účastníky u nové stretnutia.

Hromadná duplikace

1. Zoznam → vyberte → Duplikovať → možnosti → potvrďte.

Zobrazenia stretnutí

Kalendár (predvolené)

Mriežkové zobrazení pre deň, týdeň alebo mesiac: každá stretnutie sa zobrazí v slote zodpovedajúcim datu a času. Kliknutím na udalosť otvorte záznam. Ideálne pre rýchly prehľad organizácie týdne a prekrývajúcich sa stretnutí. Udalosť možno pretiahnuť na inej datum alebo čas. Filtre a výber Používatelia/Týmy zostávajú aktívna: ve predvoleném nastavení vidíte své stretnutia, i keď boli vytvorené v rôznych organizáciích.

Zoznam (vhodný plán Premium)

Tabulkový zoznam s konfigurovateľnými sloupci (název, data, organizátor, typ, štítky…). Můžete vyhledávat a řadit podle stĺpce, vybrat viac řádků a použít akce Duplikovať, Archivovať, Zmazať. Export dat z menu Akcie.

Filtre

• Pokročilé filtry (vhodný plán Premium): zúžení podle období (data zahájení/ukončení), organizátora, štítků, typu stretnutia, účastníků a vlastních polí. Příklad: «všetka dema čtvrtletí se štítkem Predaj».
• Používatelia / Týmy: prepnutie z vašeho kalendáre na kalendár kolegy alebo celého týmu, ak máte oprávnenia.

Nastavenia stretnutí

Z Nastavenia stretnutí (autorizovaní členové organizácie):

• Pole: zoznam standardních a vlastních polí (vhodný plán Premium).
• Záznam: pořadí a viditeľnosť polí v záznamu a modálním okně pre vytvorenie.
• Zoznam a stĺpce: predvolené stĺpce pre zobrazení Zoznam.

Zlaďte typ stretnutia a povinné polia pred komerčním nasadeňím (napr. povinný typ pre reporty).

Reporty stretnutí

Sekce Reporty stretnutí (vhodný plán Premium) sumarizuje stretnutia, ke ktorým máte prístup podľa role a oprávnenia organizácie: vidíte iba autorizované záznamy a pole. Použite pre analýzu zaťaženia stretnutí, predajních hovorů a export — pre každodeňní plánování používajte Kalendár a Zoznam.

• Dashboard: grafy podle štítků, typu, organizátora, spolupracovníků, stave otvorené/uzavreté, termínů, hodin.
• Zoznam reportů: analytická tabulka s filtry a exportem.
• Ganttův diagram: časová osa podle období a organizátora.

Používajte reporty k měření predajních hovorů podle oddělení, dokončených vs stále otvorených stretnutí a zaťaženiee stretnutí za týdeň.

 

Odporúčané procesy

• Předpredaj: demo stretnutie → prepojení obchodu a kontaktu → follow-up úlohu do 24 hodin.
• Kick-off klienta: kick-off s klientskými účastníky → prepojené úlohy kontrolního zoznamu projektu.
• Synchronizace kalendáre: prepojte Google alebo Outlook a zkontrolujte kartu Synchronizace; vyhněte se dvojitým rezerváciím.
• Měsíční úklid: archívujte stretnutia uzavřené déle než 90 dní; mažte duplicitní koncepty.
• Oznámení: vždy odešlete aktualizační e-mail pri preplánovanie alebo zrušení externím kontaktovm.

Kombinujte stretnutia s Kontakty, Obchody a Úlohy pre koherentní predajní a prevádzkový workflow.