Sprievodca Mokapenom

Príručka Kontakty

Oblasť Kontakty je adresár lidí, se ktorými pracujete: zákazníci, prospecti, partneri, dodávatelia, leady z formulárů alebo kampaní. Každý kontakt sdružuje ideňtitu (jméno, e-mail, telefon), roli, příslušnost ke spoločnosti, historii vzťahov a prevádzkový väzby na obchody, tickety, úlohy a projekty. Je predvoleném bodem vztahového CRM: bez strukturovaných kontaktov ztrácí predaj a podpora kontext.

Pristúpte zo zoznamu Kontaktov v menu. Tlačidlom Spoločnosti prepnite na adresár firiem (príručka Spoločnosti).

Role v CRM a procesech

Kontakt v Mokapenu nie je řádek v tabulce Excel: je to živý záznam prepojený se zbytkem systému.

• Predaj: kontakt prepojený s obchody, nabídkami, follow-up úlohy; štítky pre segmentaci (Teplý, Enterprise…).
• Podpora: kontakt u ticketů, e-maily synchronizované na karte E-mail, onboardingové kontrolný zoznamy.
• Marketing: karta Marketing (zoznamy, souhlasy), původ leadu (pole Zdroj), synchronizační integrace.
• Prevádzka: obojsmerná Prepojenia s úlohy, projekty, stretnutiami; SMS/WhatsApp z lišty panelu (ak povolené).

Praktické pravidlo: každá významná interakcia (hovor, predajní e-mail, ticket) by mala byť dohľadateľná u kontaktu (alebo vytvorená ako kontakt za behu) s aspoň e-mailem alebo telefónom a, kde je to možné, s priradeňú spoločností.

Stránka zoznamu kontaktov

Hlavní stránka je tabulka DátaTables s konfigurovateľnými sloupci (jméno, příjmení, e-mail, spoločnosť, štítky, súkromie…). Horní lišta:

• Spoločnosti: prepnutie na zoznam firiem.
• Filtre (vhodný plán Premium): modálne okno s pokročilými filtry na standardní pole, vlastné polia a prepojení.
• Akcie: import/export (oprávnenia org), správa duplicit, úprava sloupců, archiv, kôš.
• + Kontakt: otevře modálne okno pre rýchle vytvorenie.

Kliknutím na jméno otvorte bočný panel. S vhodným plánom Premium môžete otevřít stránku kontaktu na celou obrazovku (ikona rozbalení).

Výběrem jednoho alebo viac řádků zaškrtávacími políčky vľavo sa zobrazí akční lišta hromadných akcí nad tabulkou: Nový e-mail (ak je integrace aktívna), Upraviť, Duplikovať, Archivovať, Zmazať, Export (vlastník org). Stejný prevádzkový vzor jako u úloh v zobrazení Zoznam.

Panel kontaktu

Panel (modálne okno alebo celá stránka) je organizovaný jako u ostatních entit Mokapenu.

Hlavička: fotka alebo iniciály, jméno a příjmení (upravitelné na místě), pozdrav, odznak Archivované, ak je to relevantní. Pokud je kontakt v kôši, zobrazí se červený banner s tlačítky Obnoviť a Zmazať natrvalo (vhodný plán Premium).

Akční lišta (ikona po ikoně):

• Súkromie (zámek): verejné alebo súkromné (iba zodpovedná osoba a stakeholdeři).
• Štítky, Barva názvu, Prílohy, Lepicí poznámky (vhodný plán Premium).
• Kopírovat odkaz, Celá stránka (vhodný plán Premium).
• + Vytvoriť a prepojiť (zelené tlačítko): okamžite vytvorí úlohu, ticket, obchod, stretnutie… už prepojené s kontaktem.

Menu Možnosti (tři tečky)

Otvorte panel kontaktu → ikona tří svislých teček vpravo hore:

• Duplikovať: duplikuje kontakt; v modálním okně zvolte, co kopírovat (kontrolný zoznam, prílohy, prepojení, komentáře). Užitočné pre «šablonový kontakt» alebo opakovaný onboarding.
• Archivovať / Obnoviť (vhodný plán Premium): presun do archívu alebo návrat do prevádzkových zobrazení.
• Upraviť panel (admin): otevře návrhář rozložení polí kontaktu v novom okně.
• Zmazať / Obnoviť (červená položka): měkké zmazanie do kôše, alebo obnovení, ak už smazáno; s vhodným plánom Premium tiež trvalé zmazanie z kôše.

Karty panelu

• Dáta: profil, spoločnosť, e-mail, telefon, vlastné polia — viz karta Dáta.
• Kontrolný zoznam, Prepojenia, E-mail, Marketing, Súkromie, Synchronizace: viz Súvisiace sekcie.
• Aktualizácia — história změn profilu, komentáře, zprávy z formulárů a marketingu (kontakty/spoločnosti).

Karta Dáta — pole profilu

Na karte Dáta najdete prevádzkový pole (upravitelná na místě ikonou tužky):

• Typ a Pracovní role.
• Spoločnosť (company_id): priradeňá spoločnosť — vyhľadávací výber; spoločnosť možno vytvoriť za behu, ak neexistuje.
• Stakeholdeři: další používatelia/týmy s viditeľnosťí.
• Zdroj: odkud lead pochází.
• Popis (formátovaný text, @ zmínky).
• Predajní pole (ak je aktívna modul Predaj).
• E-mail (viac adres), Telefon, Adresa, Jazyk, Narozeniny, Web, Sociální sítě.

S vlastnými poľami (vhodný plán Premium) karta Dáta následuje pravidla viditeľnosťi/povinnosti definovaná v nastavení. Prílohy a komentáře doplňují panel dole na karte.

Kontakt a spoločnosť

Pole Spoločnosť na karte Dáta označuje referenční spoločnosť kontaktu (napr. «Jan Novák» → «Acme s.r.o.»). Nenahrazuje Prepojenia: stejný kontakt možno prepojiť s obchody, dalšími kontakty alebo tickety nezávisle na primární spoločnosti.

B2B best practice: nejprve vytvořte spoločnosť (DIČ, adresa sídla), potom kontakty s odlišnými rolemi (rozhodovatel, administrace, technický). U B2C zákazníků môže pole spoločnosti zůstat prázdné.

Karty a související sekce

• Kontrolný zoznam — príručka Kontrolný zoznam: onboarding zákazníka, sběr dokumentů.
• Prepojenia — príručka Prepojenia: prepojené obchody, úlohy, tickety, projekty.
• Objednávky / Věrnost (Predaj): história objednávek a věrnostní body.
• E-mail: synchronizované konverzace (integrace Gmail/Outlook).
• Súkromie: GDPR souhlasy, história zpracování.
• Marketing: odběry zoznamů, kampaně.
• Fakturace (Predaj): fakturačná data prepojená s kontaktem.
• Synchronizace: stav synchronizace s Google Contacts, Outlook a dalšími aplikáciami.
• Portál (vhodný plán Premium): prístup zákaznického portálu.
• Aktualizácia — história změn profilu, komentáře, zprávy z formulárů a marketingu (kontakty/spoločnosti).

Vytvorenie kontaktu

1. Zoznam Kontaktov → + Kontakt (alebo Vytvoriť a prepojiť z iného panelu).
2. Vyplňte aspoň jméno alebo e-mail (validace duplicit na e-mail, ak je aktívna).
3. Přiřaďte spoločnosť, štítky a zodpovednú osobu, ak sú už známy.
4. Uložte: kontakt sa zobrazí v zoznamu a možno ho okamžite prepojiť s obchody/tickety.

Z CSV importu (Akcie → Import) načtete tisíce řádků s mapováním sloupců; z landing formulárů/webhooků možno kontakty vytvářet automaticky s vyplněným zdrojem.

Úprava kontaktu

Jednotlivá úprava (panel)

1. Otvorte panel kontaktu (klikněte na jméno v zoznamu).
2. Upravte na místě: název/jméno v hlavičce, alebo pole na karte Dáta (klikněte na hodnotu → ikona tužky → úprava).
3. Použite akční lištu pre štítky, barvu, súkromie, prílohy, lepicí poznámky.
4. Uložte: automaticky pole po poli v postranním panelu, alebo tlačítko Uložiť na stránce kontaktu.

Hromadná úprava (zoznam)

1. V zoznamu Kontaktov vyberte kontakty zaškrtávacími políčky vľavo.
2. Kliknite na Upraviť v akční liště nad tabulkou.
3. V modálním okně pridajte pole k aktualizaci (zodpovedná osoba, štítky, typ, spoločnosť, povolené vlastné polia…) a nastavte hodnoty.
4. Potvrďte: hodnoty se aplikují na všetky vybrané kontakty.

Změny na karte Súkromie alebo Marketing mohou vyžadovat specifická oprávnenia. Admin: Možnosti → Upraviť panel otevře návrhář polí (viditeľnosť, pořadí) v novom okně.

Zmazanie kontaktu

Mažte kontakty vytvorené omylem alebo testovací duplicity. Uprednostnite Archivaci, ak má kontakt propojenou e-mailovou historii, obchody alebo tickety a nechcete ztratit stopu v CRM.

Jednotlivé zmazanie

1. Otvorte panel kontaktu.
2. Menu Možnosti (tři tečky) → Zmazať (červená položka).
3. Potvrďte v modálním okně.

S vhodným plánom Premium jde kontakt do kôše (Zoznam Kontaktov → Akcie → Kôš kontaktov). Odtiaľ môžete Obnoviť alebo Zmazať natrvalo. Pokud otvorte kontakt už v kôši, zobrazí se banner s tlačítky Obnoviť / Zmazať natrvalo.

Na bezplatnom plánu (bez vhodného plánu Premium) je zmazanie obecně trvalé ihned po potvrzení, bez kôše — overte oprávnenia vaší organizácie.

Hromadné zmazanie

1. V zoznamu Kontaktov vyberte kontakty zaškrtávacími políčky.
2. Kliknite na Zmazať (červené tlačítko nad tabulkou).
3. Potvrďte.

Archivácia kontaktu

Archiv je správná volba pre neaktívna kontakty (stratení zákazníci, bývalí zaměstnanci, nekvalifikované leady), ktoré chcete zachovat v historii s prepojeními a e-maily, aniž by zahlcovaly prevádzkový zoznam.

Archivácia jednoho kontaktu

1. Otvorte panel → Možnosti → Archivovať (vhodný plán Premium).
2. Potvrďte v modálním okně. V hlavičce sa zobrazí odznak Archivované.

Archivácia viac kontaktov / zobrazení archívu

• Více: Zoznam Kontaktov → vyberte zaškrtávacími políčky → Archivovať v akční liště.
• Zobrazenia: Zoznam Kontaktov → Akcie → Archiv kontaktov (vhodný plán Premium).
• Obnoviť: z archívu vyberte a klikněte Obnoviť, alebo Možnosti → Obnoviť z archívu na jednotlivém panelu.

Archivované kontakty sa nezobrazujú v štandardných prevádzkových zobrazeních, ale zostávajú dosažitelné z archívu, prepojení a historických reportů.

Reporty kontaktov

Sekce Reporty kontaktov (vhodný plán Premium) sumarizuje kontakty, ke ktorým máte prístup podľa role a oprávnenia organizácie: vidíte iba autorizované záznamy a pole. Použite pre analýzu podľa typu, zodpovednej osoby, zdroje a export — na pridanie alebo opravu jednotlivých záznamů používajte zoznam Kontaktov.

• Dashboard: grafy podľa typu, stavu, role, štítků, zodpovednej osoby, zdroje, geografická mapa.
• Zoznam reportů: filtrovatelná analytická tabulka s exportem CSV/Excel — základ pre revizi profilů a marketingovou segmentaci.

Kombinujte reporty s filtry zoznamu a štítky pre sladění kontaktov a prepojených obchodů podle zodpovednej osoby alebo kampaně.

Duplikovanie kontaktu

Duplikovanie zkopíruje existujúce kontakt jako základ pre nový záznam — ideální pre «šablonový kontakt» (napr. standardní onboarding, opakující se profil partnera).

Jednotlivá duplikace

1. Otvorte panel → Možnosti → Duplikovať.
2. V modálním okně vyberte, co kopírovat: Kontrolný zoznam, Prílohy, Prepojenia, Komentáře (nezávislá zaškrtávací políčka).
3. Potvrďte: otvorí sa panel nového kontaktu; pred prevádzkovým použitím upravte meno/e-mail.

Hromadná duplikace

1. Zoznam Kontaktov → vyberte kontakty → Duplikovať v akční liště.
2. Zvolte rovnaké možnosti kopírování v modálním okně a potvrďte.

Filtre, stĺpce a segmentace

Pokročilé filtry (vhodný plán Premium): podmienky na štítky, typ, spoločnosť, vlastné polia, prepojení (Prepojený obchod, Prepojený ticket…), data poslednej aktualizácia. Kombinácia uložte cez URL alebo tímové zobrazení.

Upraviť stĺpce (Akcie, členové org): zvolte, ktoré stĺpce zobrazit v tabulce a pořadí — nezbytné pre týmy používající vlastné polia (napr. «Obor», «Obrat»).

Kombinujte filtry se Štítky pre prevádzkový segmenty: «Enterprise kontakty se štítkem Hot bez otevřeného obchodu».

Duplicity

(vhodný plán Premium) Akcie → Spravovat duplicity: Mokapen navrhne skupiny podobných kontaktov (stejný e-mail, jméno+příjmení, telefon). Můžete záznamy sloučit (volba master a polí k zachování) alebo pár ignorovat, ak nie je problematický. Stránka Ignorované pre pozdější kontrolu.

Pri vytváření check_duplicate_ajax varuje, ak e-mail už existuje — zabraňuje množení rovnakého leadu.

Import, export a integrace

• CSV import (členové org): mapování sloupců → pole Mokapenu, náhled, dávkový import.
• Export (vlastník org): CSV/Excel filtrovaných alebo vybraných kontaktov.
• Google Contacts / Outlook: obojsmerná synchronizace alebo import zo složek (integrace účtu).
• Obohacení dat (Hunter atd.): objevování kontaktov podle domény spoločnosti, selektivní import.

Nastavenia kontaktov

Z Nastavenia kontaktov (admin/autorizovaní členové):

• Pole: zoznam standardních a vlastních polí, pravidla vhodného plánu Premium.
• Rozložení panelu (fields_view): ktorá pole zobrazit v modálním okně/stránce a v jakém pořadí.
• Sloupce tabulky (columns_view): predvolené stĺpce zoznamu pre celou org.

Zlaďte nastavení s predajným procesom pred hromadnými importmi (povinné polia, zdroj, typ kontaktu).

Odporúčané procesy

• Příjem leadů: formulár → kontakt + zdroj + štítek kampaně → kvalifikační úlohu do 24h → prepojení s obchodem, ak kvalifikován.
• Onboarding: kontrolný zoznam u kontaktu (KYC, smlouva) + prepojení s dodávacím projektem.
• Podpora: ticket vždy propojen s kontaktem; e-mail na karte E-mail pre historii konverzace.
• Měsíční úklid: duplicity, archivace neaktívnach kontaktov > 12 mesiaců, filtr «bez e-mailu».
• Sladění predaje: stejný štítek u kontaktu a prepojeného obchodu; reporty kontaktov podle zodpovednej osoby.

Pro adresár spoločností a kartu Kontakty spoločnosti viz příručku Spoločnosti.